บันทึกปัญหาคืออะไร? เทมเพลต & เคล็ดลับ

ก่อนกำหนดบันทึกปัญหา ให้กำหนดปัญหาของโครงการก่อน ปัญหาคือสิ่งกีดขวางบนถนนหรือผลกระทบที่ไม่ได้ตั้งใจซึ่งส่งผลกระทบโดยตรงต่อไทม์ไลน์และหรือประสิทธิภาพของโครงการ แตกต่างจากความเสี่ยง ซึ่งสามารถกำหนดได้ว่าเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหรือปัญหาในอนาคตที่ อาจ เกิดขึ้นในโครงการของคุณ ปัญหาคือสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณแล้ว และคุณจำเป็นต้องระบุและติดตามปัญหานั้นทันที

บันทึกปัญหาคืออะไร?

บันทึกปัญหาคือรายการหรือสเปรดชีตอย่างง่ายที่ช่วยให้ผู้จัดการติดตามปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการและจัดลำดับความสำคัญในการตอบกลับ เราได้สร้างเทมเพลตบันทึกปัญหาของ Excel ที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรี เป็นวิธีที่ง่ายสำหรับคุณในการจัดการปัญหาที่รบกวนโครงการเสมอและแก้ไขก่อนที่จะพัฒนาเป็นปัญหาที่ทำให้โครงการไม่เป็นไปตามแผนและทำให้เกิดความล้มเหลว

เทมเพลตบันทึกปัญหานั้นยอดเยี่ยม แต่ไม่ได้รวมเข้ากับส่วนอื่นๆ ของโปรเจ็กต์ของคุณ ProjectManager มีมุมมองโครงการหลายแบบที่ช่วยให้ทีมใช้เครื่องมือที่ต้องการบันทึกปัญหาได้ ตัวอย่างเช่น ทีมสามารถดูบันทึกปัญหาของรายการงานและดำเนินการแก้ไข ผู้จัดการสามารถเพิ่มลำดับความสำคัญและแม้กระทั่งกำหนดเวิร์กโฟลว์และตั้งค่าการอนุมัติงานอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงพวกเขาเท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนสถานะเป็นเสร็จสิ้น เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้!

อะไรคือองค์ประกอบของบันทึกปัญหา?

รายการบันทึกปัญหาคือรายการที่รวบรวมปัญหาแบบต่อเนื่องหรือแบบปิด วิธีนี้ทำให้คุณสามารถติดตามปัญหาได้ตั้งแต่เวลาที่ระบุจนกว่าคุณจะแก้ไขปัญหาได้

แต่บันทึกปัญหา อาจ เป็นไดนามิกมากกว่า พวกเขาสามารถสั่งซื้อและจัดระเบียบปัญหาตามประเภทและความรุนแรง ซึ่งสามารถช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญและจัดการได้ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของการจัดการปัญหา ดังนั้น คุณต้องการให้มีชื่อคอลัมน์ดังต่อไปนี้

• หมายเลขปัญหา : หากคุณต้องการติดตามปัญหา คุณควรมีวิธีง่ายๆ ในการแยกความแตกต่างจากปัญหาอื่นๆ เพราะจะมีมากกว่าหนึ่งเสมอ
• สถานะ : สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าปัญหาเปิดอยู่ กำลังดำเนินการ ถูกบล็อกหรือเสร็จสิ้น นี่คือที่ที่คุณจะติดตามการแก้ไข
• คำอธิบายปัญหา : เขียนรายละเอียดว่าปัญหาคืออะไร อาจฟังดูชัดเจน แต่คุณไม่ต้องการให้มีการติดตามปัญหาเดิมซ้ำๆ ในบันทึกของคุณ และคุณต้องการให้ผู้ที่จะแก้ไขปัญหานั้นสามารถเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้น ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ต้องไล่ตามใคร และชะลอการตอบสนอง
• หมวดหมู่ : คุณอาจต้องการจัดหมวดหมู่ปัญหาตามแผนกหรือผู้ขาย หรือกำหนดประเภทของปัญหาที่เป็น สิ่งเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับโครงการหรือทีม
• ลำดับความสำคัญ : คุณอาจไม่มีเวลาหรือทรัพยากรในการแก้ไขปัญหา ทุก อย่าง ดังนั้นการจัดลำดับความสำคัญของปัญหาจึงเป็นสิ่งสำคัญ มีลำดับความสำคัญต่ำ ปานกลาง หรือสูงหรือไม่ ตอนนี้คุณสามารถกรองบันทึกและแก้ไขปัญหาที่สำคัญที่สุดสำหรับโครงการ
• มอบหมายให้ : สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเช่นกัน หากปัญหาไม่มีเจ้าของ ก็มักจะไม่ได้รับการแก้ไข นี่คือที่ที่คุณสังเกตเห็นสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติตามปัญหานั้นเพื่อแก้ไข
• เลี้ยงโดย : ซึ่งแตกต่างจากที่ได้รับมอบหมายให้เป็นเจ้าของซึ่งจะดูแลปัญหาผ่านโครงการและดำเนินการแก้ไข บุคคลนี้เป็นคนแรกที่ระบุตัวตนดังกล่าว และควรสังเกตพวกเขาไว้ที่นี่ เนื่องจากพวกเขาอาจพิสูจน์แหล่งข้อมูลในภายหลังในแง่ของการตอบคำถามที่มุ่งไปสู่การแก้ปัญหา
• Open Date : คุณต้องการมีกรอบเวลา และในการทำเช่นนั้น คุณต้องมีจุดเริ่มต้น ซึ่งเป็นวันที่ระบุปัญหา
• Closed Date : ตอนนี้คุณมีไทม์ไลน์ที่มั่นคงตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งสามารถช่วยได้เมื่อใดและหากคุณย้อนกลับไปดูข้อมูลในอดีตเมื่อต้องรับมือกับปัญหาที่คล้ายกันในโครงการในภายหลัง
• ความคิดเห็น : คุณต้องการพื้นที่สำหรับจดข้อมูลสำคัญเสมอ เช่น วิธีแก้ปัญหา เชื่อมโยงกับงานอื่นหรือไม่ และโอกาสเกิดซ้ำ เป็นต้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับบันทึกปัญหา

เมื่อใช้บันทึกปัญหา มีหลายสิ่งที่คุณต้องทำความเข้าใจเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากบันทึก หนึ่งคือคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้สัมผัสกับองค์ประกอบทั้งหมดของบันทึกปัญหาแล้ว อาจดูเหมือนเป็นการเสียเวลา—คุณแค่ต้องการแก้ไขปัญหา—แต่การสรุปว่าปัญหาประเภทใด การอธิบาย และอื่นๆ ถือเป็นกุญแจสำคัญในการรวบรวมและแก้ไขปัญหา

การวางแผนที่มีเหตุการณ์สำคัญก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน พบกับสมาชิกในทีมที่เป็นเจ้าของปัญหาและร่วมกันหาวิธีกำจัดปัญหาอย่างรวดเร็ว การเพิ่มเหตุการณ์สำคัญลงในแผน คุณมีวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการติดตามความคืบหน้า หากพวกเขาไม่บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น คุณอาจต้องทบทวนแผนหรือเพิ่มทรัพยากรเพื่อให้เป็นไปตามแผน

แม้ว่าเทมเพลตบันทึกปัญหาจะช่วยให้คุณสามารถรวมแผนปัญหาและติดตามความคืบหน้าได้ แต่ก็เป็นเอกสารคงที่ที่ต้องอัปเดตด้วยตนเอง ทั้งหมดที่ต้องใช้เวลาห่างจากงานโครงการที่สำคัญมากขึ้น ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่สามารถเชื่อมต่อทีมของคุณและแจ้งให้คุณอัปเดตในแบบเรียลไทม์จึงเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทั้งหมด

เทมเพลตบันทึกปัญหาฟรี (และอีกมากมาย)

หากคุณไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ คุณยังคงสามารถบันทึกปัญหาด้วยเทมเพลตฟรีของเราได้ เรามีเทมเพลตการจัดการโครงการมากมายสำหรับ Excel และ Word ที่ช่วยคุณจัดการทุกแง่มุมของโครงการ ต่อไปนี้คือข้อมูลบางส่วนที่สามารถช่วยคุณสร้างบันทึกปัญหา ติดตามความคืบหน้า และรายงานกลับไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้ข้อมูลอัปเดตอยู่เสมอ

แม่แบบบันทึกปัญหา

เทมเพลตบันทึกปัญหาฟรีของเราช่วยให้คุณบันทึกปัญหาเมื่อสมาชิกในทีมพบปัญหาขณะทำงานในโครงการ แต่นอกเหนือจากรายการปัญหาแล้ว คุณสามารถใช้เทมเพลตการติดตามปัญหาฟรีสำหรับ Excel เพื่อติดตามความคืบหน้าในขณะที่ทีมของคุณทำงานเพื่อแก้ไขปัญหา เพิ่มวันที่เปิดและปิด ลำดับความสำคัญ ผลกระทบ และอื่นๆ

เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการ

เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการฟรีของเราสำหรับ Excel ช่วยเพิ่มความสามารถในการตรวจสอบและติดตามงานที่ทำโดยทีมของคุณเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้น แม้ว่าจะไม่สามารถตรวจสอบแบบเรียลไทม์ได้เหมือนในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ แต่คุณยังคงสามารถตั้งค่าเมตริกเพื่อติดตามงาน ปริมาณงาน ความยาวงาน และต้นทุนในกราฟที่มีสีสันได้

แม่แบบรายงานสถานะโครงการ

เทมเพลตฟรีอีกแบบหนึ่งเหมาะสำหรับการนำเสนอของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อคุณอัปเดตเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ ในโครงการ เทมเพลตรายงานสถานะโครงการฟรีของเราสำหรับ Excel เป็นสแนปชอตของโครงการที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารว่าคุณอยู่ที่ไหนและกำลังจะไปที่ไหน คุณมีที่สำหรับระบุเหตุการณ์สำคัญที่คุณได้พบ ระบุความเสี่ยงและปัญหาที่สำคัญ

การใช้ ProjectManager สำหรับการจัดการปัญหา

เมื่อคุณทราบเฟรมเวิร์กพื้นฐานสำหรับการสร้างบันทึกปัญหาแล้ว คุณจะใช้บันทึกปัญหาเมื่อจัดการโครงการได้อย่างไร บันทึกปัญหาเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่จะมีในกล่องเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ สามารถช่วยคุณจัดการทั้งทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

นั่นเป็นเพราะบันทึกปัญหาให้มากกว่าการแก้ปัญหา แต่สร้างความไว้วางใจและตอบสนองผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณว่าคุณกำลังจัดการโครงการอย่างรวดเร็วและเหมาะสม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมของคุณจะรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและปัญหาเหล่านี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อโครงการ

คุณได้สร้างบันทึกปัญหาแล้ว ซึ่งดีมาก อย่างดีที่สุดควรเป็นเอกสารการทำงานร่วมกันหรือรวมเข้ากับ ProjectManager ซึ่งเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์ หากคุณสามารถแชร์ออนไลน์ได้ ทุกคนก็สามารถเข้าถึงได้ คุณได้ปรับปรุงกระบวนการและทำให้แน่ใจว่าจะไม่มีปัญหาสูญหาย

บอร์ด Kanban เป็นบันทึกปัญหา

ขั้นตอนต่อไปคือการเข้าสู่ระบบปัญหาเมื่อมีการระบุแล้ว คุณสามารถทำสิ่งนี้ทางออนไลน์ โดยที่บุคคลที่จดบันทึกปัญหาในครั้งแรกนั้นมีหน้าที่รับผิดชอบในการใส่ลงในบันทึก ProjectManager มีบอร์ดคัมบังที่สามารถติดตามปัญหาได้

เมื่อมีการระบุครั้งแรก อาจมีคอลัมน์ที่รวบรวมปัญหา จากนั้นบัตรที่เป็นประเด็นสามารถกำหนดให้กับบุคคลที่รับผิดชอบได้ ตอนนี้ทีมรู้แล้วว่าต้องไปหาพวกเขา และพวกเขารู้ว่าเป็นความรับผิดชอบของพวกเขาในการบันทึกปัญหาที่เกิดขึ้น

ปฏิบัติตามโปรโตคอลของบันทึกปัญหาที่เราระบุไว้ข้างต้น หลังจากมอบหมายให้ผู้อื่นรับผิดชอบปัญหาดังกล่าวแล้ว พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาและติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการนั้นผ่านแนวทางการแก้ปัญหา

นี่คือสาเหตุที่ ProjectManager เป็นมากกว่าบันทึกปัญหา ไม่เพียงแต่สามารถมอบหมายเจ้าของที่สามารถรวบรวมเอกสารสำหรับงานนั้นโดยตรง เช่นเดียวกับความคิดเห็นและ @ สมาชิกในทีมสำหรับการทำงานร่วมกัน แต่ยังให้ความโปร่งใสในการตรวจสอบบันทึกปัญหา ความรับผิดชอบขั้นสุดท้ายสำหรับการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นเจ้าของ แต่ขึ้นอยู่กับตัวคุณเอง

ปัญหาการตรวจสอบ

ส่วนหนึ่งของกระบวนการติดตามคือการประเมินผลกระทบของปัญหาและการดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา บางทีคุณอาจต้องใช้ทรัพยากรทั้งหมดของคุณในประเด็นนี้ แต่บางทีระดับความสนใจและความพยายามนั้นอาจส่งผลเสีย ดังนั้น คุณต้องรู้ว่าปัญหาใดที่ต้องเพิ่มระดับและปัญหาที่ไม่ต้องการ

ตลอดแนวเหล่านี้ คุณต้องการให้แน่ใจว่าการกระทำของคุณเหมาะสมสำหรับปัญหาที่อยู่ในมือ บางทีปัญหานี้อาจรอได้ บางทีมันอาจต้องการความสนใจทันที แน่นอนว่าสามารถเปลี่ยนแปลงได้ นั่นคือเหตุผลที่การติดตามและการประเมินอย่างต่อเนื่องมีความสำคัญ คุณสามารถดูว่าแดชบอร์ด ProjectManager ช่วยให้คุณตรวจสอบงานของคุณในมุมมองง่ายๆ ได้อย่างไร คุณจึงมั่นใจได้ว่าปัญหาของคุณจะได้รับการแก้ไข

แม้ว่าสมาชิกในทีมอาจมีความเป็นเจ้าของปัญหา แต่เมื่อแนวทางปฏิบัติได้รับการพัฒนาเพื่อแก้ไขปัญหา และหวังว่าจะสามารถแก้ไขปัญหาได้ ตอนนี้ก็ขึ้นอยู่กับคุณแล้วที่จะทำการอนุมัติขั้นสุดท้ายก่อนนำไปใช้จริง จากนั้นคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนมีประสิทธิภาพและแก้ไขปัญหาได้จริง ถ้าไม่ใช่ก็กลับไปที่กระดานวาดภาพ สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ส่วนที่ดีที่สุดคือเมื่อปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว ตอนนี้คุณสามารถขีดฆ่าปัญหาออกจากบันทึกปัญหาของคุณ มันรู้สึกดีใช่มั้ย?

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่สามารถช่วยคุณจัดการปัญหาในโครงการของคุณได้ดียิ่งขึ้น คุณกำลังออนไลน์และเชื่อมต่อกับทีมของคุณ รับข้อมูลแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้คุณรับทราบปัญหามากขึ้นและพร้อมในการแก้ไขปัญหามากขึ้น ลองใช้ด้วยตัวคุณเองและดูว่ามันสามารถทำอะไรให้คุณและทีมของคุณได้บ้าง ด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้