ทำไมไม่มีใครอ่านอีเมลของคุณ (และพวกเขากำลังทำอะไรแทน)

คุณเคยรู้สึกว่าคุณกำลังถูกละเลยหรือไม่? แม้ว่าคุณจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลทุกฉบับที่คุณเขียนนั้น a) มีความเกี่ยวข้องสูง b) รวบรัด; และ c) ปราศจากความไม่ชัดเจน ข้อความของคุณยังคงถูกมองข้าม?

หลายองค์กรรู้สึกว่าอีเมลโอเวอร์โหลดได้มาถึงระดับวิกฤตแล้ว แล้วเกิดอะไรขึ้น? ทำไมอัตราการอ่านลดลงกะทันหัน และพนักงานอ่านอะไรแทน?

ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่ผู้สื่อสารภายในต้องเผชิญในปัจจุบันคือการทำให้ข้อความของคุณโดดเด่นท่ามกลางสิ่งรบกวนทางดิจิทัลอื่นๆ ที่น่าแปลกก็คือ มีแรงกดดันมากขึ้นในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยกฎหมายที่กำหนดให้พนักงานต้องเร่งดำเนินการในด้านที่ร้ายแรง เช่น การปฏิบัติตามข้อกำหนด การฝึกอบรมด้านความปลอดภัยในโลกไซเบอร์ และสุขภาพและความปลอดภัย

ต่อไปนี้คือข้อมูลเชิงลึกบางส่วนเกี่ยวกับพลังที่กำลังเผชิญ พร้อมเคล็ดลับในการสื่อสารที่ดีขึ้นในโลกสมัยใหม่

1) ความเบลอของการนำอุปกรณ์มาเอง (BYOD)  

ในทางกลับกัน นโยบาย BYOD ดูเหมือนจะเป็น win-win สำหรับทุกคน: นายจ้างประหยัดค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ พนักงานใช้ผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาเลือก นักวิจัยตลาด Gartner Inc. คาดการณ์ว่า 85% ของธุรกิจจะมีโครงการ BYOD บางประเภทภายในปี 2020

แต่การเคลื่อนไหวนี้ทำให้เส้นแบ่งระหว่างงานและการใช้งานส่วนตัวไม่ชัดเจนหรือไม่?

พนักงานยังคงใช้อุปกรณ์ในที่ทำงานในลักษณะเดียวกับที่บ้าน เช่น การเยี่ยมชมไซต์โซเชียลมีเดีย การส่งข้อความส่วนตัว การเล่นเกม และอื่นๆ เป็นเรื่องน่าดึงดูดใจสำหรับพนักงาน การบรรจบกันของการสื่อสารแบบส่วนตัวและแบบมืออาชีพนี้หมายความว่าอีเมลของคุณจะถูกย้ายไปไกลกว่าในห่วงโซ่อาหาร

เคล็ดลับ:

คิดอย่างสร้างสรรค์ด้วยรูปแบบที่คุณส่งการสื่อสาร ในชีวิตส่วนตัว พนักงานคุ้นเคยกับการใช้ข้อความในรูปแบบที่หลากหลาย

วิดีโอ การแจ้งเตือนป๊อปอัป ทิกเกอร์ สกรีนเซฟเวอร์ และจดหมายข่าวเป็นรูปแบบที่มีประสิทธิภาพภายในการผสมผสานการสื่อสารภายใน

2) ขนาดหน้าจอเล็กลง

วิธีการที่เราเปิดและโต้ตอบกับอีเมลมีการเปลี่ยนแปลง ทุกวันนี้ มีการอ่านอีเมลบนอุปกรณ์พกพามากกว่าบนเดสก์ท็อป สถิติระบุว่าขณะนี้ 56% ของอีเมลถูกเปิดบนหน้าจอขนาดเล็ก – เพิ่มขึ้น 8% จาก 12 เดือนที่ผ่านมา

การเปลี่ยนขนาดการแสดงผลมีผลอย่างมากต่ออัตราการเปิดและอ่านอีเมล อีเมลที่มีรูปแบบไม่ดี มีแบบอักษรเล็กเกินไป และไม่ได้รับการปรับให้เหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ อาจทำให้ผู้รับปิดอีเมลได้ทันที

เคล็ดลับ:

ออกแบบการสื่อสารของคุณโดยคำนึงถึงผู้ชมบนมือถือ มีแนวโน้มว่าพวกเขาจะอ่านข้อความของคุณขณะเดินทาง – แท้จริงแล้ว (60% ของผู้ใช้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบอีเมลในห้องน้ำ!)

เวลามีน้อย ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณตรงประเด็น และมีการทำเครื่องหมายคำกระตุ้นการตัดสินใจอย่างชัดเจน

3) การบุกรุกการสื่อสาร

ทุกวันนี้มีแหล่งข้อมูลอื่นๆ มากมายที่สามารถเบี่ยงเบนความสนใจของพนักงานได้ โดยบีบคั้นว่าพวกเขาสามารถบริโภคข้อมูลได้มากเพียงใด

LinkedIn, Twitter และฟีดข่าวมากมายมีบทบาทที่เกี่ยวข้องในชุมชนธุรกิจ แต่ข้อเสียคือการสตรีมข้อมูลอย่างต่อเนื่องทำให้ความสนใจของพนักงานหันเหความสนใจ

มีสัญญาณทุกสัญญาณว่าไซต์การทำงานร่วมกันประเภทนี้กำลังได้รับ ไม่เพียงแต่ในจำนวนเท่านั้น แต่ยังได้รับความนิยมอีกด้วย สัญญาณรบกวนดิจิตอลที่มากขึ้นหมายถึงการให้ความสนใจกับกล่องจดหมายน้อยลง

เคล็ดลับ:

คุณไม่สามารถทำอะไรได้มากเพื่อสกัดกั้นการเคลื่อนไหวนี้ ยกเว้นทำให้การสื่อสารของคุณเองมีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่ง คิดเหมือนผู้เผยแพร่โฆษณา: มีวินัยเกี่ยวกับความถี่ ข้อความ และรูปแบบที่ใช้ ให้ผู้อื่นวิจารณ์ข้อความของคุณอย่างเป็นกลาง

ยิ่งข้อความของคุณมีส่วนร่วมและลึกซึ้งมากเท่าใด ผู้อ่านของคุณก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

4) การแบ่งแยกระหว่างรุ่น

จากการศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้ของพนักงานอเมริกันมากกว่า 1,000 คน ผู้จัดการเบบี้บูมเมอร์ (อายุ 51 - 69 ปี) และพนักงานรุ่นมิลเลนเนียล (อายุ 18 - 30 ปี) ต่างไม่เห็นด้วยกับรูปแบบการสื่อสารของกันและกัน

เยาวชนรุ่นใหม่จะหมกมุ่นอยู่กับเครื่องมือโซเชียลมีเดีย ยินดีที่จะแบ่งปันความคิดเห็นกับคนทั้งโลก และรวดเร็วทันใจในการใช้การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีแบบสองทาง

ทว่าคนรุ่นเก่ายังคงคิดและไม่ค่อยสบายใจกับการทำงานร่วมกันในที่สาธารณะ พวกเขาคุ้นเคยกับรูปแบบการสื่อสารจากบนลงล่างมากกว่า และมีแนวโน้มที่จะวางแผนมากขึ้น

เคล็ดลับ:

วิธีเดียวขนาดเหมาะกับทุกวิธีใช้งานไม่ได้ พิจารณาการผสมผสานช่องทางการส่งข้อความที่จะดึงดูดใจคนทุกวัย เนื้อหาที่ไม่เร่งด่วนสามารถบรรจุและแจกจ่ายผ่านการอัพเดทรายเดือน ซึ่งจะทำให้มีพื้นที่ว่างสำหรับการสื่อสารที่เร่งด่วนและจำเป็นเพื่อให้ได้รับความสนใจที่พวกเขาสมควรได้รับ

เครื่องมือในการทำงานร่วมกันเป็นที่นิยม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในหมู่คนรุ่นมิลเลนเนียล แต่จงระวังนักวิจารณ์ที่อ้างว่าเครื่องมือเหล่านี้อาจเป็นสิ่งที่ใช้ไม่ได้ผล

5) ความเกี่ยวข้องกับผู้อ่าน

การสำรวจโดยพนักงานของ Intel 2,300 คนพบว่าเกือบหนึ่งในสามของข้อความที่ได้รับถือว่าไม่จำเป็น และสำหรับอีเมลทุก ๆ หกฉบับที่ถูกละเว้นในหนึ่งวัน ห้าในนั้นจะถูกละเว้นตลอดไป

พนักงานอาจทำให้ระบบอีเมลอิ่มตัวโดยไม่รู้ตัว เนื่องจากพวกเขาไม่มั่นใจในกระบวนการตัดสินใจหรือยกระดับ และเพื่อความปลอดภัย ให้รวมเพื่อนร่วมงานจำนวนมากเกินไปในการแจกจ่าย

เคล็ดลับ:

พัฒนากฎบัตร 'มารยาททางอีเมล' สำหรับพนักงาน ควรเน้นที่ความสมดุลระหว่างผลประโยชน์ของผู้ส่งและต้นทุนของผู้รับ

คำแนะนำอาจรวมถึงการต่อต้านการ 'ตอบกลับทุกคน' (การตอบสนองต่อผู้ส่งดั้งเดิมมักเป็นสิ่งที่จำเป็น) ยกเลิกชุดข้อความอีเมลแบบยาวที่ส่งต่อไปยังทุกคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสถานการณ์ที่ซับซ้อนนั้นง่ายต่อการอธิบายด้วยตนเอง

และต้องมีวินัยเกี่ยวกับคนที่คุณรวมไว้ในรายชื่อการแจกจ่าย เช่น ผู้ที่ทำเครื่องหมายในช่อง 'สำเนา' จำเป็นต้องได้รับอีเมลจริงหรือไม่

โดยสรุป ปัจเจกบุคคลจะเลือกสิ่งที่ควรได้รับความสนใจมากกว่า การปฏิวัติทางดิจิทัลได้ขัดขวางวิธีการสื่อสารแบบเดิม – และอีเมลก็เป็นอันตราย สิ่งนี้จุดประกายให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นอย่างมากสำหรับการสื่อสารภายใน และเรียกร้องให้มีเนื้อหาที่สร้างสรรค์ มีส่วนร่วม และน่าจดจำมากขึ้น

Sarah Perry เป็น CEO ของ SnapComms และเป็นผู้สนับสนุน ClickZ