10 เคล็ดลับการบริหารเวลาและการเพิ่มผลผลิตสำหรับนักออกแบบเว็บไซต์

นักออกแบบเว็บไซต์มักจะทำงานหลายโครงการพร้อมกัน พวกเขาเผชิญกับความท้าทายมากมาย เช่น การจัดการเว็บไซต์หลายแห่ง การจัดการลูกค้าที่ยาก การค้นหาลูกค้าใหม่ การกำหนดราคางานอย่างถูกต้อง และการติดตามแนวโน้มของอุตสาหกรรม ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขายังพยายามรักษาชีวิตส่วนตัวที่มีความสุขและมีสุขภาพดี

สิ่งนี้ก่อให้เกิดปัญหาในการจัดลำดับความสำคัญของงานและการรักษากำหนดเวลา และจากการศึกษาหนึ่งพบว่า การจัดการเวลาเป็นปัญหาทั่วไปในหมู่นักออกแบบเว็บไซต์

เพื่อช่วยให้คุณพบความสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว และเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทำตามกำหนดเวลา เราจะแสดงเคล็ดลับการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ 10 ข้อให้คุณ

มีหลายสิ่งหลายอย่างที่อาจส่งผลต่อเวลา โฟกัส และพลังงานของคุณ — และกลยุทธ์การบริหารเวลาของคุณจำเป็นต้องคำนึงถึงแต่ละรายการด้วย มาเริ่มกันเลย.

ไม่สำคัญว่าคุณระบุเงื่อนไขของงานชัดเจนเพียงใด ระบุไทม์ไลน์ อธิบายว่าสิ่งที่ส่งมอบเว็บไซต์คืออะไร หรือเตือนลูกค้าว่ามีการแก้ไขกี่ครั้ง หากคุณไม่ได้เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรทั้งหมด คุณคิดว่าลูกค้าของคุณจะทำอะไรเมื่องานเริ่มต้นขึ้น

คุณกำลังจัดการกับการโทรและอีเมลจำนวนมากที่ตรวจสอบคุณหรือคุณจะมีลูกค้าที่ต้องการผลักดันข้อ จำกัด ของข้อตกลงเนื่องจากไม่มีข้อตกลงอย่างเป็นทางการ ผลลัพธ์ทั้งสองนี้ต้องการให้คุณเปลี่ยนความสนใจไปที่เรื่องอื่นที่ไม่ใช่โครงการของคุณ

แต่สัญญาและคำชี้แจงการทำงาน (SOW) ที่ลูกค้าได้ลงนามและครอบครองไว้จะช่วยให้คุณจัดการความคาดหวังและลดความวิตกกังวลเกี่ยวกับโครงการได้

หากคุณเคยสงสัยว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการสร้างเว็บไซต์ ตัวติดตามเวลาจะไม่ต้องคาดเดา มีเหตุผลหลายประการที่คุณควรสนใจเรื่องนี้

ประการแรก คุณสามารถจัดกำหนดการโครงการและระบุวันที่ส่งมอบให้กับลูกค้าได้อย่างมั่นใจ หากคุณทราบว่าแต่ละงานและแต่ละขั้นตอนใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสมบูรณ์

ประการที่สอง โดยการแบ่งเวลาสำหรับระยะเวลาที่แท้จริงของงานแทนที่จะประมาณการ คุณจะไม่ต้องทำงานต่อในแต่ละวัน หากคุณสามารถทำทุกอย่างให้เสร็จตามกำหนดเวลา คุณจะไม่รู้สึกว่าต้องทำงานสายหรือช่วงสุดสัปดาห์เพื่อพยายามตามให้ทัน

นอกจากนี้ การติดตามเวลายังช่วยให้คุณทราบราคาการออกแบบเว็บได้อีกด้วย แม้ว่าคุณควรเรียกเก็บเงินตามมูลค่าและไม่ใช่ชั่วโมง แต่คุณยังต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีส่วนเพิ่มที่มากพอในราคาของคุณ เพื่อให้คุณไม่เพียงแต่เสียเงินจากงานของคุณ

คุณเคยเห็นเรื่องราวออนไลน์เกี่ยวกับการที่คนที่ “ประสบความสำเร็จ” อย่าง Richard Branson และ Tim Cook ตื่นขึ้นในขณะที่ยังมืดมิดและคิดว่า “ฉันอยากนอนมากกว่าประสบความสำเร็จ” หรือไม่?

