แบบฟอร์ม W9 2023: คืออะไรและใช้อย่างไร?

ฤดูภาษีมาพร้อมกับแบบฟอร์มมากมาย แต่แบบฟอร์มที่โดดเด่นมักจะเป็น แบบฟอร์ม W9 แม้จะมีลักษณะที่ดูไม่สุภาพ แต่แบบฟอร์มนี้ก็มีบทบาทสำคัญในโลกของภาษี มันทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมที่สำคัญระหว่างบุคคลและธุรกิจ ทำให้มั่นใจได้ถึงการรายงานรายได้ที่ถูกต้องและอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบกับ IRS ที่ราบรื่น

ในบทความนี้ เราจะไขปริศนาเกี่ยวกับแบบฟอร์ม W-9 เราจะสำรวจวัตถุประสงค์ เจาะลึกข้อมูลที่ต้องการ และตรวจสอบว่าบุคคลและธุรกิจใช้ข้อมูลดังกล่าวอย่างไร ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้รับเหมา ฟรีแลนซ์ หรือเจ้าของธุรกิจ คู่มือฉบับสมบูรณ์นี้จะช่วยให้คุณมีความรู้เพื่อสำรวจความซับซ้อนของแบบฟอร์ม W-9 ได้อย่างมั่นใจ

แบบฟอร์ม W9 มีความหมายว่าอย่างไร?

แบบฟอร์ม W9 เป็นเอกสารที่ใช้ในสหรัฐอเมริกาเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี ทำหน้าที่เป็นคำขอข้อมูลประจำตัวผู้เสียภาษีจากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายหนึ่ง โดยปกติแล้วธุรกิจหรือบุคคลทั่วไปจะจัดเตรียมแบบฟอร์มเพื่อรวบรวมรายละเอียดที่จำเป็น เช่น ชื่อผู้รับ ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) หรือหมายเลขประกันสังคม (SSN) แบบฟอร์ม W9 ใช้เป็นหลักในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในการรายงานรายได้ที่จ่ายให้กับผู้รับไปยัง IRS เมื่อได้รับข้อมูลที่ถูกต้องผ่านแบบฟอร์ม W-9 ธุรกิจจะสามารถปฏิบัติตามภาระหน้าที่ในการรายงานภาษีของตนได้ โดยต้องปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับด้านภาษี

การใช้แบบฟอร์ม W9

แบบฟอร์ม W9 ให้บริการตามวัตถุประสงค์ที่สำคัญหลายประการในด้านภาษีและธุรกรรมทางการเงิน ต่อไปนี้คือการใช้แบบฟอร์ม W9 ที่สำคัญบางส่วน:

การรายงานรายได้: การใช้แบบฟอร์ม W-9 หลักอย่างหนึ่งคือการรวบรวมข้อมูลประจำตัวผู้เสียภาษี เช่น TIN หรือ SSN จากบุคคลหรือธุรกิจที่อาจได้รับการชำระเงิน ข้อมูลนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรายงานรายได้ที่จ่ายให้กับผู้รับโดยผู้ชำระเงินหรือธุรกิจอย่างถูกต้อง

การรายงาน 1099-MISC: ธุรกิจมักต้องใช้แบบฟอร์ม W9 เมื่อมีส่วนร่วมกับผู้รับเหมา ฟรีแลนซ์ หรือผู้ขาย เมื่อได้รับแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกแล้วจากบุคคลหรือหน่วยงานเหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ จะสามารถรายงานการชำระเงินให้กับพวกเขาในแบบฟอร์ม 1099-MISC ได้อย่างถูกต้อง การรายงานนี้ช่วยให้ IRS สามารถติดตามและตรวจสอบรายได้ที่ผู้รับได้รับ

อ่านอีกครั้ง: 9 ตัวอย่างกลยุทธ์การตลาดที่โดดเด่นจากแบรนด์ที่ประสบความสำเร็จ

การพิจารณาการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรอง: ข้อมูลที่ให้ไว้ในแบบฟอร์ม W-9 ช่วยพิจารณาว่าจำเป็นต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรองหรือไม่ การหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรองคือเปอร์เซ็นต์ของการชำระเงินที่ผู้จ่ายหักไว้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการชำระภาษี โดยทั่วไปในกรณีที่ TIN หรือ SSN ของผู้รับไม่ถูกต้อง ขาดหายไป หรือรายงานน้อยเกินไป

การปฏิบัติตามกฎหมายภาษี: โดยการรวบรวมและเก็บรักษาแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกแล้ว ธุรกิจต่างๆ จะแสดงการปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับด้านภาษี ช่วยให้พวกเขาปฏิบัติตามภาระผูกพันในการรายงานต่อ IRS ได้อย่างถูกต้องและหลีกเลี่ยงบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้นสำหรับการไม่ปฏิบัติตาม

การสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย: การขอแบบฟอร์ม W-9 จากผู้ขายหรือผู้รับเหมาช่วยสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ช่วยให้มั่นใจว่าทั้งสองฝ่ายมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ทางการเงินและภาษี และช่วยให้การทำธุรกรรมทางการเงินราบรื่นขึ้น

การทำความเข้าใจเกี่ยวกับการใช้แบบฟอร์ม W-9 เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจและบุคคลที่มีส่วนร่วมในธุรกรรมทางการเงิน เพื่อให้แน่ใจว่าการรายงานถูกต้อง สอดคล้องกับกฎระเบียบด้านภาษี และการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่โปร่งใสและตรวจสอบได้

อ่านเพิ่มเติม: 8 วิธีที่ผู้นำสามารถช่วยได้

ใครบ้างที่ต้องกรอกแบบฟอร์ม W9

บุคคลหรือนิติบุคคลต้องกรอกแบบฟอร์ม W9 ในสถานการณ์เฉพาะเพื่อให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่บุคคลอื่น ต่อไปนี้คือบางกรณีที่จำเป็นต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9:

• ผู้รับจ้างอิสระและฟรีแลนซ์ : บุคคลที่ให้บริการแก่บุคคลอื่นโดยไม่ได้เป็นพนักงาน เช่น ผู้รับจ้างอิสระและฟรีแลนซ์ จะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9 ซึ่งจะช่วยให้ฝ่ายที่จ่ายเงินรายงานรายได้อย่างถูกต้องต่อ IRS
• สถาบันการเงิน : เมื่อเปิดบัญชีธนาคารใหม่หรือสมัครบริการทางการเงินบางอย่าง เช่น สินเชื่อ ธนาคารและสถาบันให้กู้ยืมอาจขอแบบฟอร์ม W-9 เพื่อรวบรวมข้อมูลสำหรับการรายงานภาษีโดยเฉพาะการจ่ายดอกเบี้ยและเงินปันผล
• ผู้ได้รับรางวัล : ผู้เข้าร่วมการแข่งขันที่มีศักยภาพในการชนะรางวัลอาจถูกขอให้กรอกแบบฟอร์ม W9 เนื่องจากมูลค่าของรางวัลอาจถือเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี โดยต้องมีการรายงาน IRS ที่เหมาะสม
• ธุรกรรมด้านอสังหาริมทรัพย์ : คู่สัญญาที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมด้านอสังหาริมทรัพย์ รวมถึงผู้ซื้อ ผู้ขาย และตัวแทนด้านอสังหาริมทรัพย์ สามารถขอแบบฟอร์ม W-9 จากอีกฝ่ายหนึ่งได้ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่ามีข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับการรายงานรายได้จากการขายทรัพย์สินหรือรายได้ค่าเช่า
• การปลดหนี้ : ในกรณีที่มีการปลดหนี้บางประเภท เช่น หนี้เงินกู้นักเรียนที่ถูกยกเลิกหรือหนี้จำนองที่ได้รับการปลดหนี้ อาจมีการขอแบบฟอร์ม W-9 เพื่อรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงาน

โดยรวมแล้ว การกรอกแบบฟอร์ม W-9 เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับสถานการณ์ต่างๆ เพื่อให้ข้อมูลประจำตัวผู้เสียภาษีถูกต้องและอำนวยความสะดวกในการรายงานรายได้หรือธุรกรรมที่เหมาะสมต่อ IRS

อ่านอีกครั้ง: การเร่งการเติบโตของธุรกิจ

ข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นในแบบฟอร์ม W9

เมื่อกรอกแบบฟอร์ม W-9 คุณต้องให้ข้อมูลเฉพาะเพื่อระบุตัวคุณหรือองค์กรธุรกิจของคุณอย่างถูกต้อง นี่คือรายละเอียดสำคัญที่จำเป็นในแบบฟอร์ม:

• ชื่อ : ป้อนชื่อตามกฎหมายของคุณในฐานะบุคคลหรือชื่อองค์กรธุรกิจของคุณ
• ประเภท นิติบุคคล : ระบุประเภทของนิติบุคคล เช่น เจ้าของคนเดียว ห้างหุ้นส่วน บริษัท หรือ LLC
• ที่อยู่ : ระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์ของคุณ รวมทั้งถนน เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์
• หมายเลข ประจำ ตัวผู้เสียภาษี ( TIN ): ระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณ ซึ่งอาจเป็นหมายเลขประกันสังคม (SSN) หากคุณเป็นบุคคลธรรมดาหรือหมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN) หากคุณเป็นองค์กรธุรกิจ
• การรับรอง : ลงนามและลงวันที่ในแบบฟอร์ม โดยรับรองว่าข้อมูลที่ให้ไว้นั้นถูกต้องและคุณไม่ต้องถูกหัก ณ ที่จ่ายสำรอง

การกรอกแบบฟอร์ม W-9 อย่างถูกต้องทำให้มั่นใจได้ว่าผู้ร้องขอมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ในการรายงานภาษี อย่าลืมอ่านคำแนะนำและปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหากคุณมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือขณะกรอกแบบฟอร์ม

แบบฟอร์ม W8 เทียบกับ W9 จาก

แบบฟอร์ม W-8 และแบบฟอร์ม W-9 ใช้เพื่อจุดประสงค์ด้านภาษีในสหรัฐอเมริกา แต่ให้บริการตามวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับสถานะของผู้รับ นี่คือความแตกต่างที่สำคัญระหว่างแบบฟอร์ม W8 และแบบฟอร์ม W9:

แบบฟอร์ม W8:

• วัตถุประสงค์ : แบบฟอร์ม W-8 ถูกใช้โดยบุคคล นิติบุคคล หรือคนต่างด้าวที่ไม่มีถิ่นที่อยู่ในต่างประเทศ เพื่อรับรองสถานะที่ไม่ใช่ประเทศสหรัฐอเมริกาเพื่อวัตถุประสงค์ในการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• สถานะ ต่างประเทศ : แบบฟอร์มรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสถานะต่างประเทศของบุคคลหรือนิติบุคคล เช่น ประเทศที่อยู่อาศัยเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี
• การหัก ภาษี ณ ที่จ่าย : แบบฟอร์ม W-8 ช่วยกำหนดอัตราการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่เหมาะสมสำหรับการชำระเงินให้กับหน่วยงานต่างประเทศ เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับกฎหมายภาษีของสหรัฐอเมริกาและสนธิสัญญาภาษีที่เกี่ยวข้อง
• ประเภทของแบบฟอร์ม W-8 : แบบฟอร์ม W-8 มีหลายรูปแบบ ได้แก่ W-8BEN สำหรับบุคคล W-8BEN-E สำหรับนิติบุคคล และ W-8IMY สำหรับตัวกลางต่างประเทศหรือนิติบุคคลที่ไหลผ่าน

อ่านอีกครั้ง: แบบฟอร์ม W-8BEN คืออะไรและมีจุดประสงค์อย่างไร

แบบฟอร์ม W9:

• วัตถุประสงค์ : บุคคลหรือหน่วยงานในสหรัฐอเมริกาใช้แบบฟอร์ม W-9 เพื่อให้ข้อมูลประจำตัวผู้เสียภาษีแก่ธุรกิจหรือบุคคลที่จำเป็นต้องรายงานการชำระเงินที่ชำระให้กับพวกเขาเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี
• การระบุตัวผู้เสียภาษี : แบบฟอร์มจะรวบรวมข้อมูล เช่น ชื่อผู้รับ ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) หรือหมายเลขประกันสังคม (SSN)
• การรายงานรายได้ : แบบฟอร์ม W-9 ช่วยให้ธุรกิจรายงานรายได้ที่จ่ายให้กับผู้รับอย่างถูกต้องในแบบฟอร์ม IRS ต่างๆ เช่น แบบฟอร์ม 1099-MISC
• การหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรอง : แบบฟอร์ม W-9 ยังกำหนดว่าต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรองหรือไม่ ซึ่งเป็นการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นเปอร์เซ็นต์ของการชำระเงินเพื่อให้แน่ใจว่ามีการชำระภาษีเมื่อ TIN หรือ SSN ของผู้รับไม่ถูกต้องหรือขาดหายไป

โดยสรุป บุคคลหรือหน่วยงานต่างประเทศใช้แบบฟอร์ม W-8 เพื่อรับรองสถานะที่ไม่ใช่ประเทศสหรัฐอเมริกาเพื่อวัตถุประสงค์ในการหักภาษี ณ ที่จ่าย ในขณะที่แบบฟอร์ม W9 ถูกใช้โดยบุคคลหรือหน่วยงานในสหรัฐอเมริกาเพื่อให้ข้อมูลประจำตัวผู้เสียภาษีสำหรับการรายงานรายได้ที่จ่ายให้กับ พวกเขา.

แบบฟอร์มอื่นๆ:

แบบฟอร์ม 1099-MISC

แบบฟอร์มนี้ใช้เพื่อรายงานค่าตอบแทนที่ไม่ใช่พนักงานที่จ่ายให้กับผู้รับเหมาและฟรีแลนซ์ ครอบคลุมรายได้หลายประเภท ได้แก่ ค่าเช่า ค่าสิทธิ และรายได้เบ็ดเตล็ดอื่นๆ

แบบฟอร์ม ว-4

ซึ่งแตกต่างจากแบบฟอร์ม W-9 แบบฟอร์ม W-4 ใช้สำหรับพนักงานประจำ ช่วยให้นายจ้างกำหนดจำนวนภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางที่ถูกต้องเพื่อหักจากเงินเดือนของพนักงานตามค่าเผื่อการหัก ณ ที่จ่ายและสถานการณ์ภาษีส่วนบุคคล

แบบฟอร์ม W-2

คล้ายกับ 1099-MISC แบบฟอร์ม W-2 ใช้สำหรับพนักงานและให้ข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างที่ได้รับ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบที่จ่ายให้กับ Medicare และประกันสังคม นายจ้างต้องให้แบบฟอร์ม W-2 แก่พนักงานและส่งสำเนาไปยัง Social Security Administration และ IRS

อ่านอีกครั้ง: พลังของการสร้างแบรนด์ส่วนบุคคล

ประเด็นที่สำคัญ:

1. แบบฟอร์ม W9 ใช้สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีในสหรัฐอเมริกาเพื่อรวบรวมข้อมูลประจำตัวผู้เสียภาษีจากบุคคลหรือธุรกิจ
2. ใช้เป็นหลักในการรายงานรายได้ กำหนดหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรอง และตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้านภาษี
3. ธุรกิจขอแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกแล้วจากผู้รับจ้างอิสระ ฟรีแลนซ์ และผู้ขาย เพื่อรายงานการชำระเงินให้ถูกต้องตามแบบฟอร์ม 1099-MISC
4. การกรอกแบบฟอร์ม W9 อย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญในการให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการรายงานภาษีและการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่โปร่งใส

คำถามที่พบบ่อย

ฉันต้องส่ง W-9 หรือไม่หากฉันเป็นฟรีแลนซ์

หากคุณเป็นฟรีแลนซ์ ผู้รับจ้างอิสระ หรือที่ปรึกษา คุณต้องกรอกและส่งแบบฟอร์ม W-9 หากธุรกิจที่คุณทำงานร้องขอหรือหากคุณมีรายได้มากกว่า $600 จากพวกเขาในปีปฏิทินโดยไม่ต้องเป็นพนักงาน

W9 สำหรับธุรกิจคืออะไร?

W-9 สำหรับองค์กรธุรกิจประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับการชำระเงินให้กับธุรกิจนั้นโดยธุรกิจอื่นในระหว่างปีปฏิทิน โดยจะประกอบด้วยชื่อตามกฎหมายของธุรกิจ ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวพนักงาน (EIN) แทนชื่อและข้อมูลส่วนบุคคล

แบบฟอร์มภาษี W-9 กับ 1099: ต่างกันอย่างไร

แบบฟอร์ม W-9 กรอกโดยผู้รับจ้างอิสระ ฟรีแลนซ์ หรือที่ปรึกษา และมอบให้นายจ้างเพื่อจุดประสงค์ในการเก็บบันทึก ในทางกลับกัน แบบฟอร์ม 1099 ให้รายละเอียดเกี่ยวกับค่าจ้างที่นายจ้างจ่ายให้กับผู้รับเหมาอิสระ 1099 มอบให้กับผู้รับเหมาเพื่อยื่นต่อ IRS และหน่วยงานด้านภาษีของรัฐ

ฉันจะกรอก W-9 เป็น LLC ได้อย่างไร

ในฐานะ LLC คุณจะให้ข้อมูลที่คล้ายกันในแบบฟอร์ม W-9 ในฐานะผู้รับเหมารายบุคคล อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างที่สำคัญสองประการ:

• สำหรับการจัดประเภทภาษี หากคุณเป็นนิติบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง ให้เลือกช่อง "บุคคลธรรมดา/เจ้าของคนเดียว" แทนช่องบริษัทจำกัด หากคุณเป็น LLC ที่มีเจ้าของหลายคน ให้เลือกช่อง LLC และใช้ตัวอักษร P เพื่อระบุการเป็นหุ้นส่วน

• แทนที่จะป้อน TIN ส่วนตัว ให้ป้อน EIN ของคุณ EIN ทำหน้าที่เป็นหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของธุรกิจและขอรับได้จาก IRS ฟรี

หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมหรือต้องการคำแนะนำเพิ่มเติม โปรดอ่านคำแนะนำของ IRS หรือขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี