วิธีดำเนินการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จสำหรับทีมขายทางไกล

ในขณะที่การประชุมเสมือนเคยถูกมองว่าเป็นทางเลือกสุดท้าย แต่วันนี้พวกเขาได้กลายเป็นตัวเลือกที่ทีมขายจำนวนมากต้องไป

ไม่มีสัญญาณของสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในเร็ว ๆ นี้ อันที่จริง การวิจัยเมื่อเร็ว ๆ นี้แสดงให้เราเห็นว่ายอดขายซอฟต์แวร์การประชุมผ่านเว็บเพิ่มขึ้น 500% นับตั้งแต่เริ่มต้นการระบาดใหญ่ของโคโรนาไวรัส

เห็นได้ชัดว่าการประชุมเสมือนจริงนั้นแตกต่างจากการประชุมในสำนักงานทั่วไปอย่างมาก พวกเขาต้องการระดับของการวางแผนและกลเม็ดเด็ดพรายเพื่อให้มีประสิทธิภาพ และให้แน่ใจว่าการขาดการติดต่อแบบเห็นหน้าไม่ได้ขัดขวางไม่ให้คุณบรรลุเป้าหมายของคุณ

ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือวิธีดำเนินการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จสำหรับทีมขายทางไกลของคุณ:

การประชุมเสมือนจริงคืออะไร?

โดยทั่วไปแล้ว การประชุมเสมือนจริงเป็นเพียงการประชุมใดๆ ที่ไม่ได้เกิดขึ้นต่อหน้า ความมหัศจรรย์ของเทคโนโลยีสมัยใหม่ทำให้สามารถทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานจากอีกฟากหนึ่งของโลกได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่คุณต้องมีคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดี

การประชุมเสมือนมีสี่ประเภทหลัก:

1. การ ประชุมทางไกล — การประชุมเสมือนแบบใช้เสียงอย่างเดียวซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะมีผู้ใช้หลายคนโทรเข้าโดยใช้หมายเลขโทรศัพท์และรหัสผ่านเฉพาะ
2. การประชุมทางวิดีโอ — การประชุมทาง เสียงและวิดีโอ เช่นเดียวกับการประชุมทางไกล พวกเขาพึ่งพาผู้คนที่ลงชื่อเข้าใช้อินเทอร์เฟซที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถมองเห็นและได้ยินซึ่งกันและกัน
3. การประชุมทางเว็บ — การประชุมทาง เสียงและวิดีโอที่ขยายขอบเขตของการประชุมทางวิดีโอแบบเดิมโดยให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมและทำงานร่วมกันในรูปแบบเพิ่มเติม เช่น โดยการแจกจ่ายเอกสารและหน้าจอการแชร์
4. การ สัมมนา ผ่านเว็บ — รูปแบบการประชุมทางวิดีโอแบบตัวต่อตัวที่มีแพลตฟอร์มแบบทางเดียวสำหรับผู้นำเสนอหรือนักการศึกษาเพื่อส่งต่อข้อมูลไปยังกลุ่มคน

ข้อดีและข้อเสียของการประชุมเสมือนจริงคืออะไร?

แม้ว่าการประชุมเสมือนจริงจะมีข้อเสียอยู่บ้างเมื่อเทียบกับการประชุมแบบตัวต่อตัว แต่ก็มีข้อได้เปรียบที่สำคัญบางประการเช่นกัน มาดูข้อดีข้อเสียของการประชุมเสมือนจริงกันที่นี่:

ข้อดี

• ลดค่าใช้จ่าย หากคุณไม่ได้จัดการประชุมแบบเห็นหน้ากัน คุณไม่จำเป็นต้องจ้างห้องประชุม อันที่จริง หากทีมขายทั้งหมดของคุณอยู่ห่างไกล คุณอาจไม่ต้องการสำนักงานเลย ซึ่งเท่ากับการประหยัดได้มาก
• มีส่วนร่วมมากขึ้น ผู้คนสามารถเข้าร่วมและมีส่วนร่วมได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด และเนื่องจาก ทุกคน เข้าร่วมจากทางไกล การประชุมจะไม่ถูกครอบงำโดยผู้ที่อยู่ในสำนักงาน
• ไม่มีการเดินทาง ทีมขายของคุณสามารถเข้าร่วมการประชุมแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องทนกับการเดินทาง

ข้อเสีย

• ไม่มีภาษากายและตัวชี้นำทางสังคม นี่เป็นเรื่องใหญ่ อาจเป็นเรื่องยากกว่าที่จะแยกแยะว่าจริงๆ แล้วผู้คนหมายถึงอะไรหรือรู้สึกอย่างไรเมื่อคุณไม่ได้อยู่ห้องเดียวกัน
• ค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์เพิ่มเติม หากการประชุมเสมือนเป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณจะไม่สามารถผ่านระดับผลิตภัณฑ์ฟรี (หรือ freemium) ได้
• การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่อ่อนแออาจส่งผลต่อคุณภาพการประชุม หากใครมี Wi-Fi ที่ไม่ดี พวกเขาจะไม่สามารถมีส่วนร่วมในการประชุมได้ อันที่จริงพวกเขาอาจไม่สามารถเข้าร่วมได้เลย

ขั้นตอนในการวางแผนการประชุมเสมือน

การประชุมใด ๆ ต้องมีการเตรียมการ แต่นั่นเป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมเสมือนจริง องค์ประกอบระยะไกลหมายความว่าคุณต้องก้าวไปอีกขั้นเพื่อทำให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วม วิธีทำให้ถูกต้องมีดังนี้

1. จองเวลาที่เหมาะกับทุกคน

เมื่อทีมของคุณอยู่ห่างไกล มีความเป็นไปได้ที่พวกเขาจะถูกยึดตามเขตเวลาต่างๆ เสมอ เห็นได้ชัดว่า คุณจะต้องคำนึงถึงสิ่งนี้เมื่อจองการประชุมของคุณ

นอกจากนี้ ให้แน่ใจว่าคุณหลีกเลี่ยงข้อขัดแย้งของกำหนดการ ตัวแทนฝ่ายขายทำงานอย่างหนักเพื่อสร้างความไว้วางใจกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ดังนั้นหากพวกเขาคาดหวังการโทรหรืออีเมลที่สำคัญ สิ่งนั้นจำเป็นต้องให้ความสำคัญเป็นลำดับแรก

สุดท้าย เข้มงวดกับรายการเชิญ ทุกคนจำเป็นต้องอยู่ที่นั่นไหม? หากไม่เกี่ยวข้องกับ BDR ของคุณ อย่าเสียเวลา – เก็บไว้กับ SDR และผู้นำฝ่ายขาย

2. แชร์วาระล่วงหน้า

การกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนและการแชร์เอกสารสำคัญล่วงหน้าทำให้ทุกคนเตรียมตัวได้ง่ายขึ้น ในทางกลับกัน วิธีนี้จะช่วยรับประกันว่าการประชุมของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยลดระยะเวลาที่คุณต้องใช้ในการอธิบายพื้นฐานและคำนำอื่นๆ

3. เลือกเครื่องมือการประชุมเสมือนจริงที่เหมาะสม

เครื่องมือการประชุมต่างๆ มีจุดแข็งและจุดอ่อนต่างกัน ตัวอย่างเช่น การประชุมการขายรายไตรมาสอาจใช้ได้ผลดีที่สุดในฐานะการประชุมทางเว็บ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหลายคนต้องการพูดและแชร์หน้าจอ ในทางกลับกัน การเรียกรายรับ – ซึ่งไม่ใช่ภาพโดยเฉพาะ – อาจเหมาะที่สุดสำหรับการประชุมทางไกล

เครื่องมือใดก็ตามที่คุณเลือก อย่าลืมใส่ลิงก์ หมายเลขโทรเข้า และรหัสผ่านในการเชิญประชุม

4. ซ้อมถ้าจำเป็น

สำหรับการประชุมที่ท้าทายยิ่งขึ้น เช่น เมื่อคุณนำเสนอต่อคณะกรรมการหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า อย่าคิดไปเองว่ามันไม่เป็นไรในตอนกลางคืน คุณควรฝึกซ้อมการแต่งกายแทน

ในที่ที่หลายคนต้องพูดและมีส่วนร่วมในสไลด์เดอร์ การไล่ดูสามารถช่วยขจัดจุดอ่อน หลีกเลี่ยงการพูดซ้ำ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของคุณตรงประเด็น

วิธีเรียกใช้การประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ

การวางแผนให้ถูกต้องคือส่วนแรกของการต่อสู้ ต่อไปก็ถึงเวลาดำเนินการ การเตรียมการของคุณควรช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่สำคัญ แต่ก็ยังมีอีกหลายสิ่งที่อาจผิดพลาดได้ วิธีทำให้ถูกต้องมีดังนี้

1. ทดสอบเทคโนโลยีของคุณก่อนการประชุม

อย่าปล่อยให้ความสำเร็จของการประชุมของคุณเป็นโอกาส ทดสอบองค์ประกอบทั้งหมดที่อาจทำให้คุณผิดหวัง:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล้องวิดีโอและไมโครโฟนของคุณทำงานได้ตามปกติ
• ตรวจสอบการเชื่อมต่อ Wi-Fi โดยทำการทดสอบความเร็ว
• ตรวจสอบว่าคุณสามารถแชร์หน้าจอได้ และคุณมีเอกสารสำคัญและสไลด์ในมือ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถเห็นบันทึกย่อการประชุมของคุณเมื่อคุณอยู่ในโหมดการนำเสนอ
• ทดสอบคุณภาพเสียงในพื้นที่ที่คุณจะเป็นเจ้าภาพการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีเสียงสะท้อนมากเกินไปและไม่มีเสียงรบกวนรอบข้าง

ในขั้นสุดท้าย ถือว่ามี บางอย่าง ผิดพลาด สำรองเอกสารของคุณ พิมพ์บันทึกของคุณล่วงหน้า และมีเครื่องมือการประชุมเสมือนอื่นในกระเป๋าของคุณในกรณีที่ตัวเลือกแรกของคุณลดลง

2. เลือกวิดีโอเมื่อเป็นไปได้

ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับการประชุมการขายเสมือนจริง วิดีโอมักจะดีกว่าการประชุมด้วยเสียงเท่านั้น

คุณเสี่ยงที่จะสูญเสียบริบทและความแตกต่างเล็กน้อยเมื่อสื่อสารทางโทรศัพท์หรือทางข้อความ ในทางตรงกันข้าม วิดีโอกระตุ้นความรู้สึกมากขึ้น ทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีส่วนร่วมมากขึ้น และโดยทั่วไปแล้วจะรู้สึกเป็นมืออาชีพมากขึ้น

นอกจากนี้ ในวิดีโอ ยังมีโอกาสน้อยที่ผู้คนจะพูดคุยกันเพราะเห็นได้ง่ายเมื่อมีคนพูดจบหรือหยุดเพื่อจิบน้ำ

ยิ่งไปกว่านั้น จะเห็นได้ชัดเจนว่ามีคนมีปัญหาทางเทคนิคกับวิดีโอ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามนั้น

3. เน้นการมีส่วนร่วม

การประชุมการขายไม่ได้เกี่ยวกับการทำให้ทุกประเด็นในการพูดคุยของคุณคลี่คลายลงอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

เพื่อให้เกิดผล ประเด็นเหล่านั้นต้องจมอยู่ใน - และสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นหากทีมของคุณไม่รู้สึกมีส่วนร่วม

ในการขับเคลื่อนการมีส่วนร่วม ให้จัดการประชุมการขายเป็นการสนทนาสองทางแทนที่จะเป็นการนำเสนอทางเดียว ถามคำถามปลายเปิดเป็นประจำเพื่อส่งเสริมการกลับมาระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม ขอให้คนอื่นแชร์หน้าจอ และพิจารณาแบ่งเซสชันที่ใหญ่ขึ้นเป็นห้องกลุ่มย่อยที่เล็กลงเพื่อให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. ใช้เวลาของทุกคนให้เป็นประโยชน์

จำไว้ว่าเวลาของตัวแทนขายนั้นมีค่าอย่างยิ่ง เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อถึงเวลาที่ควรจะเป็น

อย่าให้การสนทนาข้างเคียงครอบงำเซสชั่น – ถ้าปัญหาไม่สามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ให้นำออกจากระบบ

สุดท้าย ให้แบ่งวาระการประชุมออกเป็นหลายๆ ส่วน อนุญาตให้บุคคลในบทบาทต่างๆ เข้าร่วมในภายหลังหรือออกก่อนหากส่วนที่ระบุไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา อย่าโกรธเคือง พวกเขามีงานอื่นที่ต้องทำ

สิ่งที่ต้องทำหลังการประชุม

งานของการประชุมการขายเสมือนที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เสร็จสิ้นในวินาทีที่ทุกคนวางสาย คุณยังมีงานหลังการประชุมที่สำคัญที่ต้องทำ ตัวอย่างเช่น:

• แชร์บันทึกการประชุมเผื่อท่านใดไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้
• พิมพ์บันทึกการประชุม จัดรูปแบบตามลำดับตรรกะ และแบ่งปัน
• กำหนดการดำเนินการติดตามผลผ่านเครื่องมือการจัดการผลิตภัณฑ์ที่คุณเลือก
• ทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา
• ยื่นเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในสถานที่ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้
• กำหนดเวลาการประชุมติดตามผลในกรณีที่เกี่ยวข้อง

ลงทุนในเครื่องมือที่เหมาะสม

การจัดกลุ่มเทคโนโลยีการประชุมเสมือนจริงของคุณให้เป็นระเบียบจะช่วยให้คุณจัดการประชุมที่มีส่วนร่วม ร่วมมือกัน และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นแม้ว่าซอฟต์แวร์นั้นอาจทำให้คุณต้องเสียเงินเล็กน้อย แต่ก็อาจช่วยคุณประหยัดเงินได้มากขึ้นด้วยการทำให้การประชุมเสมือนจริงของคุณมีประสิทธิภาพและดำเนินการได้มากขึ้น

มีเครื่องมือต่าง ๆ ให้คุณเลือกเป็นร้อยหรือเป็นพัน แต่ในจุดเริ่มต้น ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เพื่อให้งานการประชุมเสมือนของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น:

• การแชร์ไฟล์: Dropbox
• การบริหารโครงการ อาสนะ
• การประชุมทางวิดีโอ: Zoom
• ข้อความโต้ตอบแบบทันที: Slack
• กำหนดการประชุม: Calendly
• การจัดการรหัสผ่าน: Nordpass

บทสรุป

ไม่นานมานี้ ความคิดที่จะบริหารทีมขายระยะไกลที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างเต็มรูปแบบจะทำให้ผู้นำการขายโดยเฉลี่ยต้องเลิกรากับเหงื่อที่เยือกเย็น

แต่ขณะนี้ ทีมขายทุกทีมถูกบังคับให้ทำงานจากระยะไกลเป็นระยะเวลานาน เป็นที่ชัดเจนว่าการทำงานเสมือนจริงไม่จำเป็นต้องเป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จ หากคุณได้จัดการประชุมการขายอย่างถูกต้อง

ด้วยการจัดเตรียมอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถทำให้การประชุมเสมือนมีส่วนร่วม มีผลกระทบ และดำเนินการได้ โดยไม่ต้องบังคับให้ทีมขายของคุณมารวมกันในพื้นที่เดียว เป็นสิ่งที่ดีที่สุดของทั้งสองโลก