สุดยอดคู่มือการออกใบแจ้งหนี้สำหรับผู้มีอิทธิพลและผู้สร้างเนื้อหา

คุณเพิ่งเสร็จสิ้นการเป็นพันธมิตรกับแบรนด์ล่าสุดของคุณ (ยินดีด้วย!) เนื้อหาได้รับการอนุมัติและอยู่ในเครื่องมือตั้งเวลา Instagram ของ Tailwind พร้อมที่จะเผยแพร่เร็วๆ นี้

ตอนนี้ คุณเพียงแค่ต้องส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแบรนด์เพื่อรับเงิน... แต่คำถามสำคัญอาจทำให้กระบวนการนี้ช้าลง: คุณต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้ใคร มีหมายเลข PO หรือไม่? เงื่อนไขการชำระเงินอีกครั้งคืออะไร? การชำระเงินของฉันล่าช้า ฉันจะติดต่อได้อย่างไร

หากการแจ้งหนี้และการรับเงินในบางครั้งดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ ไม่ต้องกังวล คุณไม่ได้อยู่คนเดียว

หากคุณไม่มีตัวแทนคอยดูแลการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินให้กับคุณ อาจต้องใช้เวลาและพลังงานและทำให้รู้สึกอึดอัด คู่มือนี้เขียนขึ้นเพื่อให้คำแนะนำและเคล็ดลับในการออกใบแจ้งหนี้ได้ง่าย เพื่อลดปัญหาการชำระเงิน

เริ่มทดลองใช้ Tailwind สำหรับ Instagram ฟรี!

• กำหนดเวลารูปภาพและวิดีโอโดยตรงไปยังฟีด Instagram ของคุณด้วยการโพสต์อัตโนมัติ
• เพิ่มประสิทธิภาพทุกโพสต์เพื่อการมีส่วนร่วมที่มากขึ้นด้วย SmartSchedule และ Hashtag Finder
• ซ่อนแฮชแท็กของโพสต์โดยอัตโนมัติในความคิดเห็นแรกเพื่อให้คำบรรยายของคุณสะอาดและไม่เกะกะ
• ทำให้โพสต์ของคุณถูกค้นพบมากขึ้นด้วยการแท็กผู้ใช้และการแท็กตำแหน่ง
• วิเคราะห์สิ่งที่ใช้ได้ผลในทุกโพสต์และโปรไฟล์ด้วยการวิเคราะห์ที่ชาญฉลาด

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต

ส่งใบแจ้งหนี้ทุกครั้ง

การส่งใบแจ้งหนี้ควรเป็นขั้นตอนแรกในการรับเงิน เสมอ. แม้ว่าแบรนด์ เอเจนซี่ หรือแพลตฟอร์มอินฟลูเอนเซอร์จะบอกว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำ การส่งใบแจ้งหนี้ของคุณเองก็เป็นสิ่งสำคัญ แต่ทำไม?

ในฐานะครีเอเตอร์ คุณกำลังดำเนินธุรกิจขนาดเล็กของคุณเอง สิ่งสำคัญคือต้องมีบันทึกรายได้ทั้งหมดของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีและสิ่งที่เป็นหนี้คุณเพื่อที่คุณจะได้รับเงิน นักการตลาดทำงานร่วมกับผู้มีอิทธิพลหลายสิบหรือหลายร้อยคน ไม่ใช่เรื่องแปลกที่บางครั้งการชำระเงินจะล่าช้าหรือถูกลืม!

การติดตามใบแจ้งหนี้ของคุณมีความสำคัญพอๆ กับการส่งใบแจ้งหนี้ หากคุณส่งใบแจ้งหนี้เพียงไม่กี่รายการ คุณสามารถจัดการการติดตามใน excel หรือ Google ชีตได้ ตัวเลือกที่สร้างโดยผู้สร้างที่สมบูรณ์แบบสำหรับแบรนด์การออกใบแจ้งหนี้คือเครื่องมือที่เรียกว่า Lumanu นอกจากนี้ยังติดตามใบแจ้งหนี้ของคุณ Freshbooks และ QuickBooks นั้นยอดเยี่ยมหากคุณต้องการฟังก์ชันการบัญชีขั้นสูง เช่น ความสามารถในการเรียกใช้รายงานอายุลูกหนี้

ไม่ว่าจะเลือกตัวเลือกใด สิ่งสำคัญคือต้องเก็บข้อมูลพื้นฐานในการติดตาม เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ครบกำหนด จำนวนเงิน และแน่นอนแบรนด์และข้อมูลติดต่อของผู้ชำระเงิน การติดตามข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้จะช่วยให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้สำหรับคุณและพันธมิตรแบรนด์ของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น

ตกลงเงื่อนไขการชำระเงินก่อนร่วมงาน

เงื่อนไขการชำระเงินควรรวมถึง:

1. เมื่อคุณกำลังจะจ่ายเงิน คำมาตรฐานคือ “30 วันหลังจากโพสต์เนื้อหา” (เช่น 30 สุทธิหลังจากเนื้อหาเผยแพร่) แม้ว่า freelancer ส่วนใหญ่จะชอบที่จะได้รับเงินในทันที แต่ก็เป็นมาตรฐานสำหรับแผนก AP ของบริษัทขนาดใหญ่ส่วนใหญ่จะใช้กระบวนการสุทธิ X วัน (โดยทั่วไปคือ 30, 45 หรือแม้แต่ 60 วัน)
2. คุณจะได้รับเงินอย่างไร. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับเงินตามเงื่อนไขของคุณ เพิ่มประโยคง่ายๆ ในข้อตกลงของคุณที่เขียนว่า –> “ผู้สร้างจะได้รับเงินตามคำแนะนำในการโอนเงินในใบแจ้งหนี้” ปัญหาทั่วไปที่ครีเอเตอร์ต้องเผชิญ ได้แก่ ก) กระบวนการลงทะเบียนที่จำเป็นกับซอฟต์แวร์การชำระเงินซึ่งไม่ได้ดำเนินการจนกว่าจะถึงเวลาจ่ายเงินให้คุณ (เพิ่มจำนวนวันจนกว่าคุณจะได้รับเงิน) และ ข) เมื่อแบรนด์ยืนยันที่จะชำระเงินผ่าน PayPal และดำเนินการ ไม่ครอบคลุมค่าธรรมเนียม
3. คุณควรออกใบแจ้งหนี้เมื่อใด (และใคร) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังบุคคลที่ถูกต้องและในเวลาที่เหมาะสม เป็นเรื่องปกติที่แบรนด์จะสูญเสียการติดตามการชำระเงินของผู้มีอิทธิพลและทำให้พวกเขาหลงทางในกล่องจดหมายอีเมล

แบรนด์ต่างๆ มีความยืดหยุ่นมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อพูดถึงการจ่ายฟรีแลนซ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้มีอิทธิพลในโซเชียลมีเดีย แบรนด์ชั้นนำตระหนักดีว่าการทำงานร่วมกันเป็นเรื่องเกี่ยวกับการเป็นหุ้นส่วนและความยืดหยุ่นสามารถไปได้ไกล เป็นความคิดที่ดีที่จะเสนอเงื่อนไขการชำระเงินและวิธีการที่คุณต้องการเมื่อมีส่วนร่วมกับแบรนด์ ในท้ายที่สุดเมื่อดำเนินธุรกิจของคุณ คุณจะต้องเลือกวิธีจัดการบัญชีของคุณ เริ่มต้นด้วยการออกใบแจ้งหนี้แบรนด์ผ่านโซลูชันที่คุณเลือก

สิ่งที่ต้องรวมในใบแจ้งหนี้ผู้มีอิทธิพลของคุณ

มีข้อมูลพื้นฐานบางประการในการสร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ คุณสามารถตั้งค่าเทมเพลตใบแจ้งหนี้ ดาวน์โหลดเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรี หรือใช้โซลูชันซอฟต์แวร์เพื่อสร้างและส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ (เช่น Lumanu, Freshbooks, Quickbooks) ส่วนที่ดีเกี่ยวกับซอฟต์แวร์คือมันจะช่วยในการติดตามสถานะใบแจ้งหนี้และให้ตัวเลือกการประมวลผลการชำระเงินที่รวดเร็ว

หากคุณกำลังใช้โซลูชันซอฟต์แวร์ พวกเขาจะจัดการสิ่งเหล่านี้ให้คุณ นี่คือฟิลด์มาตรฐานที่คุณควรรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณ:

1. หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่: รวมวันที่ส่งใบแจ้งหนี้ของคุณพร้อมกับหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันที่ด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้ของคุณ หมายเลขที่ไม่ซ้ำกันจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณสามารถติดตามการชำระเงินและเป็นประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษี
2. ชื่อนามสกุลและข้อมูลติดต่อของคุณ: ใส่ชื่อนามสกุลตามกฎหมายหรือชื่อธุรกิจของคุณ รวมถึงที่อยู่ทางไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของคุณ โดยทั่วไปแล้วพันธมิตรของคุณจะต้องใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อตั้งค่าให้คุณชำระเงินในระบบของพวกเขา
3. ข้อมูลติดต่อลูกค้าของคุณ: ชื่อบริษัทและข้อมูลติดต่อของผู้ชำระเงิน (ชื่อและที่อยู่อีเมล)
4. คำอธิบาย – ชื่อแคมเปญหรือชื่อโพสต์: เหมาะสมกับรายการในใบแจ้งหนี้ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามคำแนะนำที่ส่งมาจากพันธมิตรของคุณ หรือสอบถามว่าพวกเขาต้องการให้สิ่งนี้แสดงในใบแจ้งหนี้อย่างไร รายการโฆษณาสามารถระบุชื่อแคมเปญ ผลงาน และข้อมูลเพิ่มเติมที่อ้างอิงโพสต์ที่ได้รับการสนับสนุนของคุณ ผลรวมย่อยของรายการโฆษณาบางรายการที่คุณรวมได้ – ค่าใช้จ่ายรายเดือน อัตรารายชั่วโมง หรือต้นทุนต่อโพสต์ หากคุณมีเวลาติดตามที่จะรวมที่จะจ่ายเป็นรายชั่วโมง ให้รวมอัตรารายชั่วโมงและยอดรวมย่อย
5. จำนวนเงิน: ใกล้ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ของผู้มีอิทธิพล ให้เพิ่มจำนวนเงินทั้งหมดเป็นตัวหนา
6. เงื่อนไขการชำระเงิน/ วันครบกำหนด: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ออกใบแจ้งหนี้ตามเงื่อนไขการชำระเงินที่ตกลงกันไว้ เงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ไม่มีการชำระใบแจ้งหนี้ เงื่อนไขมักจะเป็นวันสุทธิ X หรือวันครบกำหนดที่ระบุ ใส่วันที่ครบกำหนดจริงเสมอเพื่อขจัดความสับสน
7. วิธีการชำระเงิน: ซอฟต์แวร์อัตโนมัติจะมีวิธีการชำระเงินที่หลากหลาย (ACH, PayPal, บัตรเครดิต ฯลฯ) หากคุณใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ของคุณเอง ให้สะกดคำแนะนำในการโอนเงินที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ การเสนอตัวเลือกการชำระเงินที่หลากหลายของแบรนด์ช่วยให้การชำระเงินไม่ยุ่งยาก

เมื่อใดควรส่งใบแจ้งหนี้ผู้มีอิทธิพลของคุณ

ตามกฎทั่วไป คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้เมื่อคุณดำเนินการส่งมอบแคมเปญเสร็จสิ้นหรือล่วงหน้า (เมื่อคุณลงนามในข้อตกลง) สิ่งที่คุณทำจริง ๆ จะขึ้นอยู่กับการเจรจากับคู่ของคุณ ทำความเข้าใจกระบวนการ AP ของคู่ของคุณ เนื่องจากคุณอาจต้องปรับเวลาให้เหมาะสมกับกระบวนการของพวกเขา หรือพวกเขาอาจปรับกระบวนการให้เหมาะสมกับเวลาของคุณ

ข้อกำหนดทั่วไปบางประการสำหรับการทำงานร่วมกันทางการตลาดของผู้มีอิทธิพลคือ:

• สุทธิ 30 วันหลังจากส่งมอบแคมเปญเสร็จสิ้น
• สุทธิ 30/ 45/ 60/ 90 วันนับจากวันที่ในใบแจ้งหนี้ – บางครั้งสามารถทำงานร่วมกับผู้ติดต่อของคุณเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ก่อนที่แคมเปญจะเสร็จสิ้น โดยวันที่ครบกำหนดอยู่หลังวันที่คาดว่าจะได้รับสินค้า
• 50% ล่วงหน้าและ 50% สุทธิ X วัน (ตามด้านบน)

เก็บอีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณให้กระชับและตรงประเด็น ในหัวเรื่อง อย่าลืมใส่คำว่า "ใบแจ้งหนี้" ชื่อของคุณและคำอธิบายสั้นๆ ซึ่งจะช่วยให้ผู้รับระบุอีเมลของคุณและรู้ว่าต้องจัดลำดับความสำคัญ ในอีเมลให้ระบุจำนวนเงินและวันที่ครบกำหนด

ติดตามได้อย่างไรและเมื่อไหร่

การจ่ายเงินดาวน์อาจทำให้หงุดหงิดและอึดอัด เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ควรใช้แพลตฟอร์มอย่าง Lumanu ซึ่งจะติดตามใบแจ้งหนี้ให้คุณโดยอัตโนมัติ และช่วยให้คุณเห็นสถานะการชำระเงินของคำขอค้างชำระ

ก่อนที่ใบแจ้งหนี้ของคุณจะครบกำหนด – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ติดต่อของคุณได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว ขอการยืนยันการรับเมื่อส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อใบแจ้งหนี้ของคุณถึงกำหนดส่ง – ส่งการแจ้งเตือนเบาๆ ก่อนถึงวันครบกำหนด การช่วยเตือนว่าการชำระเงินจะถึงกำหนดใน 3 วันจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะได้รับเงินตรงเวลา

