การจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไร? เคล็ดลับ 5 ข้อเพื่อระบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้น

การวางแผนโครงการ การจัดตารางเวลา และการรวบรวมทีมงานที่มีทักษะเฉพาะจะกำหนดขั้นตอนสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิผลเท่านั้น คุณต้องใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานอย่างเต็มความสามารถและเดินหน้าต่อไปได้

หากคุณต้องการจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล คุณต้องเข้าใจเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ และตั้งค่าระบบเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการเวิร์กโฟลว์ต่อไปได้

การจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไร?

การจัดการเวิร์กโฟลว์คือการที่ผู้จัดการระบุ จัดระเบียบ และประสานงานงานที่นำไปสู่การส่งมอบเฉพาะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ การทำเช่นนี้จะเพิ่มผลลัพธ์กำจัดความซ้ำซ้อนและลดข้อผิดพลาด

งาน คน ระบบ และเครื่องจักรทั้งหมดสามารถรวมอยู่ในเวิร์กโฟลว์ได้ การประสานงานขององค์ประกอบเหล่านี้มีความสำคัญต่อการป้องกันปัญหาคอขวด ปัญหาคอขวดจะหยุดหรือทำให้การผลิตช้าลง และสำรองข้อมูลทุกอย่างก่อนหน้านั้น

โดยทั่วไป เวิร์กโฟลว์สามารถแบ่งออกเป็นสามองค์ประกอบหลัก:

• มีขั้นตอนหรืองานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งจะอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนจนจบ ขั้นตอนเหล่านี้อาจเป็นแบบเชิงเส้น แบบกิ่ง หรือแบบผสมผสานก็ได้
• ในบริบทของกระบวนการเวิร์กโฟลว์ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือผู้ที่อยู่ในทีมที่รับผิดชอบในการดำเนินงาน สามารถกำหนดให้กับงานเดียวหรือทั้งเวิร์กโฟลว์
• สุดท้ายมีเงื่อนไขซึ่งเป็นกฎสำหรับเวิร์กโฟลว์ พวกเขากำหนดเมื่องานหนึ่งเสร็จสิ้นและงานอื่นสามารถเริ่มต้นได้

การจัดการเวิร์กโฟลว์กับการจัดการโครงการ

การจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการ แต่ไม่ใช่เงื่อนไขที่ใช้แทนกันได้ การจัดการโครงการเสร็จสิ้นในช่วงระยะเวลาหนึ่งซึ่งสิ้นสุดด้วยการส่งมอบ ไม่ว่าจะเป็นผลิตภัณฑ์หรือบริการ ในทางกลับกัน การจัดการเวิร์กโฟลว์กำลังเพิ่มประสิทธิภาพลำดับของงานหรือกระบวนการที่จำเป็นเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์

ไม่ได้หมายความว่าทั้งสองแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง อันที่จริง ทั้งสองเป็นส่วนเสริมซึ่งกันและกัน ทั้งสองทำหน้าที่ส่งมอบผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง เวิร์กโฟลว์เป็นส่วนหนึ่งของโครงการใดๆ และหากไม่มีการจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อให้กระบวนการทำงานได้อย่างราบรื่น โครงการต่างๆ จะล่าช้ากว่ากำหนดและค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้น

แม้ว่าจะมีความคล้ายคลึงกันระหว่างการจัดการเวิร์กโฟลว์และการจัดการโครงการ แต่ก็มีความแตกต่างเช่นกัน โครงการสิ้นสุด แต่เวิร์กโฟลว์เกิดซ้ำ เนื่องจากเป็นฟังก์ชันภายในองค์กร อาจเป็นกระบวนการแบบสแตนด์อโลน เช่น การสร้างเอกสารหรือการนัดหมาย

โครงการเกี่ยวกับแผน การดูแลกระบวนการและทีม และการจัดการงาน ในขณะที่เวิร์กโฟลว์จะเน้นที่ระดับงาน เชื่อมโยงงานเพื่อปรับกระบวนการให้เหมาะสมและให้ประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ทั้งสองสามารถให้บริการด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานบนคลาวด์ที่ช่วยจัดการเวิร์กโฟลว์ สร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ สร้างกระบวนการอนุมัติงาน และทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีประสิทธิผลในขณะที่รักษากระบวนการที่มีคุณภาพ ลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้!

การจัดการเวิร์กโฟลว์กับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM)

แม้ว่าการจัดการเวิร์กโฟลว์และการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) จะคล้ายกัน แต่ก็มีความแตกต่างในประเภทของการจัดการกระบวนการ ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นเครื่องมือที่ช่วยคุณตั้งค่าและตรวจสอบการปฏิบัติงานของคุณ โดยปกติจะมีการจัดรูปแบบเหมือนแผนผังลำดับงาน มักจะไม่มีรายละเอียด แต่ชัดเจนเพียงพอสำหรับทีมที่จะติดตาม

คิดว่าการจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นรูปแบบ BPM ที่ไม่ค่อยเกี่ยวข้อง การจัดการเวิร์กโฟลว์จะรวบรวมกระบวนการเวิร์กโฟลว์ และเครื่องมือบางอย่างจะช่วยให้คุณทำให้เวิร์กโฟลว์พื้นฐานเป็นแบบอัตโนมัติได้ คุณสามารถใช้สิ่งนี้สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่หลากหลาย เช่น การเริ่มต้นใช้งานทีมหรือการจัดการเอกสาร เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์มุ่งเน้นที่บุคลากรมากกว่าที่เน้นกระบวนการ เครื่องมือ BPM เน้นกระบวนการมากกว่า

BPM เป็นเรื่องเกี่ยวกับการรวบรวมและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร ขั้นแรก คุณต้องระบุสถานะปัจจุบันของกระบวนการทางธุรกิจและจัดทำเอกสารการดำเนินการเหล่านี้ เมื่อกระบวนการทั้งหมดของบริษัทถูกแมปออกมาแล้ว คุณสามารถวิเคราะห์ BPM ได้ สิ่งนี้ควรเปิดเผยปัญหาคอขวดในกระบวนการของคุณและช่วยคุณลดต้นทุนและปรับปรุงกระบวนการโดยทำการเปลี่ยนแปลงอย่างชาญฉลาด

ความแตกต่างระหว่างการจัดการเวิร์กโฟลว์และ BPM ก็คือ การจัดการเวิร์กโฟลว์แบบเดิมนั้นมุ่งเน้นไปที่การจัดระเบียบบุคคลและเอกสารมากกว่า โดยทำตามขั้นตอนที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม อย่างหลังเป็นเรื่องเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจและวิธีปรับปรุง การจัดการเวิร์กโฟลว์จะประสานงานบุคคลและระบบซอฟต์แวร์ ในขณะที่ BPM ประสานงานว่าทรัพยากรในองค์กรโต้ตอบกันอย่างไร ระบบ BPM นั้นซับซ้อนกว่าและเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์จะทำให้ขั้นตอนในกระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ (WMS) คืออะไร?

ระบบการจัดการงานคือวิธีตั้งค่าและตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ในโครงการหรือองค์กร WMS ประกอบด้วยขั้นตอนและเครื่องมือที่องค์กรใช้เพื่อระบุ เรียกใช้ และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ มันจะเกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์บางลักษณะ แต่สามารถเป็นมากกว่าการใช้เครื่องมือ

ดังนั้น WMS จึงจัดระเบียบนโยบายของบริษัท ขั้นตอน และเครื่องมือซอฟต์แวร์เพื่อจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์ขององค์กรหรือโครงการได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งรวมทุกอย่างตั้งแต่การสร้างแบบจำลองแบบฟอร์ม การเข้าถึงตามบทบาท การรายงาน การแจ้งเตือน พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และอื่นๆ

ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ทำอะไร?

ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์เปิดโอกาสให้ผู้คนกำหนดเวิร์กโฟลว์ต่างๆ ในโครงการหรือองค์กรของตนตามที่นำไปใช้กับงานหรือกระบวนการ

WMS ยังช่วยให้การทำงานซ้ำๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อประสิทธิภาพที่มากขึ้น บางคนยังสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่ยังไม่เสร็จในกระบวนการจะไม่ถูกลืม ดำเนินการนี้ด้วยการแจ้งเตือนที่ทำให้ทีมของคุณอยู่ในวง

การใช้ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นวิธีที่ดีในการมีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว แทนที่จะให้ทีมสื่อสารกันใน Slack หรืออีเมล พวกเขาสามารถตอบกลับในระดับงานและเก็บการสื่อสารไว้ภายในแอป นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจต่างๆ เลิกใช้สเปรดชีตแบบคงที่ เมื่อมีการแชร์สเปรดชีต Excel มากเกินไป อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่าอันใดมีข้อมูลล่าสุด

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์คืออะไร?

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ เป็นเครื่องมือที่แสดงงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ งานที่กำลังดำเนินการ และสถานะงาน นอกจากนี้ยังแสดงขั้นตอนที่คุณทำเสร็จแล้ว WMS ช่วยให้คุณมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่มีคำอธิบายโดยละเอียดของงาน

ให้ความโปร่งใสในกระบวนการเวิร์กโฟลว์ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถตรวจจับปัญหาได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา จากนั้นพวกเขาสามารถจัดสรรทรัพยากรให้กับโครงการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แก้ไขปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะทำให้ทีมช้าลง

นอกจากนี้ยังมีคุณลักษณะการรายงานที่รวบรวมข้อมูลและคำนวณข้อมูลนั้นเพื่อแสดงตัวชี้วัดโครงการ ไม่ว่าจะในเครื่องมือการรายงานหรือแดชบอร์ด คุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยการปรับปรุงกระบวนการ ลดงานด้านเอกสาร และระบุปัญหาคอขวด

ประโยชน์และคุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์

ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ควรมีความชัดเจน ยิ่งเวิร์กโฟลว์ของคุณดีขึ้น โครงการหรือองค์กรของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น วิธีหนึ่งที่ WMS ทำได้คือการลดจำนวนข้อผิดพลาด ซอฟต์แวร์สามารถบอกคุณได้และคุณสามารถตั้งค่าขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดขึ้นอีก

การจัดการเวิร์กโฟลว์ก็เหมือนกับเนื้อเยื่อเกี่ยวพันที่ทำให้ผู้คน ซอฟต์แวร์ และวัฒนธรรมการทำงานมีประสิทธิผล ทีมสามารถสื่อสารกันได้ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน นอกจากนี้ยังรวมระบบซอฟต์แวร์ต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย

มีข้อดีมากมายในการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ ซึ่งยากที่จะหยุดแสดงรายการ ตั้งแต่การช่วยคุณทำงานหลายงานพร้อมกันไปจนถึงการควบคุมและความโปร่งใสที่เพิ่มขึ้น ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ยังปรับปรุงวัฒนธรรมการทำงานในองค์กรอีกด้วย ความระส่ำระสายบั่นทอนกำลังใจ

โดยทั่วไป WMS จะมีคุณลักษณะที่แสดงสถานะงาน เครื่องมือการรายงาน และการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน บางคนจะมีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรเพื่อจัดสรรทรัพยากรใหม่และทำให้ทีมทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพโดยไม่ต้องจัดสรรภาระงานมากเกินไป

การเลือกระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์

เชื่อว่าระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์จะช่วยให้คุณดำเนินโครงการหรือองค์กรที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น? ก่อนอื่น ให้ถามตัวเองด้วยคำถามนี้ว่า “ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ใดที่เหมาะกับฉัน”

มักจะมีข้อจำกัดนอกเหนือจากตัวเครื่องมือเสมอ เช่น ราคา และสิ่งที่องค์กรของคุณยินดีจะลงทุนเพื่อติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่ นอกเหนือจากสิ่งเหล่านั้น คุณควรมองหาซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

• ซอฟต์แวร์บนคลาวด์เพื่อรับข้อมูลแบบเรียลไทม์และตัดสินใจอย่างชาญฉลาดมากขึ้น
• การแจ้งเตือนเพื่อให้คุณอัปเดตเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ของคุณ
• มุมมองโปรเจ็กต์ที่หลากหลาย เช่น Gantt, kanban, รายการงาน ฯลฯ เพื่อให้ทุกคนทำงานได้อย่างที่ต้องการ
• เครื่องมือตรวจสอบและรายงานเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลเวิร์กโฟลว์และตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับปรุงได้ดีขึ้น
• ส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่ายและการเริ่มต้นใช้งานอย่างรวดเร็ว
• ผสานรวมกับแอพอื่น ๆ ที่คุณใช้
• การสื่อสารร่วมกันเพื่อให้ทีมเชื่อมต่อกัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์

สุดท้าย เมื่อคุณเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะกับความต้องการของโครงการหรือองค์กรของคุณแล้ว ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 5 ข้อในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากเวิร์กโฟลว์ของคุณ

1. ขั้นแรก มีแผนเวิร์กโฟลว์ แต่ที่มากกว่านั้น ให้เขียนสิ่งที่เขียนออกมาหรือดีกว่านั้นคือภาพ เป็นการดีกว่าที่จะเตรียมตัวล่วงหน้าและเห็นภาพของแผนดังกล่าว ซึ่งจะทำให้แชร์และเข้าใจได้ง่ายขึ้น
2. ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะคิดถึงสิ่งที่อาจผิดพลาดในระบบเวิร์กโฟลว์ของคุณและวิธีที่คุณจะตอบสนองต่อสิ่งเหล่านั้น การลดความเสี่ยงเป็นแนวปฏิบัติที่ดีเสมอ เพราะมันเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีบางอย่างผิดพลาด พยายามหาจุดที่อาจเกิดความล่าช้าหรือคอขวดที่จะชะลอการผลิตและวิธีแก้ไขอย่างรวดเร็วหากปรากฏขึ้น
3. หากคุณกำลังใช้เวิร์กโฟลว์สำหรับโครงการ การนำการจัดการเวิร์กโฟลว์เดียวกันไปใช้กับทั้งองค์กรอาจเป็นประโยชน์ อาจมีปัญหาในโครงการของคุณที่อยู่นอกขอบเขตของคุณและเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ที่คิดไม่ดีในองค์กรของบริษัทของคุณ
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์และมีเครื่องมือที่เหมาะสมกับโครงการหรือโครงสร้างองค์กรของคุณ
5. นอกจากนี้ อย่าหยุดเวิร์กโฟลว์เมื่อคุณได้ตั้งค่าและใช้งานแล้ว แม้ว่าทุกอย่างจะดำเนินไปด้วยดีก็ตาม นอกจากนี้ ให้ใช้เวลาในการตรวจสอบ ทบทวนกระบวนการ และกลับมาพร้อมวิธีปรับปรุง เวิร์กโฟลว์ไม่ใช่กระบวนการที่ทำครั้งเดียวแล้วเสร็จ แต่เป็นระบบที่พัฒนาอย่างต่อเนื่องและต่อเนื่อง

เหตุใด ProjectManager จึงเป็นระบบจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุด

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์บนคลาวด์ที่จัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ เชื่อมต่อทีม และช่วยให้คุณสร้างประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ทุกที่แบบเรียลไทม์และอัปเดตอยู่เสมอด้วยเครื่องมืออัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ เช่น การแจ้งเตือนทางอีเมลและการแจ้งเตือนในแอป

ทำงานในมุมมองโปรเจ็กต์หลายรายการ

การมีมุมมองโครงการหลายแบบหมายความว่าทีมสามารถทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ ไม่ว่าจะอยู่ห่างไกลหรืออยู่ในแผนกต่างๆ ผู้เชี่ยวชาญและมือใหม่สามารถเห็นภาพเวิร์กโฟลว์ในมุมมองบอร์ดคัมบังของ ProjectManager ทีมสามารถควบคุมงานในมือและจัดการงานเหล่านั้นได้ จากนั้นพวกเขาสามารถทำงานร่วมกันและวางแผนการวิ่ง ในขณะที่ผู้จัดการสามารถโปร่งใสในเวิร์กโฟลว์ และสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อล้างคอขวดก่อนที่จะทำงานช้าลง

ติดตามปัญหาบนแดชบอร์ด

การจับตาดูเวิร์กโฟลว์คือวิธีที่คุณสามารถตรวจจับปัญหาและแก้ไขปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา การใช้แดชบอร์ดสดของ ProjectManager เปรียบเสมือนการมีรายงานสถานะทันที โดยจะบันทึกข้อมูลโครงการแบบเรียลไทม์ แล้วคำนวณข้อมูลโดยอัตโนมัติในรูปแบบกราฟที่อ่านง่าย และแผนภูมิที่แสดงปริมาณงาน งาน และอื่นๆ แดชบอร์ดของ ProjectManager ไม่เหมือนกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่ต้องมีการตั้งค่าที่ยาวนาน

ปรับปรุงกระบวนการด้วยการรายงาน

หากต้องการหาวิธีปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้ใช้เครื่องมือการรายงานแบบคลิกเดียวของ ProjectManager พวกเขาสร้างข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับเวลา ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ คุณสามารถกรองรายงานแต่ละฉบับเพื่อให้คุณเน้นเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ คุณยังสามารถแชร์รายงานเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอัปเดตอยู่เสมอ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดพร้อมเครื่องมือการจัดการทรัพยากรเพื่อปรับเวิร์กโฟลว์อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เครื่องมือของเราทำงานร่วมกับแอพส่วนใหญ่และสามารถช่วยจัดการเวิร์กโฟลว์ขององค์กรด้วยคุณสมบัติการจัดการพอร์ตโฟลิโอ จัดระเบียบและทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี!