การทำความเข้าใจเกณฑ์ความสำเร็จของการบริหารโครงการ

โดยไม่ทราบว่าเกณฑ์ความสำเร็จของโครงการของคุณคืออะไร คุณสามารถพูดได้อย่างแท้จริงว่าโครงการของคุณประสบความสำเร็จหรือไม่? ทุกคนต้องการให้โครงการของพวกเขาประสบความสำเร็จ แต่มีเพียงไม่กี่คนที่ใช้เวลาในการกำหนดความหมาย

สมมติว่าคุณส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการตรงเวลาและภายในงบประมาณ สำเร็จไหม อาจเป็นได้ แต่ไม่ใช่หากไม่เป็นไปตามความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เกณฑ์ความสำเร็จของโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องทราบว่าโครงการตรงตามตัวชี้วัดเหล่านั้นหรือไม่

วิธีการกำหนดความสำเร็จในการจัดการโครงการ

ความสำเร็จในการจัดการโครงการถูกกำหนดโดยประสิทธิภาพของผู้จัดการโครงการที่บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ แน่นอน คุณต้องการนำโครงการเข้ามาก่อนกำหนดและอยู่ภายใต้งบประมาณ นั่นคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรที่จำกัดอย่างดีที่สุด แต่ในขณะเดียวกัน คุณต้องพัฒนาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความคาดหวังที่ต้องได้รับการจัดการ ทุกคนที่ลงทุนในโครงการจะมีภาพว่าความสำเร็จเป็นอย่างไร และสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและจัดการความคาดหวังเหล่านั้น ไม่เช่นนั้นจะมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่รู้สึกว่าโครงการล้มเหลวโดยไม่คำนึงถึงงบประมาณ กำหนดการ และขอบเขตเป้าหมาย

อีกแง่มุมหนึ่งของความสำเร็จในการจัดการโครงการคือคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ส่งมอบ ใครจะสนล่ะถ้าคุณสร้างวิดเจ็ตที่ไม่ทำงานแต่ส่งตรงเวลาและภายในงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ คุณต้องจัดการคุณภาพและอย่ามองข้ามประโยชน์ที่เป็นเป้าหมายหลักและวัตถุประสงค์ของโครงการ

ไม่ได้หมายความว่าการกำหนดความสำเร็จในการจัดการโครงการเป็นเรื่องง่าย มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาและบางส่วนไม่สามารถประเมินได้จนกว่าโครงการจะปิดตัวลงเป็นเวลานาน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะเข้าใจความสำเร็จของโครงการและความสำเร็จในการจัดการโครงการไม่เหมือนกัน

วิธีประเมินความสำเร็จของการบริหารโครงการ

ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับว่าโครงการได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใดในขณะที่บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ จากที่กล่าวมา มีตัวชี้วัดหกตัวที่ใช้วัดความสำเร็จของโครงการใดๆ:

1. ขอบเขต: บรรลุผลตามเป้าหมายของโครงการ
2. กำหนดการ: ตรงตามกำหนดเวลา รวมถึงเหตุการณ์สำคัญทั้งหมด
3. งบประมาณ: ส่งมอบโครงการตามจำนวนเงินที่ตกลงกันไว้
4. ความพึงพอใจของทีม: ทำให้แน่ใจว่าทีมรู้สึกพึงพอใจกับโครงการ
5. ความพึงพอใจของลูกค้า: รับการตอบรับเชิงบวกจากลูกค้า ผู้สนับสนุน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และอื่นๆ
6. คุณภาพ: บรรลุความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สิ่งที่ยอดเยี่ยมในการกำหนดเกณฑ์ความสำเร็จของโครงการคือ ไม่เพียงแต่นำคุณไปสู่โครงการที่ประสบความสำเร็จ แต่ยังช่วยโครงการในอนาคตอีกด้วย การใช้เกณฑ์ความสำเร็จยังถูกมองว่าเป็นการฝึกฝนเพื่อพัฒนาอย่างต่อเนื่องโดยการเรียนรู้จากประสบการณ์

เกณฑ์ความสำเร็จของโครงการคืออะไร?

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น เกณฑ์ความสำเร็จของโครงการและความสำเร็จในการจัดการโครงการมีความแตกต่างกันเล็กน้อย แม้แต่ความแตกต่างเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร โครงการต่อโครงการ และแม้แต่ทีมต่อทีม แต่โดยพื้นฐานแล้ว เรากำลังเผชิญกับความสำเร็จสองประเภท

ประเภทแรกเกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ เป็นทั้งเกี่ยวกับการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจขององค์กร ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการประชุมปกติ การตรวจสอบโครงการ การประชุมตามตารางเวลาและกำหนดเวลา ตลอดจนถึงคุณภาพที่คาดหวังสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

ประเภทที่สองเกี่ยวข้องกับสิ่งที่ส่งมอบ เมื่อวัดความสำเร็จประเภทนี้ ให้จดจ่ออยู่กับสิ่งที่โครงการสัญญาว่าจะทำให้สำเร็จ คุณต้องการบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ระบุไว้ในกรณีธุรกิจของโครงการ เช่น การรับผลิตภัณฑ์หรือบริการไปยังผู้ใช้ และตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้า เป็นต้น

เกณฑ์ความสำเร็จสามประการสำหรับโครงการคืออะไร

เกณฑ์ความสำเร็จสามประการสำหรับโครงการคือต้นทุน ขอบเขต และเวลา (ข้อจำกัดสามประการ) แม้ว่ารายละเอียดอาจแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม บริษัท หรือวัตถุประสงค์ของโครงการ ความสำเร็จจะอยู่หรือตายจากปัจจัยทั้งสามนี้

หากคุณสามารถส่งมอบโครงการตรงเวลา ภายในงบประมาณ และบรรลุขอบเขตตามที่กำหนดไว้ในเอกสารโครงการ นั่นคือความสำเร็จ แต่อย่างที่เราได้เรียนรู้ มักมีความเกี่ยวข้องมากกว่า และเป็นการดีกว่าที่จะเจาะจงให้มากขึ้น

ตัวอย่างเช่น ไม่ใช่แค่การนำโครงการเข้ามาหรือต่ำกว่างบประมาณเท่านั้น แต่ยังสร้างมูลค่าให้กับการลงทุนและเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย เป็นการดีที่สุดที่จะกำหนดว่าต้นทุน ขอบเขต และเวลามีความหมายอะไรนอกเหนือจากแนวคิดทั่วไป เพื่อให้เข้าใจถึงสิ่งที่เป็นโครงการที่ประสบความสำเร็จได้ดีขึ้น

สามสิ่งที่ต้องคำนึงถึงเมื่อติดตามความสำเร็จ

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับความสำเร็จของการจัดการโครงการในแบบนามธรรม แม้ว่าการกำหนดเกณฑ์ความสำเร็จของโครงการเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็ไม่ได้พูดถึงสิ่งที่ต้องทำเพื่อช่วยให้ประสบความสำเร็จไปด้วย มาพูดถึงกฎเกณฑ์บางประการเพื่อให้โครงการอยู่บนเส้นทางสู่ความสำเร็จ:

1. เหตุการณ์สำคัญ

การกำหนดเหตุการณ์สำคัญ ซึ่งเป็นวันสำคัญใดๆ ในโครงการ ทำให้โครงการสามารถจัดการได้มากขึ้น วิธีที่ชัดเจนที่สุดในการกำหนดเหตุการณ์สำคัญคือการทำเครื่องหมายจุดสิ้นสุดของระยะใดๆ และจุดเริ่มต้นของขั้นตอนถัดไป การทำการทดสอบประเมินผลหลังจากแต่ละช่วง คุณสามารถดูได้ว่าคุณมีความคืบหน้าตามแผนที่วางไว้หรือไม่ สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยในการติดตามเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจให้กับทีมเมื่อพวกเขาเสร็จสิ้นขั้นตอนสำคัญของโครงการ ทีมที่มีความสุขคือทีมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น ซึ่งเป็นตัวบ่งชี้ความสำเร็จของการจัดการโครงการ

2. การสื่อสาร

การสื่อสารทำให้ล้อขับเคลื่อนในทุกแง่มุมของการจัดการโครงการ การมีแผนการสื่อสารเมื่อเริ่มโครงการเป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งการสื่อสารระหว่างสมาชิกโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีประสิทธิผลมากเท่าใด ปัญหาก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้นที่ทำให้เกิดความล่าช้า การเปิดช่องทางการสื่อสารให้เป็นกุญแจสำคัญ แต่การใช้รายงานเพื่อสื่อสารข้อมูลโครงการที่สำคัญก็เช่นกัน ใช้รายงานสถานะเพื่อตรวจสอบข้อจำกัดสามเท่าในแบบเรียลไทม์และติดตามความคืบหน้าจริงกับความคืบหน้าตามแผน

3. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบไดนามิกมีเครื่องมือในการตั้งค่าเหตุการณ์สำคัญและส่งเสริมการทำงานร่วมกันซึ่งสมาชิกในทีมสามารถติดต่อกันได้ การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับโครงการ ซึ่งเป็นคำจำกัดความของความสำเร็จในการจัดการโครงการ

ProjectManager ส่งมอบความสำเร็จของโครงการอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ที่ส่งข้อมูลตามเวลาจริงเพื่อให้คุณติดตามได้โดยการตัดสินใจที่ดีขึ้น การติดตามโครงการของคุณมีความสำคัญพอๆ กับการกำหนดเกณฑ์ความสำเร็จของโครงการ การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยให้คุณมีเครื่องมือในการทราบว่าคุณกำลังบรรลุถึงพื้นฐานสำหรับโครงการหรือไม่

มีหลายวิธีที่คุณสามารถดูว่าโครงการของคุณมีประสิทธิภาพเป็นอย่างไร รับมุมมองระดับสูงด้วยแดชบอร์ดแบบสด ซึ่งจะคำนวณข้อมูลจากรายงานสถานะของทีมของคุณโดยอัตโนมัติ และอัปเดตแผนภูมิและกราฟที่อ่านง่ายตรงเวลา ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ

เจาะลึกข้อมูลด้วยการรายงานเพียงคลิกเดียวเกี่ยวกับความแปรปรวนของโครงการ ปริมาณงาน และอื่นๆ สามารถกรองรายงานเพื่อแสดงเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการดู แล้วแชร์เพื่ออัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การรักษาทีมของคุณให้มีความสุขและมีประสิทธิผลเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จในการจัดการโครงการ คุณลักษณะการจัดการทรัพยากรของเราประกอบด้วยแผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีซึ่งแสดงจำนวนงานที่สมาชิกในทีมแต่ละคนได้รับมอบหมาย หากบางส่วนได้รับการจัดสรรโดยรวม ให้จัดสรรทรัพยากรใหม่ทันทีจากหน้าเดียวกัน

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับโครงการของคุณเพื่อช่วยให้สำเร็จลุล่วง ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมในขณะที่มอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันให้กับทีมของคุณได้ดียิ่งขึ้น เข้าร่วมกับทีมและองค์กรหลายหมื่นคน เช่น NASA, US Postal Service และ Bank of America ที่กำลังส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จด้วยเครื่องมือของเราและทดลองใช้งานฟรี 30 วันนี้