พจนานุกรม WBS: คู่มือฉบับย่อพร้อมตัวอย่าง

พจนานุกรม WBS เป็นส่วนเสริมของ WBS ของคุณที่สื่อถึงข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับแต่ละองค์ประกอบ เป็นหนึ่งในสามเสาหลักที่สนับสนุนการจัดการขอบเขตโครงการในโครงการของคุณ: อีกสองแห่งคือโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) และคำสั่งขอบเขตโครงการ

องค์ประกอบทั้งสามนี้จะให้ขอบเขตพื้นฐานสำหรับโครงการของคุณ หากไม่มีขอบเขตพื้นฐานของโครงการ คุณจะไม่สามารถวัดประสิทธิภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะทำให้โครงการของคุณตกอยู่ในอันตรายจากกำหนดการและเกินงบประมาณ

มาสำรวจว่าพจนานุกรม WBS คืออะไร ทำอย่างไร และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะดึงออกมาอย่างถูกต้อง ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น ProjectManager สามารถช่วยได้มากเมื่อสร้างพจนานุกรม WBS

พจนานุกรม WBS คืออะไร?

พจนานุกรม WBS คือที่ที่มีรายละเอียดของงาน กิจกรรม และผลงานของโครงสร้างการแบ่งงาน เนื้อหารวมถึงเหตุการณ์สำคัญใดก็ตามที่เกี่ยวข้อง ขอบเขตโครงการ และในบางกรณี วันที่ ทรัพยากร ต้นทุน และปริมาณ

พจนานุกรม WBS อนุญาตให้คุณกำหนดแต่ละขั้นตอนใน WBS และวิธีการดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ส่งมอบของโครงการ เอกสารประกอบด้วยชุดงาน ซึ่งกำหนดงานที่เกี่ยวข้อง และบัญชีควบคุม ซึ่งรวมขอบเขต งบประมาณ ต้นทุนจริง และกำหนดการสำหรับงานเหล่านั้น

คำจำกัดความในพจนานุกรม WBS นั้นไม่ยาวนัก เป็นขอบเขตหรือข้อความสั้นๆ ของงาน ซึ่งจะทำให้เท้าข้างหนึ่งอยู่บนขาตั้งกล้องของเส้นฐานขอบเขตของคุณ อีกสองฟุตเป็นคำสั่งขอบเขตสำหรับทั้งโครงการและ WBS ที่คุณกำลังอธิบายด้วยพจนานุกรม WBS ทั้งสามมีความสำคัญในการวัดและตรวจสอบขอบเขตของโครงการ

วัตถุประสงค์ของพจนานุกรม WBS คืออะไร?

โครงสร้างการแบ่งงานเป็นเครื่องมือที่มองเห็นได้ และเนื่องจากลักษณะกราฟิก โครงสร้างดังกล่าวจึงไม่มีพื้นที่ในการอธิบายรายละเอียดของแต่ละขั้นตอน การเพิ่มข้อมูลนี้ใน WBS จะทำให้อ่านและใช้งานยาก จุดประสงค์ของพจนานุกรม WBS คือการเพิ่มบริบทเพิ่มเติมให้กับ WBS และเพิ่มความสามารถในการใช้งาน

นี่คือสาเหตุที่โครงสร้างการแบ่งงานมีชื่อและมักมีตัวเลขระบุแต่ละขั้นตอน ป้ายชื่อเหล่านี้สอดคล้องกับพจนานุกรม WBS ซึ่งมีรายละเอียดคำอธิบายวัตถุประสงค์และการดำเนินการของขั้นตอน สิ่งนี้ทำให้สมาชิกในทีมที่อ้างถึงพจนานุกรม WBS มีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งถึงสิ่งที่จำเป็นในการทำโครงการให้สำเร็จ

พจนานุกรม WBS ยังช่วยให้แน่ใจว่าโครงการเป็นไปตามประเด็นด้านกฎระเบียบหรือการปฏิบัติตามข้อบังคับที่ควบคุมงาน นอกจากนี้ยังสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่ส่งมอบเป็นไปตามความคาดหวังด้านคุณภาพของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ การใช้พจนานุกรม WBS เป็นวิธีเพื่อให้แน่ใจว่างานโครงการเสร็จสิ้นในครั้งแรกและหลีกเลี่ยงการแก้ไขที่มีราคาแพงและทันเวลา

ใครเป็นผู้สร้างพจนานุกรม WBS?

พจนานุกรม WBS ถูกสร้างขึ้นโดยตัวจัดการโครงการ แต่ไม่ได้แยกออกมาต่างหาก ผู้จัดการโครงการจะจัดกิจกรรมที่จำเป็นในการกรอกและทำให้แน่ใจว่าพจนานุกรม WBS ทำอย่างถูกต้อง แต่จะสัมภาษณ์และขอความช่วยเหลือจากผู้อื่นเพื่อให้แน่ใจว่าได้อธิบายอย่างละเอียดและครบถ้วนในคำอธิบาย

ในขณะที่ผู้จัดการโครงการกำลังประสานงานการรวบรวมวัสดุที่จะกำหนดและควบคุมขั้นตอนใน WBS พวกเขากำลังเก็บเกี่ยวข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ตัวอย่างเช่น พวกเขาจะสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังตอบคำถามทุกข้อที่เกี่ยวข้องกับงานและทำอย่างถูกต้อง

แหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งคือสมาชิกในทีมเอง เหล่านี้คือผู้ที่รวมตัวกันเพื่อทำงานในโครงการเพราะระดับทักษะ ความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์ในการทำงาน พวกเขาประเมินค่าไม่ได้เนื่องจากความรู้ในโลกแห่งความเป็นจริงของพวกเขาจะให้มุมมองที่อาจหายไปจากลู่ทางอื่น

วิธีสร้างพจนานุกรม WBS

เมื่อคุณทำการวิจัยเสร็จแล้วและพร้อมที่จะสร้างพจนานุกรม WBS แล้ว อย่าลืมเก็บรายละเอียดสำหรับแต่ละองค์ประกอบใน WBS ให้สั้นและตรงประเด็น เหตุผลหลักสำหรับประโยชน์ของพจนานุกรม WBS คือทีมงานโครงการเข้าใจได้ง่าย

แม้ว่าพจนานุกรม WBS จะไม่ได้กำหนดรูปแบบไว้ แต่ขั้นตอนสิบสองขั้นตอนเหล่านี้เป็นเธรดทั่วไปที่เชื่อมโยงเอกสารส่วนใหญ่เข้าด้วยกัน:

1. ระบุรายการ

ทุกขั้นตอนใน WBS ของคุณควรมีรหัสหรือตัวระบุบัญชี ช่วยให้คุณแสดงรายการขั้นตอนในพจนานุกรม WBS เพื่อให้สอดคล้องกับรายการที่ถูกต้องใน WBS

2. อธิบายมัน

นี่คือรายละเอียดของงาน ควรสื่อสารให้กระชับและชัดเจน

3. หมายเหตุ สมมติฐานและข้อจำกัด

สังเกตสมมติฐานและ/หรือข้อจำกัดใดๆ เกี่ยวกับงาน เช่น การพึ่งพางานอื่นๆ อุปกรณ์ที่จำเป็น ฯลฯ ด้วยวิธีนี้ คุณจึงสามารถวางแผนสำหรับสิ่งเหล่านั้นและหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นได้

4. กำหนดเจ้าของ

แต่ละงานจะถูกมอบหมายให้กับสมาชิกในทีมที่จะเป็นเจ้าของการดำเนินการและทำงานให้สำเร็จลุล่วง นี่คือที่ที่บุคคลนั้นถูกระบุ

5. ตั้งหลักชัย

เหตุการณ์สำคัญคือวันที่สำคัญในโครงการของคุณ ซึ่งมักจะบ่งบอกถึงจุดสิ้นสุดของระยะหนึ่งและจุดเริ่มต้นของอีกระยะหนึ่ง ควรระบุไว้ในพจนานุกรม WBS

6. จัดตารางเวลา

ไม่ว่า WBS ของคุณจะแบ่งเป็นงานหรือสิ่งที่ส่งมอบ จะต้องมีการจัดกำหนดการ เช่น การกำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด

7. รายการทรัพยากร

สังเกตเครื่องมือ วัสดุ อุปกรณ์ ฯลฯ ในแผนทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินงาน

8. คำนวณต้นทุน

งานแต่ละงานจะมีต้นทุนที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการ ไม่ว่าจะเป็นวัสดุ วัสดุสิ้นเปลือง หรือเวลา ควรรวมการประมาณค่าใช้จ่ายไว้ที่นี่

9. กำหนดคุณภาพ

สังเกตความคาดหวังด้านคุณภาพที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมีสำหรับแต่ละขั้นตอนของ WBS

10. รู้เกณฑ์การยอมรับ

จำเป็นต้องมีผู้มีอำนาจในการบอกว่างานแต่ละงานเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง ต้องมีเกณฑ์ในการพิจารณาเรื่องนี้ นี่คือที่ที่คุณสามารถสังเกตบุคคลนั้นและเกณฑ์ที่ใช้

11. รวบรวมข้อมูลอ้างอิงทางเทคนิค

หากมีแนวทาง คู่มือ มาตรฐาน ฯลฯ ที่จำเป็นเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ควรรวบรวมไว้ที่นี่

12. ยุติข้อตกลง

สุดท้าย ให้ระบุสัญญา ข้อตกลงขององค์กร และเอกสารอื่นๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ

ตัวอย่างพจนานุกรม WBS

เพื่อให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นว่าพจนานุกรม WBS คืออะไร ให้ดูที่เทมเพลตโครงสร้างการแบ่งงานฟรีที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้จาก ProjectManager ห้าขั้นตอนของโครงการได้ระบุไว้ในเทมเพลต โดยมีการร่างขั้นตอนการเริ่มต้นครั้งแรกไว้เป็นตัวอย่าง

การกรอกแม่แบบ

เมื่อใช้สิ่งนี้ เราจะเห็นงานแรกคือการตั้งค่าฮาร์ดแวร์ ตามรูปแบบข้างต้น เราได้สร้างสเปรดชีตอย่างง่ายที่แสดง 12 ขั้นตอนของพจนานุกรม WBS อันดับแรกคือหมายเลขรายการ ตามด้วยคำอธิบาย ซึ่งจะให้รายละเอียดว่าต้องตั้งค่าฮาร์ดแวร์ที่ใด

หากมีสมมติฐานหรือข้อจำกัดใดๆ จะมีการระบุไว้ ในตัวอย่างของเรา เทอร์มินัลต้องหันออกจากหน้าต่างสำนักงานเพื่อหลีกเลี่ยงแสงสะท้อน มีรายชื่อเจ้าของ ผู้รับผิดชอบการตั้งค่า

วันที่ที่ต้องทำการติดตั้งให้เสร็จสิ้นจะแสดงด้วย ตามด้วยกำหนดการซึ่งแสดงระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบ แหล่งข้อมูลรวมถึงเครื่องมือและคำแนะนำที่จำเป็น

ค่าใช้จ่ายเป็นอัตรารายชั่วโมงของผู้ทำการติดตั้ง คุณภาพคือฮาร์ดแวร์ต้องใช้งานได้ ผู้จัดการโครงการจะตกลงงาน ข้อมูลอ้างอิงทางเทคนิครวมถึงแผนผังชั้นและแผนผังไฟฟ้าเพื่อแสดงว่าปลั๊กไฟอยู่ที่ไหน และสุดท้าย การติดตั้งต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์สำหรับพื้นที่สำนักงาน

ProjectManager ช่วยคุณสร้างพจนานุกรม WBS ได้อย่างไร

ProjectManager เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่จัดระเบียบงานและทีมของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อคุณมีการจัดการขอบเขตแล้ว ซึ่งรวมถึงพจนานุกรม WBS และ WBS ของคุณแล้ว คุณจะต้องนำงานเหล่านั้นมาไว้ในแผน

การจัดการงานเหล่านั้นทั้งหมดอาจรู้สึกหนักใจ แต่สามารถเชื่อมโยงกับแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราได้ เพียงป้อนงานของคุณ งานของคุณก็จะแสดงในมุมมองโครงการแผนภูมิแกนต์ กำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดให้แต่ละงาน จากนั้นจึงเติมไทม์ไลน์ ตอนนี้คุณสามารถดูทั้งโครงการได้ในที่เดียว

งานบางอย่างของคุณอาจไม่สามารถเริ่มต้นหรือเสร็จสิ้นได้จนกว่างานอื่นจะเริ่มต้นหรือเสร็จสิ้น งานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันเหล่านี้สามารถสร้างปัญหาคอขวดได้ในภายหลังในโปรเจ็กต์ หากคุณไม่ได้ระบุปัญหาดังกล่าวในแผนของคุณ ซึ่งเป็นเรื่องง่ายในแผนภูมิแกนต์ของเรา เพียงลากงานที่ขึ้นต่อกันไปยังงานอื่นๆ ที่งานนั้นต้องพึ่งพาและเชื่อมโยงกัน

เหตุการณ์สำคัญที่คุณระบุไว้ในพจนานุกรม WBS ของคุณสามารถเพิ่มไปยังแผนภูมิแกนต์ได้เช่นกัน ง่ายต่อการแทรกและแสดงเป็นไอคอนรูปเพชร สิ่งนี้จะแบ่งโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ของคุณออกเป็นเฟสเล็กๆ ซึ่งทำให้จัดการได้ง่ายขึ้น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ให้เครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อดำเนินการ WBS ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถติดตามและติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพ จากนั้นสร้างรายงานที่สามารถกรองได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อให้การอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำได้ง่าย เข้าร่วมกับทีมนับหมื่นที่ใช้เครื่องมือของเราอยู่แล้วโดยเข้าร่วมการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้วันนี้