ERP คืออะไรและประโยชน์ที่ธุรกิจใด ๆ ต้องใช้ประโยชน์จาก?

การแนะนำ

Enterprise Resource Planning ซึ่งเรียกโดยย่อว่า ERP เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถรวมและจัดการกระบวนการทางธุรกิจหลักในแพลตฟอร์มเดียวที่รวมศูนย์ ระบบนี้ช่วยให้องค์กรสามารถปรับกระบวนการให้เป็นอัตโนมัติและคล่องตัว ลดการแทรกแซงด้วยตนเอง และปรับปรุงประสิทธิภาพในด้านต่างๆ ของธุรกิจ เช่น การบัญชี ทรัพยากรบุคคล การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ การผลิต และแผนกอื่นๆ อีกมากมาย ERP มีโมดูลเฉพาะที่สามารถช่วยเหลือแต่ละแผนกได้

ซอฟต์แวร์ ERP มีคุณสมบัติและโมดูลมากมายที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการเฉพาะของธุรกิจ วัตถุประสงค์หลักของการนำระบบ ERP ไปใช้คือการอำนวยความสะดวกในการไหลเวียนของข้อมูลและการสื่อสารภายในองค์กรโดยให้มุมมองแบบรวมของการดำเนินธุรกิจทั้งหมด

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน ก่อนหน้านี้งานเสร็จในช่วงเวลาที่วุ่นวายและในช่วงเวลานั้นมันไม่ง่ายเลยที่จะติดตามว่าเกิดอะไรขึ้นและใช้เวลาเท่าไรกับงานที่ทำเสร็จ อย่างไรก็ตาม ด้วยการใช้เครื่องบันทึกและเครื่องมืออื่นๆ นายจ้างในปัจจุบันสามารถติดตามผู้จัดการและผู้อำนวยการและผู้นำคนอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งหมายความว่างานสามารถสอดคล้องกันและแต่ละคนสามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของแต่ละคนได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถใช้วิธีการสื่อสารแบบดิจิทัลเพื่อลดความจำเป็นในการสื่อสารเฉพาะระหว่างผู้จัดการและพนักงานซึ่งอาจเป็นวิธีการสื่อสารที่ใช้เวลานานและล้าหลัง

วิวัฒนาการของ ERP

ระบบ ERP มีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา เริ่มตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 1960 เมื่อธุรกิจต่างๆ เริ่มใช้คอมพิวเตอร์เมนเฟรมเพื่อจัดการการดำเนินงานของตน ในช่วงทศวรรษที่ 1980 บริษัทต่างๆ เริ่มตระหนักถึงประโยชน์ของการใช้โซลูชันซอฟต์แวร์แบบบูรณาการ และระบบ ERP ก็เริ่มปรากฏขึ้น ในช่วงเวลานี้เองที่ ERP ในฐานะที่เป็นระบบเริ่มได้รับการยอมรับ ระบบ ERP ระบบแรกคือการวางแผนความต้องการวัสดุ (MRP) ออกแบบมาเพื่อจัดการสินค้าคงคลังและการวางแผนการผลิตในบริษัทผู้ผลิต

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ระบบ ERP ได้พัฒนาให้มีคุณลักษณะและฟังก์ชันการทำงานมากขึ้น ปัจจุบัน ระบบซอฟต์แวร์ ERP สามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของอุตสาหกรรมต่างๆ ได้ เช่น การค้าปลีก การดูแลสุขภาพ การเงิน โลจิสติกส์ และอื่นๆ อีกมากมาย

มีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่เกิดขึ้นในโลกของ ERP ในขณะนี้ และพวกเขาทั้งหมดมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน: ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับแนวคิดที่ว่ายิ่งมากยิ่งดี

การเปลี่ยนแปลงประการแรกคือ บริษัทมีความต้องการมากขึ้นจากผู้ที่ซื้อและขายผ่านระบบ ERP ความต้องการซอฟต์แวร์เพิ่มขึ้นทุกปีในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา และในขณะที่ยังมีผู้คนจำนวนมากที่ไม่เข้าใจหรือใช้งาน ERP อยู่ ความต้องการซอฟต์แวร์ดังกล่าวก็เพิ่มขึ้นอย่างน่าประทับใจในปัจจุบัน