ปัญหาของตรรกะที่ว่าการตื่นเช้าเท่ากับความสำเร็จคือมันไม่สมเหตุสมผลเลย

แต่ละคนมีความแตกต่างกัน ซึ่งหมายความว่าคุณควรลุกขึ้นเมื่อคุณรู้สึกผ่อนคลาย กำหนดเวลาทำงานของคุณเมื่อคุณอยู่ในโหมดมีสมาธิสูงสุด และทำงานตามจำนวนชั่วโมงที่คุณสามารถจัดการได้อย่างสมเหตุสมผลเท่านั้น

ตราบใดที่ไม่ขัดขวางความสามารถในการพูดคุยกับลูกค้าหรือผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าแบบเรียลไทม์ การทำงานในช่วงเวลาที่เหมาะสมของร่างกายและจิตใจก็ไม่ผิด อย่าลืมแยกตัวประกอบในการพัก

นี่เป็นส่วนสำคัญของเทคนิค Pomodoro มันไปเช่นนี้:

• ตั้งเวลา 25 นาที
• เริ่มจับเวลาและทำงานชิ้นเดียวโดยไม่ทำลายสมาธิของคุณ
• เมื่อนาฬิกาจับเวลาดังขึ้น ให้หยุดและหยุดพักสักครู่

รอบนี้จะทำซ้ำสี่ครั้ง เมื่อสิ้นสุดเวลาดังกล่าว คุณจะสามารถหยุดพักได้นานขึ้น แล้วมันก็จะเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง

แม้ว่า 25 นาทีเป็นวิธีที่เทคนิคเฉพาะนี้จะแบ่งเวลาเป็นช่วงๆ แต่อีกครั้ง การหาจังหวะที่เหมาะสมและจำนวนช่วงพักของคุณเป็นสิ่งสำคัญ คุณอาจพบว่าเวลา 25 นาทีสั้นเกินไปที่จะทำงานเว็บไซต์ของคุณให้เสร็จ และควรตั้งเวลา 60 นาที ตราบใดที่คุณไม่เสียสมาธิก็ไม่เป็นไร

การมีแผนที่กำหนดไว้ในแต่ละวันเป็นเคล็ดลับที่มีประโยชน์สำหรับการจัดการเวลาของคุณ

อย่างไรก็ตาม แทนที่จะจดรายการโครงการที่กำลังเติบโตและเลือกสิ่งที่คุณจะทำงานในแต่ละวัน ให้กำหนดเวลางานของคุณล่วงหน้า สิ่งนี้ใช้ได้กับงานโครงการและทุกอย่างที่เกิดขึ้นระหว่างวันทำงานของคุณ

นี่คือเคล็ดลับบางประการในการจัดตารางเวลาของคุณ:

• ตั้งกฎตามกำหนดการในอุดมคติของคุณ — วันในสัปดาห์ที่คุณจะทำงานและระยะเวลาในแต่ละวัน
• จัดตารางงานที่ยากที่สุดของคุณเป็นอันดับแรกในวันที่คุณรู้สึกเฉียบแหลมและพร้อมที่จะรับมือกับความท้าทาย นี้เรียกว่ากินกบ
• ใส่งานของผู้ดูแลระบบธุรกิจของคุณลงในปฏิทินและกำหนดตารางเวลาที่คาดการณ์ได้สำหรับพวกเขา เพื่อให้กลายเป็นนิสัยในการจัดการในวันและเวลาที่กำหนด
• จัดสรรวันและกรอบเวลาที่แน่นอนเมื่อคุณต้องการคุยโทรศัพท์กับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าหรือพูดคุยถึงเป้าหมายของโครงการกับลูกค้าที่มีอยู่
• เพิ่มการนัดหมายส่วนตัวหรือกิจกรรมลงในกำหนดการของคุณที่เกิดขึ้นระหว่างวันทำงาน

หากคุณกำหนดเวลาทุกอย่างและจัดสรรเวลาที่เหมาะสมสำหรับทั้งหมด คุณจะไม่เสียเวลาย้อนรอยหรือเครียดกับสิ่งที่คุณลืมทำ

การก้าวไปอีกขั้น การบันทึกเทมเพลตกระบวนการลงในซอฟต์แวร์การจัดการงานจะเป็นประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ

ด้วยวิธีนี้ ในวินาทีที่โปรเจ็กต์ใหม่เริ่มต้นขึ้น สิ่งที่คุณต้องทำคือทำซ้ำเทมเพลตกระบวนการ ปรับแต่งสิ่งที่ต้องทำตามงาน และเริ่มงานให้เสร็จ

สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับทุกด้านของเวิร์กโฟลว์ของคุณ ตั้งแต่การค้นหาไคลเอ็นต์การออกแบบเว็บใหม่ไปจนถึงการเริ่มต้นใช้งาน รวมถึงงานออกแบบเว็บไปจนถึงกิจกรรมหลังการเปิดตัว คุณยังสามารถสร้างเทมเพลตสำหรับงานที่ไม่ใช่โครงการได้

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของสิ่งนี้คือความคุ้นเคย ยิ่งกระบวนการของคุณมีโครงสร้างและคาดการณ์ได้มากเท่าไร ก็ยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้นที่จะมุ่งเน้นไปที่แง่มุมที่สร้างสรรค์ของงานของคุณ แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การจัดการงาน

ประโยชน์อีกประการของการสร้างเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ของคุณคือช่วยให้คุณสามารถใช้กระบวนการที่ใหญ่ขึ้นและยาวขึ้น และแบ่งออกเป็นงานย่อยที่จัดการได้มากขึ้น ซึ่งจะทำให้งานของคุณท่วมท้นหรือข่มขู่

หากตัวติดตามเวลาของคุณบอกคุณว่ามากกว่า 50% ของวันทำงานของคุณทุ่มเทให้กับงานผู้ดูแลระบบ ก็ถึงเวลาประเมินสิ่งที่คุณทำอีกครั้ง

ตอนนี้ คุณมีสองทางเลือก คุณสามารถจ้างงานการจัดการธุรกิจที่จำเป็นเหล่านี้ให้กับผู้ช่วยและผู้ให้บริการมืออาชีพรายอื่น หรือทำให้เป็นอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ หากธุรกิจของคุณมีขนาดค่อนข้างเล็กและคุณกำลังพยายามประหยัดเงิน ให้เริ่มด้วยระบบอัตโนมัติ

มีเครื่องมือมากมาย — หลายเครื่องมือฟรี — ที่จะช่วยให้คุณทำงานที่น่าเบื่อ น่ารำคาญ และมักจะใช้เวลานานซึ่งเกี่ยวข้องกับ:

• การบัญชีและการจัดการภาษี
• กำหนดการประชุม
• โอกาสในการตรวจร่างกาย
• การสร้างสัญญา
• การออกใบแจ้งหนี้
• การสื่อสารและการติดตามลูกค้า
• การตลาดบนโซเชียลมีเดีย
• และอื่น ๆ

คุณจะไม่มีวันเป็นอิสระจากการจัดการธุรกิจ 100% แต่คุณสามารถใช้เวลาน้อยลงได้มากด้วยกระบวนการอัตโนมัติ

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักออกแบบเว็บไซต์หรือนักพัฒนาเว็บ คุณน่าจะมีชุดเครื่องมือที่คุณใช้กับทุกงาน

หากคุณเป็นนักออกแบบ กล่องเครื่องมือนี้อาจรวมถึง:

• เครื่องมือสร้างโครงลวด
• สเก็ตช์หรือ Photoshop
• ธีม WordPress ที่ยืดหยุ่นและทรงพลังบางส่วนซึ่งทำงานได้ดีกับฐานลูกค้าของคุณ
• ชุดปลั๊กอิน WordPress ที่จำเป็นสำหรับเว็บไซต์ของลูกค้าทุกราย
• เครื่องมือทดสอบข้ามเบราว์เซอร์

หากคุณเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์ กล่องเครื่องมือของคุณอาจรวมถึง:

• กรอบงานและไลบรารี
• IDE
• สภาพแวดล้อมการแสดงละคร
• Github
• เครื่องมือทดสอบเบราว์เซอร์

การสร้างกล่องเครื่องมือที่ใช้ได้กับทุกงานจะช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและให้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น เพราะคุณไม่ต้องเสียเวลาพยายามค้นหาเครื่องมือที่จะใช้ แต่คุณสามารถทำในสิ่งที่คุณรักและสร้างสรรค์ได้

คนทั่วไปใช้เวลาออนไลน์ 7 ชั่วโมงทุกวัน น่าเสียดายที่อินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์มากมายที่คุณใช้งานนั้นกำลังรอที่จะเบี่ยงเบนความสนใจหรือสร้างอุปสรรคขวางทางคุณในช่วงเวลานั้น

มีหลายวิธีในการจัดการกับสิ่งนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าสิ่งรบกวนสมาธิของคุณมาจากไหน

สิ่งแรกคือใช้การตั้งค่าเวลาหน้าจอของอุปกรณ์เพื่อตั้งค่าแอพและจำกัดการสื่อสาร ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับเฉพาะอีเมลใหม่ รับข้อความหรือสายเรียกเข้า หรือเห็นการแจ้งเตือนแบบพุชตามเวลาที่คุณกำหนด (เช่น เมื่อคุณไม่ได้ยุ่งกับการทำงาน)

คุณยังสามารถใช้เครื่องมือบล็อกสิ่งรบกวนที่มีงานหนักสำหรับกล่องจดหมายอีเมล โซเชียลมีเดีย และแอพของคุณ

อย่าลืมสิ่งรบกวนภายในบ้าน หากคุณมีคนอื่นอยู่รอบตัวคุณ ให้พวกเขารู้ว่าประตูที่ปิดอยู่หรือสัญญาณอื่นหมายความว่าคุณอยู่ในร่องและไม่สามารถถูกขัดจังหวะได้

แม้ว่าคุณจะสามารถลดความถี่หรือความเร่งด่วนที่ลูกค้าจะติดต่อคุณโดยระบุทุกอย่างในสัญญาและ SOW ให้ชัดเจน แต่ก็มีบางครั้งที่พวกเขาจำเป็นต้องติดต่อระหว่างดำเนินโครงการ

เมื่อรู้ว่าจะเป็นอย่างนั้น ให้ตั้งค่าช่องทางการติดต่อเดียวที่พวกเขาสามารถใช้ได้

เช่นเดียวกับเคล็ดลับการบริหารเวลาอื่นๆ ในรายการนี้ ให้ใช้เวลาในการเช็คอินในช่องนั้นวันละครั้ง หากคุณกำหนดเวลา 30 นาทีเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน คุณจะสามารถติดตามข้อความเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายและให้ทุกคนตอบกลับอย่างทันท่วงที

อย่าลืมเกี่ยวกับการสื่อสารเหล่านี้ในเชิงรุก การจัดกำหนดการเช็คอินกับลูกค้าของคุณตามเหตุการณ์สำคัญต่างๆ ตลอดทั้งโครงการ มีแนวโน้มว่าจะไม่มีข้อความจำนวนมากที่ต้องจัดการในแต่ละวัน

นี่เป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่ยากลำบากเสมอ ในฐานะครีเอเตอร์ คุณต้องการพูดว่า “ใช่!” แก่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและลูกค้าทุกคน

ความจริงก็คือ คุณกำลังทำร้ายพวกเขาด้วยการพูดว่า "ใช่" เท่านั้น หากคุณไม่มีความสามารถในการรับมือกับสิ่งที่พวกเขาขอ

อาจเป็นกรณีนี้หากเป็นโครงการหรือคำขอ:

• สำหรับลูกค้าที่คุณรู้ว่าจะต้องใช้เวลานานในการจัดการ
• ที่เกินความสามารถในปัจจุบันของคุณหรือนอก wheelhouse ของคุณ
• ที่เกินขอบเขตงานและคุณจะไม่ได้รับเงินเพิ่มสำหรับ
• คุณต้องทำมากกว่าภาระงานปกติของคุณ
• คุณไม่สนใจแต่รู้สึกแย่ที่ไม่สามารถช่วยเหลือพวกเขาได้

บรรทัดล่าง: หากคุณได้รับโอกาสจากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ลูกค้าปัจจุบัน หรืออดีต ให้พิจารณาอย่างละเอียดถึงสิ่งที่โครงการสร้างขึ้นและเป็นจริงเกี่ยวกับความสามารถของคุณในการดำเนินการ

หากมีการเจรจาต่อรองบางอย่าง เช่น คุณเสียเงิน เวลาว่าง หรือมีสติสัมปชัญญะ ก็แค่พูดว่า "ไม่" กับมัน และหากพวกเขาไม่ต้องการรับคำตอบว่า "ไม่" คุณก็รู้ว่าคุณทำถูกต้องแล้ว

ลูกค้าที่ต้องการให้คุณทำงานได้ดีสำหรับพวกเขาเข้าใจถึงความสำคัญของการบริหารเวลาและประสิทธิภาพการทำงาน และไม่ต้องการประนีประนอมกับสิ่งนั้น

คุณไม่ได้เริ่มต้นธุรกิจออกแบบเว็บไซต์ ดังนั้นคุณจะถูกถ่วงน้ำหนักโดยการบริหารและจัดการธุรกิจ โครงการ และลูกค้าของคุณ คุณทำเพื่อสร้างเว็บไซต์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่ต้องการ

ด้วยเคล็ดลับการบริหารเวลาและการแฮ็กเพื่อประสิทธิภาพ คุณจะปลดปล่อยตัวเองจากภาระเหล่านั้น ในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพที่เหลือให้มากที่สุด หากคุณพร้อมที่จะนำกลยุทธ์เหล่านี้ไปใช้แล้ว รายการเคล็ดลับการจัดการเวลาที่ดีที่สุด 9 ข้อสำหรับนักออกแบบเว็บไซต์เป็นจุดต่อไปของคุณ