9 เครื่องมือบริหารเวลาที่ดีที่สุดสำหรับนักออกแบบเว็บไซต์

เวลาของเรามีค่า เป็นทรัพยากรเดียวที่เราไม่สามารถหาได้มากกว่านี้ เราสามารถเริ่มการอภิปรายเชิงปรัชญาในประเด็นนี้ สำรวจข้อมูลในและนอกของคำกล่าวนี้ แต่เราจะเน้นที่แง่มุมของความเป็นมืออาชีพของเวลา โดยเฉพาะเวลาอันมีค่าที่คุณใช้ไปกับการทำงาน

เราได้รับเงินสำหรับงานของเรา — สำหรับชั่วโมงที่เราใส่ในโครงการต่างๆ ทุกนาทีที่เสียไปสามารถถูกใช้เพื่อหารายได้เพิ่ม นั่นเป็นเหตุผลที่การบริหารเวลามีความสำคัญมาก

อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องจัดการกับหัวข้อของเครื่องมือการบริหารเวลา มีแนวโน้มว่าจะเน้นที่เครื่องมือติดตามเวลาและการจัดการงานเป็นหลัก แน่นอนว่าสิ่งเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญ แต่ก็มีเครื่องมืออื่นๆ ที่สามารถช่วยให้คุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เครื่องมือที่ครอบคลุมประเด็นต่างๆ เช่น การสื่อสารกับลูกค้า การขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ และอื่นๆ

คำแนะนำ 9 ข้อต่อไปนี้จะช่วยคุณแก้ปัญหาในพื้นที่ที่นักออกแบบเว็บไซต์มืออาชีพและโดยเฉพาะอย่างยิ่งเสียเวลาไปมาก

ด้วยการจัดการเวลาที่ดี คุณจะได้รับประโยชน์มากมาย:

• ใช้เวลามากขึ้นกับงานของลูกค้าแทนงานผู้ดูแลระบบที่เรียกเก็บเงินไม่ได้
• ยุติการทำงานเป็นเวลานานหรือวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อเล่นให้ทัน
• ทำงานให้เสร็จลุล่วงและทำได้ในเวลาที่สั้นกว่าที่เคยทำมา
• หยุดทำสิ่งต่าง ๆ ในแต่ละวันและเริ่มทำงานด้วยความคิดระยะยาว
• ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณและจัดการโครงการพร้อมกันได้ง่ายขึ้น
• มีความมั่นใจมากขึ้นในการรับลูกค้าใหม่ จัดกำหนดการโครงการ และทำตามกำหนดเวลา
• รู้สึกเครียดน้อยลงและในทางกลับกันก็เพิ่มโฟกัสและความคิดสร้างสรรค์

ที่กล่าวว่ากลยุทธ์การผลิตที่ดีจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการนำไปใช้และจัดการ มาดูแอพที่คุณต้องการ:

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักออกแบบเว็บไซต์หรือนักพัฒนาเว็บก็ตาม การทำงานออนไลน์ตลอดทั้งวันจะทำให้คุณต้องพบกับสิ่งรบกวนสมาธิในทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นอีเมล โซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ข่าว แอพมือถือ และอื่นๆ

Freedom ช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าเมื่อใดที่คุณว่างที่จะท่องเว็บ เว็บไซต์หรือแอพใดที่ไม่ถูกจำกัด และอุปกรณ์ใดที่จะจำกัดการเข้าถึงของคุณ แอปนี้ไม่เหมือนกับแอปตัวบล็อกสิ่งรบกวนอื่นๆ แอปนี้ใช้งานได้กับอุปกรณ์หลักทั้งหมด

ข้อเสียเปรียบประการหนึ่งคือ ต้องมีการตั้งค่าเล็กน้อย หากคุณต้องการได้ผลลัพธ์ที่ดี ตัวอย่างเช่น Freedom มีส่วนขยายเบราว์เซอร์สี่แบบให้ติดตั้ง:

• หน้าจอสีเขียวที่สงบเงียบ
• ปุ่มหยุดชั่วคราว
• ปุ่มจำกัดเวลา
• ปุ่มข้อมูลเชิงลึก

นอกจากนี้ยังมีบางสิ่งที่ต้องติดตั้งหากคุณใช้งานบนสมาร์ทโฟนของคุณ แม้ว่าจะมาพร้อมกับรายการเว็บไซต์ที่ทำให้เสียสมาธิล่วงหน้าและการจำกัดเวลารายวัน คุณจะต้องใช้เวลาสร้างรายการสิ่งรบกวนสมาธิของคุณเองเพื่อบล็อกด้วยเช่นกัน

แต่เมื่อคุณตั้งค่านี้แล้ว อาจมีประโยชน์มาก ไม่ใช่แค่เมื่อคุณกำลังทำงาน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการจำกัดเวลาที่จะตรวจสอบอีเมลที่ทำงานหรือเข้าสู่ระบบโซเชียลมีเดียได้ คุณสามารถกำหนดเวลาที่จำกัดและทำให้เป็นกิจวัตรได้

แน่นอน เครื่องมือดีๆ แบบนี้ไม่มีให้ใช้ฟรีๆ แน่ Freedom มีค่าใช้จ่าย $6.99 ต่อเดือนสำหรับแผนรายเดือน, $2.42 ต่อเดือนสำหรับแผนรายปี หรือค่าธรรมเนียมคงที่ $129 สำหรับการเข้าถึงแบบถาวร

เมื่อพูดถึงอีเมล คุณอาจต้องการการควบคุมที่ปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น คุณจะทำอย่างไรกับการส่งอีเมลหากการเข้าถึง Gmail ของคุณถูกจำกัดโดยสิ้นเชิง ด้วย Freedom คุณสามารถ "เลิกหยุด" ไซต์ที่ถูกจำกัดได้ แต่คุณคงไม่อยากทำแบบนั้นจนเป็นนิสัย

คุณสามารถใช้ Boomerang สำหรับ Gmail แทนได้ เป็นส่วนขยายของเบราว์เซอร์ที่เพิ่มคุณลักษณะการจัดการอีเมลที่ไม่เหมือนใครให้กับ Gmail

คุณสมบัติหลักของส่วนขยายนี้คือกล่องขาเข้าหยุดชั่วคราว ข้อความที่เข้ามาจะถูกระงับในคิว เมื่อคุณยกเลิกการหยุดกล่องจดหมายชั่วคราวเท่านั้น คุณจะเห็นทุกอย่างที่เข้ามา

นอกจากนี้ บูมเมอแรงยังให้คุณกำหนดเวลาอีเมลของคุณในภายหลัง คุณยังสามารถกำหนดเวลาอีเมลเพื่อกลับไปยังกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณพร้อมที่จะจัดการกับมันจริงๆ หรือเพื่อส่งการแจ้งเตือนถึงคุณ หากคุณยังไม่ได้แก้ไขปัญหาทั้งหมด

ข้อเสียเปรียบที่ใหญ่ที่สุดของเครื่องมือนี้คือใช้งานได้กับ Gmail เท่านั้น

บูมเมอแรงมีแผนฟรี แต่มีการจำกัดการใช้งาน คุณควรอัปเกรดเป็นแผนส่วนบุคคลในราคา $4.99 ต่อเดือน หากคุณเป็นผู้ใช้ Gmail หรือแผน Pro ในราคา $14.99 ต่อเดือน หากคุณใช้ G Suite

ตัวติดตามเวลาเป็นเครื่องมือในการจัดการเวลาที่มีประโยชน์ แม้ว่าอาจไม่ใช่เหตุผลที่คุณอาจคาดหวังก็ตาม

ใช่ เครื่องมือติดตามเวลาอย่าง Toggl ช่วยให้คุณติดตามจำนวนชั่วโมงที่คุณทำงานและเวลาของคุณไป แต่สมมุติว่าคุณติดตามเวลาของคุณเป็นเวลาหนึ่งเดือน คุณจะได้รับข้อมูลมากเกินพอที่จะช่วยให้คุณทราบว่างานทั่วไปของคุณใช้เวลานานเท่าใด

หากคุณทราบแน่นอนว่าแต่ละงานใช้เวลานานเท่าใดจากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่ง คุณสามารถกำหนดเวลาโครงการของคุณได้แม่นยำยิ่งขึ้น และที่สำคัญกว่านั้นคือต้องตรงตามกำหนดเวลา

ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถทำงานได้ดีขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเรียกเก็บเงินในจำนวนที่เหมาะสมสำหรับงานแต่ละงานที่คุณทำ

ข้อเสียเปรียบเพียงอย่างเดียวของการใช้ Toggl Track คือการวิเคราะห์ไม่พร้อมใช้งาน เว้นแต่คุณจะอัปเกรดเป็นแผนพรีเมียมอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งเริ่มต้นที่ $9 ต่อเดือน

Harvest เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งของตัวติดตามเวลา แต่มีคุณสมบัติมากกว่า Toggl ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ:

• เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์สร้างข้อเสนอ/สัญญาของคุณ และสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับเป้าหมายโครงการของคุณโดยอัตโนมัติ
• ผสานรวมกับซอฟต์แวร์การจัดการงานและติดตามเวลาของคุณโดยไม่ต้องออกจากแอป
• สร้างใบแจ้งหนี้จากเวลาที่ติดตามและส่งโดยอัตโนมัติผ่านซอฟต์แวร์ประมวลผลการชำระเงินของคุณ

แม้ว่า Harvest เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการติดตามเวลาและจะทำให้งานผู้ดูแลระบบบางส่วนของคุณง่ายขึ้น แต่ก็เป็นเครื่องมือจัดการเวลาที่ดีกว่าสำหรับเอเจนซี่ด้านการออกแบบ ดังนั้น หากปัจจุบันคุณมีทีมที่ทำงานให้กับคุณหรือคุณตั้งใจจะจ้างงานในอนาคต นี่คือเครื่องมือติดตามเวลาที่ควรพิจารณา

การกำหนดราคาเป็นเรื่องง่าย มันคือ $12 ต่อเดือนต่อผู้ใช้

เมื่อคุณพบผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่จะทำงานด้วยและใช้เวลาพูดคุยกับพวกเขาเกี่ยวกับบริการออกแบบเว็บของคุณ ในที่สุด คุณก็จะถึงจุดที่พวกเขาขอข้อเสนอ

นี่เป็นเพียงหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลามากมายที่ AND.CO สามารถมอบให้คุณได้

ที่แกนหลัก AND.CO คือซอฟต์แวร์ข้อเสนอและการสร้างสัญญา ทำให้กระบวนการทั้งหมดเบาลงด้วย สิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนรายละเอียดว่าใครคือลูกค้า เงื่อนไขของข้อตกลงคืออะไร และลงนาม

ซอฟต์แวร์จะดูแลเตรียมเอกสารทางกฎหมายที่เหลือให้คุณ นั่นเป็นเพียงคุณสมบัติที่ช่วยประหยัดเวลาเพียงอย่างเดียว

AND.CO ยังมาพร้อมกับตัวจับเวลาในตัว

หากคุณลืมเชื่อมโยงเวลาที่ติดตามของคุณกับสัญญาที่เปิดอยู่ คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าของคุณได้อย่างง่ายดาย หากคุณกำลังเรียกเก็บเงินต่อชั่วโมง นั่นคือ

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถใช้คุณลักษณะการออกใบแจ้งหนี้นั้นได้ ก็ไม่เป็นไร AND.CO สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ตามการชำระเงินขั้นสำคัญที่คุณกำหนดไว้ในสัญญาของคุณ ซึ่งรวมถึงเงินมัดจำล่วงหน้าและการชำระเงินขั้นสุดท้ายเมื่อเสร็จสิ้นการส่งมอบเว็บไซต์

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด มันจะช่วยให้คุณได้รับเงินสำหรับงานที่คุณทำ

AND.CO มีแผนบริการฟรี อย่างไรก็ตาม หากคุณอัปเกรดและชำระเงิน 18 ดอลลาร์/เดือน คุณสามารถลบการสร้างแบรนด์ AND.CO ออกจากสัญญาของคุณและแก้ไขได้ (ในกรณีที่มีอนุประโยคเพิ่มเติมที่คุณต้องการเพิ่มเข้าไป)

นี่เป็นตัวจับเวลาประเภทที่แตกต่างจากที่เราเคยเห็นในรายการนี้ Pomofocus เป็นตัวจับเวลาที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะเพื่อช่วยให้นักออกแบบเว็บไซต์ใช้เทคนิค Pomodoro

ตัวจับเวลาทำงานเป็นเวลา 25 นาที ในตอนท้าย คุณจะหยุดพัก 5 นาที คุณจะทำสามช่วงของสิ่งนี้ ในวันที่สี่ คุณจะได้พัก 15 นาทีให้นานขึ้น

เพียงจำไว้ว่าตารางเวลาของคุณเป็นของคุณที่จะสร้าง

ตามเนื้อผ้า Pomodoro Technique ใช้เวลา 25 นาทีและปิด 5 นาที อย่างไรก็ตาม หากคุณรู้สึกว่าเวลา 25 นาทีไม่เพียงพอสำหรับงานออกแบบจำนวนมาก คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าได้

เครื่องมือนี้ใช้งานได้ฟรีโดยสมบูรณ์ ลองใช้งานและดูว่าจะช่วยปรับปรุงการโฟกัสของคุณหรือไม่

Float เป็นเครื่องมือจัดกำหนดการโครงการ ดังนั้นจึงแตกต่างจากซอฟต์แวร์การจัดการงานเล็กน้อย

ความแตกต่างที่สำคัญอย่างหนึ่งคือช่วยให้คุณสามารถใส่งานลงในปฏิทินของคุณด้วยระยะเวลาที่กำหนดโดยเฉพาะ ด้วยแอปการจัดการงานจำนวนมาก สิ่งที่คุณทำได้คือตั้งวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด ซึ่งอาจทำให้กำหนดเวลางานที่ เหมาะสม ในแต่ละวันได้ยาก

เมื่อใช้ Float งานของคุณจะใช้พื้นที่ในปฏิทินมากเท่ากับที่ใช้จริงในระหว่างวันทำงาน ดังนั้นคุณจึงสามารถซ้อนงานและกระจายออกไปได้หลายวันหากต้องการ

คุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งคือการตั้งค่ากำหนดการ

คุณสามารถซ่อนวันหยุดสุดสัปดาห์ได้ ดังนั้นคุณจะไม่ถูกล่อลวงให้ทำงาน "ล้น" คุณยังสามารถกำหนดขีดสูงสุดว่าคุณทำงานกี่ชั่วโมงในแต่ละวัน หากคุณกำลังพยายามจดจ่อและมีประสิทธิผลมากขึ้นในระหว่างวัน การจำกัดตัวเองเช่นนี้จะช่วยได้อย่างแน่นอน

ในแง่ของข้อเสีย Float ไม่ได้ทำอะไรมากมายในแง่ของการจัดการลูกค้า กระบวนการ หรือเอกสาร นี่เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างตารางเวลาในอุดมคติของคุณและยึดมั่นในสิ่งนั้นอย่างเคร่งครัด

หากนี่คือสิ่งที่คุณคิดว่าคุณต้องการความช่วยเหลือและคุณชอบวิธีที่ช่วยให้คุณจัดกำหนดการงานได้ คุณจะต้องเสียค่าใช้จ่าย $6 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ หรือ $10 หากคุณต้องการเพิ่มตัวติดตามเวลา

การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญมาก เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่างๆ จะไม่หลุดลอดผ่านช่องโหว่ และคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อจัดการลูกค้าและงานจำนวนมากพร้อมๆ กัน

มีตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมมากมายให้เลือก อย่างไรก็ตาม Trello โดดเด่นด้วยความยืดหยุ่น นี่คือเหตุผลที่สำคัญ:

ยกตัวอย่างในปี 2020 ที่ 82% ของฟรีแลนซ์บอกว่าโรคระบาดใหญ่บีบคั้นพวกเขาให้เปลี่ยนวิธีการทำงาน หากคุณกำลังใช้เครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์ที่ไม่ช่วยให้ธุรกิจและกระบวนการเปลี่ยนทิศทางได้อย่างรวดเร็ว จะทำให้การทำงานช้าลง

Trello ช่วยให้คุณทำงานได้ในทุกรูปแบบที่เหมาะสมกับคุณที่สุด คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารและงานของคุณด้วยการ์ด คุณยังสามารถสร้างกระดานแม่แบบ (จากแม่แบบที่สร้างไว้ล่วงหน้าหรือของคุณเอง) ที่ช่วยคุณประหยัดเวลาในการเริ่มต้นงานใหม่หรือดำเนินการตามกระบวนการทั้งหมด

ด้วยการสมัครสมาชิกแบบพรีเมียม คุณสามารถปลดล็อกการเพิ่มพลังของ Trello และจัดการงานของคุณจากมุมมองต่างๆ เช่น ปฏิทินหรือไทม์ไลน์

การเพิ่มพลังยังช่วยให้คุณผสานรวมกับซอฟต์แวร์ธุรกิจอื่นๆ เช่น Google Drive, Dropbox และ Slack นอกจากนี้ การเพิ่มพลังยังช่วยให้คุณทำงานทั่วไปใน Trello ได้โดยอัตโนมัติ

เนื่องจาก Trello เป็นส่วนหนึ่งของชุดผลิตภัณฑ์ Atlassian รวมถึง Jira และ Confluence คุณจะสามารถเข้าถึงชุดเครื่องมือออกแบบเว็บไซต์ที่มีประโยชน์ทั้งหมดเมื่อคุณสมัครใช้งาน

Trello ใช้งานได้ฟรีเมื่อแกะกล่อง และมีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในแผนฟรี อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการใช้สิ่งนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวลาของคุณ การอัปเกรด $5 ต่อเดือนสำหรับ Trello Gold หรือ $10 ต่อเดือนสำหรับ Business Class นั้นคุ้มค่า

ตั้งแต่วินาทีที่คุณเริ่มธุรกิจออกแบบเว็บไซต์ คุณอาจกำลังนึกถึงซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อดำเนินธุรกิจ

รายการเครื่องมือของคุณน่าจะเพิ่มขึ้นเล็กน้อยตั้งแต่นั้นมา นั่นเป็นเหตุผลที่คุณอาจไม่ได้คิดเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ธุรกิจของคุณเมื่อพูดถึงกลยุทธ์การบริหารเวลา คุณคุ้นเคยกับการใช้สิ่งเหล่านี้เป็นโซลูชันแบบสแตนด์อโลนสำหรับการทำบัญชีหรือการจัดกำหนดการการนัดหมายหรืองานดูแลระบบทั่วไปอื่นๆ

อย่างไรก็ตาม ฉันพนันได้เลยว่าเครื่องมือเหล่านั้นส่วนใหญ่มีรายการการผสานรวม และฉันก็พนันว่า Zapier อยู่ในรายการส่วนใหญ่

นั่นเป็นเพราะ Zapier สามารถช่วยคุณเชื่อมต่อกระบวนการระหว่างเครื่องมือที่คุณใช้บ่อยที่สุดได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณดูที่แดชบอร์ดของ Zapier ต่อไปนี้ คุณจะเห็นว่ามี "Zaps" ที่สร้างไว้ล่วงหน้า (เวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมต่อ) ระหว่างแอปที่ฉันใช้บ่อยที่สุด:

หากคุณไม่พบเวิร์กโฟลว์ที่สร้างไว้ล่วงหน้า ให้สร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณเอง ตัวอย่างเช่น นี่เป็นวิธีหนึ่งที่คุณสามารถเชื่อมต่อตัวจับเวลา Toggl กับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณได้:

มีความเป็นไปได้มากมายที่นี่ ดังนั้นให้ทำทีละขั้นตอน จัดทำรายการงานการดูแลระบบที่ใช้เวลานานที่สุดและเครื่องมือที่คุณใช้ในการดำเนินการ (ถ้ามี) จากนั้น เริ่มต้นใช้งาน Zapier เพื่อดูว่าสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์ที่ใช้เวลานานเหล่านี้เป็นแบบอัตโนมัติสำหรับคุณ

Zapier ใช้งานได้ฟรีสูงสุด 5 Zaps และ 50,000 งาน อะไรที่มากกว่านั้นจะต้องมีการอัพเกรด แผนรายเดือนเริ่มต้นที่ $19.99

อย่างที่คุณเห็น มีเครื่องมือการจัดการเวลามากมายสำหรับนักออกแบบเว็บไซต์ แม้ว่าจะไม่ได้สร้างมาเพื่อการติดตามเวลาอย่างชัดเจนก็ตาม

สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณจดจ่อกับงานของคุณ หลีกเลี่ยงการกระทำที่ทำให้เสียเวลาและเสียสมาธิโดยไม่จำเป็น

เมื่อคุณเริ่มคิดอย่างสร้างสรรค์มากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็ถึงเวลาทำให้สิ่งนี้เป็นจริง