พลังแห่งการตอบกลับอย่างรวดเร็ว: ความรวดเร็วของอีเมลช่วยชีวิตได้อย่างไร

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณมีความไว้วางใจและความภักดีของลูกค้าโดยตรงที่ปลายนิ้วของคุณ?

ธุรกิจมักใช้เวลาหลายปีในการพยายามปลูกฝังความไว้วางใจและความภักดีนั้น น่าเสียดายที่ธุรกิจจำนวนมากมองข้ามวิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายนี้ นั่นคือการตอบกลับอีเมลของลูกค้าทุกฉบับอย่างรวดเร็ว

ความรวดเร็วของอีเมลสามารถช่วยประหยัดเวลาและทำให้ธุรกิจของคุณเป็นจริง (โดยเฉพาะ ธุรกิจท้องถิ่น) บนแผนที่ ยังไม่มั่นใจ? อ่านต่อเพื่อค้นหาคำแนะนำฉบับสมบูรณ์ว่าทำไมการตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็วจึงมีความสำคัญ

มารยาทที่เรียบง่าย

บางครั้ง เหตุผลที่ดีที่สุดที่จะทำบางสิ่งก็เป็นเหตุผลที่ง่ายที่สุดเช่นกัน และเมื่อพูดถึงสาเหตุที่อีเมลของลูกค้าแต่ละรายต้องการการตอบกลับอย่างรวดเร็ว ส่วนใหญ่ก็มาจากความเอื้อเฟื้อง่ายๆ

พวกเราทุกคนทราบดีว่ามันน่าหงุดหงิดเพียงใดเมื่อมีคนไม่ตอบกลับอีเมล และอีกไม่นาน คุณจะได้อ่านความตั้งใจมากมายเกี่ยวกับการขาดการตอบสนองนั้น คุณอาจคิดว่าอีกฝ่ายหนึ่งกำลังหยาบคาย ดูหมิ่น และดูถูก

สิ่งนี้ไม่ดีพอเมื่อพูดถึงอีเมลส่วนตัวหรืออีเมลภายในบริษัท แต่เมื่อพูดถึงลูกค้า พวกเขามักจะไม่รอคำตอบตลอดไป แต่พวกเขามักจะนำธุรกิจของพวกเขาไปสู่การแข่งขันของคุณ!

แม้ว่าอีเมลของคุณจะสั้นและตรงประเด็น (เพิ่มเติมในเรื่องนี้ในภายหลัง) การยอมรับลูกค้าอย่างรวดเร็วเป็นวิธีที่จะแสดงความสุภาพและความเคารพต่อพวกเขา

ล้างกล่องจดหมาย

มาเผชิญหน้ากัน: บางครั้ง ไม่มีอะไรเครียดมากไปกว่าการค้นหาว่ามีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนเท่าใดในกล่องจดหมายของคุณ

ถ้าคุณไม่ระวัง อีเมลเหล่านี้ก็จะกองพะเนินเทินทึก สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณเท่านั้น แต่การเห็นจำนวนกล่องจดหมายของคุณเพิ่มขึ้นจะทำให้เกิดความเครียดมากขึ้นในแต่ละวัน

เรื่องสั้นเรื่องยาว? คุณต้องมีนิสัยในการตอบอีเมล (โดยเฉพาะจากลูกค้า) ทันทีที่พวกเขาเข้ามา โดยทั่วไปลูกค้ามักคาดหวังคำตอบที่สั้นกว่า ดังนั้นการตอบกลับทันทีจึงใช้เวลาไม่นานในการเขียน และคุณจะรักษาลูกค้าของคุณให้มีความสุขในขณะที่บรรลุความฝันของพนักงานทุกคน: กล่องจดหมายที่ไม่มีข้อความใหม่!

ลักษณะของความน่าเชื่อถือ

เมื่อพูดถึงธุรกิจและแบรนด์ของคุณ ไม่ต้องพูดเกินจริงที่จะบอกว่าชื่อเสียงของคุณคือทุกสิ่ง นี่คือเหตุผลที่บริษัททุ่มเงินหลายล้านดอลลาร์ไปกับแคมเปญการตลาดที่ซับซ้อน: เพื่อสร้างแบรนด์และเพิ่มชื่อเสียง แต่วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างชื่อเสียงของคุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ และนั่นคือการตอบกลับอีเมลของลูกค้าทุกฉบับอย่างรวดเร็ว

ไม่ว่าคุณจะตอบกลับอย่างไรและเขียนมากน้อยเพียงใด (หรือน้อยเพียงใด) คำตอบที่รวดเร็วจะบอกให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับตัวคุณและธุรกิจของคุณได้มาก มันแสดงให้เห็นว่าคุณทั้งรวดเร็วและเชื่อถือได้ ในที่สุด ลูกค้าที่สังเกตเห็นการบริการลูกค้าที่รวดเร็วของคุณจะถือว่าธุรกิจของคุณน่าเชื่อถือมาก

และความไว้วางใจนั้นไม่ได้มาจากแคมเปญการตลาดที่มีราคาแพง ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับการกดปุ่ม "ส่ง" อย่างทันท่วงที

ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น

เราได้ให้ความสำคัญอย่างมากกับการตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็วซึ่งเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าของคุณ แต่ก็เป็นประโยชน์กับคุณเช่นกันเพราะช่วยทำในสิ่งที่คุณอาจคิดว่าเป็นไปไม่ได้: มันขจัดการผัดวันประกันพรุ่ง

ดิ สาระสำคัญของการผัดวันประกันพรุ่ง ส่วนใหญ่มาจากคำสี่คำสั้นๆ เหล่านี้: “ฉันจะทำทีหลัง” แต่เมื่อพูดถึงอีเมลของลูกค้า การทำ "ภายหลัง" นั้นอันตรายมาก เมื่อถึงเวลานั้น ชื่อเสียงของคุณได้รับความเสียหายแล้ว และลูกค้าอาจเอาธุรกิจของตนไปที่อื่น

อย่างไรก็ตาม ลองนึกภาพว่าจะเกิดอะไรขึ้นหลังจากที่คุณส่งคำตอบอย่างรวดเร็ว เช่น “ขอบคุณที่สละเวลาเขียนถึงเรา ฉันจะตรวจสอบคำถามและคำตอบของคุณโดยเร็วที่สุด”

ลูกค้าจะดีใจที่คุณตอบกลับอย่างรวดเร็ว แต่ที่สำคัญไม่แพ้กัน ตอนนี้คุณได้ให้คำมั่นสัญญาว่าจะตรวจสอบปัญหาของพวกเขา แทนที่จะลืมอีเมลหรือข้อกังวลของอีเมลเหล่านั้น คุณได้ทำให้มั่นใจว่าการแก้ปัญหาของพวกเขาคือสิ่งสำคัญอันดับแรกของคุณในแต่ละวัน

และเช่นเดียวกัน คุณได้เอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง การตอบสนองอย่างรวดเร็วช่วยเพิ่มความรับผิดชอบของคุณและให้ความสำคัญกับการบริการลูกค้าที่ได้รับการปรับปรุง

ซื้อตัวเองสักครั้ง

อะไรคืออุปสรรคสำคัญในการตอบกลับลูกค้าแต่ละรายอย่างรวดเร็ว? ในบางกรณี คุณอาจกังวลเกี่ยวกับการตอบกลับลูกค้าที่มีคำถามที่ซับซ้อนหรือปัญหาร้ายแรง และเหตุผลก็คือต้องใช้เวลาพอสมควรในการสร้างการตอบสนองที่พวกเขาสมควรได้รับ

แต่อย่างที่เราได้กล่าวไปแล้ว สิ่งที่ดีที่สุดประการหนึ่งเกี่ยวกับการตอบกลับอีเมลของผู้บริโภคในทันทีก็คือ อาจเป็นข้อความสั้นๆ และ "สั้น" ไม่ได้หมายความว่า "ชัดเจน" ตามตัวอย่างข้างต้น คุณสามารถขอบคุณลูกค้าที่เขียนและให้คำมั่นว่าจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด

อีเมลตอบรับสั้นๆ ประเภทนี้ช่วยให้ลูกค้ารู้สึกว่ามีคนเห็นและได้ยิน ในขณะเดียวกัน การตอบสนองอย่างรวดเร็วจะทำให้คุณมีเวลาพิจารณาคำตอบที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นสำหรับคำถามและข้อกังวลใดๆ ของลูกค้า

กลบเกลื่อนสถานการณ์ผันผวน

เมื่อพูดถึงคำถามและข้อกังวลของลูกค้า นี่คือความจริงง่ายๆ: ลูกค้าที่มีความสุขและพึงพอใจมากที่สุดของคุณมักจะส่งอีเมลถึงคุณน้อยที่สุด คุณมีแนวโน้มที่จะได้ยินจากลูกค้าที่มีประสบการณ์ด้านลบมากกว่า

ด้วยเหตุนี้ หนึ่งในเหตุผลหลักในการตอบกลับลูกค้าอย่างรวดเร็วคือการช่วยคลี่คลายสถานการณ์ที่ผันผวน ในระดับพื้นฐาน กลยุทธ์นี้ใช้ได้ผลเพราะเมื่อลูกค้าโกรธอยู่แล้ว การรอคำตอบนานจะทำให้ลูกค้าโกรธมากขึ้นเท่านั้น

หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าคำตอบเริ่มต้นของคุณฟังดูเป็นกลางและให้ความเคารพอย่างเหมาะสม คุณอาจต้องการใช้ เทมเพลตอีเมล และแก้ไขการตอบสนองของคุณตามต้องการ และแม่แบบหรือไม่มีแม่แบบ อีเมลของคุณควรเน้นย้ำความเคารพต่อลูกค้าและความปรารถนาของคุณในการแก้ปัญหาของพวกเขา

ในที่สุด คุณอาจไม่สามารถทำให้ทุกคนมีความสุขได้ แต่การตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อข้อกังวลของลูกค้าด้วยความสุภาพและเคารพคือรากฐานที่สำคัญของการบริการลูกค้าที่มีคุณภาพสูง

ตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็ว: อะไรต่อไป?

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าเหตุใดการตอบกลับอีเมลของลูกค้าอย่างรวดเร็วจึงมีความสำคัญ แต่คุณรู้หรือไม่ว่าใครสามารถยกระดับการตลาดผ่านอีเมลของคุณไปอีกระดับได้

เราเชี่ยวชาญด้านการตลาดผ่านอีเมล การวิเคราะห์ การทดสอบ A/B และอื่นๆ อีกมากมาย มาดูว่าเราจะทำอะไรให้บริษัทของคุณได้บ้าง มาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ แผนการกำหนดราคาของเรา วันนี้!