การบัญชีโครงการคืออะไร? หลักการ วิธีการ และอื่นๆ

เพื่อให้เป็นไปตามงบประมาณโครงการของคุณ คุณต้องติดตามต้นทุน การบัญชีโครงการ เช่นเดียวกับการบัญชีทั่วไป เป็นวิธีการที่ผู้จัดการโครงการสามารถจัดการการเงินของโครงการได้

การบัญชีโครงการไม่เหมือนกับการสร้างสมดุลในสมุดเช็คของคุณ หรือแม้แต่การแสวงหาบริการจากนักบัญชีสาธารณะที่ผ่านการรับรอง เนื่องจากเป็นเอกลักษณ์เฉพาะสำหรับการจัดการโครงการ มาดูกันว่าบัญชีโครงการคืออะไร รวมถึงหลักการและวิธีการ

การบัญชีโครงการคืออะไร?

การบัญชีโครงการหมายถึงองค์ประกอบทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางการเงินในโครงการ ซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่ต้นทุนโครงการ การเรียกเก็บเงิน และรายได้ ผู้จัดการโครงการและนักบัญชีใช้บัญชีโครงการเมื่อดำเนินงานทางการเงินในโครงการ ฝ่ายบริหารได้รับรายงานอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับความคืบหน้าและการบัญชีโครงการจะประสบความสำเร็จหรือไม่

การใช้บัญชีโครงการมีความสำคัญในการจัดการงบประมาณโครงการ ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อติดตามข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับต้นทุนโดยตรง ต้นทุนค่าโสหุ้ย และรายได้ของโครงการ เช่นเดียวกับผู้จัดการโครงการตรวจสอบกำหนดการและขอบเขตของโครงการ พวกเขายังติดตามธุรกรรมทางการเงินเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าอยู่ในงบประมาณและทำการปรับปรุงที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเกิน

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ต้องสร้างแผนบัญชีโครงการในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการ แผนสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดและกำหนดเวลาในการตรวจสอบและติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านั้นในระหว่างการดำเนินโครงการ รวมถึงเงินที่ใช้ไปกับทรัพยากร เช่น ทีมงานโครงการ อุปกรณ์ และอื่นๆ

เมื่อสร้างแผนโครงการ คุณต้องมีเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อจัดระเบียบต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการตรงเวลาและภายในงบประมาณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการพร้อมแผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบที่ช่วยให้คุณวางแผนทุกขั้นตอนของโครงการบนไทม์ไลน์ที่มองเห็นได้ มีคุณสมบัติในการวางแผนและจัดการต้นทุนและทรัพยากร ทั้งที่เป็นมนุษย์และไม่ใช่มนุษย์ ตั้งค่าพื้นฐานเพื่อติดตามต้นทุนตามแผนเทียบกับต้นทุนจริงแบบเรียลไทม์ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

การบัญชีโครงการทำงานอย่างไร

การบัญชีโครงการทำงานโดยการสร้างแผนรายละเอียดเกี่ยวกับต้นทุนโครงการของคุณและจัดการตลอดการดำเนินการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีงบประมาณเพียงพอ ซึ่งทำได้โดยการตรวจสอบต้นทุนโครงการและติดตามผลต่างระหว่างต้นทุนตามแผนและตามจริง

ต้องใช้เอกสารประกอบเพื่อบันทึกต้นทุนโครงการที่เกิดขึ้นตลอดทั้งโครงการ ตามที่ระบุไว้ การติดตามค่าใช้จ่ายและรายได้จริงของโครงการช่วยเปรียบเทียบกับต้นทุนที่คุณตั้งไว้ในแผนของคุณ แต่คุณยังจะดูต้นทุนในอนาคตของกำหนดการส่งมอบตามสัญญาและวันที่เสร็จสมบูรณ์ด้วย

การบัญชีโครงการรวมถึงการจัดทำเอกสารวันที่ลงนามในข้อตกลงทางกฎหมายกับลูกค้า การติดตามรายได้ที่ได้รับจากข้อตกลงการขาย และการระบุต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับแต่ละขั้นตอนของโครงการ กล่าวโดยย่อ การบัญชีโครงการติดตามเงินจากแผนโครงการผ่านการดำเนินการพร้อมเอกสารรายละเอียดและการปรับปรุงเพื่อช่วยให้คุณยึดติดกับงบประมาณของคุณ

หลักการบัญชีโครงการ

เช่นเดียวกับวิธีการจัดการโครงการใดๆ มีหลักการที่จะช่วยเริ่มต้น วางแผน และสร้างตัวชี้วัดสำหรับการบัญชีในโครงการ วิธีดำเนินการตามสัญญา หลีกเลี่ยงขอบเขตที่คืบคลานและปิดโครงการ มีหลักการบัญชีหลักของโครงการแปดประการที่เราได้อธิบายไว้ด้านล่าง

1. หลักการต้นทุน: เมื่อบันทึกต้นทุนโครงการ ให้ใช้มูลค่าเดิมแทนมูลค่าตลาดที่คาดการณ์ไว้ คุณต้องการจับต้นทุนที่คุณใช้ไป ไม่ใช่ต้นทุนที่อาจเกิดขึ้น
2. หลักการจับคู่: รายได้และค่าใช้จ่ายควรตรงกับต้นทุนที่เหมาะสมเมื่อเวลาผ่านไป เมื่อกำหนดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินโครงการ ให้กำหนดระยะเวลาในโครงการที่ทีมงานมีค่าใช้จ่าย
3. หลักการรวมบัญชี: เพื่อให้ต้นทุนโครงการโดยรวมสอดคล้องกัน ให้จัดกลุ่มโครงการที่เกี่ยวข้องทำงานร่วมกัน ดำเนินการให้สำเร็จด้วยกระบวนการที่เป็นระบบในการกำหนดรายได้และต้นทุนร่วมกับฝ่ายอื่นๆ เพื่อรวมกิจกรรมทางการเงินสำหรับโครงการไว้ในบัญชีเดียว
4. หลักการเปิดเผยข้อมูลอย่างครบถ้วน: คุณต้องการบันทึกทุกสิ่งที่สำคัญในงบการเงินของคุณเพื่อให้เกิดความโปร่งใสในด้านการเงินของโครงการ ซึ่งจะช่วยให้มีความรับผิดชอบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ
5. หลักการอย่าง รอบคอบ: หลักการนี้กำหนดให้คุณระบุจำนวนรายได้และค่าใช้จ่ายที่แสดงถึงการประมาณการที่ดีที่สุดของรายได้หรือต้นทุนที่อาจเกิดขึ้นจริงตลอดระยะเวลาของโครงการ
6. หลักการรับผิด: อย่าลืมรับทราบค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับภาระผูกพันในอนาคตของโครงการ ซึ่งอาจรวมถึงค่าปรับตามสัญญาและค่าเสียหายจากการชำระบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดสัญญา กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณต้องรับผิดชอบต่อค่าใช้จ่ายเหล่านี้หากเกิดขึ้น
7. หลักการควบคุม: คุณต้องใช้ขั้นตอนและกระบวนการเมื่อตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินของโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถติดตามต้นทุนจริงของโครงการและปรับเหตุการณ์ที่ไม่เกิดซ้ำเพื่อให้สอดคล้องกับงบประมาณของคุณ
8. หลักการจัดสรรทรัพยากร: หลักการนี้ระบุว่าทรัพยากรสามารถจัดสรรให้กับโครงการได้มากกว่าหนึ่งโครงการ ผู้จัดการโครงการสามารถจัดสรรทรัพยากรจำนวนเท่ากันให้กับโครงการต่างๆ ได้ หากมีประโยชน์ทางการเงินและมีความเสี่ยงเพียงเล็กน้อยที่เกี่ยวข้อง แทนที่จะจัดสรรเงินต่อไปในโครงการเมื่อเวลาผ่านไป

การบัญชีโครงการกับการบัญชีการเงิน

การบัญชีโครงการและการบัญชีการเงินทั่วไปมีหลายอย่างที่เหมือนกันแต่ไม่ใช่สิ่งเดียวกัน ใช่ พวกเขาทั้งคู่จัดการกับต้นทุนและค่าใช้จ่าย แต่บริบทและการดำเนินการต่างกันมากพอที่จะทำให้มันคุ้มค่าที่จะสำรวจความแตกต่างเหล่านั้น

สำหรับผู้เริ่มต้น มีตารางเวลาที่แตกต่างกันสำหรับการบัญชีโครงการและการบัญชีการเงิน การบัญชีโครงการเกี่ยวข้องกับโครงการซึ่งมีวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด ซึ่งหมายความว่างานบัญชีจะสิ้นสุดลงเมื่อโครงการเสร็จสิ้น การบัญชีการเงินทำงานตามรอบระยะเวลาตลอดทั้งปีการเงิน ซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ

การรายงานยังแตกต่างกัน ในการบัญชีโครงการ การรายงานจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่ส่งมอบ การบัญชีการเงินก็มีรายงานเช่นกัน พวกเขาดูเพียงแง่มุมอื่นๆ ของการดำเนินธุรกิจเท่านั้น พวกเขาสนใจเรื่องกำไรขาดทุนมากกว่า ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการบัญชีโครงการ

นอกจากนี้ยังมีลำดับชั้นต้นทุนที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ลำดับชั้นของต้นทุนการบัญชีโครงการขึ้นอยู่กับงานและโครงการ ในขณะที่ลำดับชั้นการบัญชีการเงินจะขึ้นอยู่กับแผนกและศูนย์ต้นทุน

การวิเคราะห์เปรียบเทียบทำได้ยากในโครงการแต่ทำได้ง่ายในการบัญชีการเงิน อันที่จริง ระดับความเข้าใจก็ต่างกันเช่นกัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้สนับสนุนโครงการมักไม่เข้าใจการใช้จ่ายเงินในโครงการ แต่ผู้ให้กู้มีความชัดเจนเกี่ยวกับหลักการบัญชีการเงิน

บัญชีโครงการ วิธีการรับรู้รายได้

การรับรู้รายได้ในการบัญชีโครงการขึ้นอยู่กับเวลาที่ลูกค้าควรชำระเงิน ไม่ว่าจะเป็นล่วงหน้า กลางโครงการ หรือเมื่อการส่งมอบขั้นสุดท้ายเสร็จสิ้น การรับรู้รายได้จะนับรายได้เมื่อได้รับเงินแล้วเท่านั้น มีหลายวิธีในการรับรู้รายได้ทางบัญชีของโครงการ ซึ่งพบได้บ่อยที่สุดด้านล่าง

พื้นฐานการขาย

วิธีนี้จะรับรู้รายได้เมื่อมีการขายแล้ว นั่นคือ ณ จุดซื้อ คุณรับรู้รายได้ของคุณ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยเงินสดหรือเครดิตในการส่งมอบสินค้าหรือบริการ นี่เป็นเรื่องปกติในร้านค้าปลีก แต่ยังสามารถนำไปใช้กับผลงานของโครงการได้อีกด้วย

ค่างวดเงินผ่อน

แผนการผ่อนชำระเป็นที่คุ้นเคยสำหรับผู้ที่ถือครองจำนองหรือซื้อเครื่องจักรขนาดใหญ่และชำระเงินตามระยะเวลาหนึ่ง มีความเสี่ยงเนื่องจากไม่แน่ใจว่าจะมีการชำระเงินเป็นประจำ วิธีนี้หมายความว่าคุณรับรู้รายได้เมื่อมีการส่งเป็นเปอร์เซ็นต์ของรายได้ทั้งหมด อาจใช้เวลาเป็นเดือนหรือเป็นปี

เปอร์เซ็นต์ของความสำเร็จ

วิธีนี้มักใช้กับโครงการขนาดใหญ่หรือระยะยาว ช่วยให้บริษัทรับรู้รายได้ตามเหตุการณ์สำคัญที่บ่งบอกถึงความคืบหน้าในโครงการ สัญญาสำหรับวิธีนี้มีรายละเอียดเพื่อให้ชัดเจนเมื่อมีการรับรู้รายได้ ช่วยให้คุณรับรู้รายได้ตามที่ได้รับ แทนที่จะรอจนสิ้นสุดโครงการที่ยาวนาน

สัญญาที่เสร็จสมบูรณ์

ที่นี่ คุณจะรับรู้รายได้หลังจากส่งมอบทุกอย่างแล้ว และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือลูกค้าพึงพอใจ ส่วนใหญ่จะพบในโปรเจ็กต์ระยะสั้นหรือเมื่อมีการขยายการรับประกัน นอกจากนี้ยังอาจกลายเป็นวิธีการเริ่มต้นเมื่อวิธีอื่น เช่น วิธีเปอร์เซ็นต์ที่สำเร็จ ล้มเหลวเนื่องจากขาดความชัดเจน

ความสามารถในการกู้คืนต้นทุน

เมื่อคุณไม่สามารถประมาณต้นทุนของสินค้าและบริการในสัญญาได้ จะเรียกว่าต้นทุนที่กู้คืนได้ แนวทางที่ระมัดระวังมากขึ้นในการรับรู้รายได้จะเกิดขึ้นหลังจากที่คุณได้รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการแล้วเท่านั้น

บทบาทของนักบัญชีโครงการ

การบัญชีโครงการมักจะทำโดยผู้จัดการโครงการและนักบัญชีโครงการ ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการและองค์กรที่โฮสต์โครงการ นักบัญชีโครงการมีหน้าที่ตรวจสอบกระบวนการของโครงการ ติดตามผลต่าง และอนุมัติค่าใช้จ่าย

นักบัญชีโครงการยังตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเรียกเก็บเงินของโครงการทำอย่างถูกต้องและส่งมอบให้กับลูกค้าตลอดจนตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการชำระเงินแล้ว พวกเขามักจะรับผิดชอบในการรายงานโครงการและการรักษารายได้และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับโครงการ ในขณะเดียวกันก็ดูแลบันทึกและสัญญาของโครงการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตาม

นอกจากนี้ นักบัญชีของโครงการจะทบทวนกระบวนการจัดการบัญชีและทำงานร่วมกับผู้ตรวจสอบบัญชี เป็นความรับผิดชอบของนักบัญชีโครงการในการพัฒนาระบบการเงินร่วมกับทีมไอทีเพื่อให้ใช้งานง่ายขึ้น

ผลประโยชน์ทางบัญชีโครงการ

ความสำคัญของการบัญชีโครงการมีความชัดเจน ต้นทุนเป็นหนึ่งในสามของข้อจำกัดสามประการ และการจัดการด้านการเงินเหล่านั้นเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จ การรู้ว่าคุณใช้เงินไปเท่าไหร่จะช่วยให้คุณรักษางบประมาณได้ ดังนั้นการทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานของต้นทุนจึงมีความสำคัญต่อการควบคุมค่าใช้จ่าย ต่อไปนี้เป็นประโยชน์อื่นๆ บางประการในการบัญชีโครงการ

• รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับต้นทุน การเสนอราคา และขอบเขตสำหรับโครงการใหม่
• ปรับปรุงการจัดการทรัพยากร
• อัพเดทความคืบหน้าของโครงการและผลกำไร
• ช่วยระบุปัญหาของโครงการให้ตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว
• ให้ความรู้ทีมงานโครงการเกี่ยวกับต้นทุนและผลกำไรของโครงการ
• ปรับปรุงการจัดการทางการเงินขององค์กร
• ลดความเสี่ยงและปรับปรุงการจัดการโครงการโดยรวม

ProjectManager ช่วยทำบัญชีโครงการอย่างไร

ประโยชน์ของการบัญชีโครงการมีความชัดเจน แต่หลายอย่างไม่สามารถทำได้หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่รวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น จัดระเบียบค่าใช้จ่ายและทรัพยากร และตรวจสอบแบบเรียลไทม์เพื่อจัดการงบประมาณของคุณได้ดียิ่งขึ้นและส่งมอบความสำเร็จให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

ปรับปรุงการชำระเงินและติดตามเวลา

ใช้ไทม์ชีทของเราเพื่อช่วยคุณจัดการทรัพยากรของคุณ เมื่อส่งใบบันทึกเวลาแล้ว ระบบจะล็อกไว้จนกว่าผู้จัดการที่ได้รับอนุญาตจะอนุมัติได้ นอกจากนี้ยังติดตามว่าใครทำงานอะไรและแสดงงานที่โดดเด่นและปริมาณงานโดยรวม คุณสามารถดูว่าใครยุ่งอยู่และใครมีความสามารถสำหรับงานมากกว่ากัน ซึ่งทั้งหมดนี้มีความสำคัญสำหรับการวางแผนกำลังการผลิตและการติดตามค่าใช้จ่าย

รับมุมมองระดับสูงของค่าใช้จ่ายและอื่น ๆ

แม้ว่าเครื่องมือซอฟต์แวร์น้ำหนักเบาต้องการการกำหนดค่าแดชบอร์ดแบบแมนนวล แต่เครื่องมือของเราก็พร้อมทำงานทุกเมื่อ โดยจะรวบรวมและคำนวณข้อมูลโครงการที่แสดงในกราฟและแผนภูมิที่มีสีสันโดยอัตโนมัติ คุณสามารถติดตามค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์พร้อมกับตัวชี้วัดโครงการอื่นๆ อีกห้าตัว สำหรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม ใช้รายงานแบบคลิกเดียวของเราในไทม์ชีท ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดูและแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างง่ายดายเพื่อให้อัปเดตอยู่เสมอ

ProjectManager ให้คุณสร้างแผนการจัดการต้นทุน จัดระเบียบงาน ทรัพยากร และอื่นๆ คุณสามารถกำหนดงบประมาณและติดตามได้แบบเรียลไทม์ โดยสร้างรายงานโดยละเอียดเพื่อช่วยให้คุณทำตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณ ความต้องการด้านบัญชีโครงการทั้งหมดของคุณมีอยู่ในคุณลักษณะมากมายของเรา ซึ่งจะช่วยให้คุณวางแผน ตรวจสอบ และรายงานในทุกแง่มุมของโครงการของคุณ พิจารณาโครงการของคุณด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการเพียงเครื่องมือเดียวที่คุณต้องการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัลสำหรับทีมไฮบริด แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าจะที่ไหน เมื่อไร หรือแผนกใด มีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวที่ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน เข้าร่วมทีมนับหมื่นโดยใช้เครื่องมือของเราเพื่อส่งมอบความสำเร็จให้กับองค์กรต่างๆ เช่น NASA, Siemens และ Nestle เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี