การบริหารสัญญาคืออะไร? แนวปฏิบัติและกระบวนการที่สำคัญ

หากคุณเคยทำงานในโครงการขนาดใหญ่ โดยเฉพาะโครงการก่อสร้าง คุณจะคุ้นเคยกับแนวคิดเรื่องการบริหารสัญญา นายจ้างจ้างผู้รับเหมามาทำงาน ทั้งสองฝ่ายตกลงกันว่างานจะเป็นอย่างไร ใช้เวลานานเท่าใด และมีมูลค่าเท่าใด รายละเอียดเหล่านี้มีการสรุปและยืนยันในเอกสารอย่างเป็นทางการ สัญญา.

แต่จะสร้างเอกสารเหล่านี้ได้อย่างไร? การร่างสัญญาไม่ใช่เรื่องง่ายเหมือนสองฝ่ายนั่งคุยกัน การบริหารสัญญาต้องการความเอาใจใส่และเอาใจใส่มากพอๆ กับงานด้านอื่นๆ

การบริหารสัญญาคืออะไร?

การบริหารสัญญาเป็นกระบวนการสร้างสัญญาระหว่างนายจ้างและผู้รับเหมา กระบวนการจะสิ้นสุดลงเมื่อมีการตกลงในสัญญาและทุกคนได้ลงนามในเส้นประ เอกสารเหล่านี้จัดทำขึ้นเพื่อปกป้องข้อตกลงทั้งสองฝ่ายในกรณีที่มีสิ่งผิดปกติหรือจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง

สิ่งเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของการบริหารสัญญา แต่ในระหว่างนั้น ยังมีงานอีกมากที่ต้องทำ เช่น การวางแผน การประมาณการ และการเสนอราคาสัญญา ขั้นตอนแรกคือการทำความเข้าใจความต้องการและความต้องการของแต่ละฝ่าย นี่ไม่ใช่งานง่ายๆ และเกี่ยวข้องกับเวลาและความพยายาม จากนั้น ผู้ดูแลสัญญาจะใส่ความต้องการ ความต้องการ ความคาดหวัง ฯลฯ เหล่านี้ลงในแบบฟอร์มที่เข้าใจง่ายและอ้างอิงกลับมา

การบริหารสัญญาอาจเป็นกระบวนการที่ยาวนาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นครั้งแรกที่นายจ้างและผู้รับเหมาทำงานร่วมกัน นอกจากนี้ยังสามารถดึงออกมาได้ เนื่องจากกระบวนการวางแผนโครงการอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงสัญญา การเปลี่ยนแปลงและการปรับแต่งทั้งหมดเหล่านี้ ตลอดจนการเจรจาเบื้องต้น การประชุม และอื่นๆ อยู่ภายใต้การบริหารสัญญา

ผู้ดูแลสัญญาคืออะไร?

ผู้ดูแลสัญญามักจะเป็นบุคคลที่สามที่มีความรู้กว้างขวางเกี่ยวกับการเงินธุรกิจและกฎหมายสัญญา บางครั้งลูกค้าหรือบางคนในทีมของลูกค้าสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลสัญญาได้ แต่ไม่แนะนำ ในกรณีนี้ การบริหารสัญญาจะกลายเป็นฝ่ายเดียวและลำเอียงได้อย่างรวดเร็ว นี้สามารถนำไปสู่ความเป็นปฏิปักษ์ระหว่างเจ้าของและผู้สร้าง

ผู้บริหารสัญญาได้รับการว่าจ้างให้ทำหน้าที่เป็น "ผู้ขวางทาง" สำหรับเจ้าของโครงการ ผู้รับเหมา หรือผู้รับเหมาช่วงเพื่อเป็นตัวแทนและสื่อสารถึงความคาดหวังของพวกเขาทั้งสอง บุคคลเหล่านี้กำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ทั้งสองฝ่ายมีความสุขและแม้กระทั่งการเจรจาสำหรับแต่ละฝ่าย หากจำเป็น

หน้าที่ของผู้บริหารสัญญาแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสัญญาและประเภทของโครงการก่อสร้าง สัญญาแต่ละฉบับจะมีความต้องการเฉพาะ ปัจจัยที่สอดคล้องกันคือการกำหนดเงื่อนไขของสัญญาอย่างชัดเจนและรับรองการสื่อสารและความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างนายจ้างและผู้รับเหมา

บทบาทของผู้ดูแลสัญญาคืออะไร?

คิดว่าผู้บริหารสัญญาเป็นผู้ไกล่เกลี่ยที่เป็นกลาง ในขณะที่มีการสร้างสัญญา อาจมีข้อผิดพลาด ข้อพิพาท และการสื่อสารที่ผิดพลาด เป็นหน้าที่ของผู้ดูแลระบบสัญญาในการดูแลสิ่งที่เกิดขึ้นและจัดทำสัญญาเวอร์ชันที่ดีที่สุด

ผู้บริหารสัญญาเป็นเหมือนที่ปรึกษาของคู่สามีภรรยาในหลายๆ ด้าน ไม่จำเป็นต้องมีปัญหาเพื่อให้ทั้งคู่ได้รับประโยชน์จากการให้คำปรึกษา แต่บ่อยครั้งที่นายจ้างและผู้รับเหมาจะกลับไปกลับมาตามเงื่อนไข การจัดซื้อ การตั้งราคา และสิ่งอื่น ๆ จนกว่าทั้งสองฝ่ายจะพอใจ การมีใครสักคนที่ทุ่มเทเพื่อจัดการการสนทนาเหล่านี้ทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้น

ตัวอย่างปัจจัยบางประการที่ผู้ดูแลสัญญาต้องรับผิดชอบ ได้แก่

• การจัดการข้อพิพาท
• ให้การปรับปรุงสัญญา
• ประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ เช่น ทีมกฎหมาย
• การตัดสินใจที่ยุติธรรมและเป็นกลาง
• วิเคราะห์ความเสี่ยง
• กำหนดมาตรฐานคุณภาพ
• สื่อสารความคาดหวัง
• กำหนดการประชุม

ผู้บริหารสัญญาพร้อมที่จะทำให้ชีวิตง่ายขึ้น สร้างเอกสารที่แข็งแกร่งขึ้น และเริ่มความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างนายจ้างและผู้รับเหมา สัญญานี้สามารถสร้างหรือทำลายโครงการโดยรวมได้ การสื่อสารที่ผิดพลาดและความเข้าใจผิดเป็นสาเหตุสำคัญของความล้มเหลวของโครงการ และผู้ดูแลสัญญาที่ดีสามารถป้องกันสิ่งนี้ได้

การบริหารสัญญากับการจัดการสัญญา

การบริหารสัญญามักถูกเข้าใจผิดว่าเป็นการจัดการสัญญา แต่ทั้งสองไม่มีความหมายเหมือนกัน การบริหารสัญญาเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นก่อนที่สัญญาจะเสร็จสิ้นเท่านั้น เมื่อสัญญาเสร็จสิ้น การจัดการสัญญาจะเริ่มขึ้น

ผู้ดูแลสัญญามีหน้าที่ดูแลให้ทั้งสองฝ่ายพอใจกับสัญญาที่พวกเขาสร้างร่วมกัน ในทางกลับกัน ผู้จัดการสัญญาจะจัดการกับสัญญาระหว่างโครงการเอง ซึ่งอยู่ในรูปแบบของการตอบคำถาม การเปลี่ยนแปลง และการไกล่เกลี่ยความขัดแย้ง บทบาททั้งสองนี้ต้องการชุดทักษะที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงเป็นสองบทบาทที่แตกต่างกัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการบริหารสัญญา

การบริหารสัญญาจะมีลักษณะแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ เนื่องจากสัญญาแต่ละฉบับจะมีข้อกำหนด ข้อตกลง วัตถุประสงค์ ฯลฯ ที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม มีกฎพื้นฐานบางประการที่ใช้กับการบริหารสัญญาทุกประเภท:

• ทำความคุ้นเคยกับโครงการ: ในการบริหารสัญญา ผู้ดูแลสัญญาต้องเข้าใจในบริบทของโครงการ ในการทำเช่นนั้น พวกเขาสามารถตอบคำถามที่อาจจะเกิดขึ้นและปรับกลยุทธ์ตามประเภทโครงการ ขนาด ฯลฯ พวกเขายังพร้อมที่จะตอบคำถามจากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งภายในสัญญาอีกด้วย
• เตรียมพร้อมสำหรับผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด: มีข้อควรระวังเพิ่มเติมบางประการที่ผู้ดูแลระบบสัญญาสามารถทำได้เพื่อก้าวไปข้างหน้า ผู้ดูแลการก่อสร้างควรเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่นายจ้างหรือผู้รับเหมาต้องการเปลี่ยนแปลงสัญญาอย่างมีนัยสำคัญ เมื่อใดและหากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น ผู้บริหารสัญญาจะต้องมีการตอบสนองความเสี่ยงอยู่แล้วเพื่อดำเนินการต่อ
• วัตถุประสงค์คงเดิม: โดยทั่วไป ผู้ดูแลสัญญาเป็นบุคคลที่สาม ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถรักษาความเป็นกลางได้อย่างสมบูรณ์ แต่มีบางกรณีที่พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของลูกค้าหรือทีมของผู้ซื้อ เมื่อเป็นกรณีนี้ ผู้บริหารสัญญาต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษในการคงไว้ซึ่งวัตถุประสงค์โดยสิ้นเชิง

ProjectManager ช่วยดูแลสัญญาอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่จัดระเบียบทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ ตั้งแต่สัญญาที่ทำกับผู้ขายและผู้รับเหมา ไปจนถึงแผนโครงการและรายงาน ด้วยซอฟต์แวร์อันทรงพลังของเรา โครงการก่อสร้างและการบริหารสัญญาทำได้ง่ายขึ้นมาก

จัดเก็บไฟล์

ProjectManager ทำให้การอัปโหลดเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณเป็นเรื่องง่ายในที่เดียว ซึ่งรวมถึงสัญญาของคุณในทุกขั้นตอน ซึ่งหมายความว่าไม่ต้องข้ามไปมาระหว่างแท็บและหน้าต่างต่างๆ เพื่ออ้างถึงเอกสารสำคัญและจดหมายโต้ตอบอีกต่อไป หลังจากอัปโหลดเอกสารของคุณลงในเครื่องมือของเราแล้ว คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นและแท็กผู้ใช้เพื่อไม่ให้พลาดอะไรไป

วางแผน

เมื่อเอกสารทั้งหมดของคุณรวมอยู่ในที่เดียว คุณยังสามารถอ้างอิงถึงแผนโครงการ กำหนดการ และอื่นๆ ในขณะที่กำลังเขียนสัญญา แผนโครงการโดยเฉพาะจะมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อรวมไว้ในเอกสารขั้นสุดท้าย ติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณบนแผนภูมิแกนต์ที่แข็งแกร่งของเรา และอัปเดตสัญญาตามนั้น ทั้งหมดนี้จากเครื่องมือเดียว

ติดตาม

แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของ ProjectManager ช่วยให้ผู้จัดการโครงการก่อสร้างสามารถเห็นประสิทธิภาพของโครงการได้อย่างเต็มตา เพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับเหมาจะปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญา กับเรา คุณจะได้รับคุณสมบัติที่อำนวยความสะดวกในการบริหารสัญญาและการจัดการโครงการก่อสร้าง

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

การบริหารสัญญามีความสำคัญมากในอุตสาหกรรมต่างๆ ตราบใดที่มีเจ้าของโครงการ ผู้รับเหมา และผู้รับเหมาช่วง คุณจะต้องทำสัญญาเพื่อจัดการโครงการให้ประสบความสำเร็จ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของสัญญาที่ใช้กันทั่วไปสำหรับการจัดการโครงการ

• สัญญาชดใช้ค่าใช้จ่าย
• สัญญาเวลาและวัสดุ
• สัญญาต้นทุนบวก
• สัญญาราคาคงที่
• รับจ้างผลิต

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้โครงการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตั้งแต่แผนภูมิแกนต์ออนไลน์สำหรับการวางแผนด้วยภาพไปจนถึงแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น การจัดการโครงการของคุณครอบคลุมทุกแง่มุม เข้าร่วมกับทีมนับหมื่นที่ใช้เครื่องมือของเราแล้วและทดลองใช้งาน 30 วันนี้วันนี้