การออกแบบองค์กรคืออะไร? ประเภท หลักการ และอื่นๆ

คนส่วนใหญ่คิดว่าความซื่อสัตย์หมายถึงความซื่อสัตย์ แม้ว่าจะเป็นความจริง แต่คำนี้มีความหมายอื่นที่สำคัญต่อการจัดการโครงการ นั่นคือ สถานะของความสมบูรณ์และไม่มีการแบ่งแยก เรียกได้ว่าองค์กรออกแบบแนวทางในการสร้างความสมบูรณ์ในองค์กรของคุณ

ตัวอย่างเช่น อาคารที่ไม่มีความสมบูรณ์ไม่สามารถยืนได้ ในทำนองเดียวกัน โครงการที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการออกแบบองค์กรขนาดใหญ่อาจประสบปัญหาในการประสบความสำเร็จ มากำหนดการออกแบบองค์กรและประเภทและหลักการที่แตกต่างกัน

การออกแบบองค์กรคืออะไร?

การออกแบบองค์กรเป็นกระบวนการสำหรับการจัดโครงสร้างและการดำเนินงานขององค์กร ต้องใช้แนวทางแบบองค์รวมในการทำงานที่ทำในองค์กร รวมถึงการสร้างทีม รูปแบบกะ การรายงาน การตัดสินใจ วิธีการสื่อสาร และอื่นๆ อีกมากมาย จุดประสงค์ของการออกแบบองค์กรคือการช่วยให้องค์กรเก่งในสิ่งที่ทำและช่วยให้บรรลุเป้าหมาย นั่นอาจหมายถึงทุกอย่างตั้งแต่การปรับโครงสร้างองค์กรครั้งใหญ่ไปจนถึงการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในโครงสร้างและระบบ

การออกแบบองค์กรมักจะเข้ามามีบทบาทในขณะที่องค์กรกำลังเติบโต หรือในทางกลับกัน หากองค์กรกำลังลดขนาดลง การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ทำให้บริษัทต้องทบทวนวิธีการดำเนินธุรกิจอีกครั้ง เหตุผลอื่นๆ ที่กระตุ้นการออกแบบองค์กรนั้นรวมถึงการเปลี่ยนแปลงความเป็นผู้นำ กลยุทธ์ หรือตลาดที่องค์กรดำเนินการอยู่

เหตุใดการออกแบบองค์กรจึงถูกนำมาใช้เพื่อปรับปรุงวิธีการทำงานขององค์กร นั่นอาจหมายถึงทุกอย่างตั้งแต่การระบุความไร้ประสิทธิภาพไปจนถึงการตัดสินใจที่ดีขึ้นและเร็วขึ้น การออกแบบองค์กรสามารถปรับปรุงคุณภาพของสินค้าหรือบริการที่องค์กรผลิต เพิ่มผลกำไร และกระชับความสัมพันธ์กับฐานลูกค้า ภายในองค์กรสามารถทำให้สภาพการทำงานมีความปลอดภัยมากขึ้น มีพนักงานที่มีความสุขและมีแรงจูงใจมากขึ้น และเตรียมธุรกิจให้พร้อมสำหรับความท้าทายในอนาคตได้ดียิ่งขึ้น

การสร้างและการนำการออกแบบองค์กรไปใช้ถือเป็นโครงการ ซึ่งประสบความสำเร็จมากกว่าด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยจัดระเบียบ ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับการวางแผนโครงการ แผนภูมิแกนต์ของเรารวบรวมงานทั้งหมดของคุณ เชื่อมโยงการพึ่งพาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดและแม้แต่ตัวกรองสำหรับเส้นทางที่สำคัญ คุณสามารถตั้งค่าพื้นฐานเพื่อติดตามความคืบหน้าจริงของคุณเทียบกับความคืบหน้าตามแผนของคุณแบบเรียลไทม์เพื่อให้ตามกำหนดเวลา เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

หลักการออกแบบองค์กร

คุณมีโอกาสเพียงครั้งเดียวในการออกแบบองค์กรและต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก หากคุณทำไม่ถูกต้อง คุณจะไม่ได้รับรางวัลและคุณจะไม่ได้รับโอกาสครั้งที่สอง สิ่งนี้ทำให้การรู้หลักการออกแบบองค์กรและวิธีการดำเนินการอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ

แน่นอนว่าทุกองค์กรมีความแตกต่างกัน แต่ทุกองค์กรล้วนมีบางสิ่งที่เหมือนกัน แม้ว่าหลักการชี้นำ 10 ข้อนี้อาจเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยขึ้นอยู่กับว่าใครกำลังนำไปใช้ แต่ก็ยังคงเป็นแผนงานที่ยุติธรรมสำหรับผู้นำที่ต้องการปรับองค์กรใหม่เพื่อให้ได้ประโยชน์มากมายจากการออกแบบองค์กร

1. ปลดปล่อยตัวเองจากอดีต: องค์กรต้องพิจารณาตัวเองอย่างไตร่ตรอง จุดประสงค์และการเปลี่ยนแปลงของเสาหลักพื้นฐานเหล่านี้จะส่งผลต่อลูกค้า พนักงาน และนักลงทุนอย่างไร เมื่อคุณเริ่มสำรวจการเปลี่ยนแปลง ให้คิดว่าสิ่งเหล่านี้สามารถทำให้คุณแตกต่างจากคู่แข่งได้อย่างไร และการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะมีผลอย่างไรในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า
2. ออกแบบด้วยความรู้เกี่ยวกับ DNA ของคุณ: หาก ต้องการทราบว่าควรจัดลำดับความสำคัญในการออกแบบองค์กรอย่างไร ให้ถอยออกมาและระบุองค์ประกอบพื้นฐานสากลขององค์กรของคุณ ทุกองค์กรสามารถแบ่งออกเป็นองค์ประกอบที่จับต้องได้หรือเป็นทางการ เช่น การตัดสินใจ การประมวลผลข้อมูล และการแบ่งงานอย่างไร ธุรกิจยังมีองค์ประกอบที่จับต้องไม่ได้หรือไม่เป็นทางการ เช่น พฤติกรรมของผู้คนและได้รับการดลใจให้มีส่วนร่วม
3. แก้ไขโครงสร้างของคุณล่าสุด: แผนผัง องค์กรของบริษัทอาจดูเหมือนเป็นขั้นตอนแรกที่สมเหตุสมผล แต่คุณต้องการสร้างสะพานเชื่อมที่จะนำพาองค์กรจากวิถีเก่าไปสู่วิถีใหม่ เป็นความผิดพลาดทั่วไปที่จะคิดว่าคุณสามารถกระโดดจากโครงสร้างหนึ่งไปอีกโครงสร้างหนึ่งได้ โครงสร้างนั้นเป็นขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่คุณทำทุกอย่างเพื่อสนับสนุนมันและการเปลี่ยนแปลงจะเริ่มขึ้น
4. ใช้ความสามารถพิเศษของคุณ: คุณทำการเปลี่ยนแปลงโดยเพิ่มขีดความสามารถให้กับผู้คนในองค์กรของคุณ ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะวางแผนเปลี่ยนแปลงโครงสร้างใด คุณต้องการระบุจุดแข็งของผู้ปฏิบัติงานหลักของคุณ และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับอำนาจในการร่วมมือและอำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น . ทีมผู้นำมีหน้าที่รับผิดชอบในการออกแบบองค์กรให้ประสบความสำเร็จ
5. รู้ว่าคุณสามารถควบคุมอะไรได้: สิ่งสำคัญคือต้องระบุข้อจำกัดที่ทำให้คุณช้าลงในฐานะองค์กรและการเสียสละที่คุณทำอยู่เสมอ รู้ข้อจำกัดของคุณก่อนที่จะพยายามดำเนินการออกแบบองค์กรใหม่ คุณควรตระหนักถึงกฎระเบียบ การขาดแคลนอุปทาน และความต้องการของลูกค้าที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ แต่อย่าใช้เวลามากเกินไปในการมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้
6. ส่งเสริมความรับผิดชอบ: คุณต้องการให้ทุกคนรับผิดชอบต่องานของตนซึ่งต้องการความโปร่งใสและการสื่อสารที่ชัดเจน ไม่ใช่การจัดการขนาดเล็ก นี่น่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่สุดเพียงอย่างเดียวที่คุณสามารถทำได้กับองค์กรของคุณ หากการสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่นและทุกคนต้องรับผิดชอบงานของตนเอง โครงสร้างที่คุณออกแบบก็จะทำงานได้ดีขึ้น
7. การ เปรียบเทียบไม่สำคัญเท่าที่คุณคิด: อาจมีปัญหาในการติดตามสิ่งที่คู่แข่งกำลังทำ แม้ว่าจะช่วยปรับการออกแบบของคุณให้เหมาะสมและเปิดเผยปัญหาที่ซ่อนอยู่ แต่ก็เปลี่ยนความสามารถเฉพาะตัวของคุณในระยะสั้น การเปรียบเทียบองค์กรของคุณกับองค์กรอื่นๆ ที่อาจมีคุณค่าหรือความสามารถที่แตกต่างกันนั้นไม่มีประสิทธิภาพ หากคุณต้องเปรียบเทียบ ให้เน้นที่องค์ประกอบที่เลือกมากกว่าทั้งองค์กร
8. การออกแบบองค์กรควรเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของบริษัท: ทุกองค์กรมีความแตกต่างกันและโครงสร้างที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณก็มักจะไม่เหมาะกับองค์กรอื่น เมื่อออกแบบองค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของคุณและสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร
9. อย่าละเลยองค์ประกอบที่ไม่มีตัวตน: เป็นเรื่องง่ายที่จะมุ่งเน้นไปที่องค์ประกอบที่จับต้องได้ของการออกแบบองค์กร เช่น สิทธิ์ในการตัดสินใจและแผนผังองค์กร แต่จะไม่ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ ให้สร้างสมดุลระหว่างสิ่งที่จับต้องได้กับสิ่งที่จับต้องไม่ได้ หากคุณต้องการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ สิ่งที่จับต้องได้นั้นสำคัญแต่ถ้าไม่ได้พูดถึงวิธีที่ผู้คนคิดและดำเนินการในโครงสร้างนั้น คุณจะไม่เปลี่ยนแปลงอะไรเลย
10. สร้างจากจุดแข็งของคุณ: หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการใช้การออกแบบองค์กรที่ประสบความสำเร็จคือการสร้างจุดแข็งของคุณ บ่อยครั้งที่การออกแบบขององค์กรอยู่ไกลจากค่านิยมหลักและจุดแข็งขององค์กรที่ถูกกำหนดให้ล้มเหลว อย่าลืมค้นหาจุดแข็งขององค์กรและสร้างรากฐานนั้น

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวิเคราะห์ SWOT ฟรี

ประเภทของการออกแบบองค์กร

เนื่องจากไม่มีองค์กรประเภทใดประเภทหนึ่ง ไม่มีการออกแบบองค์กรประเภทใดประเภทหนึ่ง โครงสร้างองค์กรต่างๆ เหล่านี้เป็นกรอบสำหรับองค์กรในการแยกแยะอำนาจและอำนาจหน้าที่ บทบาทและความรับผิดชอบ และกำหนดว่าข้อมูลจะไหลผ่านองค์กรอย่างไร มาดูโครงสร้างการออกแบบองค์กรทั่วไปที่สนับสนุนการออกแบบองค์กรกัน

โครงสร้างลำดับชั้น

นี่คือแผนผังองค์กรที่แชร์แบบพีระมิดโดยมีซีอีโอหรือผู้จัดการอยู่ด้านบนสุด และแต่ละระดับจะลดระดับลงมาตามสายการบังคับบัญชาจนกว่าฐานจะเป็นพนักงานระดับเริ่มต้น สิ่งนี้กำหนดอำนาจ แสดงให้ทุกคนทราบและชี้แจงเส้นทางอาชีพ อย่างไรก็ตาม โครงสร้างแบบลำดับชั้นสามารถชะลอการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ และทำให้สิ่งเหล่านั้นที่ฐานของปิรามิดรู้สึกเหมือนอยู่นอกกระบวนการ

โครงสร้างการทำงาน

เช่นเดียวกับโครงสร้างแบบลำดับชั้น ผู้มีอำนาจและความรับผิดชอบมากกว่าจะถูกจัดวางไว้ที่ด้านบนสุดของแผนภูมิ จากนั้นจึงลงมาตามความรับผิดชอบ อย่างไรก็ตาม องค์กรถูกกำหนดโดยชุดทักษะและหน้าที่ในบริษัท โดยแต่ละแผนกมีการจัดการอย่างอิสระ สิ่งนี้ทำให้แผนกต่างๆ มีความรู้สึกเป็นตัวของตัวเองและสามารถปรับขนาดโครงสร้างได้อย่างง่ายดาย แต่โครงสร้างการทำงานยังสามารถสร้างไซโลในองค์กรและบล็อกการสื่อสารระหว่างแผนกได้

โครงสร้างแนวนอนหรือแบน

ตรงกันข้ามกับโครงสร้างแบบลำดับชั้น โครงสร้างแนวนอนเป็นที่นิยมในหมู่บริษัทสตาร์ทอัพและองค์กรอื่นๆ ซึ่งไม่มีระยะห่างระหว่างผู้บริหารและพนักงานมากนัก ส่งเสริมการกำกับดูแลน้อยลงและมีส่วนร่วมมากขึ้นจากทุกคนในองค์กร พนักงานรู้สึกเป็นเจ้าของและมีความรับผิดชอบมากขึ้น ส่งเสริมการสื่อสารและเพิ่มความเร็วในการนำเสนอแนวคิดใหม่ อย่างไรก็ตาม อาจมีการขาดการกำกับดูแลที่ก่อให้เกิดความสับสนและเป็นการยากที่จะรักษาให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม

โครงสร้างกอง

ตามชื่อที่บอกไว้ แต่ละแผนกในองค์กรจะควบคุมทรัพยากรของตนเองราวกับว่าเป็นบริษัทอิสระภายในองค์กรขนาดใหญ่ แต่ละแผนกมีทีมการตลาด การขาย และไอทีของตนเอง โครงสร้างนี้ช่วยให้องค์กรขนาดใหญ่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดและความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วด้วยแนวทางที่กำหนดเอง นอกจากนี้ยังสามารถสร้างทรัพยากรที่ซ้ำซ้อน ทำให้เสียเวลาและพลังงานไปเปล่าๆ การสื่อสารระหว่างแผนกอาจเป็นเรื่องยากเช่นกัน ซึ่งนำไปสู่การแข่งขันภายในองค์กรขนาดใหญ่

โครงสร้างเมทริกซ์

โครงสร้างแบบกริดนี้เหมาะสำหรับทีมข้ามสายงานที่สร้างขึ้นเพื่อให้บริการโครงการพิเศษ โครงสร้างนี้ช่วยเชื่อมโยงฝ่ายต่าง ๆ ที่แตกต่างกัน โครงสร้างเมทริกซ์ยังช่วยให้ผู้จัดการค้นหาสมาชิกในทีมได้อย่างง่ายดายสำหรับโครงการใดก็ตามที่พวกเขากำลังดำเนินการ และให้มุมมองขององค์กรที่มีไดนามิกมากขึ้น ส่งเสริมให้พนักงานใช้ทักษะของตนนอกเหนือจากที่ใช้กับบทบาทเดิม สามารถสร้างความขัดแย้งระหว่างผู้จัดการในแผนกต่างๆ

โครงสร้างตามทีม

ตามชื่อที่แนะนำ โครงสร้างนี้จัดระเบียบพนักงานตามทีม สิ่งนี้ขัดกับสิ่งที่ถือว่าเป็นโครงสร้างแบบลำดับชั้นแบบดั้งเดิม และเหมาะสำหรับสภาพแวดล้อมในการทำงานร่วมกันในการแก้ปัญหาที่มากขึ้น ซึ่งพนักงานมีการควบคุมมากขึ้น สิ่งนี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล ทำลายความคิดของไซโลเพื่อให้เกิดความโปร่งใสมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้มีการเคลื่อนไหวด้านข้างทั่วทั้งองค์กรและให้การดูแลด้านการจัดการน้อยลง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการโครงการที่คล่องตัวและทีมต่อสู้กัน มีแนวโน้มที่จะทำให้เส้นทางการโปรโมตมีความชัดเจนน้อยลง

โครงสร้างเครือข่าย

โครงสร้างนี้ทำงานได้ดีสำหรับองค์กรที่ไม่มีบริการแบบรวมศูนย์ พวกเขาทำงานร่วมกับผู้ขาย ผู้รับเหมาช่วง ฟรีแลนซ์ นอกสถานที่ และสำนักงานดาวเทียม โครงสร้างเครือข่ายช่วยให้มีการสื่อสารแบบเปิดระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องในลำดับชั้นที่ล้าสมัยเพื่อสร้างระเบียบบางอย่างให้กับการผสมผสานที่ดูไม่เป็นระเบียบนี้ โดยจะแสดงภาพความสัมพันธ์ทั้งในและนอกไซต์ในองค์กร ส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่ยืดหยุ่นยิ่งขึ้น และช่วยให้ทุกคนเข้าใจเวิร์กโฟลว์เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างอิสระมากขึ้น มันยังคงซับซ้อนอยู่ และทำให้ยากที่จะรู้ว่าใครมีอำนาจเหนือสิ่งใด

ProjectManager ช่วยอย่างไรหลังจากออกแบบองค์กร

ไม่ว่าคุณจะใช้การออกแบบองค์กรประเภทใดในบริษัทของคุณ ProjectManager เป็นเครื่องมือเดียวในการจัดการงานและโครงการ คุณจะต้องเชื่อมต่อทีมไฮบริดของคุณและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน มุมมองโปรเจ็กต์ที่หลากหลายของเราหมายความว่าคุณสามารถทำงานตามที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะเป็นในโครงสร้างแบบมีลำดับชั้นแบบดั้งเดิม โครงสร้างที่แบนราบ โครงสร้างที่คล่องตัว หรือเวอร์ชันไฮบริด

เห็นภาพเวิร์กโฟลว์ด้วยบอร์ด Kanban

เราได้แสดงให้คุณเห็นแผนภูมิแกนต์ซึ่งเหมาะสำหรับโครงสร้างแบบลำดับชั้น แต่นั่นเป็นเพียงหนึ่งในหลายมุมมองโครงการของเรา สำหรับโครงสร้างแบบเรียบหรือแบบทีม คุณจะต้องใช้บอร์ดคัมบังเพื่อจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่งร่วมกัน ผู้จัดการจะได้รับความโปร่งใสในกระบวนการและสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้ตามต้องการเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดและทำให้ทีมทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพในแบบเรียลไทม์

การมีเครื่องมือในการทำตามคำสั่งของการออกแบบองค์กรนั้นไม่เพียงพอ คุณต้องคอยตรวจสอบงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามความคาดหวังของคุณ ซอฟต์แวร์ของเราให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น รับมุมมองระดับสูงด้วยแดชบอร์ดสดของเราซึ่งติดตามเมตริกโครงการทั้งหก ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ และแดชบอร์ดจะคำนวณข้อมูลให้คุณโดยอัตโนมัติ หากต้องการเจาะลึกข้อมูล มีการรายงานแบบคลิกเดียว ซึ่งสามารถกรองให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดูได้ จากนั้นแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาได้รับการอัปเดต

ไม่ว่าคุณจะใช้การออกแบบองค์กรแบบใด การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ ซอฟต์แวร์ของเราทำงานร่วมกันเป็นแกนหลัก ทำให้ง่ายต่อการแชร์แผน ไฟล์ และอื่นๆ คุณสามารถแสดงความคิดเห็นในงานและรับการแจ้งเตือนทางอีเมลและในแอปเมื่อมีการอัปเดต มีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวที่ช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผล

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งเชื่อมต่อทีมไฮบริดและส่งเสริมประสิทธิภาพที่มากขึ้น ช่วยอำนวยความสะดวกในการออกแบบองค์กรทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นทีมร่วมกันหรือแจกจ่าย โดยไม่คำนึงถึงชุดทักษะหรือแผนก เข้าร่วมทีมที่ NASA, Siemens และ Nestle เพื่อส่งมอบความสำเร็จด้วยเครื่องมือของเรา เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี