9 เคล็ดลับสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ (พร้อมรายการตรวจสอบฟรี)

การประชุมสามารถสนุกสนานและมีประสิทธิภาพสูง แต่การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจทำให้คุณเสียเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณยุ่ง ในการค้นหาวิธีทำงานอย่างมีประสิทธิผลในโลกการทำงานแบบผสมผสานอย่างต่อเนื่อง สิ่งสำคัญคือการประชุมทุกครั้งต้องคุ้มค่าและส่งผลดีต่อบทบาทของคุณ น่าเสียดายที่มักไม่เป็นเช่นนั้น

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทีมด่วนหรือการประชุมที่ต้องใช้การระดมความคิดหรือการสนทนาเชิงกลยุทธ์ มีกฎบางอย่างที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อให้ประสบความสำเร็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่พวกเราหลายคนอยู่ในสำนักงานเพียงช่วงหนึ่งของสัปดาห์หรือทำงานจากระยะไกล

องค์กรใช้เวลาประมาณ 15 เปอร์เซ็นต์ในการประชุม โดยหนึ่งในสามของการประชุมเหล่านั้นถือว่าไม่ก่อผล ตามการวิจัยของ Zippia ที่น่าสนใจคือการสำรวจโดย Dialpad พบว่าผู้คนมากกว่า 75 เปอร์เซ็นต์ชอบกำหนดเวลาการประชุมในวันหรือเวลาที่กำหนด โดยวันจันทร์เป็นวันยอดนิยมที่สุดในการกำหนดเวลาการประชุม และวันพุธเป็นวันที่ยาวนานที่สุด

เรียกใช้การประชุมที่ประสบความสำเร็จ

แค่รวบรวมผู้คนในห้อง (จริงหรือออนไลน์) และหวังว่าจะดีที่สุดเท่านั้นยังไม่พอ! เราได้ทำการวิจัยมากมายที่นี่ที่ DMI เกี่ยวกับวิธีการทำงานของการประชุมและวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการ เราแบ่งปันเคล็ดลับง่ายๆ 9 ข้อเพื่อช่วยให้คุณจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ (เสมือนหรืออย่างอื่น)

1. กำหนดวาระที่ชัดเจน

เมื่อคุณหมดเวลาและมีงานต้องทำมากมาย (เช่นเดียวกับนักการตลาดส่วนใหญ่) การประชุมที่ไม่มีจุดประสงค์ก็เป็นเรื่องน่าเบื่อ ส่งวาระการประชุมก่อนการประชุมเพื่อให้ผู้คนทราบว่าจะต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง และต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง

คุณยังสามารถแสดงบนหน้าจอหรือพิมพ์ออกมา (สำหรับการประชุมแบบเห็นหน้ากัน) เพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการประชุมออนไลน์ที่ผู้คนทำงานจากระยะไกลและอาจขาดการติดต่อกับแคมเปญหรือโครงการ

ช่วยในการนำการประชุมกลับมาสู่แนวทางเดิม หากมีการปะทะกันหรือแตกเป็นการสนทนาย่อย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “นั่นเป็นความคิดที่ดี แต่ไม่ใช่สำหรับตอนนี้ มาเพิ่มในการประชุม X ถัดไปเพื่อการสนทนากัน”

“บ่อยครั้งเกินไปที่การประชุมอาจติดขัดและสูญเสียจุดประสงค์ไป ซึ่งอาจทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกหงุดหงิด ผู้อำนวยความสะดวกควรแบ่งปันวาระการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมพร้อมและครอบคลุมสิ่งที่จำเป็นในเวลาที่จัดสรร และหลีกเลี่ยงการประชุมที่ยืดเยื้อ” Orla Stack ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ Digital Marketing Institute

2. ทราบผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

ตั้งแต่เริ่มแรก คุณควรรู้ว่าคุณต้องการอะไรจากการประชุม คุณกำลังมองหาไอเดีย? คุณต้องได้รับการอนุมัติงบประมาณหรือไม่? เป็นการให้การสนับสนุนสมาชิกในทีมในโครงการที่ท้าทายหรือไม่?

ชัดเจนในสิ่งที่คุณต้องการและทำงานผ่านการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับผลลัพธ์จากสิ่งนั้น ควรใช้ช่วงสองสามนาทีสุดท้ายของการประชุมเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปและมอบหมายให้ผู้อื่นดำเนินการ ช่วยให้คุณวางแผนการดำเนินการที่ชัดเจนซึ่งทุกคนทราบดี

คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าทุกคนที่ได้รับเชิญมีส่วนในการเล่นหรือมีส่วนร่วมในทีมหรือโครงการ อย่าเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์หากพวกเขาทำสิ่งอื่นได้

3. ค้นหาสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม

วันนี้ ด้วยการทำงานจากระยะไกลและแบบผสมผสาน การประชุมสามารถเกิดขึ้นได้ทุกที่ กุญแจสำคัญคือการตัดสินใจเลือกสื่อที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมว่าออนไลน์เพียงพอหรือไม่ หรือคุณจำเป็นต้องไปด้วยตนเอง

สามารถจัดการการประชุมเชิงปฏิบัติการได้อย่างรวดเร็วทางออนไลน์ ตัวอย่างเช่น การติดตามหรือวิ่งตามทีมรายวันหรือรายสัปดาห์สามารถจัดการได้อย่างง่ายดายโดยการทำโต๊ะกลมและปล่อยให้เวลาสำหรับคำถามใด ๆ ในตอนท้าย

การประชุมผู้สร้างธุรกิจยังสามารถจัดการได้จากระยะไกล ตราบใดที่คุณมีวาระการประชุมที่ชัดเจน ใช้การแชร์หน้าจอเพื่อแชร์งานนำเสนอ สไลด์ หรือภาพ เพื่อช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้

การประชุมทิศทางเชิงกลยุทธ์มุ่งเน้นไปที่การไตร่ตรอง แนวคิดใหม่ และการระดมความคิด ดังนั้นน่าจะเหมาะกับการประชุมแบบตัวต่อตัวมากกว่า นึกถึงเพื่อนร่วมงานที่ต้องมีส่วนร่วมและดูว่าสิ่งใดใช้ได้ผลกับทุกคน ควรมีที่ว่างสำหรับรองรับสถานการณ์ของผู้คน (เช่น การแจ้งให้ทราบล่วงหน้ามากมาย เพื่อให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลสามารถเดินทางไปสำนักงานได้) แต่อย่ามองข้ามจุดประสงค์และผลลัพธ์ที่ต้องการ

อ่าน : 'วิธีจัดการทีมระยะไกล (และเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำได้)'

4. เตรียมประเด็นการพูดคุย

หากคุณเป็นผู้นำการประชุมที่ต้องใช้ความคิดหรือการระดมความคิด คุณควรนำประเด็นสำคัญมาพูดคุยด้วย สิ่งเหล่านี้จะถูกกำกับโดยโครงการและผลลัพธ์ แต่สามารถทำหน้าที่เป็นแผ่นเปลในระหว่างการประชุมได้หากคุณพบว่าสิ่งต่าง ๆ นอกเรื่อง

คุณสามารถตั้งคำถามบนกระดานไวท์บอร์ดและถามความคิดเห็นของผู้คน ตัวอย่างเช่น หากเป็นการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับแคมเปญการตลาดที่มีประสิทธิภาพต่ำกว่าเกณฑ์ ให้ถามคำถาม เช่น "คุณชอบอะไรเกี่ยวกับแคมเปญนี้" หรือ “เราจะทำอะไรให้ดีขึ้นได้บ้าง”

เทคนิคนี้อาจให้คำตอบมากมาย แต่จะช่วยให้คุณมีโอกาสดูว่ามีความเห็นพ้องต้องกันในห้องนั้นหรือไม่ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อป้อนเข้าสู่แคมเปญอื่นหรือกระตุ้นประสิทธิภาพ

5. เปิดโอกาสให้ทุกคนได้พูด

ในขณะที่ทุกคนมีบทบาทและตำแหน่งงาน แต่สิ่งเหล่านี้สามารถวางไว้ด้านใดด้านหนึ่งเพื่อประโยชน์ในการประชุม การพยายามสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ หรือวางกลยุทธ์อาจเป็นการจำกัดหากทุกคนยึดมั่นในแนวทางของตนเอง เช่น ผู้จัดการฝ่ายการตลาดสามารถพูดได้เฉพาะเรื่องการตลาดเท่านั้น

ระวังว่าใครอยู่ในที่ประชุมและปล่อยให้คนอื่นพูด จำไว้ว่าทุกคนแตกต่างกัน บางคนมีเสียงดังกว่าในขณะที่คนอื่นอาจต้องการความคิดเห็น เป็นผู้นำและถามคำถามสมาชิกในทีม หากคุณรู้สึกว่าพวกเขาไม่มีโอกาสมีส่วนร่วม

มักจะเกี่ยวกับการจัดการบุคลิกภาพ ดังนั้น หากคุณรู้สึกว่ามีคนหนึ่งหรือสองคนมีอำนาจเหนือการสนทนา ให้เปลี่ยนวิธีคิดด้วยการถามคำถามหรือเปิดประเด็น ในการประชุมออนไลน์ ให้นึกถึงการเปิดกล้องเพราะมันดูเป็นกันเองกว่า ใช้การปิดเสียงเพื่อให้ผู้สนทนาสามารถพูดได้โดยไม่ถูกขัดจังหวะ และใช้ฟังก์ชัน 'ยกมือขึ้น' หรือเทียบเท่าเพื่อให้ผู้อื่นถามคำถามหรือรับสาย

