วิธีวางแผนกิจกรรมเสมือน: รายการตรวจสอบการวางแผนกิจกรรมเสมือน

นักธุรกิจมักจะชอบพบปะกันแบบตัวต่อตัว แต่หลังจากช่วงเวลาของกิจกรรมเสมือนจริง มันยากที่จะละทิ้งความหรูหราทางดิจิทัลนั้นไป การวางแผนเหตุการณ์เสมือนกลายเป็นเรื่องธรรมดาแม้ว่าเหตุการณ์จะกลับสู่ IRL หรือเสนอตัวเลือกไฮบริด

ความปรารถนาที่จะยังคงเป็นเสมือนในบางกรณีเป็นที่เข้าใจได้ การวางแผนงานเสมือนหมายความว่าผู้คนสามารถเข้าร่วมได้มากขึ้นไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน แต่วิธีการวางแผนสำหรับกิจกรรมเสมือนจริงนั้นยังค่อนข้างใหม่และบางคนไม่รู้ด้วยซ้ำว่าเหตุการณ์เสมือนจริงคืออะไร เราพร้อมช่วยเหลือคุณวางแผนสำหรับกิจกรรมเสมือนจริง รวมถึงการจัดเตรียมรายการตรวจสอบ เพื่อให้คุณไม่พลาดขั้นตอนสำคัญ

เหตุการณ์เสมือนคืออะไร?

กิจกรรมเสมือนจริงเกิดขึ้นทางออนไลน์ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การสตรีมเหตุการณ์สด การเล่นวิดีโอนำเสนอที่บันทึกไว้ซึ่งสามารถดูได้ทุกเมื่อที่ผู้เข้าร่วมต้องการ หรือแม้แต่ผ่านการโทรด้วยเสียง

ความแตกต่างหลักระหว่างเหตุการณ์เสมือนกับเหตุการณ์แบบพบหน้าคือเหตุการณ์เสมือนไม่ใช่การประชุมทางกายภาพแบบเห็นหน้ากัน ทุกคนที่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้เป็นผู้ที่มีศักยภาพในการเข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริง

ไม่จำเป็นต้องเพิ่ม สิ่งนี้ช่วยขยายเครือข่ายทั้งสำหรับผู้พูดและผู้เข้าร่วมประชุม อย่างไรก็ตาม กิจกรรมเสมือนจริงจำเป็นต้องมีการวางแผนเช่นเดียวกับที่คุณทำสำหรับความหลากหลายที่ล้าสมัย แต่มันไม่เหมือนกัน คุณสามารถถ่ายทอดสดบน Facebook หรือแพลตฟอร์มโซเชียลอื่นๆ ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ แต่งานขนาดใหญ่และซับซ้อนกว่านั้นต้องมีการวางแผน

ลองนึกถึงงานประชุมหรืองานที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมที่อาจดำเนินไปเป็นเวลาหลายวัน ซึ่งจำเป็นต้องมีการวางแผนงานเสมือนจริง ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่ให้เครื่องมือในการเชื่อมต่อกับผู้คนทุกที่ทุกเวลา ดังนั้นคุณจึงสามารถประสานงานวิธีวางแผนกิจกรรมเสมือนจริงได้ แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราสามารถจัดระเบียบงาน ค่าใช้จ่าย และทรัพยากรของคุณได้ ง่ายต่อการแชร์และอัปเดตตามเวลาจริงเพื่อให้ทุกคนอยู่ในแนวเดียวกัน เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

ประเภทของกิจกรรมเสมือนจริง

เราได้กล่าวถึงเหตุการณ์เสมือนจริงสองสามประเภทไปแล้ว แต่หัวข้อสมควรได้รับความสนใจมากกว่านี้ มีกิจกรรมเสมือนจริงหลายประเภท และแต่ละกิจกรรมต้องมีการวางแผนกิจกรรมเสมือนเพื่อให้แน่ใจว่าจะประสบความสำเร็จสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง คุณอาจเคยเข้าร่วมหนึ่งหรือสองครั้งเหล่านี้

การสัมมนาผ่านเว็บ

การสัมมนาผ่านเว็บมักเป็นกิจกรรมครั้งเดียวที่ใช้เพื่อจัดหาเนื้อหาเพื่อการศึกษาหรือส่งเสริมการขาย นำเสนอแบบเรียลไทม์ แต่มักถูกบันทึกไว้เพื่อให้ผู้คนสามารถดูได้ในภายหลัง หลังจากการนำเสนอ มักจะมีช่วงเวลาสำหรับคำถามและคำตอบ

