ยูทิลิตี้และความยินยอมที่ได้รับการบอกกล่าว - “กุญแจ” ในการดำเนินนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ระเบียบข้อบังคับและความต้องการที่เพิ่มขึ้นในการให้ความชัดเจนเกี่ยวกับข้อมูลผู้ใช้ ได้บังคับให้องค์กรต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงและมักจะยุ่งยาก

แม้ว่าข้อกำหนดและมาตรฐานของข้อมูลมักจะดูเป็นภาระ แต่การดำเนินการตามนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลก็สามารถทำได้อย่างราบรื่น Max Kirby ผู้อำนวยการฝ่าย Digital Identity & Cloud Solutions ของ Publicis Sapient กล่าว

“เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่เข้าใจได้อย่างเหมาะสมในฐานะตัวเปิดใช้งาน” เขากล่าว “ถ้าคุณคิดเกี่ยวกับข้อมูลผ่านเลนส์ของข้อมูล มันจะง่ายกว่าที่จะคิดออกว่าเทคโนโลยีใดที่คุณต้องการเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวของข้อมูล”

สำหรับเคอร์บี้ เทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถช่วยให้องค์กรเชื่อมต่อนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลกับมูลค่าที่พวกเขามอบให้กับลูกค้าและนำความโปร่งใสมาสู่ส่วนหน้า ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญในการมีส่วนร่วมกับเจ้าของภาษาดิจิทัล เขากล่าว

แต่การเปลี่ยนจากการปฏิบัติต่อลูกค้าเป็นประเด็นเป็นเรื่องเป็นงานหนักสำหรับบริษัท แบบฝึกหัดนั้นเองต้องการการระบุลูกค้าเป็นรายบุคคลโดยการรวบรวมข้อมูลจำนวนมาก นี่เป็นวิธีเดียวที่จะทำให้การเดินทางของลูกค้าเป็นส่วนตัวได้ แต่สิ่งนี้ยังเน้นย้ำถึงความจำเป็นในการรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยและรักษาความเป็นส่วนตัวของลูกค้า

“ปริมาณข้อมูลที่คุณมีเป็นสัดส่วนกับความรับผิดต่อความเป็นส่วนตัวที่อาจเกิดขึ้นของคุณ” เคอร์บี้อธิบาย “บริษัทที่มีข้อมูลลูกค้าจำนวนมากที่ใช้อยู่ในปัจจุบันมีจุดบกพร่องมากกว่าบริษัทที่ไม่มีข้อมูล”

เพื่อจัดการกับความกังวลของผู้บริโภคเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว แพลตฟอร์มขนาดใหญ่มักจะใช้คำเช่น "ความไว้วางใจ" และ "ความปลอดภัย" ซึ่งสามารถย้อนกลับมาได้ เมื่อคุณพูดถึงคำว่า "ความเป็นส่วนตัว" ผู้คนเริ่มกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล ความเป็นส่วนตัวบ่งบอกว่า “เทคโนโลยีขนาดใหญ่” กำลังดูอยู่และข้อมูลนั้นมีความเสี่ยง

คำตอบของภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกนี้คือความโปร่งใสที่ส่งเสริมความไว้วางใจ หากผู้บริโภคเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าองค์กรกำลังทำอะไรกับข้อมูลของพวกเขา มีข้อบ่งชี้ที่ชัดเจนว่าพวกเขาจะไว้วางใจองค์กรนั้นมากขึ้นและมีแนวโน้มที่จะแบ่งปันข้อมูลของตนมากขึ้น

บริษัทต่างๆ สร้างความเชื่อถือนั้นด้วยการสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่ครอบคลุมซึ่งผสมผสานเทคโนโลยีและความโปร่งใสเข้าด้วยกัน และนำหลายทีมมารวมกัน การค้นหากลุ่มคนที่ใช่ซึ่งมีความเชี่ยวชาญด้านกฎหมายความเป็นส่วนตัว การตลาด และเทคโนโลยีเป็นกุญแจสำคัญ แต่ก็เป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่เช่นกัน

Kirby นิยามสิ่งนี้ว่าเป็นปัญหาของ “Digital Hybridity”

“บริษัทส่วนใหญ่ไม่มีบุคลากรที่มีทักษะในการจัดการทุกอย่างที่ต้องคำนึงถึงนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในฐานะปัจเจกบุคคล คนในการตลาดไม่มีพื้นฐานทางเทคนิค คนในเทคโนโลยีไม่มีพื้นฐานนโยบาย พวกนโยบายไม่มีพื้นฐานทางการตลาด” เคอร์บี้กล่าว

ไม่มีคำตอบง่ายๆ ในการแก้ปัญหาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลสำหรับบริษัทต่างๆ แต่ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ Kirby ใช้เมื่อเขาทำงานกับลูกค้าที่ Publicis Sapient:

การแก้ปัญหาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ในการแก้ไขปัญหาความเป็นลูกผสม (หรือขาดสิ่งนี้) บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องสร้างทีมความเป็นส่วนตัวที่ประกอบด้วย CMO, CTO และ CIO พร้อมด้วย Chief Privacy Officer (หรือผู้ที่มีปริญญาด้านกฎหมาย) ที่เข้าใจกฎหมายความเป็นส่วนตัว

ทีมความเป็นส่วนตัวควรประกอบด้วยผู้นำที่มีทักษะแบบผสมผสาน รวมถึงสมาชิกในทีมที่เป็นตัวแทนของความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ไม่ว่าจะเป็นการตลาดหรือการเก็บรวบรวมข้อมูล หรือกฎหมายความเป็นส่วนตัว

ต่อไปนี้คือรายการตรวจสอบสิ่งที่บริษัทควรพิจารณาเมื่อนำนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ:

เข้าใจหลักการของกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ความเข้าใจในกฎหมายความเป็นส่วนตัว (เช่น GDPR และที่อื่นๆ) เป็นกุญแจสำคัญในการพัฒนานโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่ใช้งานได้

“กฎหมายเป็นเป้าหมายที่เคลื่อนไหว” เคอร์บี้กล่าว “โดยไม่คำนึงถึงการปรากฏเฉพาะของกฎหมายความเป็นส่วนตัวหรือวิธีจัดการการเลือกเข้าร่วมหรือปฏิเสธการเข้าร่วม สิ่งที่คุณพูดถึงคือหลักการของการรับทราบและให้ความยินยอม “ผู้รู้” เป็นสิ่งสำคัญ หากคุณสามารถปรับทิศทางธุรกิจของคุณได้ คุณก็จะเป็นเครื่องพิสูจน์ในอนาคต”

รวมชุดข้อมูลกับข้อมูลประจำตัวเดียว

Kirby เน้นย้ำถึงความสำคัญของการขจัดข้อมูลออกจากฐานข้อมูล เมื่อพูดถึงความเป็นส่วนตัวและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูล บริษัทจำเป็นต้องรวมข้อมูลของตนไว้ในที่เดียว เพื่อให้แน่ใจว่า ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับเลือกไม่ คุณสามารถเติมข้อมูลนั้นทั่วทั้งองค์กรของคุณ

“กฎหมายไม่สนใจว่าคุณมีฐานข้อมูลหรือระบบที่แตกต่างกันสองฐานข้อมูลหรือไม่” เคอร์บี้กล่าว

ทำให้เทคโนโลยีของคุณมีความยืดหยุ่น

การใช้เทคโนโลยีที่ยืดหยุ่นทำให้แน่ใจได้ว่าคุณสามารถปรับเปลี่ยนระบบและโครงสร้างพื้นฐานของคุณได้อย่างง่ายดาย โดยจะเปลี่ยนแปลงไปตามกฎหมายที่เปลี่ยนแปลง ย้ำอีกครั้งว่าเนื่องจากกฎหมายอาจเปลี่ยนแปลงได้บ่อยครั้งตามรูปแบบ สิ่งสำคัญคือต้องวางแนวทางความเป็นส่วนตัวของคุณบนพื้นฐานที่กฎหมายกำหนดไว้

สร้างกรณีการใช้ข้อมูลก่อน

หากข้อมูลอยู่ในฐานข้อมูลโดยไม่ได้ใช้งาน ข้อมูลนั้นจะล้าสมัยอย่างรวดเร็ว

“คุณต้องใช้ข้อมูลเพื่อทำความสะอาด” เคอร์บี้อธิบาย “ความพยายามด้านสุขอนามัยของข้อมูลจะไม่สมบูรณ์หากไม่มีกรณีการใช้งานที่สรุปว่าคุณจะใช้งานข้อมูลเพื่อทำอะไร นั่นเป็นวิธีที่คุณเข้าใจว่าข้อมูลนั้นถูกต้องและแม่นยำหรือไม่ ความเป็นส่วนตัวเพื่อให้แน่ใจว่าทำถูกต้องสามารถปฏิบัติตามยูทิลิตี้ที่เกี่ยวข้องได้”

อธิบายข้อมูลด้วยวิดีโอ

คนส่วนใหญ่รู้ไม่มากนักเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัททำกับข้อมูลของพวกเขา และพวกเราน้อยมากที่อ่านข้อกำหนดและเงื่อนไข

“คำตอบสำหรับเรื่องนี้” เคอร์บี้กล่าว “คือวิดีโอ” สร้างวิดีโอคำอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่คุณใช้ข้อมูลเพื่อเป็นวิธีทันทีเพื่อช่วยให้ผู้บริโภคเข้าใจนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลขององค์กรของคุณและวิธีการใช้ข้อมูลของพวกเขา

ความโปร่งใส จริยธรรม และความไว้วางใจ

มีสิ่งหนึ่งที่เชื่อมโยงกลยุทธ์ข้างต้นเข้าด้วยกัน—ความโปร่งใส เคอร์บี้กล่าวว่า “เป้าหมายคือผู้ใช้มีโอกาสที่จะรู้ในขณะที่รวบรวม ในขณะที่ใช้งาน และในขณะที่แบ่งปัน ข้อมูลใดที่คุณกำลังรวบรวม สาเหตุ และวิธีที่คุณจะไป ใช้หรือแบ่งปัน” เมื่อผู้คนเข้าใจว่าบริษัทรวบรวมและใช้ข้อมูลอย่างไร (เพื่อการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ การโฆษณา ฯลฯ) ความเป็นส่วนตัวจะแยกออกไม่ได้ด้วยจริยธรรมและความไว้วางใจ นั่นคือเหตุผลที่ความโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญ

เทคโนโลยีเป็นความลับในการดำเนินการนโยบายความเป็นส่วนตัว

Publicis Sapient ทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อเปิดรับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจโดยใช้เทคโนโลยีเป็นตัวขับเคลื่อนหลักในการเปลี่ยนแปลง พวกเขาทำงานร่วมกับลูกค้าในระดับอุตสาหกรรมเพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าพวกเขาสามารถใช้เทคโนโลยีและวิธีการทำงานกับข้อมูลและอำนวยความสะดวกในการนำนโยบายความเป็นส่วนตัวไปใช้ได้อย่างไร

“API เครื่องมือการจัดการความยินยอม และแพลตฟอร์มข้อมูลลูกค้าสามารถช่วยองค์กรในการนำนโยบายความเป็นส่วนตัวไปใช้โดยการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ” Kirby อธิบาย

ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มการจัดการคำยินยอมช่วยให้องค์กรสามารถจัดการการเลือกไม่ใช้ในหลายช่องทาง แพลตฟอร์มข้อมูลลูกค้าจะรวมข้อมูลเข้ากับข้อมูลประจำตัวหลักเดียว API อำนวยความสะดวกในการแบ่งปันและการเข้าถึงข้อมูลภายในและภายนอก

สุดท้ายนี้ มาตรฐานการทำงานร่วมกันซึ่งรวมถึง Open Data Initiative ซึ่งให้มุมมองข้อมูลของบริษัทแบบครอบคลุมในมุมมองเดียวและ Cloud Information Model ซึ่งเป็นแบบจำลองข้อมูลแบบไม่เชื่อเรื่องพระเจ้าของแอปพลิเคชัน เป็นความพยายามในการทำให้การแบ่งปันข้อมูลง่ายขึ้นโดยการจัดโครงสร้างในลักษณะเดียวกันในหลายบริษัทและ แพลตฟอร์ม

“ที่สุดท้ายเมื่อพูดถึงความเป็นส่วนตัวจะสั่นคลอนเมื่อผู้บริโภคที่เป็นเจ้าของระบบดิจิทัลเข้ายึดครอง” เคอร์บีกล่าวเสริม “การวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่ามีคนให้ความสนใจมากขึ้นทุกปี”

เพื่อให้เข้าใจถึงสิ่งที่ผู้คนรู้ รู้สึก และต้องการมากขึ้นในการเก็บรวบรวมข้อมูลขององค์กร ให้ดูที่การสำรวจการรวบรวมและยินยอมของ Publicis Sapient ที่นี่