การเปลี่ยนแปลงประการที่สองคืออุตสาหกรรมมีความหลากหลายมากขึ้นเรื่อยๆ สิ่งที่ครั้งหนึ่งเคยถูกพิจารณาว่าเป็นพื้นที่ที่ "ร้อนแรง" ใน ERP ตอนนี้ดูเหมือนจะเป็นพื้นที่ที่ธุรกิจทั่วไปสนใจมากขึ้น นี่เป็นเพราะความต้องการซอฟต์แวร์ที่เพิ่มขึ้น และความสนใจโดยทั่วไปสำหรับธุรกิจที่เข้าใจ ERP

การเปลี่ยนแปลงที่สามและสุดท้ายคืออุตสาหกรรมมีการแข่งขันสูงขึ้น นี่คือสาเหตุที่ ERP ได้รับการอัปเดตบ่อยขึ้น และเหตุใดจึงมีสตาร์ทอัพใหม่และบริษัทที่มีอยู่จำนวนมากขยายบริการของตนเพื่อจัดหา ERP เวอร์ชันของตนเอง

การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้เป็นผลมาจากการเข้าใจว่า ERP มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและจะพัฒนาต่อไปเพื่อให้นำหน้าคู่แข่ง ด้วยเหตุนี้ สิ่งสำคัญคือต้องระลึกไว้เสมอเมื่อคุณทำงานกับ ERP สาขานี้ที่เติบโตขึ้นเรื่อยๆ

ประเภทของระบบ ERP

ระบบ ERP สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือแบบ On-premise และ Cloud-Based

1. ERP ภายในองค์กร:

ระบบ ERP ประเภทนี้มักจะติดตั้งและโฮสต์ภายในเครื่องบนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร ซอฟต์แวร์สามารถเข้าถึงได้ภายในเครือข่ายของบริษัทเท่านั้น และธุรกิจสามารถควบคุมข้อมูลและการปรับแต่งระบบได้อย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตาม ระบบ ERP ในองค์กรจำเป็นต้องมีการลงทุนอย่างมากในด้านฮาร์ดแวร์ โครงสร้างพื้นฐาน และการบำรุงรักษา

ระบบ ERP ประเภทนี้โฮสต์บนคลาวด์ และธุรกิจต่างๆ สามารถเข้าถึงได้จากระยะไกลผ่านอินเทอร์เน็ต ระบบ ERP บนคลาวด์มีประโยชน์หลายประการ รวมถึงความสามารถในการปรับขนาด ความคุ้มค่า และความยืดหยุ่น ธุรกิจสามารถเลือกรูปแบบการกำหนดราคาตามการสมัครสมาชิก ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการลงทุนล่วงหน้าจำนวนมาก

การวางแผนทรัพยากร ERP มีสามประเภทหลัก:

1. ประเภทของข้อมูล:

ข้อมูลเป็นทรัพย์สินที่สำคัญมากของธุรกิจใด ๆ ข้อมูลใด ๆ ที่จำเป็นสำหรับการวางแผนและการจัดการธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่จำเป็นเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ เช่น ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการบริการลูกค้า รายการที่ลูกค้าจัดส่ง หรือข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบเครดิต

2. แนวคิดหรือการออกแบบข้อมูล:

นี่คือแนวทางที่เกี่ยวข้องกับวิธีการสร้างข้อมูล เข้าถึง จัดเรียง หรือชุดข้อมูลอื่นที่ใช้ในการตัดสินใจ นี่คือแนวทางที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเชิงแสง เช่น สิ่งที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์

3. กำหนดการ / การใช้งานอย่างเป็นทางการ:

นี่คือแนวทางที่ใช้โดยคำนึงถึงเวลาที่ใช้ข้อมูล ระยะเวลาที่ใช้ และเวลาที่ควรลบออกจากระบบ

ประโยชน์ของระบบ ERP

1. เพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต:

ระบบ ERP ไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติและคล่องตัวเท่านั้น แต่ยังลดการแทรกแซงด้วยตนเองและปรับปรุงความแม่นยำอีกด้วย สิ่งนี้นำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและผลิตภาพ ส่งผลให้ประหยัดต้นทุนและจัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้น ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและผลิตภาพโดยรวมของพนักงานทุกคน

2. ปรับปรุงการตัดสินใจ:

ระบบ ERP ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์และข้อมูลเชิงลึก ช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นโดยอิงจากข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ระบบ ERP จะช่วยให้ธุรกิจระบุแนวโน้ม ติดตามประสิทธิภาพ และโอกาสในการเติบโต เนื่องจากข้อมูลที่แม่นยำและการพยากรณ์ที่แทบไม่มีที่ติตามข้อมูลอินพุต การตัดสินใจภายในองค์กรจึงดีขึ้น

3. การบริการลูกค้าที่ได้รับการปรับปรุง:

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจจัดการข้อมูลและการโต้ตอบของลูกค้าได้เป็นอย่างดีและเป็นระบบ ทำให้สามารถให้บริการส่วนบุคคลและปรับปรุงระดับความพึงพอใจของลูกค้า ด้วยการรวมข้อมูลลูกค้าเข้ากับการดำเนินธุรกิจอื่น ๆ ธุรกิจสามารถนำเสนอประสบการณ์ของลูกค้าที่ราบรื่นและสามารถกำหนดกลุ่มเป้าหมายที่เกี่ยวข้องด้วยผลิตภัณฑ์ที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการแปลงที่ดีขึ้น

4. การจัดการสินค้าคงคลังที่ดีขึ้น:

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจจัดการระดับสินค้าคงคลัง ซึ่งช่วยลดโอกาสของสินค้าหมดสต็อกและสินค้าล้นสต็อก สิ่งนี้นำไปสู่การประหยัดต้นทุน การบริการลูกค้าที่ดีขึ้น และการใช้ทรัพยากรที่ดีขึ้นเมื่อเทียบกับที่ไม่มีระบบ ERP

5. การจัดการทางการเงินที่ดีขึ้น:

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจจัดการข้อมูลทางการเงิน รวมถึงบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ และบัญชีแยกประเภททั่วไป สามารถจัดการส่วนการเงินทั้งหมดได้ในที่เดียว สิ่งนี้นำไปสู่การรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง การจัดการกระแสเงินสดที่ดีขึ้น และการปรับปรุงการตัดสินใจทางการเงินผ่านองค์กรและระหว่างแผนก

6. การจัดการห่วงโซ่อุปทานที่ดีขึ้น:

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจจัดการห่วงโซ่อุปทานทั้งหมด ตั้งแต่การจัดหา การผลิต จนถึงการจัดส่ง สิ่งนี้นำไปสู่การจัดการซัพพลายเออร์ที่ดีขึ้น การวางแผนการผลิตที่ดีขึ้น และเวลาการส่งมอบที่ดีขึ้น

7. การจัดการโครงการขั้นสูง:

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจจัดการโครงการต่างๆ รวมถึงการจัดตารางเวลา การจัดทำงบประมาณ และการจัดสรรทรัพยากร สิ่งนี้นำไปสู่การวางแผนโครงการที่ดีขึ้น การดำเนินการโครงการที่ดีขึ้น และผลลัพธ์ของโครงการที่ดีขึ้น

8. การทำงานร่วมกันที่เพิ่มขึ้น:

ระบบ ERP ช่วยให้แผนกต่างๆ ภายในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นโดยจัดเตรียมแพลตฟอร์มที่ใช้ร่วมกันสำหรับข้อมูลและการสื่อสาร การเพิ่มการทำงานร่วมกันนี้ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและลดไซโล

9. การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ดีขึ้น:

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐานอุตสาหกรรม เช่น Sarbanes-Oxley, HIPAA และ ISO สิ่งนี้นำไปสู่การลดความเสี่ยงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ดีขึ้น นอกจากนี้ยังหมายความว่าการนำ ERP ไปใช้มาตรฐานของอุตสาหกรรมทั้งหมดสามารถปรับปรุงได้เนื่องจากแต่ละองค์กรและทุกแห่งจะมีระบบที่ตรงตามมาตรฐานระดับโลก

10. ปรับปรุงคุณภาพข้อมูล:

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจรักษาความถูกต้องและความปลอดภัยของข้อมูลโดยจัดเตรียมเครื่องมือตรวจสอบและยืนยันข้อมูล สิ่งนี้นำไปสู่คุณภาพของข้อมูลที่ดีขึ้น การตัดสินใจที่ดีขึ้น และลดข้อผิดพลาด

11. ความสามารถในการปรับขนาดที่เพิ่มขึ้น:

ระบบ ERP สามารถปรับแต่งและปรับขนาดได้เพื่อตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของธุรกิจ ตั้งแต่สตาร์ทอัพขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ ทุกธุรกิจสามารถใช้ประโยชน์จากระบบ ERP ได้ไม่ว่าจะใช้งานในระดับใด ERP นำไปสู่ความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น ลดต้นทุนด้านไอที และปรับปรุงความคล่องตัวทางธุรกิจ

12. ระบบธุรกิจอัจฉริยะที่ดีขึ้น:

ระบบ ERP นำเสนอเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงาน ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถวิเคราะห์ข้อมูลและระบุแนวโน้มได้ สิ่งนี้นำไปสู่ข่าวกรองธุรกิจที่ดีขึ้น การพยากรณ์ที่ดีขึ้น และการตัดสินใจที่ดีขึ้น

13. ปรับปรุงการจัดการผู้ขาย:

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขาย ตั้งแต่การจัดหาจนถึงรอบการชำระเงิน ระบบ ERP ยังนำไปสู่การเลือกผู้ขายที่ดีขึ้น การเจรจาสัญญาที่ดีขึ้น และประสิทธิภาพของผู้ขายที่ดีขึ้น

14. ปรับปรุงการจัดการพนักงาน:

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจจัดการข้อมูลพนักงาน รวมถึงบัญชีเงินเดือน สวัสดิการ และผลการปฏิบัติงาน สิ่งนี้นำไปสู่การมีส่วนร่วมของพนักงานที่ดีขึ้น การรักษาที่ดีขึ้น และลดค่าใช้จ่ายด้านทรัพยากรบุคคล มีประโยชน์มากสำหรับการติดตามประสิทธิภาพและการจัดสรรงานในอนาคต

15. ปรับปรุงการบริหารความเสี่ยง:

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจจัดการความเสี่ยงด้วยการให้ข้อมูลและการวิเคราะห์ตามเวลาจริง สิ่งนี้นำไปสู่การประเมินความเสี่ยงที่ดีขึ้น การลดความเสี่ยงที่ดีขึ้น และความเสี่ยงทางธุรกิจที่ลดลง ระบบ ERP สามารถแจ้งเตือนให้ธุรกิจทราบถึงความเสี่ยงล่วงหน้าได้ แต่ไม่สามารถช่วยให้หลีกเลี่ยงได้ทั้งหมด

16. การจัดการข้อมูลที่ดีขึ้น:

ERP ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งรวมศูนย์ไว้ด้วยกัน ทำให้สามารถวิเคราะห์และตัดสินใจได้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถวิเคราะห์ข้อมูลในแผนกต่างๆ ซึ่งสามารถเปิดเผยข้อมูลเชิงลึกและโอกาสในการเติบโตใหม่

17. ลดค่าใช้จ่าย:

ERP ช่วยลดการป้อนข้อมูลที่ซ้ำซ้อนและทำให้กระบวนการทางธุรกิจคล่องตัว ซึ่งสามารถนำไปสู่การประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้ธุรกิจระบุส่วนที่พวกเขาสามารถลดต้นทุนได้ เช่น โดยการลดระดับสินค้าคงคลังหรือเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการซัพพลายเชน

บทสรุป

สรุปได้ว่า ERP มีการพัฒนาไปมาก และจะพัฒนาต่อไปเพื่อพัฒนาธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น มีตัวเลือกการใช้งานสองแบบให้เลือก ทั้งภายในองค์กรหรือบนคลาวด์ ซึ่งขึ้นอยู่กับความชอบทางธุรกิจโดยสิ้นเชิง ประโยชน์ต่างๆ ที่ ERP มอบให้ ได้แก่ การจัดการข้อมูลที่ดีขึ้น ต้นทุนที่ลดลง การจัดการพนักงานที่ดีขึ้น ความสามารถในการขยายขนาด การจัดการการเงินที่ดีขึ้น และอื่นๆ อีกมากมายซึ่งจำเป็นสำหรับการสร้างข้อได้เปรียบทางการแข่งขันเหนือคู่แข่ง