ถอดรหัสการสื่อสารองค์กร: หน้าที่ เป้าหมาย และทักษะ

การสื่อสารองค์กรครอบคลุมแนวดิ่งจำนวนมาก และแต่ละประเภทต้องการกลยุทธ์และชุดทักษะที่แยกจากกัน

ในโลกที่ข้อมูลล้นเกิน การสื่อสารในองค์กรเป็นวิธีขยายการเข้าถึงและสร้างแบรนด์ของคุณ คุณต้องสามารถถ่ายทอดข้อความของคุณอย่างชัดเจนและสม่ำเสมอไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลาย

อาจเป็นเรื่องยากที่จะเชื่อมโยงความพยายามในการสื่อสารขององค์กรกับผลกระทบทางธุรกิจ บทความนี้จะช่วยให้คุณเห็นความสำคัญของระเบียบวินัยที่หลากหลายนี้กับผู้อื่น เรายังรวมตัวอย่างจากแบรนด์เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับกลยุทธ์ของคุณ

การสื่อสารองค์กรคืออะไร?

การสื่อสารองค์กร หมายถึง กลยุทธ์ที่ธุรกิจและองค์กรใช้ในการสื่อสารกับผู้ชมที่หลากหลายทั้งภายในและภายนอก กลุ่มเป้าหมายเหล่านี้มักรวมถึงลูกค้า ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า พนักงาน และนักลงทุน

กลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้แบรนด์นำเสนอเรื่องราวที่น่าสนใจซึ่งดึงดูดและเพิ่มความภักดีของลูกค้า

หน้าที่ในการสื่อสารองค์กรคืออะไร?

หน้าที่ของการสื่อสารองค์กรจะแตกต่างกันไปตามกลุ่มเป้าหมายที่แตกต่างกันและเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ

ในกรณีส่วนใหญ่ บริษัทต่างๆ จะว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญสำหรับแต่ละฟังก์ชันการสื่อสารองค์กร เช่น การสื่อสารภายในองค์กร การประชาสัมพันธ์ และการสื่อสารสำหรับผู้บริหาร อย่างไรก็ตาม มักจะมีการทับซ้อนกันของการทำงานในทีมต่างๆ ตัวอย่างเช่น ทีมสร้างเนื้อหาอาจจัดการความคิดริเริ่มด้านการสื่อสารภายใน

ในส่วนนี้ เราจะดูฟังก์ชันการสื่อสารองค์กรต่างๆ ตามเป้าหมาย และรวมถึงตัวอย่างที่สร้างสรรค์จากแบรนด์จริง

การสื่อสารภายใน

การสื่อสารภายในประกอบด้วยมาตรการที่องค์กรใช้ในการสื่อสารกับพนักงานเพื่อรักษาความสัมพันธ์กับพนักงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เมื่อบริษัทต่าง ๆ เปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานแบบผสมผสาน การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพจึงมีความจำเป็นมากกว่าที่เคย

การสื่อสารภายในมีสองประเด็นหลัก: การมีส่วนร่วมของพนักงานและการตลาดภายใน วิธีแรกคือการเพิ่มพูนความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน เพิ่มผลผลิต และรักษาความสัมพันธ์ไว้ ในขณะที่วิธีหลังคือการสร้างการรับรู้เกี่ยวกับข้อเสนอของบริษัทในหมู่พนักงานให้มากขึ้น

การตลาดภายในเป็นกลยุทธ์ที่จะช่วยให้พนักงานสามารถเชื่อมโยงทางอารมณ์กับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่บริษัทขาย เทคนิคต่างๆ เช่น การอัปเดตทางอีเมลเป็นประจำ จดหมายข่าวทั่วทั้งบริษัท และกระดานข่าวจะมีประสิทธิภาพ

บริษัทบางแห่ง เช่น QAD Inc. จัดกิจกรรมเปิดการขายประจำปีเพื่อรวบรวมพนักงาน แบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด อัปเดตผลิตภัณฑ์ และทำให้ทุกคนกลับมาสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท พวกเขายังมอบรางวัลให้กับพนักงานและหุ้นส่วนที่มีผลงานยอดเยี่ยมอีกด้วย

การสื่อสารภายนอกหรือการประชาสัมพันธ์

ในการจัดการและควบคุมการรับรู้ของสาธารณชนที่มีต่อแบรนด์ของคุณ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องดำเนินกลยุทธ์การสื่อสารภายนอก หรือที่เรียกว่าการประชาสัมพันธ์ (PR)

หน้าที่หลักของ PR คือ:

• จัดการเอกลักษณ์ของบริษัทในแง่ของวิสัยทัศน์และพันธกิจ
• สร้างการรับรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่และเหตุการณ์สำคัญของบริษัท
• สื่อสารถึงความพยายาม ด้านความรับผิดชอบต่อสังคม ของบริษัท

ความต้องการด้านการประชาสัมพันธ์มีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ต้องขอบคุณเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่และภูมิทัศน์ของสื่อที่เปลี่ยนแปลงไป ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ในปัจจุบันกำลังผสมผสานทักษะดั้งเดิมเพื่อทำงานร่วมกับเครื่องมือและช่องทางที่ทันสมัยเพื่อสร้างเรื่องเล่าที่สอดคล้องกันซึ่งเข้าถึงผู้ชมที่หลากหลาย

ต่อไปนี้คือตัวอย่างแคมเปญประชาสัมพันธ์เชิงนวัตกรรมที่กลายเป็นไวรัล—Rocketlane ประกาศรอบการระดมทุนรอบ Series A ด้วยเพลงแร็พที่กำหนดเอง

การสื่อสารผู้บริหาร

จำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากช่องทางทั้งภายในและภายนอกเพื่อการสื่อสารผู้บริหาร ภายในทีมผู้นำมีส่วนร่วมในการสื่อสารโดยตรงกับทีมอื่น ๆ ในขณะที่ภายนอก สถานะทางโซเชียลมีเดียที่แข็งแกร่งของผู้บริหารสามารถใช้เป็นแพลตฟอร์มความเป็นผู้นำทางความคิด

สมาชิกระดับบริหารขององค์กรมักสื่อสารภายนอกผ่านสื่อสังคมออนไลน์ การปรากฏตัวทางสื่อ และการพูดคุยในที่ประชุม สิ่งนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อส่งเสริมการรับรู้ถึงแบรนด์และเพิ่มยอดขาย ในความเป็นจริง 32% ของผู้บริโภคกล่าวว่าความโปร่งใสของ CEO บนโซเชียลจะกระตุ้นให้พวกเขาซื้อสินค้าจากแบรนด์นั้น

Melanie Perkins ซีอีโอของ Canva มีส่วนร่วมกับผู้ชมของเธออย่างแข็งขันบน Twitter โดยแบ่งปันเหตุการณ์สำคัญของบริษัทและเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ของ Canva

ในหลายบริษัท มีช่องว่างในการสื่อสารระหว่าง C-suite หรือทีมผู้นำและพนักงานคนอื่นๆ การศึกษาโดย Gallup พบว่ามีพนักงานเพียง 13% เท่านั้นที่เห็นด้วยอย่างยิ่งว่าผู้นำของตนสื่อสารกับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ การทำลายไซโลด้วยการสื่อสารจากผู้นำสามารถช่วยให้พนักงานได้รับความไว้วางใจ สร้างความมั่นคงในที่ทำงาน และเข้าใจเป้าหมายของบริษัทได้ดีขึ้น

การสื่อสารแบรนด์และการตลาด

ปฏิสัมพันธ์ใด ๆ กับลูกค้าและกลุ่มเป้าหมายอยู่ภายใต้การสื่อสารของแบรนด์และการตลาด

มีช่องทางมากมายในการดำเนินกิจกรรมด้านการสร้างแบรนด์และการตลาด รวมถึงสื่อสังคมออนไลน์ สื่อโฆษณาแบบดั้งเดิม อีเมล และเว็บไซต์บทวิจารณ์ การตลาดและการสร้างแบรนด์สามารถเกี่ยวข้องโดยตรงกับรายได้ของบริษัท ซึ่งแตกต่างจากฟังก์ชันอื่นๆ ของการสื่อสารองค์กร

ต่อไปนี้คือเป้าหมายหลักที่การสื่อสารทางการตลาดสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ โดยเฉพาะผ่านโซเชียลมีเดีย:

• เพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์ : สร้างเนื้อหาที่เน้นภาพลักษณ์และคุณค่าของแบรนด์ของคุณ
• รับโอกาสในการขายและยอดขาย : เพิ่มการเข้าชมเว็บไซต์ของคุณจากโซเชียลมีเดียและใช้ประโยชน์จากโซเชียลคอมเมิร์ซเพื่อช่วยให้คุณได้รับลูกค้ามากขึ้น
• การสร้างชุมชน : หล่อเลี้ยงการเติบโตในระยะยาวโดยการมีส่วนร่วมกับผู้ชมของคุณโดยตรง

เดลต้าใช้แบรนด์และการสื่อสารทางการตลาดเพื่อเปิดตัว Faces of Travel ซึ่งเป็นคลังภาพฟรี 100 ภาพซึ่งเป็นตัวแทนของนักเดินทางที่หลากหลายทั่วโลก เป้าหมายของแคมเปญคือการสร้างแรงบันดาลใจให้ครีเอเตอร์นำเสนอภาพรวมของการเดินทางทั่วโลก สนับสนุนการรับรู้ถึงแบรนด์ที่เพิ่มขึ้นในขณะที่สร้างชุมชน

การสร้างโฆษณาราคาแพงไม่ใช่วิธีเดียวในการทำตลาดแบรนด์ของคุณ ใช้ประโยชน์จากสื่อที่เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ เช่น โซเชียลมีเดียที่คุณสามารถเข้าถึงผู้ชมจำนวนมากขึ้น โต้ตอบกับพวกเขา และวัดผลกระทบของกิจกรรมของคุณ

Allbirds แบรนด์รองเท้าวีแก้นดึงดูดผู้ซื้อที่ใส่ใจด้วยการเผยแพร่การรับรู้ว่ารองเท้าผ้าใบปกติเป็นอันตรายต่อโลกผ่านทางโซเชียลมีเดีย:

การสื่อสารในภาวะวิกฤต

ด้วยความแพร่หลายของโซเชียลมีเดีย ธุรกิจทั้งหมดจึงอ่อนไหวต่อการโต้เถียงที่เคยสงวนไว้สำหรับแบรนด์ใหญ่

การสื่อสารในภาวะวิกฤตคือวิธีที่คุณตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่อาจทำลายชื่อเสียงของแบรนด์หรือความสามารถในการทำธุรกิจของคุณ ซึ่งรวมถึงความล้มเหลวของผลิตภัณฑ์ การวิจารณ์ ข้อผิดพลาดของพนักงาน การหยุดทำงานของไซต์ ลิงก์เสีย และการตอบสนองต่อเหตุการณ์ทั่วโลก

จำเป็นต้องมีกลยุทธ์เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการอย่างรวดเร็วและนำวิกฤตมาอยู่ภายใต้การควบคุม

การตรวจสอบโซเชียลมีเดียบ่อยๆ เพื่อหาวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นอาจเป็นงานที่น่าเบื่อ และมีความเสี่ยงที่เมื่อทีมของคุณสังเกตเห็นปัญหา มันอาจจะกลายเป็นก้อนหิมะไปแล้วก็ได้ เครื่องมือการมีส่วนร่วมของโซเชียลมีเดียเช่น Sprout Social สามารถระบุสัญญาณเตือนภัยล่วงหน้าของวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นผ่านการฟังทางสังคม จากนั้นคุณสามารถทำตามขั้นตอนเพื่อแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

ทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารองค์กร

การสื่อสารองค์กรมีการพัฒนาตลอดหลายปีที่ผ่านมา ทำให้ต้องใช้ชุดทักษะที่หลากหลายมากขึ้นเพื่อดำเนินการแคมเปญแบบหลายช่องทางที่ซับซ้อน ผู้เชี่ยวชาญจำเป็นต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับเป้าหมายทางธุรกิจของบริษัท วัฒนธรรม ผู้ชมเป้าหมาย อุตสาหกรรม และบริบทที่บริษัทดำเนินการ

นี่คือทักษะบางอย่างที่จำเป็น:

• ทักษะที่หนักหน่วง : ความเชี่ยวชาญในการสร้างและแก้ไขเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษร เข้าใจคุณค่าของบริษัทและแนวทางการร่าง ความสามารถในการวิเคราะห์ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) การจัดการช่องทางการสื่อสารดิจิทัล ความคุ้นเคยกับกลยุทธ์และโปรโตคอลการสื่อสารในภาวะวิกฤต
• ทักษะด้านอารมณ์ : ทักษะการสร้างความสัมพันธ์ การนำทีมหลายทีม การแก้ปัญหาและการคิดเชิงวิพากษ์ ทักษะการสื่อสารด้วยคำพูดที่แข็งแกร่ง และความสามารถในการทำงานหลายโครงการพร้อมกัน

พัฒนากลยุทธ์การสื่อสารและแผนงาน

กลยุทธ์การสื่อสารที่แข็งแกร่งควรช่วยให้คุณนำเสนอแบรนด์ที่เหนียวแน่น ขยายการเข้าถึงผ่านช่องทางต่างๆ และรวบรวมข้อมูลเชิงลึกของผู้ชม

วิธีนี้จะช่วยคุณปรับปรุงเป้าหมายและกิจกรรมของคุณ ลดช่องว่างในการสื่อสาร และทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

กลยุทธ์การสื่อสารของคุณควรสรุปสิ่งสำคัญสี่ประการ:

• ผู้ชม: คุณกำลังติดต่อใคร
• ช่องทางการจัดจำหน่าย: คุณจะเข้าถึงได้อย่างไร
• เส้นเวลา
• ตัวชี้วัด

แผนการสื่อสารโดยละเอียดจะทำหน้าที่เป็นแนวทางปฏิบัติและยังช่วยให้คุณได้รับการตอบรับจากผู้บริหาร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการสื่อสารของคุณได้รับการปรับให้เหมาะสมอย่างต่อเนื่อง ควรมีความไดนามิกพอๆ กับระเบียบวินัย ใช้ข้อมูลและข้อเสนอแนะในการตัดสินใจและจัดกลยุทธ์ของคุณให้สอดคล้องกับเรื่องเล่าที่น่าสนใจ

การสื่อสารองค์กร: โทรโข่งสำหรับกระบอกเสียงของบริษัทในโลกที่แออัดใบนี้

แผนการสื่อสารองค์กรที่มีประสิทธิภาพสามารถทำได้มากกว่าแค่สร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อสาธารณะ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จทางธุรกิจ

การจัดการชื่อเสียงของแบรนด์ในหลายช่องทางอาจเป็นเรื่องท้าทาย ด้วยการวิเคราะห์ความรู้สึกและการรับฟังทางสังคมของ Sprout Social คุณสามารถติดตามสถานะของแบรนด์และความเชื่อมั่น ตลอดจนรับข้อมูลเชิงลึกของผู้ชม ให้เวลากับทีมของคุณมากขึ้นเพื่อมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและการเพิ่มประสิทธิภาพที่จะส่งผลต่อเป้าหมายทางธุรกิจ

พร้อมที่จะยกระดับกลยุทธ์การสื่อสารองค์กรของคุณแล้วหรือยัง? เราได้สร้างเทมเพลตการสื่อสารขององค์กรที่ปรับแต่งได้เพื่อช่วยคุณพัฒนาแผนการดำเนินการ เทมเพลตนี้สามารถช่วยคุณสร้างแผนงานที่วางตำแหน่งแบรนด์ของคุณในฐานะผู้นำในอุตสาหกรรมสำหรับผู้ชมที่สำคัญที่สุด

ดาวน์โหลดเทมเพลตการสื่อสารองค์กรของคุณได้ฟรีตอนนี้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในและภายนอกของคุณให้สูงสุด