คู่มือพนักงานต้อนรับเสมือนขั้นสูงสุด: โซลูชัน ผลประโยชน์ ต้นทุน และอื่นๆ ยอดนิยม

80% ของลูกค้าอ้างว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะเป็นลูกค้าซ้ำหลังจากประสบการณ์ที่ดี

อย่างไรก็ตาม ในขณะที่ประสบการณ์ของลูกค้าเป็นตัวสร้างความแตกต่างให้กับแบรนด์อันดับหนึ่ง ธุรกิจจำนวนมากล้มเหลวในการให้การสนับสนุนที่ยอดเยี่ยม

การจ้างพนักงานต้อนรับเสมือนสามารถสร้างความแตกต่างได้

ในคู่มือนี้ คุณจะค้นพบ:

• บทบาทของตัวแทนที่ได้รับการฝึกอบรมในอุตสาหกรรมเหล่านี้
• ต้นทุนและผลประโยชน์
• วิธีเลือกคู่นอนที่เหมาะกับความต้องการของคุณ
• และอีกมากมาย!

มาเริ่มกันเลย.

พนักงานต้อนรับเสมือนคืออะไร?

พนักงานต้อนรับเสมือนเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการฝึกอบรมในอุตสาหกรรมซึ่งทำงานเหมือนหรือคล้ายคลึงกันในฐานะพนักงานต้อนรับแบบดั้งเดิม แต่ทำงานจากระยะไกลแทนแผนกต้อนรับในสำนักงานแบบเดิม

ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นส่วนเสริมของทีม และพวกเขาทำมากกว่าแค่รับโทรศัพท์

พวกเขายังสามารถช่วยเหลือคุณเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้องกับการบริการลูกค้าที่หลากหลาย ในขณะที่เพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับการสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมด

ผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือนที่ดีที่สุดของปี 2021

#1: Smith.ai

Smith.ai ก่อตั้งโดยทีมงานจาก Google, Apple และ Intuit เป็นผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือนจริงในแคลิฟอร์เนียที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ จับภาพ คัดกรอง และแปลงโอกาสในการขายบนเว็บ

พวกเขาให้บริการองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่หลากหลายในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น อีคอมเมิร์ซ การบริการ อสังหาริมทรัพย์ และกฎหมาย

หน่วยงานนำเสนอบริการระดับมืออาชีพที่เป็นมิตร รวมไปถึง:

• พร้อมให้บริการทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง
• รุ่นนำ
• การตั้งค่าการนัดหมายและกำหนดเวลาโทรกลับ
• การติดตามแบบฟอร์มบนเว็บ การอัปเดตสถานะการทำงาน และการเตือนการนัดหมาย
• การบล็อกสแปมและการขายสาย
• ตอบกลับข้อความ

Smith.ai มีตัวแทนมากกว่า 100 รายซึ่งมีหน้าที่ช่วยเหลือลูกค้าในการให้บริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

ราคา :

Smith.ai มีตัวเลือกราคาสามแบบ:

• เริ่มต้น ($210/เดือน)
• พื้นฐาน ($360/เดือน)
• โปร ($750/เดือน)

#2: AnswerConnect

AnswerConnect คือเครือข่ายการบริการลูกค้าและการรับลูกค้าเสมือนจริงในโอเรกอน ซึ่งตัวแทนได้รับการรับรองให้จัดการข้อมูลที่สอดคล้องกับ HIPAA สำหรับธุรกิจที่จัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

จุดแข็งหลัก ได้แก่ การรายงานข่าวทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง การสนับสนุนหลายช่องทาง และให้บริการได้สองภาษา สามารถให้บริการในภาษาสเปนได้

หน่วยงานจัดการงานบริการลูกค้าที่หลากหลาย เช่น:

• รับสายสด
• รองรับการแชทสด
• กำหนดการนัดหมาย
• เชื่อมต่อแฮงเอาท์วิดีโอ

ตัวแทนของ AnswerConnect ยังเชี่ยวชาญในการค้นหาและชี้นำโอกาสในการขายอีกด้วย

ราคา :

หากต้องการดูแผนและราคาของเอเจนซี คุณต้องส่งคำขอบนเว็บไซต์ของพวกเขา

#3: การดูแลบริการตอบรับ

การดูแลบริการตอบรับมีสำนักงานใหญ่ในฟลอริดา หน่วยงานมุ่งมั่นที่จะรับสายโทรศัพท์ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นมืออาชีพ

พวกเขามีตัวแทนสองภาษาและให้บริการโทรศัพท์ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด หน่วยงานเสนอทางเลือกแบบเดือนต่อเดือน ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเซ็นสัญญารายปี

บริการของพวกเขารวมถึง:

• ความช่วยเหลือทางโทรศัพท์ ข้อความ อีเมล และแชทบนเว็บ
• กำหนดการนัดหมาย
• การกู้คืนกรณีฉุกเฉินและภัยพิบัติ
• บันทึกการโทร
• การปรับแต่ง

Answer Service Care เป็นพันธมิตรกับธุรกิจขนาดเล็กในภาคอสังหาริมทรัพย์ กฎหมาย และการแพทย์

ราคา :

หน่วยงานเสนอโครงสร้างราคาหลายแบบ:

• เริ่มต้น ($49/เดือน)
• ธุรกิจขนาดเล็ก ($149/เดือน)
• ธุรกิจ (229 เหรียญ/เดือน)
• องค์กร ($449/เดือน)
• องค์กร ($859/เดือน)
• สูงสุด ($ 3,899 / เดือน)

นอกจากนี้ยังมีแผนกำหนดเอง

#4: Abby Connect

Abby Connect เป็นหน่วยงานพนักงานต้อนรับสดในลาสเวกัสที่ให้บริการธุรกิจขนาดเล็กและบริษัทขนาดกลางในอุตสาหกรรมต่างๆ รวมถึงกฎหมาย ทันตกรรม และการบัญชี

งานของพวกเขาคือการช่วยให้องค์กรแปลงผู้โทรเป็นลูกค้ามากขึ้นโดยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารกับลูกค้า

บริการของหน่วยงาน ได้แก่ :

• โทรแจ้งและโอน
• กำหนดการนัดหมาย
• มีคุณสมบัติ จัดลำดับความสำคัญ และช่วยเหลือผู้โทร

Abby Connect มีตัวแทนสองภาษาและให้ความคุ้มครองตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด

ราคา :

ราคาของเอเจนซีขึ้นอยู่กับจำนวนนาทีที่เจ้าหน้าที่ใช้ในการพูดคุยกับลูกค้า:

• $279 สำหรับ 100 นาที/เดือน
• $499 สำหรับ 200 นาที/เดือน
• $1,089 สำหรับ 500 นาที/เดือน

#5: Nexa

Nexa ตั้งอยู่ในเมืองฟีนิกซ์ ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือนทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงและบริการตอบรับธุรกิจ หน่วยงานมีพนักงานมากกว่า 400 ราย ผ่านการฝึกอบรมมาอย่างดีเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของอุตสาหกรรม

พวกเขาให้บริการลูกค้าในหลากหลายอุตสาหกรรม รวมถึงกฎหมาย ประกันภัย อสังหาริมทรัพย์ และบริการบ้าน

เอเจนซี่มุ่งมั่นที่จะช่วยให้บริษัทต่างๆ เติบโตโดยช่วยพวกเขาปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

บริการหลักของพวกเขารวมถึง:

• รับสาย
• ติดตามผลและโทรออก
• การรายงานการโทร
• คุณสมบัตินำ
• กำหนดการนัดหมาย
• การส่งฉุกเฉิน
• การจัดการ CRM

ราคา :

Nexa เสนอตัวเลือกราคาสองแบบ:

• Nexa Go ($99/เดือน)
• องค์กร (กำหนดราคาเอง)

#6: ตอบก่อน

AnswerFirst เป็นบริษัทโทรคมนาคมในฟลอริดาที่อุทิศตนเพื่อมอบการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจในเกือบทุกภาคส่วน รวมถึงการดูแลสุขภาพ อสังหาริมทรัพย์ ไอที และการเงิน

บริการหลักของพวกเขารวมถึง:

• บันทึกการโทร
• การโอนสาย
• ส่งข้อความด่วน
• การตอบอีเมล์
• การลงและกำหนดเวลาการจอง
• ข้อความเสียง

หน่วยงานเสนอความคุ้มครองตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันและไม่ต้องลงนามในสัญญา

ราคา :

อัตราราคาของ AnswerFirst เริ่มต้นที่ $0.80 ถึง $1.25 ต่อนาที

อย่างไรก็ตาม บริษัทยังมีแผนสำหรับธุรกิจทุกประเภทและทุกประเภท

#7: ทับทิม

Ruby เป็นผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือนจริงในโอเรกอนซึ่งมีธุรกิจต่างๆ ครอบคลุมตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด

บริษัทสนับสนุนธุรกิจมากกว่า 10,000 แห่ง ช่วยให้พวกเขาปลูกฝังความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ตั้งแต่ความประทับใจแรกพบจนถึงความภักดีที่ยั่งยืน พวกเขามอบปฏิสัมพันธ์ที่เป็นส่วนตัวกับลูกค้าเพื่อช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมาย

พวกเขามีพนักงานต้อนรับสองภาษาและสามารถให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับ:

• ข้อความเสียงที่กำหนดเอง
• การโอนสาย
• กำหนดการนัดหมาย

ราคา :

แพ็คเกจราคาของ Ruby คิดจากนาทีที่ลูกค้าโทรไป ธุรกิจสามารถเลือกได้จาก:

• โทร Ruby 100 ($ 319 / เดือน)
• โทร Ruby 200 (599 เหรียญ/เดือน)
• โทร Ruby 350 ($ 999 เดือน)
• โทร Ruby 500 ($ 1,399/เดือน)

#8: ผู้ช่วยดิจิทัลคอขวด

Bottleneck Digital Assistants เป็นบริษัทในมิสซูรีที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สร้าง สร้าง และรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างมืออาชีพ

พวกเขาให้บริการต่างๆ แก่ธุรกิจขนาดเล็ก ได้แก่:

• กำหนดการนัดหมาย
• การจัดการอีเมล
• ติดตามรายได้และค่าใช้จ่าย
• การวางแผนงาน
• การจัดการการท่องเที่ยว
• การสนับสนุน CRM
• การสนับสนุนทางโทรศัพท์
• การวิจัย

ราคา :

การกำหนดราคาของ Bottleneck Digital Assistants เริ่มต้นที่ $13.00 ต่อชั่วโมง

#9: PATLive

PATLive เป็นผู้ให้บริการเสียงในฟลอริดาที่อุทิศตนเพื่อเสนอคำตอบที่รวดเร็วและบริการที่เป็นมิตร

ทีมงานได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดีและพร้อมที่จะทำหน้าที่เป็นส่วนเสริมให้กับองค์กรของคุณ ในขณะเดียวกันก็มอบผลประโยชน์ที่จะขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้า

บริการของพวกเขารวมถึง:

• การรวบรวมตะกั่ว
• โอนสาย
• กำหนดการนัดหมาย
• การประมวลผลคำสั่ง
• การป้อนข้อมูล
• การลงทะเบียนกิจกรรม
• ข้อความ
• แฮงเอาท์วิดีโอ
• สคริปต์ที่ปรับแต่งได้

PATLive เสนอความคุ้มครองตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด

ราคา :

หน่วยงานเสนอแผนราคาห้าแผน:

• พื้นฐาน ($39/เดือน)
• เริ่มต้น ($149/เดือน)
• มาตรฐาน (269 เหรียญ/เดือน)
• โปร ($ 629 / เดือน)
• โปร+ ($999/เดือน)

#10: Gabbyville

Gabbyville เป็นผู้ให้บริการแผนกต้อนรับเสมือนจริงในรัฐเทนเนสซี เอเจนซี่ให้บริการธุรกิจในหลากหลายอุตสาหกรรม รวมถึงการบัญชี การเงิน การประกันภัย และความบันเทิง

เวลาครอบคลุมของหน่วยงานคือวันจันทร์ถึงวันศุกร์ตั้งแต่ 8.00 น. ถึง 23.00 น. EST

บริการหลักบางส่วน ได้แก่ :

• คัดกรองการโทร
• การโอนสาย
• ข้อความเสียง
• การแจ้งเตือนการนัดหมาย
• กำหนดการออนไลน์
• โทรออก
• การจัดการอีเมล
• ข้อความ

ราคา :

Gabbyville เสนอแผนราคาสี่แผนตามจำนวนการโทร:

• เริ่มต้น ($250/เดือน)
• พื้นฐาน ($500/เดือน)
• พรีเมี่ยม ($800/เดือน)
• ผู้บริหาร ($ 1,200/เดือน)

ผู้ให้บริการ Virtual Receptionist ทำอะไร?

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและความต้องการทางธุรกิจเฉพาะของคุณ ผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือนอาจทำงานหลายอย่าง รวมถึง:

• รับสายหรือโอนสายให้ถูกคน
• สื่อสารกับลูกค้าผ่านข้อความ
• การรับข้อความ
• กำลังส่งอีเมล
• ตอบกลับผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ในแชทสด
• จัดการการนัดหมายของคุณและส่งการเตือนความจำ
• รับจองงานสัมมนา สัมมนา หรืองานต่างๆ
• ตอบคำถามเกี่ยวกับสินค้าและบริการของคุณ
• แจ้งลูกค้าเกี่ยวกับโปรโมชั่นและข้อเสนอพิเศษ
• ให้การสนับสนุนลูกค้า
• กำลังดำเนินการคำสั่งซื้อ
• กำลังรวบรวมข้อมูลของผู้โทร
• การจับและเลี้ยงดูลีด
• รองรับการป้อนข้อมูล

อะไรคือความแตกต่างระหว่างพนักงานต้อนรับเสมือนและบริการตอบรับ?

บริการตอบรับ เป็นหน่วยงานเฉพาะที่รับสายในนามขององค์กร

พวกเขารับสายและส่งข้อความเมื่อธุรกิจไม่สามารถทำงานเหล่านี้ได้ ส่วนใหญ่มักจะหลังเวลาทำการปกติ สำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุด หรือตามความต้องการทางธุรกิจ พวกเขาสามารถให้ความช่วยเหลือได้ทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด

ลูกค้าจะได้พูดคุยกับบุคคลจริง: ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าซึ่งมีหน้าที่แสดงธุรกิจของคุณในสภาพแสงที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่ส่งผลกระทบให้กับคุณ

ในทางกลับกัน ผู้ช่วยเสมือน รับสาย แต่ยังมีทักษะในการทำงานอื่นๆ เช่น การจัดกำหนดการการนัดหมาย การประมวลผลคำสั่ง และการรวบรวมลูกค้าเป้าหมาย

ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มักจะเชื่อมต่อกับธุรกิจของคุณมากขึ้นและบทบาทของพวกเขาต้องการการโต้ตอบกับทีมในองค์กรของคุณมากขึ้น

พวกเขามีความกังวลเกี่ยวกับความสำเร็จของธุรกิจของคุณมากขึ้น ดังนั้นงานของพวกเขาคือการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและอัตราการรักษา

ผู้ให้บริการ Virtual Receptionist คิดค่าบริการเท่าไร?

ก่อนที่เราจะให้ราคาบริการพนักงานต้อนรับเสมือน เรามาดูกันว่าพนักงานต้อนรับในโรงแรมจะเสียค่าใช้จ่ายเท่าไหร่

เงินเดือนเฉลี่ยของพนักงานต้อนรับในสหรัฐฯ จะแตกต่างกันไประหว่าง 33,628 ถึง 41,984 ดอลลาร์ ณ วันที่ 29 มีนาคม พ.ศ. 2564 ความแตกต่างที่กว้างของช่วงเงินเดือนมาจากปัจจัยหลายประการ เช่น:

• การศึกษา
• ใบรับรอง
• ความเชี่ยวชาญ
• ทักษะเพิ่มเติม

จากสิ่งนี้ การมีพนักงานต้อนรับประจำบ้านจะมีค่าใช้จ่ายระหว่าง 2.800 ถึง 3,500 ดอลลาร์ต่อเดือน

ในทางกลับกัน ผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือนจะเรียกเก็บเงินลูกค้าตามจำนวนการโทรหรือข้อความที่ส่ง

ดังนั้น ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ พวกเขาจะเสนอแผนราคาต่างๆ ที่อาจเริ่มต้นที่ $20 และสูงถึงสองสามร้อยดอลลาร์ต่อเดือน

ปัจจัยเพิ่มเติมอาจส่งผลต่อต้นทุน เช่น:

• ครอบคลุมเวลา
• ช่องทางการสื่อสารที่หลากหลาย
• คำทักทายที่กำหนดเอง
• โอนสาย
• การเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญสองภาษา
• และอื่น ๆ

ประโยชน์ของการจ้างพนักงานต้อนรับเสมือน

ประโยชน์หลักของการจ้างพนักงานต้อนรับเสมือนคือ:

ประโยชน์ #1: ประหยัดต้นทุน

ที่น่าสนใจคือ นายจ้างชาวอเมริกันโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 4,000 เหรียญสหรัฐฯ และ 24 ชั่วโมงในการจ้างพนักงานใหม่

สิ่งนี้บ่งชี้ว่าการจ้างผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือนมืออาชีพนั้นมีราคาไม่แพงกว่าการจ้างพนักงานต้อนรับในองค์กรที่คุณต้องฝึกอบรม

อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานใหม่มีมากกว่าการฝึกอบรม และยังรวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น:

• ให้เงินเดือนเต็มเวลาที่แข่งขันได้
• จ่ายวันหยุดและวันลาป่วย
• การตั้งสำนักงานด้วยอุปกรณ์พิเศษ

นอกจากนี้ ไม่เหมือนพนักงานปกติที่ทำงานแปดชั่วโมงต่อวันและห้าวันต่อสัปดาห์ พนักงานต้อนรับสดพร้อมให้บริการทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน

เมื่อพิจารณาว่าลูกค้าสามารถโทรหาธุรกิจของคุณได้ตลอดเวลาหรือวันไหนก็ได้ คุณต้องแน่ใจว่ามีคนสามารถจัดการกับการสื่อสารได้ตลอดเวลา

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณต้องจ้างพนักงานต้อนรับสามคนเพื่อดูแลแต่ละกะ

ผู้ให้บริการเสมือนพนักงานต้อนรับไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์พิเศษ พวกเขาเป็นมืออาชีพที่ได้รับการฝึกฝนมาอย่างเต็มที่และพร้อมให้บริการทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ดังนั้นพวกเขาสามารถประหยัดเงินของคุณได้อย่างล้ำค่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสร้างธุรกิจ

ประโยชน์ #2: การบริการลูกค้าคุณภาพสูง

การประกันคุณภาพสำหรับการสอบถามที่เข้ามาทั้งหมดอาจทำให้เสียเวลา แต่เป็นหน้าที่สำคัญของการบริการลูกค้าที่ต้องใช้วิธีการอย่างรอบคอบ

เมื่อคุณใช้บริการของผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือน คุณจะเข้าถึงเครือข่ายตัวแทนที่ได้รับการฝึกอบรมและทุ่มเทอย่างเต็มที่ ซึ่งสามารถปรับปรุงอัตราความพึงพอใจของลูกค้าของคุณได้

เมื่อพิจารณาว่า 58% ของผู้บริโภคชาวอเมริกันจะหยุดทำธุรกิจกับบริษัทหนึ่งเนื่องจากการบริการลูกค้าที่ไม่ดี คุณต้องแน่ใจว่าลูกค้าของคุณจะได้รับการสนับสนุนในระดับสูงสุด

ตัวแทนเหล่านี้สามารถรับประกันประสบการณ์ของลูกค้าที่สอดคล้องกันและทำให้ลูกค้าของคุณมีความสุขโดย:

• ไม่พลาดสายหรืออีเมล
• พยายามแก้ปัญหาของลูกค้าระหว่างการติดต่อครั้งแรก
• พร้อมให้บริการทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงแม้นอกเวลาทำการ
• รับมือลูกค้าโกรธด้วยการทูต
• หลีกเลี่ยงอุปสรรคในการสื่อสารด้วยความสามารถสองภาษา

ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มุ่งมั่นที่จะให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนที่ส่งเสริมการเติบโตและความภักดีต่อแบรนด์สำหรับธุรกิจของคุณ

ในที่สุดสิ่งนี้จะช่วยเพิ่มการรักษาลูกค้าและสร้างลูกค้าที่กลับมามากขึ้น

ประโยชน์ #3: เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล

เจ้าของธุรกิจและพนักงานมักจะสวมหมวกหลายใบและต้องทำงานหลายอย่าง

แม้ว่าการรับอีเมลและโทรศัพท์อาจทำได้ยากและใช้เวลานาน แต่การว่าจ้างการสื่อสารกับลูกค้าไปยังผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือนจริงจะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่วิสัยทัศน์ กระบวนการทางธุรกิจหลัก และไดรเวอร์การขายที่ใหญ่ขึ้น

ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้สามารถแบ่งเบาภาระการบริการลูกค้าออกจากจานของคุณ ในขณะที่ลดภาระงานของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของคุณ

ประโยชน์ #4: ยอดขายที่เพิ่มขึ้น

รายงานของ Salesforce เกี่ยวกับสถานะของลูกค้าที่เชื่อมต่อแสดงให้เห็นว่า จากข้อมูลของผู้บริโภค 92% ประสบการณ์การบริการลูกค้าในเชิงบวกทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะทำการซื้ออีกครั้ง

เมื่อคุณจ้างการสื่อสารกับลูกค้าไปยังพนักงานต้อนรับเสมือน คุณจะทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงซึ่งมีหน้าที่ทำให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจด้วยการตอบกลับอย่างรวดเร็วและการแก้ปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

การสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยมสามารถสร้างความแตกต่างได้ ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายกับลูกค้า กระตุ้นความภักดี และการซื้อซ้ำมากขึ้น

ซึ่งจะส่งผลให้ยอดขายเพิ่มขึ้นในที่สุด

เมื่อใดที่ธุรกิจควรจ้างผู้ให้บริการ Virtual Receptionist?

ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือบริษัทที่มีฐานะมั่นคง คุณสามารถได้รับประโยชน์จากความเชี่ยวชาญของผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือน

การมีลูกบอลในอากาศมากเกินไป รวมถึงการบริการลูกค้า คุณอาจประสบปัญหากับประสิทธิภาพการทำงานและการจัดการเวลาของคุณ

ที่กล่าวว่าคุณควรลงทุนในบริการประเภทนี้เมื่อ:

• คุณต้องการใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น
• คุณใช้เวลามากเกินไปในการบริหารมากกว่างานขับเคลื่อนการขาย
• คุณต่อสู้กับภาระงานหนัก
• คุณมีงานการจัดการลูกค้าที่ไม่ใช่ธุรกิจหลักซ้ำซาก
• คุณมีอีเมลและการโทรที่ค้างอยู่เพื่อตอบกลับ
• คุณไม่มีเวลาสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลของคุณ
• คุณรู้ว่าคนอื่นสามารถจัดการการสื่อสารกับลูกค้าของคุณได้ดีขึ้น

เหตุใดจึงเลือก Human Over Software Virtual Receptionist

ปัจจุบันนี้ พนักงานต้อนรับเสมือนยังสามารถแทนที่ด้วยระบบพนักงานต้อนรับอัตโนมัติที่สามารถรองรับการโทรเข้าของคุณได้เหมือนกับพนักงานต้อนรับที่เป็นมนุษย์

ระบบเหล่านี้สามารถ:

• เชื่อมต่อลูกค้าไปยังแผนกที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ
• บันทึกการโทร
• ตอบสนองความต้องการของลูกค้าของคุณตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันโดยไม่มีการแทรกแซงจากมนุษย์
• ติดตามและตรวจสอบการโทรเพื่อมอบประสบการณ์ที่เหนือกว่าแก่ลูกค้า
• สร้างรายงานรายสัปดาห์หรือรายเดือน
• และอื่น ๆ

ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานและการดำเนินงาน

อย่างไรก็ตาม คำถามคือตัวเลือกใดดีกว่าสำหรับธุรกิจของคุณ: ซอฟต์แวร์สำหรับพนักงานต้อนรับหรือซอฟต์แวร์สำหรับพนักงานต้อนรับเสมือน

ความจริงก็คือเทคโนโลยีและปัญญาประดิษฐ์สามารถแก้ปัญหาของทีมบริการลูกค้าได้ อย่างน้อยนั่นคือสิ่งที่ดูเหมือนว่า

แต่การศึกษาให้ข้อค้นพบที่น่าสนใจ

รายงาน NICE inContact เกี่ยวกับประสบการณ์ของลูกค้าแสดงให้เห็นว่าแม้จะมีการปรับปรุงเทคโนโลยี แต่ผู้บริโภคก็ยังต้องการเชื่อมต่อกับมนุษย์

ในความเป็นจริง วิธีการช่วยเหลือจากตัวแทนคือทางเลือกที่ดีที่สุดที่ธุรกิจสามารถใช้ในการให้บริการลูกค้าได้

เหตุผลเบื้องหลังคือพนักงานต้อนรับที่เป็นมนุษย์สามารถ:

• อนุญาตให้ปรับแต่งในระดับสูง
• สร้างความประทับใจแรกพบให้กับลูกค้า

สิ่งสำคัญที่สุด : การบริการลูกค้าด้วยมนุษย์เป็นสิ่งที่ประเมินค่าไม่ได้เมื่อพูดถึงความพึงพอใจและการรักษาลูกค้าไว้

วิธีการเลือกผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือนที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

ในการเลือกบริษัทที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ให้พิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:

• ความสามารถในการสื่อสาร : การบริการลูกค้าที่ดีเยี่ยมขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่เหมาะสม จำเป็นต้องทำงานร่วมกับตัวแทนที่สามารถรับฟังความต้องการของลูกค้าและเข้าใจความยากลำบากของพวกเขาได้ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ควรจะสามารถสื่อสารด้วยน้ำเสียงที่ชัดเจน รัดกุม และเป็นมืออาชีพ ซึ่งจะสร้างความประทับใจในเชิงบวกเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณและสร้างความไว้วางใจ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ประเมินทักษะการสื่อสารของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแต่ละรายก่อนที่จะตัดสินใจ
• ประสบการณ์ในอุตสาหกรรม : ตัวแทนที่คุณจ้างควรได้รับการฝึกอบรมในการจัดการการสื่อสารกับลูกค้าของคุณอย่างมืออาชีพ เป็นกันเอง และช่วยเหลือดี อย่างไรก็ตาม นอกจากทัศนคติที่เป็นมิตรและเป็นประโยชน์แล้ว พวกเขาควรมีประสบการณ์ในการให้บริการลูกค้าในภาคธุรกิจของคุณมาก่อนด้วย ประสบการณ์ในอุตสาหกรรมมีความสำคัญ เนื่องจากตัวแทนจะเข้าใจปัญหาหรือคำถามของลูกค้าของคุณได้ดีขึ้น และจัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น
• ขอบเขตการให้บริการ : บริษัทรับสายสดบางแห่งเน้นรับสายเท่านั้น อย่างไรก็ตาม มีหน่วยงานที่สามารถให้บริการเต็มรูปแบบ รวมถึงการจัดการอีเมลและการป้อนข้อมูล ขอแนะนำให้เลือกคู่ค้าที่สามารถทำได้มากกว่าแค่รับโทรศัพท์และดูแลงานด้านการสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมดของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถลดปริมาณงานของคุณและมุ่งเน้นไปที่งานขับเคลื่อนการขายที่ใหญ่ขึ้น
• คำวิจารณ์และคำรับรอง : คำ ติชมของลูกค้าจะแสดงความสามารถและความเป็นมืออาชีพของแต่ละหน่วยงานที่คาดหวัง พวกเขาจะแสดงให้เห็นว่าบริการของพวกเขาคุ้มค่าหรือไม่และลูกค้าพึงพอใจกับงานของพวกเขาเพียงใด ตรวจสอบไซต์ของบุคคลที่สามเพื่อรับรายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการ ทักษะการสื่อสาร วัฒนธรรมของบริษัท และผลลัพธ์
• Personalization : Personalization ขับเคลื่อนผลลัพธ์ทางธุรกิจในเชิงบวก ข้อมูลสนับสนุนข้อเท็จจริงนี้ และ 97% ของนักการตลาดรายงานว่าความพยายามในการปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับแต่ละบุคคลสามารถวัดผลได้ เพื่อให้บริการที่เป็นเลิศแก่ลูกค้าของคุณ คุณต้องจ้างตัวแทนที่สามารถสร้างโซลูชันที่ตรงตามความต้องการ พวกเขาควรจะสามารถให้คำทักทายและคำตอบแบบกำหนดเองสำหรับลูกค้าแต่ละราย

10 คำถามที่ต้องถามก่อนจ้างพนักงานต้อนรับเสมือน

1. ตัวแทนของคุณคุ้นเคยกับอุตสาหกรรมของฉันมากน้อยเพียงใด
2. การโทรและข้อความทั้งหมดจะได้รับการตอบรับแบบสดหรือไม่?
3. ตัวแทนของคุณพูดภาษาใดบ้าง
4. พวกเขามีประสบการณ์ระดับไหน?
5. บริการของคุณมีการสื่อสารส่วนบุคคลหรือไม่?
6. ตัวแทนของคุณสามารถจัดการการนัดหมายและส่งการแจ้งเตือนได้หรือไม่?
7. จะเกิดอะไรขึ้นหากระบบของคุณล่ม?
8. เราจะสื่อสารกันอย่างไร? ใครจะเป็นผู้ติดต่อที่ได้รับมอบหมาย?
9. ความพร้อมของคุณคืออะไร? เราสามารถใช้บริการของคุณ 24/7 ได้หรือไม่?
10. แล้วราคาล่ะ? ค่าบริการเท่าไหร่?

Takeaways บนผู้ให้บริการเสมือนพนักงานต้อนรับ

ผู้ให้บริการพนักงานต้อนรับเสมือนสามารถช่วยคุณปรับปรุงการบริการลูกค้าและสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายกับลูกค้าของคุณ

หน่วยงานเฉพาะทางเหล่านี้อาจมีค่าใช้จ่ายประมาณ 20 ดอลลาร์ถึงหลายร้อยดอลลาร์ต่อเดือน

ประโยชน์ที่สำคัญของการจ้างพนักงานต้อนรับสดคือ:

• ประหยัดค่าใช้จ่าย
• บริการลูกค้าที่มีคุณภาพสูง
• ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล
• ยอดขายที่เพิ่มขึ้น

ในการเลือกคู่ค้าที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ให้พิจารณาปัจจัยสำคัญต่อไปนี้:

• ความสามารถในการสื่อสาร
• ประสบการณ์ในอุตสาหกรรม
• ขอบเขตของการบริการ
• คำวิจารณ์และคำรับรอง
• การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