ข้อจำกัดสามประการในการบริหารโครงการ: เวลา ขอบเขต และต้นทุน

ข้อจำกัดสามประการของการจัดการโครงการมีชื่อเรียกหลายชื่อ เช่น สามเหลี่ยมการจัดการโครงการ สามเหลี่ยมเหล็ก และสามเหลี่ยมโครงการ ซึ่งจะช่วยให้คุณทราบว่าข้อจำกัดสามประการมีความสำคัญเพียงใดเมื่อจัดการโครงการ หากคุณกำลังจัดการโครงการ แสดงว่าคุณกำลังทำงานกับ Triple Constraint

ดังนั้นจึงสามารถโต้แย้งได้ง่ายว่า Triple Constraint อาจเป็นแนวคิดที่สำคัญที่สุดเพียงข้อเดียวในประวัติศาสตร์ของการจัดการโครงการ เมื่อใช้ร่วมกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ คุณจะสามารถขับเคลื่อนโครงการของคุณไปสู่ความสำเร็จได้

ข้อจำกัดสามประการในการบริหารโครงการคืออะไร?

แล้ว Triple Constraint คืออะไร? ง่ายมาก มันเป็นแบบจำลองของข้อจำกัดที่มีอยู่ในการจัดการโครงการ ข้อจำกัดเหล่านั้นมีสามประการ:

1. ต้นทุน: ข้อจำกัดทางการเงินของโครงการ หรือที่เรียกว่างบประมาณโครงการ
2. ขอบเขต: งานที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ
3. เวลา: กำหนดการสำหรับโครงการที่จะแล้วเสร็จ

โดยพื้นฐานแล้ว ข้อจำกัดสามประการระบุว่าความสำเร็จของโครงการได้รับผลกระทบจากต้นทุน เวลา และขอบเขตของโครงการ ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณสามารถควบคุมข้อจำกัดสามข้อได้ด้วยการปรับสมดุลข้อจำกัดทั้งสามนี้ผ่านการประนีประนอม เราจะอธิบายว่าการแลกเปลี่ยนเหล่านี้ทำงานอย่างไรในส่วนด้านล่าง

แม้ว่าความจริงข้อ จำกัด สามประการเป็นส่วนสำคัญของโครงการที่ประสบความสำเร็จ แต่ก็ไม่ได้กำหนดความสำเร็จ โครงการถูกสร้างขึ้นจากหลายส่วน มากกว่าสามส่วนที่ประกอบเป็น Triple Constraint นั่นเป็นเหตุผลที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการบางคนได้เพิ่มข้อจำกัดอีกสามประการให้กับแบบจำลอง เพื่อสะท้อนถึงส่วนที่สำคัญที่สุดของโครงการได้ดียิ่งขึ้น นี่คือ:

• คุณภาพ: มีมาตรฐานคุณภาพสำหรับทุกโครงการ ไม่ว่าการส่งมอบขั้นสุดท้ายจะเป็นผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้หรือจับต้องไม่ได้ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องมีแผนการจัดการคุณภาพเพื่อควบคุมคุณภาพ
• ความเสี่ยง: ความเสี่ยงมีอยู่ในโครงการใดๆ นั่นเป็นเหตุผลที่ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องสร้างแผนการจัดการความเสี่ยงเพื่ออธิบายว่าจะจัดการกับความเสี่ยงของโครงการอย่างไร
• ผลประโยชน์: ผลประโยชน์ที่ได้รับจากโครงการมีหลายประเภท ผู้จัดการโครงการต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการได้รับผลประโยชน์ทางการเงินที่ดีที่สุด

ข้อจำกัดสามประการทำงานอย่างไร

ตามที่ระบุไว้ข้างต้น ผู้จัดการโครงการสามารถเพิ่มหรือลดค่าใช้จ่าย เวลา และขอบเขตของโครงการโดยมีข้อแลกเปลี่ยนเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณ มาดูกันว่าการประนีประนอมรูปสามเหลี่ยมของโครงการเหล่านี้ทำงานอย่างไรกับตัวอย่างบางส่วน

• เวลาและขอบเขต: คุณสามารถลดขอบเขตโปรเจ็กต์ของคุณ เพื่อลดระยะเวลาโปรเจ็กต์ของคุณได้เช่นกัน หากคุณทำงานช้ากว่ากำหนด ในกรณีตรงกันข้าม คุณสามารถเพิ่มความยาวของไทม์ไลน์ของโครงการได้ในกรณีที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการมีกิจกรรมโครงการเพิ่มเติม
• ต้นทุนและขอบเขต: โดยการลดขอบเขตโครงการ คุณจะต้องดำเนินงานน้อยลง ซึ่งหมายความว่าต้นทุนลดลง ในกรณีตรงกันข้าม ขอบเขตโครงการที่ใหญ่ขึ้นหมายถึงต้นทุนที่สูงขึ้น
• ต้นทุนและเวลา: ในบางโครงการ เวลาและต้นทุนอาจเกี่ยวข้องโดยตรง ตัวอย่างเช่น ค่าเช่าอุปกรณ์หรือค่าแรงเป็นสัดส่วนโดยตรงกับเวลาที่คุณต้องการ

สถานการณ์ทั้งหมดเหล่านี้กำลังใช้ Triple Constraint สำหรับการจัดการโครงการ แต่มีการแลกเปลี่ยนที่เป็นไปได้อีกมากมายที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ ซึ่งรวมถึงคุณภาพ ความเสี่ยง และผลประโยชน์ด้วย

โดยใช้แดชบอร์ดการจัดการโครงการ ผู้จัดการสามารถมองเห็นโครงการในขณะที่ดำเนินการได้ ตัวชี้วัด เช่น กำหนดการ ต้นทุน และขอบเขตของโครงการนั้นง่ายต่อการติดตาม ด้วยข้อมูลนี้ ผู้จัดการโครงการสามารถระบุปัญหาและปรับ Triple Constraint เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาเหล่านั้นกลายเป็นปัญหาได้ ProjectManager มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่นำเสนอข้อมูลโครงการที่สำคัญทั้งหมดที่ส่งผลกระทบต่อข้อจำกัดสามประการ

วิธีจัดการข้อจำกัดสามประการ

Triple Constraint ดูเรียบง่าย แต่นั่นเป็นเพียงพื้นผิวเท่านั้น แต่ละจุดสามจุดของรูปสามเหลี่ยมนี้สามารถแกะออกเพื่อเปิดเผยความหมายที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

ค่าใช้จ่าย

ความมุ่งมั่นทางการเงินของโครงการขึ้นอยู่กับหลายตัวแปร มีทรัพยากรที่เกี่ยวข้องตั้งแต่วัสดุไปจนถึงผู้คนซึ่งทั้งหมดรวมถึงค่าใช้จ่าย

นอกจากนี้ยังมีต้นทุนคงที่และต้นทุนผันแปรที่มีอยู่ในโครงการใด ๆ เช่นอุปกรณ์หรือแรงงานซึ่งจะต้องคำนวณ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้อย่างจริงจังกับการใช้พนักงานสัญญาจ้างหรือการเอาท์ซอร์ส

นี่คือสิ่งที่ผู้จัดการโครงการทำเพื่อควบคุมต้นทุน:

• ประมาณการต้นทุนสำหรับงานทั้งหมดในขอบเขตโครงการ
• สร้างงบประมาณโครงการตามต้นทุนโดยประมาณของโครงการ
• ใช้งบประมาณโครงการเป็นพื้นฐานต้นทุน ซึ่งใช้ในการควบคุมต้นทุนระหว่างการดำเนินการโครงการ
• ควบคุมต้นทุนโครงการทั้งหมดเพื่อให้ใช้จ่ายภายใต้งบประมาณโครงการ
• ปรับงบประมาณโครงการเมื่อจำเป็น

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตงบประมาณโครงการฟรี

ขอบเขต

ดังที่กล่าวไว้ ขอบเขตโครงการหมายถึงงานโครงการทั้งหมดที่จำเป็นในการทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ การจัดการงานนั้นมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ เมื่อจัดการขอบเขต สิ่งสำคัญคือคุณต้องจัดลำดับความสำคัญของงาน ทำให้คุณสามารถวางแผนและกำหนดทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการจัดการขอบเขต ผู้จัดการโครงการ:

• ใช้แผนการจัดการขอบเขตเพื่อกำหนดกิจกรรมโครงการให้เสร็จสิ้นอย่างชัดเจน
• แบ่งปันแผนการจัดการขอบเขตกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด เพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน
• ใช้คำสั่งการเปลี่ยนแปลงเพื่อหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตและติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับขอบเขตของโครงการ
• จัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรักษาขอบเขตของโครงการ
• ใช้เครื่องมือและเทคนิคการจัดการงานเพื่อติดตามกิจกรรมโครงการทั้งหมดในขอบเขต

การดำเนินการจัดการขอบเขตเหล่านี้ดำเนินการโดยผู้จัดการโครงการทั้งหมดมีความสำคัญ เนื่องจากระยะเวลาที่แต่ละงานจะต้องมีความสำคัญต่อต้นทุนและคุณภาพของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย ซึ่งอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อกำหนดการและต้นทุน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากโครงการมีขนาดใหญ่

ที่เกี่ยวข้อง: ทฤษฎีข้อจำกัด: คู่มือสำหรับผู้จัดการโครงการ

ProjectManager มีคุณสมบัติการจัดการงานที่ช่วยให้มอบหมาย จัดเรียง และจัดลำดับความสำคัญของงานได้ง่าย ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถมอบหมายงานโครงการที่สำคัญทั้งหมดให้กับบุคคลที่เหมาะสม ป้องกันไม่ให้ขอบเขตที่น่าสะพรึงกลัว นอกจากนี้ ด้วยการเสนอการแชร์ไฟล์และความคิดเห็นเกี่ยวกับงาน เราเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันในระดับงาน

เวลา

โดยพื้นฐานแล้ว กำหนดการของโครงการคือไทม์ไลน์โดยประมาณที่จัดสรรให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ หรือสร้างการส่งมอบขั้นสุดท้าย โดยปกติ จะคิดได้จากการประมาณเวลาที่งานโครงการแต่ละโครงการจะใช้เวลาก่อน

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ใช้เพื่อระบุกิจกรรมโครงการทั้งหมด จากนั้นผู้จัดการโครงการสามารถใช้เทคนิคการตั้งเวลาที่แตกต่างกัน เช่น วิธีเส้นทางวิกฤติหรือแผนภูมิ PERT เพื่อกำหนดระยะเวลารวมของโครงการ

นี่คือสิ่งที่ผู้จัดการโครงการทำเพื่อควบคุมกำหนดการของโครงการ:

• ใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงกำหนดการโครงการ กำหนดลำดับงาน และตรวจสอบระยะเวลาของแต่ละงาน
• สร้างนโยบาย ขั้นตอน และเอกสารประกอบสำหรับการวางแผน ดำเนินการ และติดตามกำหนดการของโครงการ
• จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้กำหนดการทรัพยากรเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด
• เปรียบเทียบเส้นฐานของกำหนดการกับความคืบหน้าจริงเพื่อพิจารณาว่าโครงการกำลังดำเนินการอยู่หรือไม่

ตอนนี้เราได้เรียนรู้สิ่งที่ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ทำเพื่อควบคุมข้อจำกัดสามประการแล้ว มาเรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือการจัดการโครงการที่คุณสามารถใช้ช่วยคุณในกระบวนการนี้ได้

การควบคุม Triple Constraint ด้วย ProjectManager

ดังที่ได้กล่าวไว้ที่ด้านบนของโพสต์ ข้อ จำกัด สามประการเมื่อใช้ร่วมกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการควบคุมโครงการของคุณและนำไปสู่จุดสิ้นสุดที่ประสบความสำเร็จ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่มีข้อมูลตามเวลาจริงที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีอำนาจในการจัดการแต่ละแขนของข้อจำกัดสามประการ: ค่าใช้จ่าย เวลา และขอบเขต

ค่าใช้จ่าย

ProjectManager ช่วยคุณติดตามต้นทุนโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ใช้จ่ายเกิน คุณสามารถสร้างงบประมาณ เพิ่มค่าใช้จ่ายโครงการ และป้อนอัตรารายชั่วโมงสำหรับทรัพยากรทั้งหมดของคุณ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ติดตามค่าใช้จ่ายและตัวชี้วัดอื่นๆ อีกห้าตัวในโครงการของคุณและรายงานทันทีในแผนภูมิและกราฟที่อ่านง่าย นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการเฝ้าติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสอดคล้องกับงบประมาณของคุณ ตอนนี้คุณสามารถตรวจสอบปัญหางบประมาณก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา

เวลา

กำหนดการของคุณสามารถหลีกหนีจากคุณได้ แต่ไม่ใช่กับ ProjectManager เมื่อมีการอัปเดตงาน งานเหล่านั้นจะมีผลในซอฟต์แวร์ทันที ซึ่งหมายความว่ารายงานและแดชบอร์ดของคุณถูกต้องและเป็นปัจจุบัน คุณยังสามารถดูความคืบหน้าของงานแต่ละงานบนแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ ซึ่งแถบระยะเวลาระบุว่ามีความคืบหน้ามากน้อยเพียงใดในงานนี้

แผ่นเวลาจะซิงค์กับงานของทีม ซึ่งทำให้สมาชิกในทีมเลือกงานและป้อนงานได้ง่าย ซึ่งจะนำเวลาของพวกเขามาสู่แผ่นเวลา ซึ่งสามารถดูตัวอย่างและอนุมัติได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

ขอบเขต

ขอบเขตจะเปลี่ยนแปลงไปตลอดโครงการ และ ProjectManager มีเครื่องมือที่จะคงความยืดหยุ่นไว้กับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น มีมุมมองโครงการหลายแบบ ดังนั้นคุณจึงสามารถสลับจากกระดานแกนต์เป็นบอร์ดคัมบังเพื่อให้มองเห็นเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ การ์ดคัมบัง ซึ่งแสดงถึงงาน ถูกกำหนดตามลำดับความสำคัญ ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อความเกี่ยวข้องของงานเหล่านั้นเปลี่ยนไป

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับบอร์ดคัมบังคือพวกเขาถูกตั้งค่าเพื่อส่งมอบงานให้กับสมาชิกในทีมก็ต่อเมื่อมีทรัพยากรและความสามารถเพียงพอที่จะทำให้เสร็จได้ เมื่อขอบเขตของโปรเจ็กต์เปลี่ยนไป บอร์ดคัมบังสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว

หากคุณสังเกตเห็นว่าทีมมีฐานะต่ำหรือโดยรวมแล้ว คุณสามารถสร้างสมดุลได้ในหน้าภาระงาน หน้าปริมาณงานมีแผนภูมิรหัสสีที่แสดงโดยย่อว่าใครมีงานมากเกินไปและใครว่าง คุณสามารถจัดสรรงานใหม่ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายเพื่อให้โครงการอยู่ในขอบเขต

Triple Constraint จะช่วยคุณจัดการโครงการของคุณ การวางแผนสำหรับกำหนดการ ขอบเขต และต้นทุนของโครงการจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ProjectManager ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ ให้เครื่องมือแก่คุณในการใช้โมเดลนี้อย่างมีประสิทธิภาพ ดูวิธีที่แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์และแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบของเราสามารถช่วยคุณได้ด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้