3 วิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพของทีมและสร้างเวิร์กโฟลว์ส่วนบุคคลใน Sprout

การทำงานในโซเชียลมีเดียอาจทำให้เหนื่อยล้าได้เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในอุตสาหกรรมของเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตำแหน่งผู้นำ มีหลายปัจจัยที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณที่สามารถขัดขวางประสิทธิภาพของทีมของคุณ...เช่น การระบาดใหญ่ทั่วโลก

ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรให้ความสำคัญกับปัจจัยที่คุณสามารถควบคุมได้เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณพร้อมสำหรับความสำเร็จ ในฐานะผู้จัดการ คุณอาจมีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงต่อประสิทธิภาพของทีมของคุณ วิธีที่องค์กรของคุณจัดการทางสังคม และตรวจสอบว่าคุณมีบุคลากรและทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ

ฟังดูง่ายใช่มั้ย? แม้ว่าแนวคิดเหล่านี้จะดูตรงไปตรงมา แต่ Sprout Social Index ฉบับที่ XV: Empower & Elevate พบว่านักการตลาดเพื่อสังคมมักถูกกันออกจากงานเชิงกลยุทธ์เนื่องจากไม่มีเวลา (59%), งานยุทธวิธีมากเกินไป (29%), ขาดทรัพยากร (27%) และไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน (17%) (ดัชนี, 41)

คุณสามารถระบุความท้าทายเหล่านี้ได้อย่างน้อยหนึ่งอย่าง แม้ว่าเราไม่สามารถโบกไม้กายสิทธิ์และแก้ไขให้คุณได้ แต่เราสามารถทำสิ่งที่ดีที่สุดต่อไปได้: แบ่งกลยุทธ์ง่ายๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวลาและทรัพยากรที่คุณมี ทั้งหมดนี้ภายในเวิร์กโฟลว์เดียวใน Sprout

มาดูวิธีเพิ่มประสิทธิภาพทีมของคุณโดยใช้คุณสมบัติ Sprout อันทรงพลังสามประการกัน เราจะพูดถึงวิธีการ:

• ใช้แท็กเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทีมสูงสุด
• ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ส่วนบุคคลเพื่อเน้นความพยายามของทีม
• จับจังหวะประสิทธิภาพของทีมของคุณและขจัดอุปสรรค

สร้างโครงสร้างพื้นฐานที่แข็งแกร่งด้วยแท็กและระบบอัตโนมัติ

การมีโครงสร้างพื้นฐานเข้าที่หมายความว่าทีมของคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่ทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการริเริ่มเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน: จัดหมวดหมู่และเพิ่มแบบแผนการตั้งชื่อ นี่เป็นข้ออ้างสำหรับคุณที่จะครุ่นคิดถึงลำดับความสำคัญทางสังคมของคุณ ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณมีแคมเปญตามฤดูกาล ให้สร้างรายการเนื้อหาทั้งหมดที่สำคัญสำหรับทีมในการติดตาม หรือหากการเข้าใจความคิดเห็นเชิงลบของผลิตภัณฑ์นั้นมีค่าต่อองค์กรของคุณ นี่เป็นโอกาสที่จะคิดถึงความคิดเห็นเชิงลบประเภทใดที่คุณต้องการรวบรวมและจัดลำดับความสำคัญในการตอบกลับ

เมื่อคุณเข้าใจหมวดหมู่เหล่านี้แล้ว ให้ตั้งค่าแท็กตามหมวดหมู่เพื่อให้คุณสามารถแบ่งกลุ่ม จัดเรียง กรอง และแยกเนื้อหาที่เกี่ยวข้องได้ เลือกชื่อแท็กที่สอดคล้องกันในทุกส่วนของ Sprout เพื่อหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนหรือความสับสนระหว่างทีม เราขอแนะนำให้ใช้รูปแบบที่ใช้กับแท็กในอนาคตได้

เคล็ดลับ: หมวดหมู่ทั่วไปสำหรับแท็กอาจรวมถึงแคมเปญ เหตุการณ์ ผู้มีอิทธิพล ประเภทผลิตภัณฑ์ ประเภทเนื้อหา การร้องเรียนการบริการลูกค้า หรือตัวแทนเฉพาะ

ถัดไป อบแท็กลงในเวิร์กโฟลว์ของคุณ แท็กมีความสำคัญต่อความพยายามทางการตลาดและการดูแลลูกค้าของทีมคุณ และสามารถนำไปใช้กับโพสต์ขาออกใหม่และข้อความขาเข้าได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเพิ่มแท็ก 'Seasonal-pumpkin spice' ในเนื้อหาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับแคมเปญที่กำลังจะมีขึ้น จะช่วยให้ทีมของคุณสามารถแยกเนื้อหาเกี่ยวกับเครื่องเทศฟักทองที่เกี่ยวข้องเมื่อพวกเขากรองตามแท็กในมุมมองปฏิทิน

เคล็ดลับ: มุมมองนี้ช่วยให้ทีมของคุณระบุและเติมช่องว่างเนื้อหารอบหมวดหมู่แท็กได้

ในการจัดลำดับความสำคัญว่าทีมของคุณตอบสนองต่อข้อความอย่างไร คุณสามารถเพิ่มแท็กในข้อความขาเข้าในกล่องจดหมายอัจฉริยะของคุณเพื่อจัดระเบียบเนื้อหาตามความเร่งด่วนหรือกรณีการใช้งาน โดยให้แต่ละคนมีคำสั่งเดินทัพของตนเอง

เคล็ดลับ: ใช้โครงสร้างง่ายๆ ที่สามารถนำไปใช้กับหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยต่างๆ ได้ เช่น แท็กบริการลูกค้า 'CS – ประเภทการร้องเรียน' ในทางปฏิบัติ ลักษณะนี้จะดูเหมือน 'CS - การจัดส่งล่าช้า', 'CS - เสียหาย' เป็นต้น

สุดท้าย กำหนดสิทธิ์เพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณจดจ่อกับความรับผิดชอบโดยให้มองเห็นเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับบทบาทของพวกเขาเท่านั้น สิทธิ์สามารถปรับแต่งได้ตามวิธีที่สมาชิกในทีมของคุณโต้ตอบกับข้อความขาเข้าหรือขาออก และแม้กระทั่งความสามารถในการสร้างแท็กใหม่

ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์เพื่อให้สมาชิกในทีมทำงานตามความเกี่ยวข้อง

การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพบนโซเชียลอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องเล่นกลกับสมาชิกในทีมที่มีความรับผิดชอบและความเชี่ยวชาญต่างกัน ใน Sprout คุณสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์เพื่อให้เห็นสิ่งที่เกี่ยวข้องสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคน

เมื่อตั้งค่าสิทธิ์แล้ว ให้สร้างเวิร์กโฟลว์ที่สอดคล้องกับบทบาทของทีมแต่ละคน จากแท็กที่คุณสร้างขึ้น คุณสามารถตั้งค่ามุมมองกล่องขาเข้าอัจฉริยะส่วนบุคคลตามการกำหนดเส้นทางหรือการแบ่งกลุ่มตัวแทน มุมมองกล่องขาเข้าเหล่านี้สามารถปรับให้เป็นส่วนตัวสำหรับตัวแทนตามตัวกรองหลายตัว (โปรไฟล์ ประเภทข้อความ คำสำคัญและแท็กของแบรนด์) และจะทำให้เจ้าหน้าที่แต่ละรายทำงานโดยใช้เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเวลาของพวกเขา แทนที่จะจัดเรียงข้อความที่ไม่เกี่ยวข้อง

เพื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้เร็วยิ่งขึ้น ให้ใช้กฎกล่องจดหมายเข้าแบบแท็กเพื่อกำหนดเส้นทางข้อความไปยังตัวแทนที่เหมาะสมหรือมุมมองกล่องขาเข้าของทีม ระบบอัตโนมัติอาจฟังดูน่ากลัวเมื่อพูดถึงโซเชียลมีเดีย แต่ด้วยแท็ก จะเป็นฟีเจอร์ใหม่ที่คุณโปรดปราน ติดแท็กข้อความโดยอัตโนมัติโดยใช้กฎของกล่องขาเข้าตามเกณฑ์บางอย่าง (เช่น คำหลัก ผู้แต่ง ฯลฯ) เพื่อค้นหาข้อความที่มีลำดับความสำคัญได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และหลีกเลี่ยงการทำงานด้วยตนเองซ้ำๆ ในการรวมข้อความขาเข้าทุกข้อความในกล่องจดหมายอัจฉริยะ

ปรับแต่งกฎของกล่องจดหมายเข้าโดยตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับข้อความที่มีลำดับความสำคัญสูง หรือแม้แต่แท็กชื่อสมาชิกในทีมหากพวกเขาจัดการกับข้อความ Smart Inbox เฉพาะเนื้อหา เช่น คำถามเชิงลบเกี่ยวกับการบริการลูกค้า

เคล็ดลับ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่ากฎกล่องจดหมายเข้าของคุณสำหรับคำหลักรูปแบบต่างๆ ในการดำเนินการ 'CS – เสียหาย' จะถูกแท็กหากมีข้อความขาเข้าใด ๆ รวมถึง 'เสีย' เสียหาย 'แตก' 'แตก' หรือ 'ฉีก' โครงสร้างการติดแท็กอัตโนมัตินี้ช่วยกำหนดมาตรฐานเวิร์กโฟลว์ของทีม เพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มตอบสนองต่อข้อความที่ติดแท็กเชิงลบที่มีลำดับความสำคัญสูงได้ทันที เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎของกล่องขาเข้า ที่ นี่

รวมข้อมูลสำรองไว้ในเวิร์กโฟลว์ของทีมเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรหลุดจากช่องโหว่ และข้อความสำคัญจะถูกส่งไปยังสมาชิกในทีมหรือทีมที่พร้อมจะรับมือได้ดีที่สุด สำหรับข้อความที่ไม่ได้รับการแท็กหรือจัดเรียงในมุมมองกล่องขาเข้าเฉพาะ ให้สมาชิกในทีมคนใดคนหนึ่งดำเนินการตามจังหวะและแท็กข้อความสำคัญด้วยตนเอง

เคล็ดลับ: พิจารณาติดแท็กข้อความขาเข้าตามชื่อสมาชิกในทีมที่ควรตอบกลับ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแท็กตัวแทนดูแลลูกค้าของคุณ 'Carl' เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์นี้ คาร์ลจะมีมุมมองกล่องขาเข้าส่วนบุคคลที่มีแท็ก 'Carl' หรือ 'CS – ระดับ 3'

ตรวจสอบประสิทธิภาพของแต่ละทีมเพื่อระบุและขจัดอุปสรรค

ไม่ว่าทีมของคุณจะจัดระเบียบได้ดีเพียงใด ถ้าคุณไม่สามารถวัดประสิทธิภาพของความพยายามทางสังคมของพวกเขาได้ งานพื้นฐานทั้งหมดที่คุณทำอาจสูญเปล่า การมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของทีมทำให้คุณสามารถระบุและค้นหาโซลูชันสำหรับ Roadblock และเป็นแหล่งทรัพยากรสำหรับสมาชิกในทีมที่ต้องการแบนด์วิดท์ ใช้ประโยชน์จากรายงานทีมของ Sprout คุณสามารถเจาะลึกข้อมูลเชิงลึกด้านประสิทธิภาพแต่ละรายการที่เน้นที่ข้อความขาเข้าหรือขาออก

Inbox Team Report เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เนื่องจากจะช่วยให้เข้าใจถึงความพยายามในการดูแลลูกค้าของทีมคุณ และช่วยให้คุณเปรียบเทียบได้เมื่อเวลาผ่านไป ภายในระยะเวลาที่กำหนด คุณสามารถดูข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์ เช่น เวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการตอบกลับข้อความขาเข้าใหม่สำหรับทั้งทีม

รายงานนี้ยังสามารถกรองตัวชี้วัดประสิทธิภาพสำหรับสมาชิกในทีมที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการดูการตอบกลับครั้งแรกโดยเฉลี่ยและเวลารอโดยเฉลี่ยสำหรับลูกค้าที่มีปัญหาด้านการบริการลูกค้าเชิงลบเท่านั้น คุณสามารถจัดเรียงรายงานตามสมาชิกในทีมของคุณที่ตอบสนองต่อการยกระดับเชิงลบโดยเฉพาะ สุดท้าย คุณสามารถแยกย่อยเมตริกประสิทธิภาพ (เช่น การตอบกลับทั้งหมด เวลาตอบกลับโดยเฉลี่ย เวลาตอบกลับที่ช้าที่สุด ฯลฯ) โดยสมาชิกในทีมแต่ละคน ทำให้คุณสามารถจำลองการปฏิบัติจากผู้ที่ทำงานได้ดีที่สุดหรือแก้ไขช่องว่างกับสมาชิกในทีมที่มีผลการปฏิบัติงานต่ำกว่า

รายงานทีมผู้เผยแพร่จะแสดงพฤติกรรมการเผยแพร่โดยสมาชิกในทีมในทำนองเดียวกัน รายงานนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจจำนวนโพสต์ที่สมาชิกในทีมแต่ละคนเผยแพร่ภายในระยะเวลาที่คุณระบุ และเปอร์เซ็นต์ของโพสต์ทั้งหมดที่มีส่วนร่วม

เคล็ดลับ: หากคุณต้องการดูรายละเอียดของโพสต์ที่เผยแพร่โดยเฉพาะ เราขอแนะนำให้ผู้จัดพิมพ์แต่ละรายเพิ่มชื่อของตนเป็นแท็กในแต่ละโพสต์ที่พวกเขาเผยแพร่ จากนั้น คุณสามารถใช้รายงานแท็กและเลือกชื่อสมาชิกในทีมเพื่อดูรายการข้อความและเมตริกหลังการปฏิบัติงาน

ใช้เวลาอันมีค่าของทีมคุณให้คุ้มค่าที่สุด

การตั้งค่าโครงสร้างทีมอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัว แต่การใช้เวลากับมันจะช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้คุณมีเวลาในเชิงกลยุทธ์มากขึ้นในฐานะผู้จัดการ

จำไว้ว่าทั้งหมดนี้เริ่มต้นด้วยการแท็ก ดังนั้นไปที่แอป Sprout ทันทีเพื่อตั้งค่าแท็กของคุณ หากคุณพร้อมที่จะปรับแต่งกล่องจดหมายในแบบของคุณ ให้สร้างมุมมองกล่องขาเข้าที่นี่ มีความสุขแท็ก!

มีคำถามหรือไม่? ติดต่อเราทาง Twitter!