การจัดการแผ่นเวลา: วิธีสร้างและจัดการแผ่นเวลา

การจัดการ Timesheet เป็นส่วนสำคัญของทรัพยากรบุคคลและการจัดการธุรกิจ การจัดการเวลาก็มีความสำคัญต่อการจัดการโครงการเช่นกัน ไม่ว่าคุณจะทำงานประเภทใด หากมีทีมหรือพนักงาน คุณต้องมีใบบันทึกเวลาสำหรับติดตามเวลาและติดตามค่าใช้จ่าย

การใช้ใบบันทึกเวลาของพนักงานเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการจัดการใบบันทึกเวลา ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีจัดการไทม์ชีทและซอฟต์แวร์การจัดการไทม์ชีทที่สามารถช่วยให้คุณดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรามานิยามคำศัพท์บางคำเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดการไทม์ชีทให้ดียิ่งขึ้น

Timesheet คืออะไร?

แผ่นบันทึกเวลาเป็นเอกสารจริงหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่นายจ้างใช้ในการติดตามเวลาของพนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง โดยปกติจะวางไว้ในตารางข้อมูลที่บันทึกเวลาที่พนักงานใช้ไปกับงาน โครงการ หรือลูกค้า แม้ว่าใบบันทึกเวลาจะเริ่มต้นเป็นเอกสารกระดาษ แต่ปัจจุบันแทบจะถูกใช้เฉพาะในสเปรดชีตหรือเครื่องมือตัวเลขเท่านั้น

Timesheets มีจุดประสงค์หลายประการ ช่วยให้ธุรกิจสามารถคำนวณเวลาที่พนักงานใช้ไปกับงานของตนได้อย่างแม่นยำ แผ่นบันทึกเวลายังแนะนำบัญชีเงินเดือนในกระบวนการชดเชยพนักงานเหล่านั้นสำหรับงานของพวกเขา แต่ธุรกิจยังได้รับประโยชน์จากไทม์ชีท เนื่องจากช่วยให้พวกเขาทำงานตามกำหนดเวลา รักษางบประมาณ และจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดการแผ่นเวลาคืออะไร?

แผ่นเวลาบันทึกชั่วโมงการทำงานที่พนักงานใช้ไปกับงานของตน แต่แผ่นบันทึกเวลาเพียงอย่างเดียวนั้นมีประสิทธิภาพมากในแง่ของการช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปได้ดีขึ้น เพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้น จะต้องรวมแผ่นเวลาเข้ากับการจัดการแผ่นเวลา

การจัดการใบบันทึกเวลาคือการตรวจสอบใบบันทึกเวลาของพนักงานและการวิเคราะห์ใบบันทึกเวลาเหล่านั้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตามเวลา สิ่งนี้ทำได้ผ่านซอฟต์แวร์ใบบันทึกเวลาแบบดิจิทัลและอัตโนมัติที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยการเชื่อมต่อทีมกับผู้จัดการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการ Timesheets ที่ได้รับรางวัลพร้อม Timesheets ที่ปลอดภัยซึ่งปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนและช่วยให้ผู้จัดการสามารถติดตามระยะเวลาที่ทีมของพวกเขาใช้ไปกับงานต่างๆ การตั้งค่าไทม์ชีทเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถเพิ่มงานได้โดยตรงจากโครงการต่างๆ คัดลอกไทม์ชีทจากสัปดาห์ที่แล้ว หรือป้อนไทม์ชีทอัตโนมัติ แผ่นเวลาจะถูกล็อคอย่างปลอดภัยเมื่อส่งเพื่อขออนุมัติจากผู้ดูแลระบบ ผู้ที่สามารถอนุมัติและติดตามเวลาเพื่อให้แน่ใจว่างานเสร็จตามกำหนด เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

เหตุใดการจัดการ Timesheet จึงมีความสำคัญ

การจัดการใบบันทึกเวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานและนายจ้าง พนักงานได้รับเช็คเงินเดือนที่ถูกต้องและสม่ำเสมอ หากพวกเขากำลังใช้เครื่องมือการจัดการใบบันทึกเวลาแบบดิจิทัล พวกเขาก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน เพราะพวกเขาไม่ต้องเสียเวลาอันมีค่าในการกรอกใบบันทึกเวลาด้วยตนเอง

สำหรับนายจ้าง ผลประโยชน์มีมากมาย ประการแรก การจัดการใบบันทึกเวลาสามารถช่วยลดเวลาที่เสียไปโดยให้นายจ้างระบุจุดที่พนักงานทำงานไม่ได้ผล จากนั้นพวกเขาสามารถเลือกได้มากขึ้นว่างานใดที่จะมอบหมายและวิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่ได้รับมอบหมายนั้นเหมาะสมที่สุด

พนักงานชอบความเรียบง่ายของการจัดการแผ่นเวลาและความรู้สึกร่วมกันโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) แผนกทรัพยากรบุคคลได้รับข้อมูลที่ต้องการเพื่อคำนวณค่าจ้างพนักงานและจัดการ PTO อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

เมื่อธุรกิจเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมง การจัดการใบบันทึกเวลาจะทำให้แน่ใจว่าการเรียกเก็บเงินนั้นถูกต้อง หากคุณไม่ได้บันทึกชั่วโมงการทำงาน คุณก็จะเรียกเก็บเงินลูกค้าไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้ฟรีแลนซ์ การจัดการใบบันทึกเวลาไม่เพียงแต่ติดตามชั่วโมงเหล่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณมีความรับผิดชอบเมื่อแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าเงินของพวกเขาไปอยู่ที่ไหน

ในแง่ของการจัดการโครงการ ความสำคัญยังมีหลายด้าน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตามประสิทธิภาพการทำงานและระบุว่าใครทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่ากัน ซึ่งจะช่วยในการมอบหมายงานให้กับสมาชิกที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในทีมของคุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูว่าใครกำลังทำงานอะไร ใครว่าง และสมาชิกในทีมทำงานเสร็จได้ไกลแค่ไหน

การจัดการแผ่นเวลายังช่วยในการจัดการต้นทุนโดยประมาณในโครงการ การใช้ข้อมูลข้างต้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของทีมช่วยให้ผู้จัดการสามารถประมาณการต้นทุนได้แม่นยำยิ่งขึ้นเมื่อเริ่มกำหนดงบประมาณสำหรับโครงการใหม่

ขั้นตอนการจัดการ Timesheet

มีกระบวนการในการจัดการแผ่นเวลา ขั้นตอนการจัดการใบบันทึกเวลาเหล่านี้ใช้ได้กับใบบันทึกเวลาแบบกระดาษ ใบบันทึกเวลาอิเล็กทรอนิกส์ และซอฟต์แวร์ใบบันทึกเวลา ไม่ว่าคุณจะใช้ไทม์ชีทประเภทใด การจัดการไทม์ชีทจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากไทม์ชีทของคุณ เริ่มต้นโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมของคุณ

เริ่มต้นด้วยการดูตารางเวลาและชั่วโมงว่างของทีม หากคุณมีโปรไฟล์ของสมาชิกในทีมแต่ละคน จะช่วยให้คุณระบุบุคคลที่ดีที่สุดสำหรับงานได้อย่างรวดเร็ว และถ้าพวกเขาว่าง คุณสามารถมอบหมายงานสำหรับสัปดาห์นั้นให้พวกเขาได้ อย่าลืมคำนวณชั่วโมงที่กำหนดเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานล่วงเวลา

2. ติดตามเวลาที่พวกเขาใช้ไปกับงาน

เมื่อทุกคนได้รับมอบหมายแล้ว คุณจะต้องเริ่มติดตามเวลากิจกรรมของพวกเขา สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบงานของพวกเขาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังดำเนินการตามกำหนดเวลา สามารถทำได้โดยอัตโนมัติหรือจะต้องเพิ่มลงในแผ่นเวลาด้วยตนเอง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของใบบันทึกเวลาที่คุณใช้

3. ตรวจสอบการส่ง Timesheet ของพวกเขา

แผ่นบันทึกเวลาต้องปลอดภัย ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมซอฟต์แวร์การจัดการแผ่นเวลาจึงเป็นที่ต้องการ มีเครื่องมือในการล็อกใบบันทึกเวลาเมื่อส่งแล้ว ซึ่งผู้อนุมัติใบบันทึกเวลาที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเปิดได้ บุคคลนี้จะตรวจสอบใบบันทึกเวลาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กรอกอย่างถูกต้อง

4. อนุมัติ Timesheets สำหรับการประมวลผลเงินเดือน

หากใบบันทึกเวลาถูกต้อง จะถูกส่งไปยังบัญชีเงินเดือน อีกครั้ง หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์การจัดการแผ่นเวลา แผ่นบันทึกเวลาแต่ละรายการที่คุณอนุมัติจะถูกล็อคเพื่อความปลอดภัยขณะที่ส่งต่อไปยังบัญชีเงินเดือนเพื่อหลีกเลี่ยงการดัดแปลงใดๆ บัญชีเงินเดือนจะประมวลผลใบลงเวลา

5. บันทึก Timesheets สำหรับการอ้างอิงในอนาคต

แผ่นบันทึกเวลาทั้งหมดควรถูกเก็บถาวรด้วยเหตุผลสองประการ ประการแรก ผู้บริหารต้องการมีบันทึกการจ่ายค่าจ้างของพนักงานในกรณีที่มีข้อโต้แย้ง จากนั้นจึงจะสามารถเรียกดูและตรวจสอบใบบันทึกเวลาเพื่อแก้ไขปัญหาใดๆ ได้ ประการที่สอง ตามที่ระบุไว้ Timesheets แบบเก่ามีค่าเป็นข้อมูลในอดีตเมื่อทำการวิจัยต้นทุนสำหรับโครงการในอนาคต

ซอฟต์แวร์การจัดการ Timesheet คืออะไร?

เราได้กล่าวถึงซอฟต์แวร์การจัดการแผ่นเวลาสองสามครั้ง แต่ยังไม่ได้ให้คำจำกัดความ ซอฟต์แวร์การจัดการใบบันทึกเวลาเป็นเครื่องมือดิจิทัลที่ควบคุมกระบวนการใบบันทึกเวลา ในขณะเดียวกันก็ตรวจสอบและวิเคราะห์เพื่อหาวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ไม่เหมือนแผ่นบันทึกเวลากระดาษหรือแม้แต่สเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์ ซอฟต์แวร์การจัดการแผ่นบันทึกเวลาช่วยให้พนักงานมีเวลาว่างมากขึ้นเพื่อมุ่งความสนใจไปที่งานของตนและไม่ต้องทำงานเอกสารมากนัก แม้ว่าจะช่วยให้นายจ้างมีหน้าต่างในการทำงานเพื่อช่วยให้พวกเขาจัดการคนงานได้ดียิ่งขึ้น

นั่นเป็นเพียงจังหวะที่กว้าง ซอฟต์แวร์การจัดการใบบันทึกเวลาช่วยปรับปรุงการประมวลผลบัญชีเงินเดือนโดยการติดตามเวิร์กโฟลว์สำหรับการอนุมัติบัญชีเงินเดือน นอกจากนี้ยังรับประกันความถูกต้องของข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใดๆ ในบัญชีเงินเดือน และในขณะเดียวกันก็ช่วยให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนดำเนินไปอย่างราบรื่น

สามารถเป็นเครื่องมือในการจัดการงานโดยช่วยให้ผู้จัดการบันทึกวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับงานที่พวกเขามอบหมายให้กับทีมของตน สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการเห็นว่างานใดใช้เวลาในการดำเนินการมากกว่างานอื่น จากข้อมูลดังกล่าว พวกเขาสามารถระบุปัญหาคอขวดและปัญหาอื่นๆ ที่ทำให้งานล่าช้าและแก้ไขได้

ซอฟต์แวร์การจัดการใบบันทึกเวลายังทำหน้าที่เป็นตัวติดตามเวลาของพนักงานตามที่ระบุไว้ข้างต้น เมื่อคุณจัดตารางเวลาของพนักงานเสร็จแล้ว คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการแผ่นเวลาเพื่อติดตามระยะเวลาที่พวกเขาใช้ในการทำงานให้เสร็จ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้จัดการติดตามความคืบหน้าและจัดสรรทรัพยากรตามความจำเป็นเพื่อให้เป็นไปตามแผน

ถ้าเวลาของคุณถูกจัดสรรและคุณกำลังจัดการพนักงานทางไกล ซอฟต์แวร์การจัดการใบบันทึกเวลาเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากให้ความรับผิดชอบ เมื่อผู้จัดการไม่ได้อยู่ในสำนักงานเดียวกับพนักงาน พวกเขายังคงสามารถตรวจสอบการทำงานของทีมผ่านไทม์ชีทได้ ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนทำงานเต็มความสามารถและทันตามกำหนดการของโครงการ

ProjectManager เป็นเครื่องมือจัดการ Timesheet

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลพร้อมคุณสมบัติการจัดการแผ่นเวลาที่มีการติดตามแผ่นเวลา ซอฟต์แวร์ใบบันทึกเวลาออนไลน์ของเราช่วยให้คุณติดตามงานโครงการของทีมได้ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในอาคารเดียวกัน ในไซต์งาน หรือทำงานจากที่บ้าน ใช้แผ่นบันทึกเวลาที่ปลอดภัยของเราเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณ และรับคุณลักษณะการติดตามเวลาเพื่อให้โครงการของคุณเป็นไปตามแผน แผ่นเวลาของเราผสานรวมกับคุณสมบัติการจัดการโครงการอื่น ๆ ทั้งหมดของเราอย่างราบรื่นเพื่อให้ผู้ใช้มีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการจัดการบัญชีเงินเดือนและโครงการ

ใช้เครื่องมือการจัดการงานหลายรายการ

Timesheets ยังเป็นเครื่องมือในการจัดการงานอีกด้วย แต่เป็นเพียงหนึ่งในหลายๆ ฟีเจอร์ที่มีในซอฟต์แวร์ของเรา เรามีมุมมองโครงการที่หลากหลาย เช่น แผนภูมิแกนต์ บอร์ดคัมบัง รายการงาน และอื่นๆ ซึ่งทั้งหมดนี้ใช้การ์ดงานที่มีประสิทธิภาพ การ์ดงานแต่ละใบจะติดตามความคืบหน้า กำหนดลำดับความสำคัญ และเพิ่มแท็กเพื่อให้ค้นพบได้ง่ายขึ้น คุณสามารถแสดงความคิดเห็นและเพิ่มไฟล์เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกัน คุณสมบัติอีกประการหนึ่งคือระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เพื่อปราศจากงานยุ่ง ในขณะที่การตั้งค่าการอนุมัติงานทำให้มั่นใจได้ว่าจะมีเฉพาะการส่งมอบที่มีคุณภาพเท่านั้นที่ก้าวไปข้างหน้า หน้าสรุปจะแสดงงานทั้งหมดของคุณในที่เดียว รวมถึงแผนภูมิปริมาณงานและอื่นๆ

รับการติดตามแบบเรียลไทม์ด้วยแดชบอร์ดและรายงานโครงการ

แผ่นเวลาให้หน้าต่างในการทำงานของทีมของคุณและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ แต่นั่นเป็นเพียงหนึ่งในเครื่องมือติดตามบนซอฟต์แวร์ของเรา ใช้แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อดูภาพรวมระดับสูง เป็นเหมือนรายงานสถานะเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ แสดงเวลา ค่าใช้จ่าย ปริมาณงาน และอื่นๆ ในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย ซึ่งแตกต่างจากเครื่องมือน้ำหนักเบาตรงที่ไม่ต้องตั้งค่าให้เสียเวลา พร้อมเมื่อคุณพร้อม เมื่อคุณต้องการข้อมูลเชิงลึกมากขึ้น ให้ใช้รายงานที่ปรับแต่งได้ของเรา คุณสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับไทม์ชีท สถานะพอร์ตโฟลิโอ และอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว แต่ละรายการสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดู จากนั้นแชร์ในรูปแบบต่างๆ เพื่ออัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เครื่องมือของเราเป็นมากกว่าแค่การจัดการแผ่นเวลาแบบไดนามิก มีเครื่องมือการจัดการความเสี่ยงในการระบุและติดตามปัญหาและคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้คุณตั้งค่าความพร้อมใช้งานของทีมและปรับสมดุลปริมาณงานเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราเชื่อมโยงทีมทุกที่หรือทุกเวลาที่พวกเขาทำงาน และช่วยให้ผู้จัดการสามารถติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพได้แบบเรียลไทม์ เหตุใดจึงต้องใช้เครื่องมือการจัดการแผ่นเวลา ในเมื่อคุณสามารถมีโซลูชันการจัดการโครงการแบบเต็มรูปแบบได้

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยให้ทีมวางแผน จัดการ และติดตามงานแบบเรียลไทม์ รับคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการในการจัดการโครงการและเครื่องมือการจัดการแผ่นเวลาที่ช่วยให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณก้าวไปข้างหน้าโดยไม่มีอุปสรรค เข้าร่วมทีมในบริษัทต่างๆ เช่น Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อมอบความสำเร็จ เริ่มต้นวันนี้กับ ProjectManager ฟรี