การประชุมเสมือนจริง

ตามความหมายของชื่อ การประชุมครั้งนี้เป็นแบบออนไลน์ โดยปกติแล้วจะเป็นกิจกรรมแบบเรียลไทม์ที่ดึงดูดผู้ที่มีความสนใจคล้ายกัน ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับธุรกิจหรืองานอดิเรกบางประเภท พวกเขาสามารถรวมถึงการอภิปราย วิทยากร บูธผู้ขายออนไลน์ และแม้กระทั่งชั่วโมงค็อกเทลเสมือนจริง

กิจกรรมองค์กรเสมือนจริง

คล้ายกับการประชุมเสมือน กิจกรรมองค์กรเสมือนจริงนั้นมุ่งเน้นมากกว่า ผู้เข้าร่วมทั้งหมดเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรขนาดใหญ่ แต่ตัวงานเองก็อาจมีสาเหตุหลายประการ อาจเป็นการประชุมหรือพักผ่อนด้วยมือเปล่า งานชิมไวน์ หรือการประชุมทางธุรกิจอื่นๆ หรืองานสังสรรค์ทั่วไป ตัวหารร่วมเพียงอย่างเดียวคืองานเปิดให้เฉพาะผู้ที่อยู่ในบริษัทเท่านั้น

กิจกรรมสร้างทีมเสมือนจริง

งานสร้างทีมเสมือนจริงอาจเป็นส่วนหนึ่งของงานองค์กรขนาดใหญ่ ไม่ต่างจากการสร้างทีมด้วยตนเอง เว้นแต่จะเกิดขึ้นทางออนไลน์ กิจกรรมสามารถเหมือนกันได้ เช่น เรือตัดน้ำแข็ง ฟิตเนสกลุ่ม และอื่นๆ บางกิจกรรมจะต้องได้รับการปรับปรุงใหม่เพื่อทำงานออนไลน์ แต่เป้าหมายในการสร้างสายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างสมาชิกในทีมยังคงเหมือนเดิม

กิจกรรมการจ้างงานเสมือน

วิธีที่สร้างสรรค์กว่าวิธีหนึ่งในการใช้กิจกรรมเสมือนจริงคือเป็นแพลตฟอร์มการจ้างงาน งานจ้างเสมือนจริงเปิดโอกาสให้พนักงานสัมภาษณ์ผู้สมัครในตำแหน่งที่เปิดรับ เนื่องจากมีบริษัทจำนวนมากขึ้นที่เปิดรับการทำงานทางไกล การจ้างงานเสมือนจริงช่วยให้พวกเขาค้นหาผู้มีความสามารถจากทั่วโลก แทนที่จะอยู่ในระยะการเดินทาง

กิจกรรมโซเชียลเสมือน

การได้พบปะสังสรรค์กันแทบจะได้รับความนิยมเช่นกัน หลายครอบครัวที่กระจายตัวตามภูมิศาสตร์สามารถกลับมารวมตัวกันอีกครั้งทางออนไลน์ งานแต่งงานอาจรวมถึงผู้ที่ไม่สามารถไปงานแต่งงานได้ และเพื่อนที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกันแล้วสามารถมาดื่มสังสรรค์และพบปะพูดคุยกันได้

รายการตรวจสอบการวางแผนกิจกรรมเสมือนจริง

ตอนนี้เรารู้แล้วว่ากิจกรรมเสมือนจริงคืออะไรและมีกี่ประเภท คุณก็พร้อมที่จะเรียนรู้การวางแผนงานเสมือนแล้ว ที่จริงแล้ว คุณอาจเคยเข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงบางประเภทแล้ว แม้ว่าจะพูดคุยกับใครบางคนใน Zoom ก็ตาม

แม้ว่าการวางแผนงานเสมือนจะมีความเกี่ยวข้องมากกว่า เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำเครื่องหมายในช่องทั้งหมด เราได้รวบรวมรายการตรวจสอบที่สามารถใช้สำหรับกิจกรรมเสมือนจริงเกือบทุกประเภทที่เราสรุปไว้ข้างต้น

1. ตั้งเป้าหมายสำหรับกิจกรรมเสมือนจริงของคุณ

คุณไม่สามารถวัดความสำเร็จได้จนกว่าคุณจะมีชุดเมตริก ไม่ว่างานเสมือนจริงของคุณจะเป็นเช่นไร คุณต้องตัดสินใจล่วงหน้าว่าคุณหวังว่าจะบรรลุอะไร คุณต้องการรวบรวมอีเมล แจกจ่าย eBook โปรโมตแบรนด์ของคุณ เครือข่ายกับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม แสดงวิธีใช้ผลิตภัณฑ์ใหม่ ฯลฯ หรือไม่? ไม่ว่าเป้าหมายที่คุณตัดสินใจจะเป็นอะไรก็ตาม ก็จะแจ้งให้ส่วนที่เหลือของกิจกรรมทราบ ดังนั้นอย่าเริ่มโดยไม่มีเป้าหมาย

2. กำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณ

เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย คุณต้องรู้จักกลุ่มเป้าหมายของคุณ เหล่านี้คือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณสำหรับผลิตภัณฑ์ เพื่อนผู้เชี่ยวชาญสำหรับการประชุม และอื่นๆ ขั้นตอนนี้ต้องใช้การวิจัยอย่างมาก ยิ่งคุณสามารถกำหนดผู้ชมเป้าหมายสำหรับเหตุการณ์เสมือนได้มากเท่าใด คุณก็ยิ่งสามารถปรับแต่งเหตุการณ์เสมือนให้ตรงตามความต้องการของพวกเขาได้มากเท่านั้น

3. เลือกประเภทกิจกรรมของคุณ

งานทั้งหมดที่คุณทำในสองขั้นตอนแรกจะแจ้งการเลือกสถานที่ของคุณ ในส่วนนี้ คุณจะตัดสินใจว่าจะถ่ายทอดสดหรือบันทึกกิจกรรม (หรือทั้งสองอย่าง) หรือไม่ พิจารณาว่าการสัมมนาผ่านเว็บเหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณหรือไม่ และอื่นๆ ประเภทของกิจกรรมเสมือนจริงจะช่วยคุณเลือกพันธมิตรสตรีมมิ่งหรือบริการเพื่อส่งกิจกรรมของคุณไปยังผู้เข้าร่วมประชุม

4. สร้างแคมเปญการตลาดดิจิทัล

เมื่อเรียงลำดับข้างต้นแล้ว คุณต้องเอาคำออกไป นั่นหมายถึงการสร้างแผนการตลาด เนื่องจากคุณเป็นผู้วางแผนงานเสมือน คุณจึงน่าจะต้องการทำการตลาดออนไลน์ด้วยเช่นกัน แม้ว่าคุณจะสามารถสร้างโปสการ์ดเพื่อส่งจดหมายหอยทากและเครื่องมือส่งเสริมโรงเรียนเก่าอื่นๆ ได้ เพื่อจุดประสงค์ของเรา เราจะยึดการตลาดดิจิทัล

โปรโมตบนโซเชียลมีเดีย

โซเชียลมีเดียเป็นสถานที่ที่ดีในการเริ่มต้นเผยแพร่ ใช้แฮชแท็กที่กลุ่มเป้าหมายของคุณอาจติดตามเพื่อให้พวกเขาเห็นโพสต์ของคุณ นอกจากนี้ ให้ลองพิจารณาว่าพวกเขาใช้แพลตฟอร์มใด นักธุรกิจมักจะใช้ LinkedIn ในขณะที่คนอื่นๆ ชอบ Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit เป็นต้น

สร้างเว็บไซต์

หากคุณมีเว็บไซต์ นั่นเป็นจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนในการเริ่มต้นการตลาด สร้างหน้าเฉพาะสำหรับกิจกรรมและโฆษณาแบนเนอร์เพื่อแสดงทั่วทั้งไซต์ของคุณ พร้อมคำกระตุ้นการตัดสินใจให้เข้าร่วม คุณจะต้องทำให้ไซต์ปรากฏในผลการค้นหาให้สูงที่สุดในผลการค้นหา สิ่งนี้ต้องการการค้นคว้าคำหลักที่กลุ่มเป้าหมายของคุณใช้เมื่อค้นหาออนไลน์ การเพิ่มประสิทธิภาพกลไกค้นหา (SEO) เป็นเครื่องมือสำคัญในการดึงดูดผู้คนที่เหมาะสมมายังไซต์ของคุณ

ใช้โฆษณาออนไลน์

คำแนะนำสองข้อก่อนหน้านี้อยู่ภายใต้การตลาดออร์แกนิก อีกด้านหนึ่งคือสื่อแบบชำระเงิน ซึ่งรวมถึงการซื้อโฆษณาบนไซต์อื่นๆ การตลาดผ่านเครื่องมือค้นหา (SEM) เป็นเทคนิคในการปรับปรุงการตลาดออนไลน์ของคุณ

5. ค้นหาวิทยากร ผู้ดำเนินรายการ และผู้เข้าร่วมที่สำคัญอื่นๆ

อีกครั้ง ขึ้นอยู่กับประเภทของกิจกรรมเสมือนจริงที่คุณกำลังวางแผน คุณอาจต้องการวิทยากรผู้บรรยาย ผู้ดำเนินการอภิปราย และคนอื่นๆ ที่อยู่ที่นั่นเพื่อแจ้งให้ผู้ฟังทราบ หากเป็นเช่นนั้น คุณต้องหาพวกเขาและมีเงินทุนสำหรับการปรากฏตัวของพวกเขา แต่ยังรวมถึงที่พัก เช่น โรงแรม อาหาร และการเดินทาง หากงานเป็นงานผสม (หมายถึงทั้งทางออนไลน์และด้วยตนเอง)

6. สร้างวาระกิจกรรมเสมือนจริง

วาระการประชุมเป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยให้การประชุมทั้งหมดตรงประเด็นและไม่ต้องเสียเวลา สิ่งนี้เป็นจริงเป็นสองเท่าสำหรับกิจกรรมเสมือน คุณต้องประสานงานกับวิทยากรและการนำเสนออื่นๆ มักจะมีการแนะนำช่วงพักสำหรับอาหารเช้าหรืออาหารกลางวันและอื่นๆ การสร้างวาระงานเสมือนเป็นการจัดกิจกรรม แต่ยังให้คำแนะนำสำหรับผู้ที่เข้าร่วมด้วย

7. เลือกวันที่ & เขตเวลา

แม้ว่าคุณจะบันทึกกิจกรรมไว้ดูในอนาคต คุณต้องมีวันที่และเวลาเพื่อเริ่มกิจกรรมเสมือนจริง จำไว้ว่านี่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นทั่วโลก ทุกคนจากทุกที่สามารถเข้าร่วมได้ นั่นหมายความว่าคุณต้องเลือกเขตเวลาที่จะเกิดขึ้นเพื่อให้ผู้คนในเขตเวลาอื่นที่เข้าร่วมจะรู้ว่าเมื่อใดควรเข้าสู่ระบบเหตุการณ์เสมือน

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนกิจกรรมฟรีสำหรับ Excel

8. เลือกแพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนจริง

มีบริการมากมายที่สามารถจัดกิจกรรมออนไลน์ของคุณได้ แต่คุณต้องทำสัญญากับบริการเหล่านี้ก่อน สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือไม่สามารถถ่ายทอดกิจกรรมของคุณให้กับผู้เข้าร่วมได้ เนื่องจากคุณละเลยที่จะทำสัญญากับผู้ให้บริการ ต่อไปนี้คือแพลตฟอร์มกิจกรรมต่างๆ สำหรับการสตรีมแบบสดหรือวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า

• ซูม
• Google Meet
• Microsoft Teams
• กิจกรรม Webex

9. เลือกสถานที่

เหตุการณ์เสมือนต้องเกิดขึ้นในพื้นที่จริง ไม่ว่าคุณจะวางแผนงานเสมือนหรืองานไฮบริด คุณต้องเช่าสถานที่ ใช่ เป็นไปได้ที่ผู้พูดทุกคนเพียงแค่โทรศัพท์ในงานนำเสนอจากที่บ้านหรือที่ทำงาน แต่นั่นก็ทำให้เรื่องยุ่งยากขึ้นเท่านั้น และไม่ถือว่าเป็นมืออาชีพเสมอไป คุณจะต้องการเช่าสตูดิโอหรือสถานที่อื่นๆ ที่มีกล้อง ไมโครโฟนที่ดี และอื่นๆ เพื่อนำเสนออย่างมืออาชีพ

10. บันทึกกิจกรรมเสมือนจริงของคุณ

เป็นความคิดที่ดีที่จะบันทึกกิจกรรมของคุณเพื่อให้อยู่เหนือกิจกรรมเสมือนจริงจริง และสามารถดำเนินการตามเป้าหมายของคุณต่อไปได้เป็นระยะเวลานาน แพลตฟอร์มส่วนใหญ่มีตัวเลือกสำหรับการบันทึก จากนั้นคุณสามารถแชร์ลิงก์หรือโฮสต์การบันทึกบนเว็บไซต์ของคุณได้

11. รวบรวมคำติชมหลังจากกิจกรรมเสมือนจริงของคุณ

คุณจะต้องการติดตามผลกับผู้ชม การตลาดที่ดีเสมอที่จะรวบรวมอีเมลของพวกเขา ไม่เพียงแต่เพื่อทำการตลาดต่อให้กับบุคคลเหล่านี้เท่านั้น แต่ยังได้รับคำติชมเกี่ยวกับงานอีกด้วย นี่เป็นข้อมูลที่มีค่าที่จะช่วยให้คุณพัฒนาและจัดการการประชุมเสมือนจริงครั้งต่อไปที่คุณวางแผนได้ดียิ่งขึ้น

ProjectManager ช่วยคุณวางแผนกิจกรรมเสมือนจริง

การวางแผนงานเสมือนต้องการเครื่องมือที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถเชื่อมต่อผู้คนได้ทุกที่ ทุกเวลา รวมทั้งข้ามแผนกเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกัน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์พร้อมคุณสมบัติที่คุณต้องการสำหรับการวางแผนเหตุการณ์เสมือนและการจัดการการดำเนินการของแผนนั้น

วางแผนด้วยมุมมองโครงการที่หลากหลาย

การวางแผนงานเสมือนเกี่ยวข้องกับผู้คนจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อวางแผนโดยองค์กร นั่นหมายความว่าแผนกต่างๆ ต้องทำงานร่วมกัน ตั้งแต่การตลาดไปจนถึงการขาย แต่แต่ละแผนกทำงานแตกต่างกัน เรามอบเครื่องมือที่พวกเขาสบายใจในการทำงานด้วย แผนภูมิแกนต์เหมาะสำหรับองค์กรโดยรวม แต่มุมมองรายการรวบรวมงานและบอร์ดคัมบังจะแสดงเวิร์กโฟลว์ในการตั้งค่าภาพ บางคนชอบมุมมองปฏิทินเพื่อติดตามวันสำคัญ ไม่ว่ามุมมองทั้งหมดจะได้รับการอัปเดตพร้อมกันในแบบเรียลไทม์ ดังนั้นทุกคนจึงทำงานจากข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

การให้ทุกคนในทีมใช้เครื่องมือที่พวกเขาสบายใจที่สุดเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น เพื่อให้ทำงานร่วมกันได้ เครื่องมือเหล่านั้นต้องส่งข้อมูลแบบเรียลไทม์ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราไม่เพียงแต่อัปเดตมุมมองโครงการทั้งหมดพร้อมกันเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทุกคนสามารถแชร์ไฟล์ แสดงความคิดเห็นในระดับงาน และแท็กผู้อื่นหากจำเป็น พื้นที่จัดเก็บไฟล์แบบไม่จำกัดของเราหมายความว่าสินทรัพย์กิจกรรมทั้งหมดของคุณจะถูกแชร์บนฮับแบบรวมศูนย์เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย ทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานอยู่ในเครื่องมือ

ผู้จัดการสามารถมองเห็นสิ่งที่ทุกคนทำ พวกเขาสามารถตรวจสอบความคืบหน้าและประสิทธิภาพในระดับสูงได้ทุกเมื่อที่ต้องการด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเรา หรือสร้างรายงานที่ปรับแต่งได้เพื่อเจาะลึกข้อมูล คุณสมบัติการจัดการงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเพื่อให้คุณตามกำหนดเวลาและส่งมอบงานเสมือนที่ประสบความสำเร็จ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน กำหนดเวลา และติดตามกิจกรรมในแบบเรียลไทม์ ด้วยคุณสมบัติที่ครอบคลุมตั้งแต่การจัดการทรัพยากรไปจนถึงการจัดการความเสี่ยง และอื่นๆ คุณมีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการวางแผนเหตุการณ์เสมือนจริง เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี