ฮิสโตแกรมทรัพยากรในการบริหารโครงการคืออะไร?

ในการจัดการโครงการ ทรัพยากรคือบุคลากร เครื่องมือ และวัสดุที่จำเป็นในการทำโครงการให้สำเร็จ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ทรัพยากรมีความสำคัญ—และการจัดการทรัพยากรก็เช่นกัน

ฮิสโตแกรมของทรัพยากรเป็นเครื่องมือทางสถิติที่ใช้จัดการทรัพยากร เป็นไดอะแกรมแผนภูมิแท่งในอดีตที่กำหนดกำหนดการการจัดสรรทรัพยากร ฮิสโตแกรมของทรัพยากรช่วยผู้จัดการโครงการด้วยการวางแผนทรัพยากรและการจัดการคุณภาพ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำให้ฮิสโตแกรมของทรัพยากรค่อนข้างล้าสมัย แต่ก็ยังสามารถปรากฏในการสอบรับรอง PMP ดังนั้นจึงไม่เจ็บที่จะจัดการกับฮิสโตแกรมของทรัพยากร

ฮิสโตแกรมของทรัพยากรคืออะไร?

ฮิสโตแกรมของทรัพยากรคือแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนที่ใช้สำหรับการจัดสรรทรัพยากรในการจัดการโครงการ โดยพื้นฐานแล้วจะเป็นกราฟการวางแผนทรัพยากรที่แสดงระยะเวลาที่ทรัพยากรถูกกำหนดให้ทำงานในช่วงเวลาหนึ่ง นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อกำหนดความพร้อมใช้งานของทรัพยากร

การมีทรัพยากรที่คุณต้องการ เมื่อคุณต้องการ คือวิธีดำเนินการงานในโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้จัดการโครงการใช้ฮิสโตแกรมของทรัพยากรในขณะที่ตรวจสอบโครงการและติดตามความคืบหน้า ข้อมูลที่พวกเขาดึงมาจากฮิสโตแกรมของทรัพยากรช่วยให้พวกเขาทราบว่าทรัพยากรของพวกเขาอยู่ที่ไหนและใช้งานอย่างไร

ฮิสโตแกรมของทรัพยากรมีแกนนอนที่แสดงช่วงหรือค่าของช่องว่างระหว่างตัวแปร และแกนตั้ง ซึ่งแสดงถึงจำนวนครั้งที่ช่วงเวลาเกิดขึ้น แถบแสดงถึงทรัพยากร นอกจากนี้ยังมีตำนานที่ระบุแต่ละแถบ

จากข้อมูลของ American Society of Quality (ASQ) ฮิสโตแกรมเป็นเครื่องมือคุณภาพที่ใช้กันมากที่สุด

เหตุใดจึงต้องใช้ฮิสโตแกรมของทรัพยากร

ผู้จัดการโครงการใช้ฮิสโตแกรมของทรัพยากรเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดสรรทรัพยากรอย่างถูกต้อง พวกเขาเสนอวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการดูการใช้ทรัพยากร จากข้อมูลของ American Society of Quality (ASQ) ฮิสโตแกรมเป็นเครื่องมือคุณภาพที่ใช้กันมากที่สุด

ทรัพยากรที่บันทึกในฮิสโตแกรมของทรัพยากรมีความเฉพาะเจาะจงสำหรับช่วงเวลา ไม่ว่าจะเป็นปัจจุบันหรือภายหลังในโครงการ ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการวางแผนการกระจายทรัพยากรตลอดวงจรชีวิตโครงการ

ฮิสโตแกรมของทรัพยากรแสดงจำนวนทรัพยากรที่ใช้ในแต่ละช่วงเวลา ซึ่งไม่ต่างจากแผนภูมิแกนต์ (ซึ่งเป็นแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนด้วย) อย่างไรก็ตาม แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งสามารถใช้เพื่อกำหนดเวลา มอบหมาย และติดตามทรัพยากร งาน และอื่นๆ ได้

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมักจะมีแผนภูมิแกนต์ ซึ่งเป็นหนึ่งในเครื่องมือการวางแผนทรัพยากรที่สำคัญและเครื่องมือจัดกำหนดการโครงการที่ใช้โดยผู้จัดการโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่นำแผนภูมิ Gantt ไปไกลกว่าเครื่องมือการจัดการโครงการแบบเดิม ติดตามทั้งทรัพยากรมนุษย์และที่ไม่ใช่มนุษย์ และสามารถตั้งค่าพื้นฐานเพื่อติดตามความพยายามจริงเทียบกับสิ่งที่คุณวางแผนไว้ ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี

เหตุใดฮิสโตแกรมของทรัพยากรจึงมีความสำคัญ

หากคุณไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ คุณต้องมีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรบางประเภท ฮิสโตแกรมของทรัพยากรไม่สมบูรณ์แบบ แต่ก็ดีกว่าไม่ทำอะไรเลย

อีกครั้ง ฮิสโตแกรมของทรัพยากรช่วยให้คุณเห็นทรัพยากรแต่ละรายการที่ใช้ในโครงการของคุณเทียบกับกำหนดการโครงการและพื้นฐานของทรัพยากร ช่วยให้ผู้จัดการโครงการตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีการจัดสรรทรัพยากรเหล่านั้นเพื่อทำกิจกรรมเหล่านั้นให้เสร็จสมบูรณ์

แน่นอนว่าฮิสโทแกรมของทรัพยากรไม่ใช่เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับข้อมูลทางสถิติ สิ่งเหล่านี้เป็นแบบคงที่และต้องสร้างขึ้นในแต่ละครั้งเพื่อดูว่าทรัพยากรของคุณอยู่ที่ไหน ซึ่งต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก ซึ่งบางทีมของโครงการไม่สามารถให้ได้

เมื่อใดควรใช้ฮิสโตแกรมของทรัพยากร

ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ฮิสโตแกรมของทรัพยากรตลอดทั้งโครงการ มันสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก แม้ว่าจะต้องใช้เวลาและความพยายามในการสร้างใน Excel แต่ข้อมูลที่วิเคราะห์มีความสำคัญต่อการจัดสรรทรัพยากรในโครงการ

ฮิสโตแกรมของทรัพยากรสามารถช่วยให้ผู้จัดการโครงการทราบถึงผลกำไรของกิจกรรมนั้นๆ พวกเขายังสามารถตรวจสอบกระบวนการต่างๆ ในการจัดการทรัพยากรของคุณและวิเคราะห์ได้ จากนั้นพวกเขาสามารถกำหนดได้ว่าส่วนใดของโครงการอาจได้รับประโยชน์จากทรัพยากรที่เพิ่มขึ้นหรือได้รับการจัดสรรโดยรวม

ฮิสโตแกรมของทรัพยากรมักใช้กับแผนภูมิแกนต์ ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการเข้าใจขอบเขตของโครงการได้ดีขึ้น รวมถึงวิธีใช้ทรัพยากรของตนและเมื่อใดและอย่างไร แน่นอน ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นเครื่องมือที่มีพลวัตมากกว่า

ข้อดีและข้อเสียของฮิสโตแกรมของทรัพยากร

ค่อนข้างชัดเจนว่าฮิสโตแกรมของทรัพยากรเป็นเครื่องมือที่มีข้อดีและข้อเสีย เรียกได้ว่าเป็นกล่องเครื่องมือรุ่นเก่าที่ไม่ได้ใช้แล้ว แต่ฮิสโทแกรมของทรัพยากรมีจุดมุ่งหมาย และผู้คนยังคงใช้ฮิสโตแกรมเพื่อการจัดการโครงการต่อไป มาดูข้อดีข้อเสียของการใช้ฮิสโตแกรมของทรัพยากรกัน:

ผู้เชี่ยวชาญด้านฮิสโตแกรมของทรัพยากร

• กราฟที่ใช้กันทั่วไปในการแสดงข้อมูล
• เปรียบเทียบข้อมูลได้ง่าย
• ทำงานได้ดีกับข้อมูลที่หลากหลาย

ฮิสโตแกรมทรัพยากร ข้อเสีย

• ยากที่จะแยกจำนวนอินพุตที่แน่นอน
• ไม่สะดวกในการเปรียบเทียบหลายหมวด
• ใช้พื้นที่มากในการแสดงข้อมูลเล็กน้อย
• สามารถนำเสนอข้อมูลที่ทำให้เข้าใจผิดได้

ตัวอย่างฮิสโตแกรมของทรัพยากร

ฮิสโตแกรมของทรัพยากรประกอบด้วย:

• ชื่อเรื่อง ซึ่งเป็นคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับข้อมูลที่จะแสดง
• แกนนอน ซึ่งแสดงช่วงเวลา
• แกนตั้ง ซึ่งแสดงถึงทรัพยากร

แถบแสดงถึงทรัพยากร และมีคำอธิบายที่ระบุแต่ละแถบ

ในตัวอย่างข้างต้น แหล่งข้อมูลคือคนที่ทำงานในช่วงหกเดือน อย่างที่คุณเห็น แผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนที่ใช้มีรหัสสีเพื่อแสดงผู้จัดการ นักวิเคราะห์ธุรกิจ โปรแกรมเมอร์ และนักเขียนด้านเทคนิค

ภาพรวมของทรัพยากรนี้แสดงให้เห็นว่าผู้จัดการมีความสม่ำเสมอ แต่ความต้องการนักวิเคราะห์ธุรกิจลดลงหลังจากสามเดือนและโปรแกรมเมอร์ก็เพิ่มขึ้นในเดือนมีนาคมถึงพฤษภาคม

ข้อมูลการจัดการทรัพยากรทั้งหมดนี้มีประโยชน์ในขณะที่คุณทำงานในโครงการของคุณ ช่วยให้คุณทราบเงินเดือนและใครที่จะเข้าร่วมและออกจากทีม (และเมื่อใด) ข้อมูลสถิตินี้มีความสำคัญสำหรับการจัดการโครงการ

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

• เทมเพลตการวางแผนทรัพยากร
• ซอฟต์แวร์วางแผนทรัพยากร
• ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ดีที่สุดของปี 2022

ProjectManager ทำงานได้ดีกว่า Resource Histogram อย่างไร

เป็นที่ชัดเจนว่าฮิสโตแกรมของทรัพยากรมีจุดมุ่งหมาย แต่ก็ชัดเจนเช่นกันว่าไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการรับข้อมูลโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่จัดการทรัพยากรและติดตามการใช้งานแบบเรียลไทม์ ด้วยวิธีนี้ คุณจะติดตามทรัพยากรของโครงการได้เสมอ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดสรรเพียงพอสำหรับทำงานให้เสร็จ

ติดตามทรัพยากรในแบบเรียลไทม์

เมื่อคุณสร้างฮิสโตแกรมของทรัพยากร คุณต้องการข้อมูล จากนั้นคุณสร้างกราฟใน Excel ด้วยตนเอง ด้วย ProjectManager คุณเพียงแค่ไปที่แผนภูมิปริมาณงานและค้นหามุมมองที่มีรหัสสีของงานทั้งหมดของทีมของคุณ ดูได้ทันทีว่าใครได้รับการจัดสรรเกิน และจัดสรรงานใหม่ได้ทันทีจากหน้านั้น เพื่อสร้างสมดุลให้กับปริมาณงานของคุณและทำให้ทีมทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

จัดการทีมของคุณบนหน้าทีม

นอกจากนี้ยังมีหน้าทีมที่แสดงภาพรวมของโครงการ คุณสามารถดูสถานะของสมาชิกแต่ละคนในทีม จำนวนงานที่พวกเขาได้รับมอบหมาย และลำดับความสำคัญของงานของพวกเขา คุณยังสามารถเจาะลึกเข้าไปในโปรไฟล์ของทีมเพื่อดูความพร้อม ทักษะ และอื่นๆ กราฟช่วยให้คุณเห็นงานที่ได้รับมอบหมาย งานที่ทำเสร็จแล้วและงานที่ยังคงทำงานอยู่ได้อย่างรวดเร็ว

สร้างแผนบนแผนภูมิแกนต์

ด้วยแผนภูมิแกนต์ของ ProjectManager คุณสามารถติดตามทรัพยากรอื่นที่ไม่ใช่ทรัพยากรบุคคลของคุณได้ คุณสามารถตั้งค่าความพร้อมใช้งาน จากนั้นตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้คุณได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโปรเจ็กต์ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ให้มุมมองระดับสูงของโครงการ และรายงานช่วยให้คุณเจาะลึกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม นอกจากนี้ยังสามารถกรองและแชร์รายงานเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการทราบ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งวางแผน ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับทรัพยากรโครงการของคุณ รับข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น เข้าร่วมกับทีมนับหมื่นที่ใช้เครื่องมือของเราเพื่อส่งมอบความสำเร็จ ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี