ทุกสิ่งที่คุณต้องการรู้เกี่ยวกับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

ทุกวันนี้ โทรศัพท์บ้านได้กลายเป็นสิ่งที่ล้าสมัยไปแล้ว อันที่จริง หลายครัวเรือนไม่มีโทรศัพท์พื้นฐานเลย เลยเลือกใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่แทน ในด้านธุรกิจ โทรศัพท์บ้านคาดว่าจะเลิกใช้ภายในปี 2568

แต่มีหมายเลขโทรศัพท์อีกประเภทหนึ่งที่ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นควบคู่ไปกับโทรศัพท์มือถือ นั่นคือ หมายเลขโทรศัพท์เสมือน

ในบทความนี้ เราจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน มาดำน้ำกัน:

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคือหมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ได้แนบโดยตรงกับหมายเลขโทรศัพท์พื้นฐานเพียงสายเดียว แต่สายเรียกเข้าจะถูกส่งต่อไปยังหนึ่งในหมายเลขโทรศัพท์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งสามารถเป็นได้ทั้งแบบเคลื่อนที่ โทรศัพท์บ้าน หรือ VoIP อย่างไรก็ตาม อุปกรณ์เฉพาะที่การโทรแต่ละครั้งจะถูกกำหนดทันที

ด้วยวิธีการกำหนดเส้นทางการโทรนี้ หมายเลขโทรศัพท์เสมือนจึงให้ทั้งความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นและการปกปิดตัวตนที่ดีขึ้น หมายเลขโทรศัพท์เสมือนนั้นติดตามได้ยากกว่าหมายเลขโทรศัพท์ทั่วไป และเนื่องจากไม่ได้ผูกติดอยู่กับที่ตั้งที่ตั้งไว้ ธุรกิจสามารถใช้หมายเลขเหล่านี้เพื่อกำหนดเส้นทางการโทรไปยังโทรศัพท์พื้นฐาน โทรศัพท์มือถือ และโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP ได้ตามที่เห็นสมควรและเลือก รหัสพื้นที่ของตนเอง

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนทำงานอย่างไร

อย่างที่คุณคิด หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีความซับซ้อนทางเทคนิคมากมาย แต่ในระดับพื้นผิว คุณสามารถคิดได้ดังนี้:

โทรศัพท์ปกติไปที่หรือมาจากโทรศัพท์บ้านหรือเครือข่ายมือถือ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณโทรออกไปยังหรือจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือน การโทรจะถูกกำหนดเส้นทางผ่านอินเทอร์เน็ต จากนั้น การโทรจะถูกโอนไปยังอุปกรณ์ใดๆ ที่ผู้รับเลือก

กล่าวโดยย่อ หมายเลขโทรศัพท์เสมือนจะสลับผู้ให้บริการโทรศัพท์เคลื่อนที่หรือโทรศัพท์บ้านเป็นอินเทอร์เน็ต และให้คุณเลือกอุปกรณ์ได้แบบเรียลไทม์

4 วิธีในการใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือน

เมื่อคุณตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์เสมือนแล้ว คุณสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ:

1. โทรออก

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคือหมายเลขโทรศัพท์ และสามารถใช้โทรออกได้ คุณสามารถใช้อุปกรณ์ที่คุณเลือกเพื่อโทรออก ในขณะที่ให้ ID ผู้โทรแสดงหมายเลขเสมือนของคุณ

นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกหมายเลขเสมือนจริงด้วยรหัสพื้นที่ใดก็ได้ที่คุณต้องการ ดังนั้นคุณจึงทำให้ดูเหมือนว่าคุณอยู่ในสถานที่อื่นได้ หากคุณเลือก

2. การรับสาย

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนทำงานเหมือนกับโทรศัพท์ทั่วไป ผู้คนสามารถกดหมายเลขของคุณ และคุณจะได้รับสายจากพวกเขา

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ได้เชื่อมโยงกับอุปกรณ์ใดเครื่องหนึ่ง การโทรอาจดังในโทรศัพท์หลายเครื่องพร้อมกัน และคุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้รับเครื่องใดทันที

3. ในการส่งและรับข้อความ

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการโทรออกและรับสายเท่านั้น คุณยังสามารถส่งและรับข้อความได้ด้วยหมายเลขโทรศัพท์เสมือนของคุณ ประสบการณ์การส่งข้อความเหมือนกับในบรรทัดเซลล์ปกติทุกประการ

4. การเพิ่มส่วนขยาย

หากคุณทำงานร่วมกับทีม คุณสามารถเพิ่มส่วนขยายให้กับหมายเลขเสมือนของคุณได้ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับโทรศัพท์สำนักงานแบบเดิม คุณสามารถกำหนดเส้นทางส่วนขยายเหล่านี้ไปยังบุคคลหรือแผนกต่างๆ ได้ ทำให้การกำหนดเส้นทางการโทรมีประสิทธิภาพมากขึ้น การสื่อสารที่ดีขึ้น และรูปลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น

วิธีรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

น่าสนใจ มีหลายวิธีในการรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

หากคุณต้องการหมายเลขโทรศัพท์เสมือนเพียงหมายเลขเดียวเพื่อเริ่มต้น Google Voice เป็นโซลูชันฟรีที่ยอดเยี่ยม มีหมายเลขโทรศัพท์เสมือนฟรีสำหรับใช้กับบัญชี Google ของคุณ และมีคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณคาดหวังจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือน ซึ่งรวมถึงความสามารถในการโทรออกและรับสายตลอดจนส่งและรับข้อความ นอกจากนี้ยังมีการโอนสาย ข้อความเสียง และการถอดข้อความเสียง

หากคุณต้องการหมายเลขโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจ คุณสามารถดูโซลูชัน VoIP สำหรับธุรกิจต่างๆ ที่มีอยู่ได้ โดยทั่วไป ผลิตภัณฑ์เหล่านี้มีสายหลายสายและคุณลักษณะเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น การต่อสาย การโทรระหว่างประเทศ การโทรสามทาง และการพักสาย

ผู้นำในด้านธุรกิจ VoIP ได้แก่ Nextiva, 8×8, Grasshopper และ MightyCall สิ่งเหล่านี้มีขั้นตอนการสมัครที่ง่าย และคุณสามารถรับหมายเลขเสมือนของคุณได้อย่างรวดเร็วหลังจากลงทะเบียน อย่างไรก็ตาม ผลิตภัณฑ์เหล่านี้เป็นผลิตภัณฑ์ที่ต้องสมัครสมาชิกแบบชำระเงินทั้งหมด ไม่ใช่ของฟรี

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีประโยชน์อย่างไร?

การใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีประโยชน์มากมาย นี่คือบางส่วนที่คุณควรทราบ:

1. ติดตั้งง่าย

ระบบโทรศัพท์แบบเดิมอาจตั้งค่าได้ยาก โดยทั่วไปต้องใช้อุปกรณ์ในสถานที่ที่ซับซ้อนซึ่งผู้เชี่ยวชาญจะต้องกำหนดค่า โดยรวมแล้ว การติดตั้งระบบโทรศัพท์แบบเดิมอาจใช้เวลานาน

ในทางกลับกัน ระบบโทรศัพท์เสมือนไม่ได้เกี่ยวข้องกับความซับซ้อนและอุปสรรคแบบเดียวกันกับระบบโทรศัพท์แบบเดิม ในการตั้งค่าโทรศัพท์เสมือน สิ่งที่คุณต้องมีคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ที่จะใช้เป็นโทรศัพท์ของคุณ อุปกรณ์นั้นสามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ ไปจนถึงโทรศัพท์เดสก์ท็อป VoIP โดยเฉพาะ

กล่าวโดยย่อ ในการตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือน สิ่งที่คุณต้องทำคือเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต สมัครใช้บริการ และเชื่อมต่ออุปกรณ์ของคุณ คุณสามารถทำให้ระบบทั้งหมดของคุณเริ่มทำงานได้ทันที ซึ่งปกติไม่สามารถทำได้กับระบบแบบเดิม

2. ลดต้นทุน

นอกจากเวลาตั้งค่าที่เร็วขึ้นแล้ว หมายเลขโทรศัพท์เสมือนยังง่ายกว่าในกระเป๋าเงินอีกด้วย เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ในสถานที่ที่มีราคาแพง ต้นทุนจึงมักจะถูกกว่า นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถกำหนดค่าแผนของตนเองเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของตนเองได้

โดยรวมแล้ว ระบบโทรศัพท์เสมือนอาจมีราคาถูกกว่าระบบโทรศัพท์แบบเดิมถึง 65% ซึ่งถือเป็นการประหยัดที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและกำลังเติบโต

สาเหตุหนึ่งที่ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายได้คือ ระบบโทรศัพท์เสมือนช่วยให้คุณเลือกฟีเจอร์ที่ต้องการและไม่ต้องการได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีโอกาสน้อยที่จะต้องจ่ายสำหรับคุณลักษณะต่างๆ ที่คุณไม่เคยใช้เลย ช่วยลดต้นทุนและทำให้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนประหยัดกว่าระบบแบบเดิม

3. หมายเลขโทรศัพท์ตามต้องการ

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนช่วยเพิ่มการควบคุมหมายเลขผู้โทรและหมายเลขที่คุณใช้ แม้ว่าหมายเลขโทรศัพท์แบบเดิมจะถูกล็อกไว้ที่สายและที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ แต่หมายเลขโทรศัพท์เสมือนจะไม่ถูกล็อก

ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการใช้รหัสพื้นที่ใด หมายเลขโทรศัพท์ใดที่คุณต้องการ และอื่นๆ

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล ด้วยระบบโทรศัพท์เสมือนจริง ทุกคนในทีมของคุณสามารถมีหมายเลขโทรศัพท์จากที่ตั้งทางภูมิศาสตร์เดียวกัน แม้ว่าทีมของคุณจะแยกจากกันทั่วโลก

