วิธีสร้างแผนงานโครงการ (รวมตัวอย่าง)

เนื่องจากองค์ประกอบทั้งหมดของโครงการ มันจึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้จัดการโครงการที่จะหลงทางในรายละเอียด และสูญเสียการติดตามภาพรวม แต่คุณจะมองเห็นภูมิทัศน์ของโครงการทั้งหมดได้อย่างไรเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังมุ่งหน้าไปในทิศทางที่ถูกต้อง ยิ่งไปกว่านั้น คุณจะอธิบายให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเข้าใจได้ง่ายว่าโครงการของคุณจะพัฒนาอย่างไรโดยไม่ต้องแยกแผนการจัดการโครงการทั้งหมด

แผนงานของโครงการเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสรุปว่าโครงการของคุณคืออะไร ทำไม และอย่างไร ให้เป็นเอกสารที่เข้าใจง่ายและสามารถแชร์กับใครก็ได้ แผนงานการจัดการโครงการเป็นเครื่องมือพิเศษที่มีจุดประสงค์ที่แตกต่างจากเอกสารโครงการอื่นที่คล้ายคลึงกัน เช่น กฎบัตรโครงการ แผนภูมิขั้น หรือแผนโครงการ

แผนงานโครงการคืออะไร?

แผนงานของโครงการคือภาพรวมที่กำหนดเหตุการณ์สำคัญ ผลงาน และวัตถุประสงค์ของโครงการ วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อให้การแสดงภาพไทม์ไลน์ของโครงการในระดับสูงและอธิบายขั้นตอนต่างๆ เนื่องจากมันทำหน้าที่เป็นแนวทาง แผนงานของโครงการจึงเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ยอดเยี่ยมที่สามารถใช้เพื่อแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบในทุกจุดของวงจรชีวิตของโครงการ

เป็นเอกสารโดยรวมที่พูดถึงกลยุทธ์ของโครงการและเหตุใดจึงมีส่วนร่วมกับกลยุทธ์นั้น ดังนั้น แผนงานของโครงการจึงช่วยให้ผู้จัดการโครงการมั่นใจว่าทุกคนที่ทำงานในโครงการเข้าใจแผนโครงการ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานในส่วนใด

เนื่องจากความเรียบง่าย แผนงานของโครงการจึงถูกใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการพอร์ตโครงการ มีประโยชน์มากสำหรับผู้จัดการโปรแกรมที่ต้องการดูแลหลายโครงการพร้อมกัน ด้วยแผนงานโครงการ พวกเขาสามารถติดตามพอร์ตโครงการของพวกเขาได้อย่างง่ายดาย

ภาพด้านล่างแสดงเครื่องมือแผนงานโครงการของ ProjectManager ที่ใช้เพื่อจัดการพอร์ตโครงการ

ภายใต้คอลัมน์ชื่องาน ผู้จัดการโปรแกรมสามารถแสดงรายการพอร์ตโครงการและซูมเข้าไปในแต่ละโครงการเพื่อดูขั้นตอน งาน และเหตุการณ์สำคัญ นอกจากนี้ ยังสามารถติดตามความคืบหน้าของแต่ละงานแบบเรียลไทม์และสื่อสารกับสมาชิกในทีมได้

วิธีสร้างแผนงานโครงการ

พูดง่ายๆ ก็คือ แผนงานโครงการจะดึงข้อมูลจากแผนโครงการของคุณเพื่อให้ภาพรวมของโครงการของคุณ แผนงานของโครงการต้องมีความยาวที่มองเห็นได้และสามารถจัดการได้ ดังนั้นจึงสามารถย่อยได้ง่ายโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องในโครงการ ถ้าใส่ได้หน้าเดียวก็ยังดี นึกถึงแผนงานของโครงการเหมือนกับที่คุณคิดแผนที่จริง มันแสดงให้คุณและสมาชิกในทีมของคุณเห็นภาพรวมทั้งหมดและทำให้การเดินทางของคุณอยู่ในบริบท

องค์ประกอบหลักที่คุณต้องใช้ในการสร้างแผนงานโครงการมีดังนี้:

1. ภาพรวมโครงการ

แรงผลักดันหลักของแผนงานโครงการคือเป้าหมายและวัตถุประสงค์ระดับสูงของโครงการ ไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดมากที่นี่ เนื่องจากเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการมีอธิบายไว้ในกฎบัตรโครงการของคุณ

2. ความเสี่ยงของโครงการ

ระบุความเสี่ยงหลักของโครงการที่อาจทำให้โครงการของคุณล้มเหลวหรือประนีประนอมกับองค์ประกอบหลักของแผนโครงการ เช่น ขอบเขต กำหนดการ เป้าหมาย ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การประกันคุณภาพ ฯลฯ

3. ภาพรวมกำหนดการ

เนื่องจากแผนงานโครงการของคุณเป็นไทม์ไลน์ที่มองเห็นได้ของโครงการของคุณ คุณต้องการรวมภาพรวมกำหนดการด้วย ภาพรวมกำหนดการนี้จะรวมเฉพาะเหตุการณ์สำคัญและผลสำเร็จของโครงการเท่านั้น คุณยังสามารถใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงกำหนดการโครงการของคุณโดยละเอียดยิ่งขึ้น

4. การพึ่งพา

อีกครั้ง จากมุมมองระดับสูงเท่านั้น ให้สังเกตผลลัพธ์ที่สำคัญของโครงการและวิธีการเชื่อมต่อ การสร้างแผนงานโครงการของคุณด้วยเครื่องมือซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ที่ให้คุณเชื่อมโยงการพึ่งพาเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการแสดงการพึ่งพา

5. ทรัพยากร

จดแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น ซึ่งรวมถึงทรัพยากรบุคคล เช่น ทีมงานโครงการและทรัพยากรทางกายภาพ เช่น อุปกรณ์ วัสดุ ฯลฯ

6. บุคคลสำคัญ

ระบุบุคคลสำคัญในทีมโครงการและวิธีเข้าถึงพวกเขา

7. การประชุมกำหนดการ

พบปะเกี่ยวกับแผนงานการจัดการโครงการและทำให้แน่ใจว่าความคาดหวังนั้นชัดเจนสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด (อย่าลืมเตรียมวาระการประชุมเพื่อเริ่มการประชุม)

8. งานและการมอบหมาย

อีกแง่มุมของแผนงานโครงการคือความเป็นเจ้าของ ซึ่งหมายความว่ามีการร่างบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการ แผนงานของโครงการกำหนดว่าใครกำลังทำอะไร จากนั้นสามารถติดตามงานและผลงานเหล่านั้นได้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงานและใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมเพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกสิ่งที่สามารถกำหนดได้อย่างชัดเจน นั่นคือเหตุผลที่แผนงานของโครงการมีบางสิ่งที่เรียกว่า "เวลาที่คลุมเครือ" นี่เป็นเทคนิคการวางแผนโครงการที่ช่วยให้งานที่ไม่สามารถปักหมุดไว้อย่างชัดเจนเพื่ออยู่ในช่วงเวลาที่ผ่อนคลายได้ ตอนนี้พวกมันถูกระบุและสามารถติดตามได้โดยไม่ต้องกลัวว่าพวกมันจะตกลงมาระหว่างรอยแตก

ตัวอย่างแผนงานโครงการ

เพื่อให้เห็นภาพวิธีการสร้างแผนงานโครงการได้ดียิ่งขึ้น เรามาดูตัวอย่างแผนงานโครงการที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้อย่างละเอียดยิ่งขึ้น

ภาพด้านบนแสดงแผนงานการจัดการโครงการที่สรุปผลแล้ว ทีนี้มาดูองค์ประกอบแต่ละอย่างกัน

• ระยะของ โครงการ: ภาพด้านบนแสดงขั้นตอน "การพัฒนา" และ "การทดสอบ" ของ "โครงการ Tannen Tech" พวกเขากำลังแสดงบนไทม์ไลน์ของโครงการด้วยเส้นสีน้ำเงินและสีแดงตามลำดับ
• เหตุการณ์สำคัญ: ไอคอนเพชรแสดงถึงเหตุการณ์สำคัญของโครงการที่ทำเครื่องหมายจุดสิ้นสุดของแต่ละเฟส
• งาน: แต่ละแถบแสดงถึงงาน เครื่องมือแผนงานของเราช่วยให้คุณติดตามความสำเร็จด้วยเปอร์เซ็นต์ คุณยังสามารถระบุผลลัพธ์ของโครงการที่เกี่ยวข้องกับแต่ละงานได้อีกด้วย
• การ พึ่งพา: ลูกศรบนเครื่องมือแผนงานแสดงถึงการพึ่งพาระหว่างงาน
• บุคคลสำคัญ: คุณสามารถมอบหมายงานแต่ละงานให้กับสมาชิกในทีมโครงการที่รับผิดชอบได้
• วันที่: วันที่เป็นองค์ประกอบสำคัญของแผนงานโครงการ เครื่องมือแผนงานของเราช่วยให้คุณกำหนดวันที่สำหรับงาน เหตุการณ์สำคัญ และขั้นตอนของโครงการได้

ดังที่คุณเห็นว่าแผนงานโครงการของเรานั้นคล้ายกับแผนภูมิแกนต์มาก แต่ความแตกต่างที่สำคัญคือ คุณสามารถใช้มุมมองแผนภูมิแกนต์เพื่อสร้างเวอร์ชันที่มีรายละเอียดมากขึ้นของแต่ละโครงการ ในขณะที่เครื่องมือแผนงานโครงการของเราทำงานได้ดีที่สุดสำหรับการจัดการพอร์ตโครงการ

เคล็ดลับแผนงานโครงการ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ในการสร้างแผนงานโครงการ:

• ควรสื่อสารวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการโดยรวมอย่างรวดเร็วและง่ายดาย
• ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับการจัดการโดยทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการเข้าใจเหตุผลพื้นฐานของโครงการ
• การสื่อสารเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของแผนงานโครงการ และควรสามารถพูดคุยกับทุกคนในโครงการได้
• แผนงานของโครงการเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจครั้งใหญ่ เมื่อมองย้อนกลับไปที่แผนงานโครงการ แรงผลักดันหลักของโครงการจะชัดเจน และข้อมูลดังกล่าวจะแจ้งการตัดสินใจของคุณ
• แผนงานของโครงการเป็นเอกสารการจัดการโครงการที่ใช้งานได้หลากหลายซึ่งสามารถปรึกษาได้ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ เรียกได้ว่าเป็นรายงานสถานะภาพรวมสำหรับผู้ที่ต้องการอัปเดต
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนงานของโครงการมีความสมจริง ไม่เช่นนั้นจะเกิดความล่าช้า ต้นทุนที่มากเกินไป และไม่เป็นไปตามความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• สมาชิกในทีมต้องแบ่งปันความคืบหน้าของตนกับทีมโครงการที่เหลือเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและไม่ทำลายความสมบูรณ์ของแผนงานโครงการ
• แผนงานโครงการไม่เหมือนกับแผนงานผลิตภัณฑ์ แม้ว่าจะเป็นเครื่องมือในการวางแผนด้วยภาพทั้งคู่ แต่แผนงานผลิตภัณฑ์ก็ถูกนำมาใช้เพื่อการพัฒนาผลิตภัณฑ์โดยเฉพาะ
• แม้ว่าคุณสามารถใช้เทมเพลตแผนงานโครงการของเราหรือใช้เครื่องมือออกแบบกราฟิกได้ คุณจะต้องอัปเดตเอกสารคงที่เหล่านั้นทุกครั้งที่เปลี่ยนแผนงานการจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและนำเสนอคุณลักษณะที่เทมเพลตแผนงานของโครงการไม่สามารถทำได้
• แผนงานโครงการยังใช้ได้หากคุณใช้ระเบียบวิธีแบบคล่องตัวเพื่อจัดการโครงการของคุณ มีแผนงานเปรียวที่เข้ากันได้กับโครงการเปรียวของคุณ

เครื่องมือแผนงานโครงการ

ตามที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น แผนงานของโครงการจะย่อข้อมูลจากแผนโครงการและกำหนดการของโครงการเป็นภาพรวมระดับสูง ในการทำเช่นนั้น พวกเขาต้องรวมวัตถุประสงค์ของโครงการ เหตุการณ์สำคัญ ทรัพยากรและงาน

มีสิ่งต่างๆ มากมายให้ติดตามและแสดงในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ซึ่งสามารถแชร์กับทั้งกลุ่มโครงการและเข้าถึงได้ทุกจุดในวงจรชีวิตของโครงการ สิ่งนี้สามารถครอบงำได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดการโครงการจึงต้องการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีคุณลักษณะการวางแผนแผนงานที่เหมาะสม

มีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมากมายที่กล่าวถึงส่วนหนึ่งหรือบางส่วนของภาพรวมที่ใหญ่กว่านี้ ความยากลำบากคือการหาโซลูชันแบบครบวงจรที่สามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการวางแผน มีแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ไม่เพียงแต่ช่วยแชร์แผนงานของโครงการ แต่ยังทำให้ทีมอัปเดตสถานะของพวกเขาได้ง่าย จากนั้นติดตามเป้าหมายของโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณ กำลังทำตามกำหนดการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของเรามีคุณสมบัติสำหรับการจัดการโครงการในชีวิตประจำวัน แต่ยังรวมถึงจังหวะกว้าง ๆ ที่จำเป็นในการเขียนแผนงานโครงการสำหรับแต่ละโครงการหรือการจัดการพอร์ตโครงการ แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราให้ทั้งภาพรวมระดับสูงของโครงการ ตลอดจนสถานที่สำหรับรวบรวมและมอบหมายงาน ซึ่งผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมสามารถอัปเดตได้ทุกที่ทุกเวลา

จากนั้นแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์จะสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เมื่อเกิดขึ้น ดังนั้นทุกคนจึงมองเห็นได้อย่างชัดเจนว่าโครงการอยู่ที่ใด และสามารถแก้ไขปัญหาได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพซึ่งทำได้มากกว่าการวางแผนแผนงาน ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามงบประมาณ ความคืบหน้า งาน และเวลาได้

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลจะถูกรวบรวมแบบเรียลไทม์ และทีมสามารถเข้าถึงเครื่องมือได้แม้ว่าจะทำงานจากระยะไกลก็ตาม ซอฟต์แวร์ของเรามีแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันและความสามารถในการสื่อสารในระดับงานเพื่อให้แน่ใจว่าแผนงานของโครงการสะท้อนถึงข้อมูลล่าสุดเสมอ ดูวิธีที่สามารถช่วยคุณสร้างแผนงานโครงการและจัดการการดำเนินการโดยทดลองใช้งานฟรี 30 วันนี้