การจัดการผู้ขาย: คู่มือฉบับย่อ

องค์กรต้องการทรัพยากรเพื่อดำเนินโครงการ ผลิตสินค้า หรือส่งมอบบริการ บริษัทส่วนใหญ่หากไม่ใช่ทุกบริษัทไม่สามารถผลิตวัตถุดิบ อุปกรณ์ หรือเครื่องจักรได้ทั้งหมด ดังนั้นพวกเขาจึงต้องจัดหาจากผู้ขาย ผู้ขายหมายถึงซัพพลายเออร์ภายนอกที่จัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็น ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ขายที่คุณทำงานด้วย การจัดการพวกเขาอาจซับซ้อนมาก นั่นคือเมื่อการจัดการผู้ขายเข้ามา

การจัดการผู้ขายคืออะไร?

การจัดการผู้ขายคือกระบวนการจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายซึ่งองค์กรได้รับวัตถุดิบ อุปกรณ์ และวัสดุสิ้นเปลืองที่จำเป็นอื่นๆ สำหรับการดำเนินงานของพวกเขา เป้าหมายหลักของการจัดการผู้ขายคือการเลือกผู้ขายและข้อกำหนดของสัญญาที่เหมาะสม เพื่อให้บริษัทสามารถรับประกันคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ลดต้นทุน และทำให้ห่วงโซ่อุปทานและกิจกรรมด้านลอจิสติกส์ทำงานได้ตามปกติ

การจัดการผู้จัดจำหน่ายครอบคลุมงานต่างๆ เช่น การค้นคว้าและการจัดหาผู้ขาย การขอใบเสนอราคา ความสามารถ คุณภาพ และเวลาตอบสนอง นอกจากนี้ยังครอบคลุมถึงการเจรจาสัญญา การจัดการความสัมพันธ์ การมอบหมายงาน การประเมินผลการปฏิบัติงาน และการจ่ายค่าตอบแทน

การจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายเป็นกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญซึ่งคุณจะต้องเฝ้าดูอย่างใกล้ชิด ProjectManager มีเครื่องมือในการวางแผน ตั้งเวลา และติดตาม เพื่อให้คุณสามารถมอบหมายงานให้กับทีมของคุณได้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรตกหล่นในระหว่างกระบวนการจัดซื้อ รับ และจัดเก็บสินค้าที่ธุรกิจของคุณต้องการเพื่อการเติบโต ใช้รายการงาน บอร์ดคัมบัง แผนภูมิแกนต์ และเครื่องมืออื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผนที่วางไว้ เริ่มต้นได้ฟรีวันนี้

กระบวนการจัดการผู้ขาย

กระบวนการจัดการผู้ขายสามารถแบ่งออกเป็นสี่ขั้นตอน:

1. กำหนดเป้าหมายทางธุรกิจ

กำหนดเป้าหมายธุรกิจของคุณให้ชัดเจนและเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (พิจารณากำหนดเป้าหมาย SMART) ในการขอความช่วยเหลือจากผู้ขายให้สำเร็จ คุณจำเป็นต้องรู้แน่ชัดว่าคุณกำลังพยายามบรรลุผลอะไร การจัดการผู้ขายยังง่ายกว่าเมื่อคุณกำหนดพารามิเตอร์ประสิทธิภาพเพื่อเปรียบเทียบ

2. เลือกผู้ขายที่ดีที่สุด

ใครเหมาะกับความต้องการของคุณและตรงกับลักษณะการทำงานของคุณ? คุณจะต้องชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียของผู้ขายทั้งหมด และพวกเขาจะมีทั้งสองอย่าง ดังนั้นขั้นตอนนี้จะต้องดำเนินการหลังจากตรวจสอบอย่างละเอียดแล้ว คุณควรใช้ใบสั่งซื้อเพื่อบันทึกราคา ปริมาณ ระยะเวลาการจัดส่ง และเงื่อนไขการชำระค่าสินค้า/บริการที่คุณสั่งซื้อ เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมายซึ่งช่วยให้แน่ใจว่าคุณและผู้ขายเข้าใจตรงกัน

3. จัดการผู้ขาย

นี่คือกิจกรรมประจำวันของการตรวจสอบประสิทธิภาพและผลผลิต เป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าเงื่อนไขของสัญญาได้รับการปฏิบัติตาม ขั้นตอนนี้ประกอบด้วยการสื่อสารจำนวนมากเพื่อเสนอการอนุมัติ การไม่อนุมัติ การเปลี่ยนแปลง คำติชม และสิ่งอื่นๆ ที่จำเป็นในการกระชับความสัมพันธ์ให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

4. บรรลุเป้าหมายอย่างสม่ำเสมอ

คุณต้องการบรรลุเป้าหมายไม่ใช่ครั้งเดียวหรือสองครั้ง แต่สม่ำเสมอตลอดความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้ขาย ซึ่งหมายถึงการจัดการผู้ขายเป็นประจำเพื่อโน้มน้าวให้พวกเขาบรรลุวัตถุประสงค์ด้านประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอ

เหตุใดการจัดการผู้ขายจึงมีความสำคัญ

การจัดการผู้ขายเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการธุรกิจ ต่อไปนี้คือประเด็นสำคัญที่ได้รับผลกระทบจากการจัดการผู้ขาย

• การจัดการห่วงโซ่อุปทาน: ห่วงโซ่อุปทานของธุรกิจเป็นกระบวนการที่ดำเนินการตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบไปจนถึงการส่งมอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายให้กับลูกค้า การจัดการผู้ขายเป็นขั้นตอนที่สำคัญในกระบวนการนี้ เนื่องจากผู้ขายจัดหาปัจจัยการผลิตที่จำเป็นซึ่งบริษัทต้องการเพื่อดำเนินการและผลิตสินค้า
• การวางแผนการผลิต: ในการผลิตผลิตภัณฑ์ บริษัทจำเป็นต้องวางแผนว่าจะประสานความพยายามของพนักงานและเพิ่มประสิทธิภาพของสายการผลิตอย่างไร กระบวนการนี้เรียกว่าการวางแผนการผลิต และการจัดการผู้ขายมีบทบาทสำคัญในการจัดหาวัสดุที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม
• การประกันและการควบคุมคุณภาพ: วัสดุที่ใช้โดยบริษัทต่างๆ ในการผลิตสินค้ามีผลกระทบโดยตรงต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย การจัดการผู้จัดจำหน่ายมีบทบาทสำคัญในการจัดหาวัสดุที่มีคุณภาพ
• การจัดการต้นทุน: การจัดการผู้ขายที่มีประสิทธิภาพช่วยให้บริษัทต่างๆ ประหยัดต้นทุนการผลิต ซึ่งมีผลกระทบโดยตรงต่อความสามารถในการทำกำไรโดยรวม ผู้ขายที่เหมาะสมจะช่วยให้บริษัทต่างๆ ประหยัดค่าใช้จ่ายในขณะที่นำเสนอวัสดุที่มีคุณภาพ
• การจัดการโลจิสติกส์: การจัดการโลจิสติกส์เป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดในการจัดการธุรกิจ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการขนส่ง การบรรจุหีบห่อ และคลังสินค้าของผลิตภัณฑ์ ในกรณีส่วนใหญ่ บริษัทจะพึ่งพาผู้ขายสำหรับกระบวนการเหล่านั้น
• ความพึงพอใจของลูกค้า: การจัดการผู้ขายมีความสำคัญต่อการรักษาระดับความพึงพอใจของลูกค้าในระดับสูง เนื่องจากวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้สำหรับการผลิตสินค้ามีผลกระทบโดยตรงต่อผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย

Insourcing กับ Outsourcing

การสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขายภายนอกเรียกว่าการจัดการผู้ขาย แต่คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเมื่อใดควรจ้างงานจากภายนอกหรือเก็บไว้ในองค์กร คุณต้องประเมินความต้องการขององค์กรและทรัพยากรที่คุณต้องใช้ในโครงการ

นี่ไม่ใช่ทางเลือกที่ง่ายเสมอไป เริ่มต้นด้วยการดูที่ทักษะหลักขององค์กรของคุณ พวกเขาตอบสนองความต้องการของโครงการของคุณหรือไม่? คุณมีทรัพยากรสำรองสำหรับการทำงานหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น งานนั้นอาจให้บริการภายในองค์กรได้ดีกว่าการทำฟาร์มเอง

อย่างไรก็ตาม หากงานเกี่ยวข้องกับระเบียบวินัยที่ไม่ได้อยู่ในบริษัทของคุณ หรือแสดงถึงทักษะที่อาจมีอยู่แต่ยังไม่พัฒนาเต็มที่ การลงทุนในการทำสัญญากับผู้ขายจะน่าสนใจยิ่งขึ้น

คำจำกัดความการจัดการผู้จัดจำหน่าย

เราได้สรุปไว้ว่าผู้ขายคือบุคคลหรือองค์กรที่ขายบริการ ผลิตภัณฑ์ หรือแรงงาน พวกเขาอาจเป็นที่ปรึกษาอิสระ บริษัทที่ปรึกษา หรือบริษัทจัดหาพนักงาน ซึ่งมักจะเรียกว่าซัพพลายเออร์

นอกจากนี้ยังมีสิ่งที่เรียกว่า Vendor on Premises (VOP) ซึ่งเป็นผู้ขายที่ตั้งร้านค้าของตนในสถานที่ประกอบธุรกิจของลูกค้า พวกเขาอาจจัดหาแรงงานด้วยตนเองหรือจากซัพพลายเออร์ภายนอก แต่ท้ายที่สุดแล้ว พวกเขาจัดการและประสานงานงานให้กับลูกค้า

ผู้ให้บริการที่มีการจัดการ (MSP) จัดการผู้ขายและวัดผลงานของพวกเขาให้ตรงตามมาตรฐานและข้อกำหนดของลูกค้า พวกเขามักจะไม่รับสมัคร แต่จะทำการวิจัยและแนะนำผู้ขายที่ดีที่สุดตามความต้องการของลูกค้า

อีกคำหนึ่งที่ใช้ในการจัดการผู้ขายคือ Employer of Record (EOR) นี่เป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้การจัดการของผู้รับเหมาอิสระง่ายขึ้น ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบ การทบทวน และปัญหาด้านการจัดการอื่นๆ

เครื่องมือการจัดการผู้ขาย

มีเครื่องมือสำหรับจัดการผู้ขาย เช่น Vendor Management System (VMS) ซึ่งเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่กระจายข้อกำหนดของงานไปยังบริษัทจัดหาพนักงาน นายหน้า บริษัทที่ปรึกษา และผู้ขายอื่นๆ ช่วยในการว่าจ้าง กระบวนการสัมภาษณ์ และกระบวนการชำระเงิน

อีกเครื่องมือหนึ่งเรียกว่าระบบการจัดการบริการตามสัญญา (CSM) ซึ่งทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ของโรงงานผลิตขนาดใหญ่เพื่อเก็บข้อมูลแบบเรียลไทม์ระหว่างผู้ขายและลูกค้า ความร่วมมือนี้ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการจับเวลาและปรับปรุงการมองเห็นต้นทุนโครงการ

บทบาทของผู้จัดการผู้ขาย

ดังนั้นบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการผู้ขายทำอะไร? ประการแรก พวกเขาทำงานร่วมกับสำนักงานการจัดการและงบประมาณเพื่อจัดการและควบคุมวัสดุสิ้นเปลือง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าต้นทุนอยู่ที่หรือต่ำกว่ามูลค่าตลาด

พวกเขายังทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์เพื่อต่อรองราคาให้อยู่ในขอบเขตของงบประมาณของบริษัทโดยที่ยังคงรักษาคุณภาพไว้ นั่นหมายถึงการขอราคาเสนอจากซัพพลายเออร์หลายรายเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำสัญญากับผู้ขายที่เหมาะสม ผู้ขายที่เหมาะสมนั้นถูกกำหนดโดยมากกว่าแค่ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่พวกเขาจัดหาให้ แต่ยังรวมถึงประวัติการทำงานและประวัติทางการเงินด้วย

เมื่อตกลงสัญญาแล้ว ผู้จัดการจะต้องติดต่อสื่อสารกับผู้ขาย ตลอดจนฝ่ายการเงินและทีมผู้บริหารของตนเองที่จะติดต่อกับผู้ขาย พวกเขายังติดตามระดับสินค้าคงคลังและมีบันทึกโดยละเอียดเพื่อติดตามการส่งมอบวัสดุสิ้นเปลืองและยืนยันการมาถึง

การทำงานกับผู้ขายอาจจำเป็นสำหรับความสำเร็จของโครงการของคุณ แต่ก็เพิ่มความซับซ้อนอีกชั้นหนึ่งในการจัดการ สิ่งที่คุณต้องมีคือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถจัดการกับข้อมูลทั้งหมดนี้ได้ ProjectManager เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์สำหรับข้อมูลที่ถูกต้องที่สุด เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะอยู่เหนืองานของผู้ขายเสมอในขณะที่พวกเขากำลังดำเนินการ ลองใช้ด้วยตัวคุณเองและดูว่าจะช่วยในการจัดการผู้ขายได้อย่างไรโดยการทดลองใช้ฟรี 30 วัน