เมื่อใบแจ้งหนี้ของคุณเกินกำหนดชำระ – การชำระเงินล่าช้าเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ แผนกบัญชีเจ้าหนี้จัดการกระแสเงินสดและมักจะมีระบบการชำระเงิน การติดตามรายละเอียดต่างๆ เป็นสิ่งสำคัญ เช่น เมื่อถึงกำหนดชำระเงินและตัวเลือกการชำระเงิน

จะทำอย่างไรกับ “ส่วนเสริม” และการเปลี่ยนแปลงในขอบเขต

เยี่ยมมาก พันธมิตรแบรนด์ของคุณต้องการจ่ายเงินให้คุณมากกว่านี้! หรือพวกเขาต้องการขอสิ่งอื่นๆ นอกเหนือข้อตกลงของคุณฟรี – มันไม่เสียหายที่จะถาม

เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น คุณมีตัวเลือกสองสามอย่าง – สร้างและส่งใบแจ้งหนี้อื่นหรือยกเลิกใบแจ้งหนี้เดิมและอัปเดตและส่งใหม่ด้วยขอบเขตที่ขยายและจำนวนเงินใหม่ คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ใหม่ และส่งการยกเลิกสำหรับใบแจ้งหนี้เก่าเพื่อให้คุณได้รับเงินในจำนวนที่ถูกต้อง

โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ของผู้มีอิทธิพลที่แนะนำ

วัตถุประสงค์ที่สร้างขึ้นสำหรับครีเอเตอร์: Lumanu สร้างขึ้นจากพื้นฐานเพื่อตอบสนองความต้องการด้านการออกใบแจ้งหนี้ของผู้มีอิทธิพล เป็นมิตรกับ iPhone และพวกเขาได้ทำให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่ายเหมือน Venmo นอกจากนี้ เราชอบรายได้ประจำปี การติดตาม และแดชบอร์ดที่สะอาดเพื่อติดตามสถานะการชำระเงินได้อย่างง่ายดาย สร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้ฟรี โดยจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการดำเนินการที่ต่ำกว่า PayPal โดยการชำระเงินจะส่งตรงไปยังบัญชีธนาคารของคุณ Lumanu Payments เป็นแบบ "เชิญเท่านั้น" Tailwind ยินดีที่จะเสนอการเข้าถึง Lumanu Payments แบบพิเศษ

คุณสมบัติขั้นสูงสำหรับอาณาจักรขนาดเล็ก: Freshbooks คุ้มค่าที่จะดูหากคุณต้องการซอฟต์แวร์การบัญชีและการทำบัญชีที่ครบครัน เรากำลังพูดถึงรายงานอายุของลูกหนี้ รายการบัญชีแยกประเภททั่วไป และการรายงานกำไรขาดทุนแบบเต็ม เสียงระฆังและนกหวีดพิเศษจะทำให้คุณเสียค่าธรรมเนียมรายเดือนต่ำพร้อมกับค่าใช้จ่ายในการดำเนินการชำระเงินที่สูงขึ้นในใบแจ้งหนี้

สำหรับนักแปลอิสระที่ต้องทำด้วยตัวเอง: เทมเพลต "ฟรี" ออนไลน์ส่วนใหญ่ที่คุณพบผ่านเว็บไซต์จะเรียกเก็บเงินสำหรับการประมวลผลการชำระเงิน (ต้องสร้างรายได้อย่างใด) หากคุณต้องการสร้างและส่งเทมเพลตของคุณเอง เราขอแนะนำให้คุณใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้จาก Microsoft Office ในรูปแบบ word หรือ excel คุณสามารถเปิดใน Google เอกสารได้เช่นกัน หากคุณไม่ใช่ผู้ใช้ Office

ตัวอย่างเทมเพลตของ Microsoft:

การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่าย

การจัดการธุรกิจขนาดเล็กของคุณในฐานะนักแปลอิสระที่สร้างสรรค์นั้นทำได้ง่ายขึ้น – เราหวังว่า! การดำเนินการตามกระบวนการที่สอดคล้องกันเพื่อให้แน่ใจว่าเงื่อนไขการชำระเงินตกลงล่วงหน้าและส่งใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง คุณจะใช้เวลาน้อยลงกังวลเกี่ยวกับการไล่ตามการชำระเงินและมีเวลามากขึ้นในการสร้าง มีแหล่งข้อมูลมากมายที่จะช่วยให้คุณพัฒนาธุรกิจและแบรนด์ของคุณได้ในที่สุด

ปล. พินนี้สร้างขึ้นในไม่กี่วินาทีด้วย Tailwind Create ลองด้วยตัวคุณเอง!