โครงการความร่วมมือคืออะไร? เครื่องมือและเคล็ดลับสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม

โครงการความร่วมมือคืออะไร?

การทำงานร่วมกันของโครงการเป็นวิธีที่ทีมและหัวหน้าทีมวางแผน ประสานงาน ควบคุม และติดตามโครงการที่พวกเขากำลังดำเนินการอยู่ กระบวนการจัดการโครงการร่วมกันนี้ทำงานข้ามเขตแผนก องค์กร และระดับประเทศ และช่วยโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับโครงการเมื่อมีความซับซ้อนมากขึ้น

ด้วยแนวโน้มที่มีต่อทีมจากระยะไกลและการย้ายข้อมูลไปยังเซิร์ฟเวอร์คลาวด์ การทำงานร่วมกันของโครงการซึ่งเป็นรากฐานสำหรับการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพมาโดยตลอด ได้กลายเป็นคำศัพท์ที่คุ้นเคยมากขึ้นไปอีก แต่การทำงานร่วมกันของโครงการหมายความว่าอย่างไร การทำงานร่วมกันหมายถึงการทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน ฟังดูเหมือนงานโครงการใช่ไหม? ก็ไม่เชิง

การทำงานร่วมกันเป็นคำที่นิยมมากในช่วงหลายปีที่ผ่านมา เนื่องจากองค์กรต่างๆ ตระหนักดีว่าการทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพคือหัวใจสำคัญของนวัตกรรม วิธีการจัดการโครงการใหม่ได้เกิดขึ้นเพื่อขยายความหมายของการทำงานร่วมกันในทีมจากการทำงานร่วมกันที่เรียบง่ายไปจนถึงการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้นของการเชื่อมโยงทีมโครงการที่หลากหลายเพื่อให้ได้แนวคิดใหม่ แนวทางปฏิบัติที่เป็นนวัตกรรม และเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เหนือกว่า วิธีการเหล่านี้รวมถึงแนวทางปฏิบัติและเครื่องมือการทำงานร่วมกันของโครงการที่ส่งเสริมการสื่อสาร การแบ่งปันความคิด และความโปร่งใสสำหรับทีมในพื้นที่และทางไกล

เหตุใดการทำงานร่วมกันในโครงการจึงมีความสำคัญสำหรับการบริหารโครงการ

เพื่อให้เข้าใจถึงการทำงานร่วมกันของโครงการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ อันดับแรกเราต้องมีการจัดการอย่างแน่วแน่ว่าการจัดการโครงการคืออะไร การจัดการโครงการแบบดั้งเดิมคือกระบวนการที่ผู้จัดการโครงการพร้อมกับทีมโครงการวางแผน ตรวจสอบและรายงานเกี่ยวกับการทำโครงการให้เสร็จสิ้นในช่วงเวลาที่กำหนดที่เรียกว่ากำหนดการของโครงการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องการส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมของคุณ เนื่องจากดีสำหรับโครงการและดีสำหรับทีมโครงการของคุณ ใช่ คุณคือผู้ควบคุมกระบวนการตัดสินใจ แต่สิ่งสำคัญคือต้องสร้างสภาพแวดล้อมโครงการที่ทำงานร่วมกันสำหรับสมาชิกในทีมของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันเพื่อทำงานและส่งมอบให้เสร็จสมบูรณ์ได้

ในการทำเช่นนั้น ผู้จัดการโครงการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มาพร้อมกับคุณสมบัติการจัดการงานและการทำงานร่วมกันในทีม มาดูเครื่องมือการทำงานร่วมกันในโครงการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดและวิธีใช้งานเพื่อจัดการทีมของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่เชื่อมต่อทีมแบบเรียลไทม์ ด้วยมุมมองโครงการที่หลากหลาย สมาชิกในทีมสามารถทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ และผู้จัดการโครงการได้รับความโปร่งใสที่จำเป็นเพื่อป้องกันไม่ให้ถูกบล็อก บอร์ด Kanban เป็นเครื่องมือเวิร์กโฟลว์แบบเห็นภาพที่ช่วยให้สมาชิกในทีมจัดการงานของตนได้ และผู้จัดการโครงการช่วยให้พวกเขาทำงานได้โดยไม่ล่าช้าซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี

เครื่องมือการทำงานร่วมกันของโครงการ

เครื่องมือการทำงานร่วมกันของโครงการสามารถกำหนดได้ง่ายๆ เป็นคุณลักษณะซอฟต์แวร์การจัดการงาน การสื่อสารในทีม และการจัดการทรัพยากร แอปและแพลตฟอร์มทั้งหมดที่อนุญาตให้ผู้จัดการโครงการจัดการเวิร์กโฟลว์ของทีม

บอร์ดคัมบัง

บอร์ด Kanban เป็นเครื่องมือการจัดการงานที่อนุญาตให้มีการทำงานร่วมกันเป็นทีมโดยการแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์นี้จะแบ่งวงจรโครงการออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ ซึ่งงานจะถูกแสดงเป็นตะกร้าสินค้า

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ช่วยให้ผู้จัดการมีหน้าต่างแบบเรียลไทม์ในการทำงานของสมาชิกในทีมไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด และช่วยให้พวกเขาตรวจพบปัญหาคอขวด ซึ่งพวกเขาสามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็วด้วยการจัดสรรทรัพยากรใหม่ ในขณะเดียวกันทีมสามารถจัดการงานในมือและทำงานร่วมกันเมื่อวางแผนการวิ่งที่คล่องตัว

แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นรากฐานของการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อจัดระเบียบงาน เชื่อมโยงการพึ่งพา และกำหนดเหตุการณ์สำคัญเมื่อสร้างกำหนดการโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบางตัวไปไกลกว่าเดิม ทำให้สามารถกรองเส้นทางวิกฤติและตั้งค่าพื้นฐานเพื่อติดตามความแปรปรวนของโครงการเมื่อดำเนินการตามแผนโครงการ

การมีมุมมองโครงการหลายแบบที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถวางแผนล่วงหน้าด้วยแผนภูมิแกนต์ จากนั้นให้ทีมทำงานตามที่พวกเขาต้องการ ไม่ว่าจะเป็นบนกระดานคัมบัง รายการงาน หรือปฏิทิน สร้างสะพานที่เชื่อมต่อทีมไฮบริดและมอบเครื่องมือที่จำเป็นให้กับทุกคน งานของพวกเขาเสร็จแล้ว

ปฏิทินโครงการ

ปฏิทินโครงการเน้นวันสำคัญทั้งหมดในโครงการ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อจัดการงานของตัวเองและกำหนดเวลาส่วนตัวได้อีกด้วย เมื่อปฏิทินโครงการถูกแชร์ ทุกคนสามารถเห็นภาพรวมและอยู่ในหน้าเดียวกันโดยไม่ต้องประชุม อีเมล และสิ่งรบกวนอื่นๆ ที่ขัดขวางไม่ให้เกิดประสิทธิผล

คุณสมบัติการทำงานร่วมกันเป็นทีม

มีฟีเจอร์การทำงานร่วมกันในทีมอื่นๆ ที่เชื่อมต่อสมาชิกในทีมคนหนึ่งกับอีกคนหนึ่ง ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในสำนักงาน แผนก หรือแม้แต่ระดับทักษะเดียวกัน การจัดการเอกสารช่วยให้ทีมไฮบริดสามารถแชร์เอกสารและทำงานร่วมกันได้ พวกเขาควรจะสามารถแชร์ไฟล์ได้ โดยแนบไฟล์ไปกับงานที่พวกเขากำลังทำอยู่

การสื่อสารคือหัวใจสำคัญของการทำงานร่วมกัน แฮงเอาท์วิดีโอ แชท และแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานที่จัดส่งแบบเรียลไทม์สร้างแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเสมือนที่เชื่อมโยงทีมไฮบริดและส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานที่มากขึ้น การมีอีเมลหรือการแจ้งเตือนในแอปที่ดียิ่งขึ้นเพื่อให้คุณอัปเดตโดยไม่ต้องออกจากเครื่องมือการจัดการโครงการก็เป็นข้อดีเช่นกัน

เคล็ดลับในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีม

การทำงานร่วมกันไม่ได้เกิดขึ้นเพียง ไม่ว่าสมาชิกในทีมของคุณจะอยู่ด้วยกันในสำนักงานเดียวกันหรือทำงานจากระยะไกลข้ามเขตเวลา การทำให้กลุ่มทำงานเป็นกลุ่มต้องใช้เวลาและการฝึกฝน มีวิธีอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันเป็นทีม ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณสามารถลองได้

1. กิจกรรมสร้างทีม

มีกิจกรรมสร้างทีมที่เร่งความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม สิ่งเหล่านี้สามารถทำได้ง่ายพอๆ กับการพาทุกคนออกไปรับประทานอาหารกลางวันเพื่อเล่นเกมที่มีโครงสร้างมากขึ้น เช่น ทาย เล่นกีฬา และอื่นๆ สิ่งที่คุณเลือกทำควรเป็นก่อนโครงการเพื่อเริ่มสร้างทีมที่มีการทำงานร่วมกันมากขึ้น

2. เน้นการสื่อสารในทีม

การสื่อสารคือกาวที่ยึดติดอยู่กับสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมปกติ การตั้งค่าเครื่องมือแชทแบบเรียลไทม์ หรือแม้แต่กระดานข้อความ จะต้องมีวิธีในการเผยแพร่ข้อมูลให้ทุกคนได้อย่างรวดเร็วและรวบรวมคำติชมจากสมาชิกในทีมด้วย

3. เตรียมทีมของคุณด้วยเครื่องมือการจัดการงานที่เหมาะสม

การจัดการงานคือวิธีทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้ไม่เพียงแต่แต่มีประสิทธิผลมากขึ้นเท่านั้น คุณควรมีเครื่องมือมากมายที่ทีมของคุณสามารถใช้ได้ เช่น บอร์ดคัมบัง รายการงาน ฯลฯ หากมุมมองโปรเจ็กต์ทั้งหมดเหล่านี้ได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่เหมือนกัน จะช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นด้วยเครื่องมือ พวกเขาสบายใจที่สุด

4. จัดการเวิร์กโฟลว์ของสมาชิกในทีม

เวิร์กโฟลว์มีความสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงานและทำงานควบคู่ไปกับเครื่องมือการจัดการงาน การมีเครื่องมือการจัดการงาน เช่น บอร์ดคัมบังช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีมและให้ความโปร่งใสแก่ผู้จัดการโครงการในกระบวนการของพวกเขา ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ จัดการเวิร์กโฟลว์ของพวกเขา ในขณะที่ผู้จัดการโครงการสามารถมองเห็นงานของพวกเขาได้ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานตามความสามารถ

การทำงานร่วมกันของโครงการทำที่ไหน?

การทำงานร่วมกันของโครงการเกิดขึ้นที่ไหน? คำตอบสั้น ๆ อยู่ที่ใดก็ได้ ตราบใดที่มีมากกว่าหนึ่งคนในทีมโครงการ การจัดการโครงการร่วมกันก็สามารถดำรงอยู่และเติบโตได้ แต่เนื่องจากทีมโปรเจ็กต์มีการกระจายตัวข้ามพรมแดนมากขึ้น เครื่องมือการทำงานร่วมกันของโปรเจ็กต์ออนไลน์จึงมีความสำคัญสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล

ตอนนี้ทีมสามารถแชร์ไฟล์ในแบบเรียลไทม์ พบปะ แชท และแม้กระทั่งทำงานข้ามรายการจากรายการงานทั้งหมดในพื้นที่แชร์เสมือนจริง แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเครื่องมือการจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกันนั้นดีพอๆ กับรูปแบบการจัดการของคุณเท่านั้น การทำงานร่วมกันเป็นทีมไม่สามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ทำไมคุณถึงต้องการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกัน?

คิดว่าการทำงานร่วมกันโดยรวมดีกว่าผลรวมของส่วนต่างๆ หากคุณได้รวบรวมทีมโครงการที่เข้มแข็งแล้ว สภาพแวดล้อมการจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกันจะช่วยเพิ่มผลผลิตเท่านั้น ประโยชน์บางประการของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันของโครงการมีดังต่อไปนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: เครื่องมือการทำงานร่วมกันของโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถแจกจ่ายงานให้กับสมาชิกในทีมได้เท่าๆ กัน แทนที่จะสร้างภาระให้กับสมาชิกในทีมคนเดียวที่มีงานมากเกินไป การจัดการงานที่เหมาะสมช่วยให้ทีมมีเวลามากขึ้น ซึ่งเอื้อต่อการทำงานร่วมกันในทีม
• การแก้ปัญหาที่ดีขึ้น: การให้สมาชิกในทีมมีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันของโครงการเพื่อแชร์ไฟล์และสื่อสารในแบบเรียลไทม์ ทำให้พวกเขาทำงานร่วมกันเพื่อแก้ปัญหาได้
• ส่งเสริม การสื่อสารในทีม: แนวการสื่อสารที่ต้องการการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องหรือการกำหนดทิศทางที่ผิดสามารถกีดกันโครงการได้ เครื่องมือการทำงานร่วมกันในโครงการช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างสมาชิกในทีมโครงการของคุณ และมอบโซลูชันในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างทีมที่อยู่ห่างไกล
• เหมาะสำหรับทีมระยะไกล: หนึ่งในค่าใช้จ่ายที่สูงกว่าในองค์กรคือการเช่าหรือซื้อสำนักงานจริงที่ทุกคนสามารถทำงานได้ อย่างไรก็ตาม ด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกันของโปรเจ็กต์ออนไลน์ ทีมทางไกลสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
• อำนวยความสะดวกในการสร้างทีม: ด้วยการสนับสนุนการทำงานร่วมกันเป็นทีม คุณไม่เพียงแต่สร้างความสัมพันธ์แต่ยังสร้างความภักดีที่ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกัน

วิธีสร้างสภาพแวดล้อมการจัดการโครงการร่วมกัน

ตกลง คุณอยู่ในกลุ่มการทำงานร่วมกันของทีม แต่แทนที่จะให้บริการแบบปากต่อปาก คุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อปลูกฝังบรรยากาศการจัดการโครงการร่วมกันในบริษัทของคุณ แม้ว่าประโยชน์ของการทำงานร่วมกันในโครงการจะชัดเจน แต่การนำไปใช้งานอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังจัดการทีมที่อยู่ห่างไกล ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้การทำงานร่วมกันของโครงการเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในองค์กรของคุณ

• ใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกันของโปรเจ็กต์: นิสัยเดิมๆ นั้นยากจะขาด แต่คุณต้องทำให้ทีมของคุณเลิกใช้วิธีการสื่อสารแบบเก่า เช่น อีเมล และทำความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์เชิงโต้ตอบและการทำงานร่วมกันที่มากขึ้น
• สื่อสาร: ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณทราบดีว่าการสื่อสารที่ดีเป็นรากฐานของทุกสิ่ง ดังนั้นจึงต้องติดตั้งสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน ไม่เพียงแต่คุณจะต้องสื่อสารอย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ให้เครื่องมือในการทำงานร่วมกันแก่ทีมโครงการของคุณด้วยเช่นกัน
• ฝึกอบรมทีมงานโครงการของคุณ: เช่นเดียวกับการเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ คุณต้องการคำแนะนำและทิศทาง ตั้งค่าเซสชันการฝึกอบรมสำหรับทีมของคุณเพื่อสอนวิธีใช้และเหตุผลที่พวกเขาต้องการเครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์ที่ทำให้การทำงานร่วมกันของโครงการเป็นไปได้
• แบ่งปัน: นั่นคือการทำงานร่วมกันทั้งหมด และจะไม่ทำงานเว้นแต่คุณจะทำลายกำแพงเสมือนที่แยกสมาชิกในทีมออกจากกันในอดีต ตัวอย่างเช่น แชร์ปฏิทินของคุณ เพื่อให้ทุกคนทราบวันครบกำหนด การประชุม ฯลฯ
• การเช็คอิน: เมื่อคุณเป็นผู้นำโครงการ คุณไม่ได้กำหนดเส้นทางและปล่อยให้ดำเนินไปตามเส้นทาง เช่นเดียวกับการใช้การทำงานร่วมกันเป็นทีม นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องติดตามและประชุมกับพวกเขาเป็นประจำเพื่อถามคำถามภาคสนามและติดตามความคืบหน้าของพวกเขา

เอาล่ะคุณมีมัน การทำงานร่วมกันในโครงการเป็นเรื่องจริงและทำงานควบคู่ไปกับการจัดการโครงการ หากคุณกำลังเป็นผู้นำโปรเจ็กต์ คุณต้องการมีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันเป็นทีมทั้งหมดที่คุณสะดวก เมื่อพูดถึงการวางแผน การตรวจสอบ และการรายงานแบบเรียลไทม์บนเครือข่ายออนไลน์ที่ทำงานร่วมกัน คุณจะต้องใช้ ProjectManager หากต้องการดูว่าสิ่งนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้นอย่างไร ให้ทดลองใช้งานฟรี 30 วันของเรา