7 เหตุผลที่อีเมลตีกลับ (และสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงอัตราการตีกลับของคุณ)

สำหรับพวกเราส่วนใหญ่ ครั้งแรกที่เราเห็นอีเมลตีกลับ ถือว่าเราสูญเสียไปโดยสิ้นเชิง เราสงสัยว่ามันหมายถึงอะไร และเราเริ่มถามว่า "ทำไมอีเมลถึงตีกลับ" “เราทำอะไรผิดหรือเปล่า” “ตอนนี้เราควรทำอย่างไร”

ความจริงก็คือเมื่ออีเมลตีกลับ แทบไม่เคยเป็นความผิดของผู้ส่งเลย

แต่ขั้นตอนแรกในการหยุดไม่ให้การตีกลับเกิดขึ้นอีกคือการทำความเข้าใจว่าแท้จริงแล้วการตีกลับของอีเมลคืออะไร

อีเมลตีกลับคืออะไร?

อีเมลตีกลับเกิดขึ้นเมื่ออีเมลเชิงพาณิชย์หรือการตลาดไม่ได้ส่งตามที่ตั้งใจไว้

มีสาเหตุหลายประการที่อีเมลอาจ "ตีกลับ" แต่สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้ก็คือ "การตีกลับ" อาจไม่เพียงแต่เสียเวลาและความพยายามของคุณเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลเสียต่อความสามารถในการส่งอีเมลของคุณด้วย หมายความว่า หากคุณมีอัตราตีกลับสูง เซิร์ฟเวอร์อาจเริ่มเชื่อว่าอีเมลของคุณไม่น่าเชื่อถือและอาจเริ่มบล็อกโดยอัตโนมัติ

การตรวจสอบและล้างอีเมลที่ถูกตีกลับเป็นประจำจึงเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก่อนที่เราจะพูดถึงเรื่องนั้น เรามาพูดถึงประเภทของอีเมลที่ตีกลับกันก่อน

อีเมลตีกลับสองประเภทหลัก

การตีกลับอีเมลมีสองประเภท — การตีกลับแบบซอฟต์และการตีกลับอย่างหนัก ในขณะที่อันหนึ่งอยู่ชั่วคราว อีกอันหนึ่งอยู่ถาวร

ซอฟต์เด้งของอีเมลคืออะไร?

Soft Bounce หมายความว่าที่อยู่อีเมลถูกต้องและถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้รับแล้ว แต่ยังคงถูกตีกลับเนื่องจากกล่องจดหมายเต็ม เซิร์ฟเวอร์ล่ม หรือข้อความมีขนาดใหญ่เกินไปสำหรับกล่องจดหมายของผู้รับ

โดยทั่วไปการตีกลับอย่างนุ่มนวลถือเป็นสถานการณ์ชั่วคราว เนื่องจากสามารถแก้ไขได้โดยผู้รับที่ทำความสะอาดกล่องจดหมายเข้า เซิร์ฟเวอร์กำลังได้รับการแก้ไข หรือโดยคุณย่อจดหมายข่าวให้สั้นลง

อีเมลตีกลับอย่างหนักคืออะไร?

การตีกลับอย่างหนักเกิดขึ้นเมื่ออีเมลถูกปฏิเสธเนื่องจากที่อยู่อีเมลไม่ถูกต้องหรือไม่มีที่อยู่อีเมล

นี่เป็นสถานการณ์ถาวรและควรลบที่อยู่ออกจากรายการของคุณ

เมื่อคุณเข้าใจการตีกลับอีเมลพื้นฐานสองประเภทแล้ว มาดูสาเหตุทั่วไปหกประการที่อีเมลอาจตีกลับกัน

7 เหตุผลที่อีเมลตีกลับ

1. ที่อยู่อีเมลที่ไม่มีอยู่จริง

หากการตีกลับถูกทำเครื่องหมายเป็น "ที่อยู่อีเมลที่ไม่มีอยู่จริง" ที่อยู่อีเมลนั้นอาจมีการพิมพ์ผิด หรือผู้ที่มีที่อยู่ดังกล่าวอาจออกจากองค์กรไปแล้ว

นอกจากนี้ยังมีโอกาสที่ผู้ติดต่อจะให้ที่อยู่อีเมลปลอม ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้หากคุณเสนอบางสิ่งทางออนไลน์เพื่อแลกกับอีเมล

ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจทานผู้ติดต่อในหมวดหมู่นี้ และดูว่ามีการพิมพ์ผิดอย่างชัดเจนในที่อยู่อีเมลหรือไม่ ถ้าไม่ลองติดต่อผู้ติดต่อด้วยวิธีอื่นเพื่อยืนยันที่อยู่

เคล็ดลับ: เคยมีปัญหาในการอ่านลายมือของใครบางคนจากใบลงชื่อสมัครใช้อีเมลของคุณหรือไม่? ใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อเก็บข้อมูลการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์แทน

2. อีเมลส่งไม่ได้

หากอีเมลที่ตีกลับอยู่ในหมวดหมู่ "ส่งไม่ได้" แสดงว่าเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่รับใช้งานไม่ได้ชั่วคราว โอเวอร์โหลด หรือไม่พบ

เซิร์ฟเวอร์ที่ไม่พบอาจขัดข้องหรืออยู่ระหว่างการบำรุงรักษา ดังนั้น นี่อาจหมายถึงการรอที่จะส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีกครั้ง

อย่างไรก็ตาม หากที่อยู่อีเมลนี้ตีกลับในอีเมลหลายฉบับซ้ำๆ อาจหมายความว่าเซิร์ฟเวอร์หายไปตลอดกาล

3.เมลบ็อกซ์เต็ม

หากผู้ติดต่อของคุณมีอีเมลในกล่องจดหมายจำนวนมากจนไม่สามารถรับได้อีก อีเมลของคุณจะถูกตีกลับจนกว่าจะมีที่ว่างสำหรับพวกเขา

บางครั้งอาจหมายความว่าผู้ติดต่อไม่ได้ใช้ที่อยู่อีเมลนั้นอีกต่อไป

เช่นเดียวกับที่อยู่อีเมลที่ไม่มีอยู่จริง คุณอาจต้องการติดตามผู้ติดต่อทางโซเชียลมีเดีย โทรศัพท์ หรือไปรษณีย์เพื่อตรวจสอบว่าที่อยู่นั้นถูกต้องหรือไม่

4. วันหยุด/ตอบกลับอัตโนมัติ

หากมีคนไปเที่ยวพักผ่อนหรือไม่สามารถตรวจสอบอีเมลของพวกเขาได้ อีเมลของคุณที่ส่งถึงพวกเขาจะถูกตีกลับ

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ การตีกลับประเภทนี้ไม่เหมือนกับหมวดหมู่ตีกลับอื่นๆ ซึ่งหมายความว่า อีเมลของคุณถูกส่งไปยังกล่องจดหมาย เรียบร้อยแล้ว

ตรวจสอบอย่างรอบคอบว่าที่อยู่อีเมลนี้สิ้นสุดในหมวดหมู่นี้บ่อยเพียงใด หากผ่านไปหลายเดือนแล้วและบุคคลนั้นยังไม่กลับจากการลาพักร้อน คุณอาจต้องพิจารณานำผู้ติดต่อออก

5. อีเมลที่ถูกบล็อก

หากที่อยู่อีเมลอยู่ในหมวด "ถูกบล็อก" แสดงว่าเซิร์ฟเวอร์ที่รับได้บล็อกอีเมลขาเข้า

กรณีนี้มักเกิดขึ้นกับสถาบันของรัฐหรือโรงเรียน ซึ่งเซิร์ฟเวอร์อาจเข้มงวดมากขึ้นเมื่อต้องรับอีเมล

ในการแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องติดต่อกับผู้ติดต่อและขอให้พวกเขาเซฟอีเมลของคุณ หรือเมื่อส่งไปยังที่อยู่บริษัท ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบของพวกเขาปลดบล็อกที่อยู่ IP ของ Constant Contact

6. ถูกระงับ

เมื่ออีเมลตีกลับในบัญชีอีเมล ใดๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่า Constant Contact จะจัดหมวดหมู่ที่อยู่อีเมลนั้นว่าถูกระงับ

สิ่งนี้หมายความว่าที่อยู่อีเมลที่เป็นปัญหาอาจถูกระงับ ไม่เพียงแต่ตีกลับเมื่อคุณส่งอีเมล แต่อาจตีกลับกับลูกค้าของ Constant Contact รายอื่นๆ ดังนั้น แม้ว่าคุณอาจแสดงการตีกลับเพียงครั้งเดียวในรายงานของคุณ แต่อาจมีการตีกลับหลายครั้งภายในระบบ Constant Contact

7. อื่นๆ

การตีกลับที่ไม่ได้ทำให้เซิร์ฟเวอร์มีเหตุผลในการตีกลับถูกจัดอยู่ในหมวดหมู่นี้ ดังนั้นจึงอาจหมายความว่าอีเมลถูกตีกลับด้วยเหตุผลข้อใดข้อหนึ่งข้างต้นหรืออย่างอื่น

สิ่งสำคัญคือต้องจับตาดูคอนแทคเลนส์เหล่านี้ด้วย เพื่อดูว่าการตีกลับซ้ำแล้วซ้ำอีกหรือไม่

สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อลดอัตราการตีกลับของอีเมล

การตีกลับนั้นไม่ดีสำหรับรายชื่ออีเมลของคุณ เนื่องจากผลกระทบด้านลบต่อความสามารถในการส่งและความสำเร็จของแคมเปญอีเมลของคุณ

ตรวจสอบการตีกลับของคุณอย่างใกล้ชิด หากที่อยู่บางแห่งตีกลับอย่างต่อเนื่อง อาจถึงเวลาที่ต้องทำขั้นตอนต่อไป

ลบที่อยู่อีเมลออกจากรายการของคุณ

เมื่ออีเมลตีกลับเป็นการตีกลับแบบถาวรหรือถาวร คุณจะต้องลบที่อยู่ออกจากรายการทันที

ที่อยู่ที่แนะนำสำหรับการลบ ได้แก่:

• การตีกลับที่ไม่มีอยู่จริง
• ตีกลับที่ไม่สามารถส่งมอบได้
• ที่อยู่ที่ถูกระงับ

วิธีที่ดีที่สุดในการลบที่อยู่เหล่านี้ออกจากรายชื่ออีเมลของคุณคือยกเลิกการสมัคร

หลังจากลบที่อยู่แล้ว คุณสามารถใช้เวลาตรวจสอบกับผู้รับที่ต้องการเพื่อดูว่าที่อยู่ของพวกเขามีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ และอาจส่งลิงก์ไปยังหน้า Landing Page ของการสร้างความสนใจในตัวสินค้าที่จะอนุญาตให้พวกเขาลงทะเบียนด้วยที่อยู่อีเมลใหม่

เริ่มต้นจัดการกับอีเมลตีกลับของคุณ

โชคดีที่อีเมลตีกลับปรากฏขึ้นค่อนข้างเร็วหลังจากที่คุณส่งแคมเปญอีเมล ทำให้ง่ายต่อการระบุที่อยู่อีเมลที่ต้องการความสนใจจากคุณ

หากคุณไม่ได้ลบที่อยู่อีเมลที่ถูกตีกลับออกจากบัญชีของคุณก่อนที่จะอาจใช้เวลาสักครู่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนสมาชิกที่คุณมี แต่มันง่ายด้วยสัญลักษณ์ "แนะนำสำหรับการนำออก" ของ Constant Contact

ในการเริ่มต้น ให้ส่งออกรายงานอีเมลของคุณเกี่ยวกับอีเมลที่ถูกตีกลับ จากนั้น แก้ไขและอัปเดตที่อยู่ที่อาจตีกลับเนื่องจากการพิมพ์ผิด และส่งอีเมลไปยังที่อยู่เหล่านั้นอีกครั้ง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้นำที่อยู่เหล่านั้นออกจากรายการที่มีการตีกลับอย่างหนัก

หลังจากนั้น เป็นเพียงเรื่องของการตรวจสอบรายงานของคุณและกำจัดอีเมลที่ตีกลับหรือตีกลับอย่างรวดเร็วทุกครั้งที่คุณส่งแคมเปญอีเมล

การติดตามอีเมลที่ถูกตีกลับจะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำการตลาดผ่านอีเมลของคุณ!