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้หมายเลขท้องถิ่นเมื่อโทรเย็นไปยังธุรกิจขนาดเล็ก หรือคุณสามารถเลือกหมายเลขโทรฟรีหรือแม้แต่หมายเลขโทรฟรีก็ได้

4. ตัวเลือกอุปกรณ์ที่ยืดหยุ่น

หมายเลขโทรศัพท์แบบเดิมไม่ได้ให้ความยืดหยุ่นกับอุปกรณ์มากนัก เมื่อมีสายเข้า คุณมีทางเลือกเดียวและทางเลือกเดียวว่าจะรับสายได้อย่างไร

อย่างไรก็ตาม ด้วยหมายเลขโทรศัพท์เสมือน คุณสามารถเลือกรับสายบนอุปกรณ์ใดก็ได้ นั่นหมายความว่า คุณสามารถรับสายจากโทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต แล็ปท็อป เดสก์ท็อป โทรศัพท์สำหรับการประชุม โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ หรือโทรศัพท์ VoIP ไร้สาย

ความจริงก็คือนักธุรกิจส่วนใหญ่ใช้อุปกรณ์หลายอย่างอยู่แล้ว ดังนั้นจึงควรเลือกตัวเลือกที่ไม่คำนึงถึงอุปกรณ์เท่านั้น หมายเลขโทรศัพท์เสมือนช่วยให้มืออาชีพนำอุปกรณ์เหล่านั้นไปใช้โดยไม่ต้องซื้ออะไรใหม่นอกเหนือจากแผนโทรศัพท์

ข้อเสียของหมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?

มีข้อเสียสองประการที่เจ้าของธุรกิจควรทราบเมื่อตัดสินใจว่าจะลงทุนในหมายเลขโทรศัพท์เสมือนหรือไม่

สำหรับผู้เริ่มต้น เนื่องจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ได้แนบอยู่กับอุปกรณ์ใดโดยเฉพาะ หมายเลขโทรศัพท์เหล่านี้จึงช่วยให้คุณติดต่อได้ง่ายขึ้นมาก — เมื่อคุณรับสาย หมายเลขโทรศัพท์อาจไปยังอุปกรณ์หลายเครื่อง และมีแนวโน้มว่าคุณจะมีอยู่อย่างน้อยหนึ่งหมายเลข กับคุณ ในหลายกรณี นั่นเป็นสิ่งที่ดี แต่ก็สามารถรบกวนความสมดุลระหว่างงานและชีวิตของคุณได้ หากคุณเข้าถึงได้ง่าย อาจเป็นเรื่องยากที่จะแยกชีวิตส่วนตัวออกจากชีวิตการทำงาน

ประการที่สอง หมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ได้มีคุณภาพการโทรที่สม่ำเสมอในระดับเดียวกับโทรศัพท์บ้านทั่วไปเสมอไป ตัวอย่างเช่น หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในพื้นที่ที่มีอินเทอร์เน็ตขาดๆ หายๆ ด้วยเหตุผลบางประการ คุณภาพการโทรของคุณอาจลดลง ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด การโทรของคุณอาจลดลงโดยสิ้นเชิง

หมายเลขเสมือนจะช่วยธุรกิจขนาดเล็กได้อย่างไร

หมายเลขเสมือนสามารถให้ความยืดหยุ่นในระดับที่สูงกว่าเมื่อเทียบกับระบบโทรศัพท์แบบเดิม ด้วยหมายเลขเสมือน สมาชิกในทีมสามารถรับสายจากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่เลือก ซึ่งทำให้พวกเขาสามารถรับสายได้ทุกที่เช่นกัน

นอกจากนี้ ระบบโทรศัพท์เสมือนยังช่วยสร้างภาพลักษณ์ของบริษัทที่เป็นมืออาชีพและเป็นหนึ่งเดียวมากขึ้น นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมระยะไกลในระหว่างการประชุมเสมือน แทนที่จะมีหมายเลขโทรศัพท์จากหลายรหัสพื้นที่ การโทรแบบทีมทั้งหมดสามารถกำหนดเส้นทางผ่านระบบเสมือน ซึ่งจะแสดงรหัสพื้นที่เดียวกันสำหรับการโทรทั้งหมด

ระบบโทรศัพท์เสมือนยังง่ายต่อการติดตั้งและบำรุงรักษา และโดยทั่วไปจะมีราคาต่ำกว่าระบบแบบเดิมที่เทียบเคียงได้ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถประหยัดเวลาและเงินของธุรกิจขนาดเล็กได้

เริ่มต้นใช้งานหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ ระบบโทรศัพท์เสมือนเป็นการลงทุนที่มีประโยชน์สำหรับเศรษฐกิจยุคใหม่ในปัจจุบัน ระบบเหล่านี้ไม่เพียงแต่รักษาต้นทุนให้ต่ำเท่านั้น แต่ยังให้ความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น มีการติดตั้งและบำรุงรักษาที่ง่ายขึ้น และสร้างภาพลักษณ์ของบริษัทที่เป็นหนึ่งเดียวมากขึ้นสำหรับทีมระยะไกล