“การเตรียมพร้อมทำให้การทำงานร่วมกันดีขึ้นในการประชุม และการหมั่นติดตามทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นหลังการประชุม” Ken Fitzpatrick ซีอีโอของ Digital Marketing Institute

6. ส่งเสริมความคิดและวิธีแก้ปัญหา

หากการประชุมของคุณเกี่ยวกับการหาทางออกหรือสร้างแนวคิด ให้เริ่มต้นแบบนั้น ก่อนการประชุม ขอให้ผู้คนเขียนแนวคิด 2 หรือ 3 ข้อ

จากนั้นไปรอบโต๊ะและขอให้ผู้คนแบ่งปันแนวคิดเหล่านั้น หลังจากทำแต่ละข้อแล้ว ขอความคิดเห็นและคำติชม จากนั้นจดบันทึก (หรือให้ผู้จดบันทึกที่ได้รับมอบหมายทำ) อย่าโฟกัสที่ตัวผู้พูด แต่ไปที่ตัวไอเดียเอง

คุณสามารถทำเช่นเดียวกันสำหรับวิธีแก้ปัญหาความท้าทาย ตัวอย่างเช่น “เรามีปัญหาในการดึงดูดคนหนุ่มสาวอายุ 18-25 ปี เราจะทำอย่างไรเพื่อเข้าถึงพวกเขา”

การขอให้คนอื่นทำสิ่งนี้ล่วงหน้า คุณได้ให้เวลาพวกเขาเตรียมตัวและไม่ทันตั้งตัว นอกจากนี้ยังช่วยให้คนที่ไม่ค่อยกล้าพูดได้มีโอกาสพูด

7. นึกถึงเวลา

มันง่ายมากสำหรับการประชุมที่จะดำเนินต่อไป หากคุณกำหนดช่วงเวลาในวาระการประชุมของผู้คน จำไว้ว่าพวกเขาได้วางแผนสิ่งอื่นๆ ไว้แล้ว ดังนั้นจึงเป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องคำนึงถึงเรื่องนี้

เริ่มตรงเวลาและสิ้นสุดตรงเวลา มีความสม่ำเสมอ และคนอื่นๆ จะรู้ว่าพวกเขาต้องเคารพช่วงเวลาการประชุม มันเกี่ยวกับการสร้างความสม่ำเสมอและทำให้มั่นใจว่าผู้คนรู้ว่าจะคาดหวังอะไรในการประชุมแต่ละครั้ง นั่นคือจะไม่ไปยุ่งกับงานอื่นหรือทำให้บางคนพลาดการเริ่มการประชุมครั้งอื่น!

หากคุณมีการประชุมที่ยาวนานขึ้น ให้รวมเวลาพักไว้ด้วย แม้กระทั่งสำหรับเช็คอีเมลด่วนหรือเติมกาแฟ เพราะจะทำให้ผู้คนมีโอกาสรีเฟรชและจัดกลุ่มใหม่

“ฉันไม่เคยชอบการประชุมนานๆ ที่คับแคบในสำนักงาน (การยืนในระหว่างการประชุม) เป็นวิธีที่รวดเร็วกว่ามากในการทำธุรกิจ ตัดสินใจ และปิดดีล” ริชาร์ด แบรนสัน

8. กำหนดขั้นตอนและการดำเนินการถัดไปที่ชัดเจน

ผลลัพธ์ของการประชุมที่ประสบความสำเร็จคือขั้นตอนและการดำเนินการที่ชัดเจน ใช้เวลาในตอนท้ายของการประชุมทุกครั้งเพื่อชี้แจงขั้นตอนต่อไป นอกจากนี้ อย่าลืมลงท้ายด้วยข้อความเชิงบวกเพื่อให้ทุกคนรู้สึกกระปรี้กระเปร่า

สิ่งนี้ควรเกี่ยวข้องกับงานหนึ่งๆ แล้วมีคนมอบหมายงานนั้นให้ ให้ทุกคนในการประชุมมีส่วนร่วม หรือหากเห็นได้ชัดว่างานบางอย่างเป็นส่วนหนึ่งของบทบาทของใครบางคน เพียงพูดว่า "ฉันจะมอบหมายงานนั้นให้คุณ X ได้ไหม"

หลังการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องแบ่งปันบันทึกหรือผลลัพธ์ เพื่อไม่ให้มีการสื่อสารผิดพลาด และทุกคนตระหนักดีถึงการกระทำที่ตนต้องรับผิดชอบ การมีโน้ตไว้ในเอกสารหรือโฟลเดอร์ที่แชร์จะเป็นประโยชน์ เพื่อให้ทุกคนสามารถติดตามการอัปเดตล่าสุดได้

ในคำพูดของ Dave Behan จาก DMI "หนึ่งในกุญแจสำคัญของฉันในการประชุมโครงการคือการบันทึกงาน/ผลลัพธ์กลับเข้าสู่ระบบการจัดการโครงการของเราโดยตรง ไม่ว่าจะเป็นสำหรับฉันหรือบุคคลอื่น เราจะรับการกระทำเหล่านั้นในโครงการ ทบทวนการประชุมและทำให้แน่ใจว่ามีการติดตามและรายการต่างๆ ไม่หลุดลอยไป"

คุณควรระบุกำหนดเวลาด้วยเพื่อให้ผู้คนมีกำหนดเวลาในการทำงาน หากไม่บรรลุผลสามารถหารือในการประชุมครั้งต่อไปว่าอุปสรรคคืออะไรและดูว่าบุคคลนั้นต้องการการสนับสนุนหรือคำแนะนำหรือไม่

9. ขอความคิดเห็น

แม้ว่าคุณอาจคิดว่าการประชุมผ่านไปได้ด้วยดีหรือการติดตามข่าวสารประจำวันนั้นมีประสิทธิภาพมาก แต่คนอื่นๆ ก็อาจรู้สึกไม่เหมือนเดิม

เลือกไทม์ไลน์ที่คุณพอใจและขอความคิดเห็นจากผู้อื่น หนึ่งเดือนมักเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมในการเปิดโอกาสให้ผู้คนประเมินประสิทธิภาพของการประชุม

อย่ากดดันใครให้แสดงความคิดเห็น แต่เพียงแค่เปิดใจกับทุกคนและคิดบวก ตัวอย่างเช่น “มีอะไรที่คุณคิดว่าจะทำให้การประชุมเหล่านี้ดีขึ้นหรือมีประโยชน์มากขึ้นสำหรับคุณไหม”

นอกจากนี้ยังควรพิจารณาว่ามีผู้เข้าร่วมการประชุมกี่คน เช่น การตรวจสอบการประชุม บางคนชอบที่จะมีการประชุมไม่เกินสามครั้งต่อวันเพื่อให้เกิดประสิทธิผล ถามตัวเองว่าผู้คนพบว่าการทำงานและเข้าร่วมการประชุมเป็นเรื่องยากหรือไม่?

หากเป็นเช่นนั้น อาจเป็นการต่อต้านและนำไปสู่ความไม่สมดุลที่ทำให้เกิดความเครียดหรือความเหนื่อยหน่าย ที่ DMI เราได้กำหนดนโยบาย "ไม่มีการประชุมในวันพุธ" เพื่อช่วยให้ทีมของเราสร้างสมดุลระหว่างงานในเวลาประชุมกับงานนั่งโต๊ะ

อ่าน : '10 กลยุทธ์ในการจัดการความเหนื่อยหน่าย' สำหรับเคล็ดลับบางประการในพื้นที่นี้

เรียกใช้การประชุมที่ประสบความสำเร็จ - รายการตรวจสอบ

การประชุมเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสนับสนุนการทำงานร่วมกัน สื่อสารกับสมาชิกในทีมของคุณ และสร้างแนวคิดใหม่ๆ อย่างไรก็ตาม อาจทำให้ออกนอกลู่นอกทางได้ง่าย และเมื่อเวลาผ่านไป หมายความว่าการประชุมจะไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร

นี่คือรายการตรวจสอบที่มีประโยชน์ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้การประชุมประสบความสำเร็จ

ดำเนินการประชุมของคุณอย่างผู้นำ

การสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับผู้นำด้านการตลาด และการประชุมจะช่วยให้คุณแนะนำและสนับสนุนสมาชิกในทีมได้ อนุปริญญาโทสาขาการตลาดดิจิทัลใหม่ของ DMI จะมอบทักษะและเครื่องมือเพื่อให้คุณประสบความสำเร็จในบทบาทอาวุโสในทุกอุตสาหกรรม คุณจะได้รับทักษะทางวิชาชีพและดิจิทัลขั้นสูง พร้อมเรียนรู้ความเป็นผู้นำ กลยุทธ์ทางธุรกิจ การวิเคราะห์และการวางแผน การสร้างอุปสงค์ โซเชียลมีเดีย และอื่นๆ อีกมากมาย ลงทะเบียนวันนี้เพื่อความก้าวหน้าในอาชีพการงานของคุณ!