การใช้การจัดการมูลค่าที่ได้รับเพื่อวัดประสิทธิภาพของโครงการ

การจัดการโครงการเริ่มต้นด้วยแผน ซึ่งเป็นแผนที่เป็นนามธรรมจนกว่าจะมีการดำเนินการ แต่การดำเนินโครงการนั้นตาบอดโดยไม่มีวิธีวัดความคืบหน้าและประสิทธิภาพ ขั้นแรกคุณต้องมีพื้นฐานโครงการเพื่อที่จะรวบรวมแผนนั้นและเปรียบเทียบกับความคืบหน้าที่แท้จริงของคุณ นี้ช่วยให้คุณเห็นว่าคุณอยู่ที่ไหน

เมื่อคุณตั้งค่าพื้นฐานแล้ว มีเทคนิคมากมายที่สามารถช่วยจัดการประสิทธิภาพได้ การจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) เป็นเทคนิคหนึ่งที่ในระบบบูรณาการเดียว สามารถคาดการณ์ปัญหาได้อย่างแม่นยำ เพื่อให้คุณสามารถจัดการประสิทธิภาพของโครงการได้ดียิ่งขึ้น

การจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) คืออะไร?

ตามที่ระบุไว้ EVM เป็นเทคนิคที่ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อติดตามประสิทธิภาพของโครงการเทียบกับพื้นฐานโครงการ บ่อยครั้งความคืบหน้าของโครงการถูกมองว่าเป็นงานที่ช้าหรือช้ากว่ากำหนดและเกินหรือต่ำกว่างบประมาณ อย่างไรก็ตาม จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณมาเร็วกว่ากำหนด แต่ค่าใช้จ่ายสูงกว่างบประมาณที่คุณวางแผนไว้ล่ะ หรือจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณมาช้ากว่ากำหนด แต่ค่าใช้จ่ายต่ำกว่าที่คุณคำนวณครั้งแรก

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณในการวิเคราะห์ความแปรปรวน ProjectManager มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่รวบรวมข้อมูลสดและคำนวณการวิเคราะห์ความแปรปรวนสำหรับคุณโดยอัตโนมัติ ผลลัพธ์จะแสดงบนแผนภูมิที่มีสีสันซึ่งแสดงถึงความแปรปรวนของต้นทุน ความแปรปรวนของกำหนดการ และอื่นๆ แถมยังไม่ต้องตั้งค่าใดๆ! การตรวจสอบเมตริกโครงการทั้ง 6 รายการที่แสดงบนแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์คือวิธีที่คุณติดตามโครงการของคุณในขณะที่เผยแพร่ เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้

การรู้คุณค่าที่ได้รับจะช่วยให้มีข้อมูลที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับโครงการของคุณ และเมื่อเรียนรู้เกี่ยวกับคุณค่าที่ได้รับ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่ามีสามคำที่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งแต่ละคำมีความแตกต่างกันเล็กน้อย

1. การ วิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับ (EVA): เทคนิคการจัดการโครงการนี้เป็นเชิงปริมาณ ประเมินประสิทธิภาพของโครงการโดยหาผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ของโครงการ โดยเปรียบเทียบความคืบหน้าและงบประมาณของงานที่วางแผนไว้กับต้นทุนจริง
2. การจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM): วิธีการนี้วัดประสิทธิภาพของโครงการด้วยกำหนดการและงบประมาณแบบบูรณาการ ซึ่งยึดตามโครงสร้างการแบ่งงานของโครงการ (WBS)
3. Earned Value Management System (EVMS): นี่คือชุดเครื่องมือ เทมเพลต กระบวนการและขั้นตอนที่องค์กรใช้ในการทำ EVM

แนวคิดหลักในการจัดการมูลค่าที่ได้รับ

การวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับจากพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพคือวิธีที่คุณสามารถเปรียบเทียบแผนโครงการของคุณกับการดำเนินโครงการของคุณ สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการโครงการสามารถตอบคำถามสามข้อ: เราอยู่ที่ไหน ตอนนี้เราอยู่ที่ไหน และเรากำลังจะไปที่ไหน สิ่งนี้ต้องการการเข้าถึงจุดข้อมูลต่อไปนี้

มูลค่าตามแผน (PV)

มูลค่าตามแผนคือตำแหน่งที่งานโครงการของคุณควรอยู่ที่จุดเฉพาะในกำหนดการโครงการและการประมาณต้นทุน ค่าทั้งสองนี้เป็นมูลค่าตามแผนซึ่งคุณคาดว่าจะอยู่ภายในรอบระยะเวลาการรายงานปัจจุบัน ค่านี้สามารถสะสมหรือปัจจุบันก็ได้ แบบแรกคืองบประมาณที่ได้รับอนุมัติสำหรับกิจกรรมที่วางแผนไว้ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะต้องทำตลอดทั้งโครงการ ส่วนหลังคืองบประมาณที่ได้รับอนุมัติสำหรับกิจกรรมที่วางแผนไว้เหล่านั้นซึ่งดำเนินการในช่วงเวลาที่กำหนดของโครงการ ไม่ว่าจะเป็นวัน สัปดาห์หรือเดือน

มูลค่าตามแผน (PV) = % ของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ (ตามแผน) * งบประมาณโครงการ

ต้นทุนจริง (AC)

นี่คือต้นทุนจริงของงานที่เสร็จสมบูรณ์ในช่วงเวลาโครงการหนึ่งๆ มูลค่าหมายถึงสิ่งที่ใช้ไปไม่ว่าจะสะสมหรือในปัจจุบัน นั่นคือต้นทุนจริงสำหรับงานที่ทำจนถึงจุดที่มีการคำนวณหรือในช่วงวัน สัปดาห์หรือเดือนที่กำหนด

ต้นทุนจริง (AC) = ต้นทุนจริงจนถึงปัจจุบัน

มูลค่าที่ได้รับ (EV)

นี่คือการวัดมูลค่าของงานที่ทำจนถึงวันที่กำหนดในโครงการ มูลค่าสะสมที่ได้รับคือผลรวมของงบประมาณทั่วทั้งโครงการจนถึงวันที่คำนวณ ในขณะที่มูลค่าที่ได้รับในปัจจุบันจะดำเนินการในช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น

มูลค่าที่ได้รับ = % ของงานที่เสร็จแล้ว * BAC (งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น)

คุณคำนวณการจัดการมูลค่าที่ได้รับอย่างไร

ตอนนี้เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับแนวคิดพื้นฐานของ EVM แล้ว มาเรียนรู้วิธีคำนวณการจัดการมูลค่าที่ได้รับกัน ในการดำเนินการดังกล่าว เราจะใช้สูตรการจัดการมูลค่าที่ได้รับอย่างง่าย ซึ่งอธิบายไว้ด้านล่าง

สูตรการจัดการมูลค่าที่ได้รับ

มีการคำนวณที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายเพื่อดำเนินการ EVM สูตร EVM สามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม: ดัชนีประสิทธิภาพและสูตรวิเคราะห์ความแปรปรวน นี่คือ:

ความแปรปรวนของกำหนดการ (SV)

ความแปรปรวนของกำหนดการเป็นวิธีหนึ่งสำหรับผู้จัดการโครงการในการค้นหาว่าพวกเขาอยู่ในโครงการมากน้อยเพียงใด สูตรที่จะคิดออกมีดังนี้

ความแปรปรวนของกำหนดการ (SV) = มูลค่าที่ได้รับ (EV) – มูลค่าตามแผน (PV)

ผลต่างต้นทุน (CV)

ผลต่างต้นทุนคือความแตกต่างระหว่างต้นทุนจริงของโครงการ ณ จุดนั้นที่คำนวณเทียบกับต้นทุนงบประมาณที่วางแผนไว้สำหรับช่วงเวลานั้นในแผนโครงการ สูตรอยู่ด้านล่าง

ผลต่างต้นทุน (CV) = มูลค่าที่ได้รับ (EV) – ต้นทุนจริง (AC)

ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ (SPI)

ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการเป็นส่วนย่อยของ EVM ซึ่งแสดงว่าโปรเจ็กต์มาช้าหรือช้ากว่ากำหนด จะคำนวณอัตราส่วนของงานที่ทำกับงานที่กำหนดเวลาไว้ สูตรสำหรับสิ่งนี้มีดังนี้

ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ (SPI) = มูลค่าที่ได้รับ (EV) / มูลค่าตามแผน (PV)

การคำนวณดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการเกี่ยวข้องกับการหาร EV ด้วย PV เพื่อวัดความคืบหน้าที่ทำได้เทียบกับตำแหน่งที่คุณคาดว่าจะก้าวหน้า ณ จุดใดจุดหนึ่ง หากคุณได้ค่าน้อยกว่า 1.0 แสดงว่าคุณทำงานน้อยกว่าที่คาดการณ์ไว้สำหรับจุดนี้ แม้ว่าค่าที่มากกว่า 1.0 หมายความว่าคุณทำสำเร็จมากกว่าที่วางแผนไว้

ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI)

ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุนวัดประสิทธิภาพของต้นทุนในโครงการ โดยแสดงในอัตราส่วนของมูลค่าที่ได้รับต่อต้นทุนจริง

ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) = มูลค่าที่ได้รับ (EV) / ต้นทุนจริง (AC)

สำหรับการคำนวณนี้ คุณหาร EV ด้วยไฟฟ้ากระแสสลับเพื่อวัดมูลค่าของงานที่เสร็จสมบูรณ์กับต้นทุนจริง อีกครั้ง หากคุณไปถึงตัวเลขที่น้อยกว่า 1.0 ค่าใช้จ่ายของคุณจะสูงกว่างบประมาณที่ตั้งไว้ ตัวเลขที่มากกว่า 1.0 หมายความว่าค่าใช้จ่ายน้อยกว่างบประมาณที่ตั้งไว้

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC)

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้นคือความคาดหวังในปัจจุบันว่าต้นทุนทั้งหมดจะเป็นอย่างไรสำหรับโครงการเมื่อเสร็จสิ้น

ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) = งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC) / ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI)

ด้วยการคำนวณนี้ คุณจะแบ่งงบประมาณโครงการทั้งหมดด้วยค่า CPI ที่คุณหาได้จากด้านบน

EVM นั้นยอดเยี่ยมโดยมีข้อแม้เล็กน้อย

EVM เป็นเทคนิคที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการและควบคุมโครงการของคุณได้ แต่ EVM จะไม่ช่วยแก้ปัญหาทุกอย่าง มันใช้ไม่ได้กับโปรเจ็กต์ของคุณเสมอไป และไม่ใช่กระสุนวิเศษที่สามารถเจาะปัญหาทั้งหมดของโปรเจ็กต์ได้ อันที่จริงก็มีข้อผิดพลาดบางอย่าง

คุณไม่สามารถพึ่งพาการจัดการมูลค่าที่ได้รับเพียงอย่างเดียว โปรดจำไว้ว่า เป็นเพียงการคำนวณจุดข้อมูลวัตถุประสงค์เพียงจุดเดียว มูลค่าที่ได้รับจากโครงการของคุณสามารถเปลี่ยนแปลงและเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว โดยปกติ ต้นทุนและความคืบหน้าจะไม่ค่อยสะท้อนให้เห็นในโครงการจริง เช่นเดียวกับเมื่อคุณดำเนินโครงการ ดังนั้น EVM จึงทำหน้าที่เป็นตัวป้องกันและให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ วิธีที่ดีที่สุดคือทำการคำนวณเหล่านี้เป็นรายเดือนหรือบ่อยกว่านั้นหากโครงการของคุณมีระยะเวลาสั้นลง

EVM ไม่รับรองคุณภาพ

มีบางสิ่งที่ EVM ไม่มีหน้าต่างให้ดู เช่น ความพึงพอใจของลูกค้าและคุณภาพของโครงการ ประสิทธิภาพของโครงการที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยสำคัญ เช่น กำหนดการและงบประมาณจะถูกติดตามด้วย EVM แต่โครงการที่ประสบความสำเร็จไม่ได้เป็นเพียงโครงการที่นำเข้ามาตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณเท่านั้น หากลูกค้าของคุณไม่พึงพอใจหรือโครงการหรือคุณภาพการบริการไม่ดี ย่อมมีปัญหาใหญ่โดยไม่คำนึงถึงกำหนดเวลาการประชุมและความต้องการด้านงบประมาณ

หากไม่มีข้อมูลที่ถูกต้อง EVM ก็ไร้ประโยชน์

หากคุณไม่ได้รวมต้นทุนจริงทั้งหมดในการคำนวณของคุณ ผลลัพธ์ของคุณจะไม่สะท้อนถึงความคืบหน้าหรือประสิทธิภาพของโครงการอย่างถูกต้อง หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์ที่ทำการคำนวณเหล่านี้โดยอัตโนมัติ คุณจะต้องระมัดระวังเป็นสองเท่า เนื่องจากซอฟต์แวร์อาจมองข้ามข้อมูลที่สำคัญและให้ผลลัพธ์ที่ทำให้คุณเข้าใจผิด

EVM ต้องการบริบท

สุดท้าย อย่าเพิ่งส่งตัวเลขให้กับลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือใครก็ตามที่คุณรายงานด้วย พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่าตัวเลขเหล่านั้นหมายถึงอะไรและคุณกำลังใช้งานอย่างไร ชัดเจนในภาษาของคุณและหลีกเลี่ยงศัพท์แสง คุณรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร แต่สิ่งสำคัญคือคนที่คุณกำลังพูดด้วยจะเข้าใจเช่นกัน อย่าโง่ลงแน่นอน เพียงแค่พูดให้ชัดเจนและเรียบง่าย ความสามารถในการสื่อสาร EVM อย่างมีประสิทธิภาพมีความสำคัญพอๆ กับความสามารถในการคำนวณ

วัดประสิทธิภาพด้วย ProjectManager

การคำนวณประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาโครงการให้เป็นไปตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณ แต่ถ้าคุณไม่มีเครื่องคิดเลขล่ะ อย่างจริงจัง เป็นงานที่ต้องใช้เวลามากในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนั้นและการคำนวณแต่ละสมการ แม้จะสำคัญ แต่ก็ดึงคุณออกจากปัญหาสำคัญอื่นๆ และทำงานอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายมาก!

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจะบีบอัดข้อมูลในแบบเรียลไทม์โดยอัตโนมัติเพื่อส่งข้อมูลที่คุณต้องการและติดตามประสิทธิภาพของโครงการของคุณ ทุกครั้งที่สมาชิกในทีมอัปเดตสถานะของตน ข้อมูลนั้นจะถูกแชร์ทั่วทั้งซอฟต์แวร์ของเรา ช่วยให้คุณตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

ติดตามงานของคุณด้วยรายงานเพียงคลิกเดียว

หากต้องการเจาะลึกข้อมูลมากกว่าแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ให้ใช้รายงานแบบคลิกเดียว คุณสามารถสร้างรายงานสถานะและพอร์ตโฟลิโอ ตลอดจนรายงานต้นทุน เวลา ปริมาณงาน และอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ คุณยังสามารถกรองรายงานแต่ละฉบับได้อย่างง่ายดายเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณสนใจ จากนั้นแชร์รายงานเป็นไฟล์แนบ PDF หรือแม้แต่พิมพ์ออกมาเพื่อนำเสนอผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและอัปเดตให้ทุกคนทราบ

หากคุณสังเกตเห็นความคลาดเคลื่อนและต้องการเจาะลึกเพื่อค้นหาว่าปัญหาคืออะไร เรามีคุณลักษณะการรายงานที่ละเอียด คุณสามารถกรองผลลัพธ์ของรายงานเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ นอกจากนี้ยังสามารถแชร์รายงานเหล่านี้ได้ ดังนั้นหากคุณเพียงแค่ติดตามความคืบหน้าในการนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ เราก็มีให้คุณ

เห็นภาพความคืบหน้าของโครงการ

เนื่องจากซอฟต์แวร์ของเรามีการอัปเดตอยู่ตลอดเวลา คุณจึงสามารถติดตามโครงการของคุณได้จากหลายๆ จุด ตัวอย่างเช่น แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราเหมาะสำหรับการวางแผนและกำหนดเวลาโครงการของคุณ แต่ก็มีคุณลักษณะการตรวจสอบด้วย แถบระยะเวลาที่เชื่อมโยงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดกับงานในไทม์ไลน์ของโครงการจะแสดงความคืบหน้าของทีมด้วยการแชร์เพื่อระบุว่างานใกล้จะเสร็จสมบูรณ์เพียงใด

ซอฟต์แวร์ของเราทำงานร่วมกับเครื่องมือมูลค่าอื่นๆ ที่คุณได้รับ เพื่อให้คุณเห็นภาพรวมของประสิทธิภาพโครงการของคุณ ไม่เพียงเท่านั้น เรานำเสนอเครื่องมือการจัดการโครงการเต็มรูปแบบที่ทำงานร่วมกันเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณดำเนินการและตอบสนองความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซอฟต์แวร์ของเราทำให้การรู้มูลค่าที่คุณได้รับง่ายขึ้น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่ทำให้การวัดความคืบหน้าและการดำเนินการ EVM เป็นเรื่องง่าย ด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ เมตริกของโปรเจ็กต์จะถูกคำนวณทันทีด้วยข้อมูลสด และนำเสนอในรูปแบบแผนภูมิและกราฟที่อ่านง่าย ซึ่งสามารถแชร์ด้วยการกดแป้นพิมพ์ ลองด้วยตัวคุณเองด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้