แพ็คเกจงานในการบริหารโครงการคืออะไร? คู่มือฉบับย่อ

เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ คุณต้องมีการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ การกำหนดโครงสร้างให้กับขอบเขตโครงการของคุณ ทำให้คุณสามารถควบคุมงานโครงการและเพิ่มโอกาสที่คุณจะประสบความสำเร็จได้

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น คุณต้องเข้าใจทุกขั้นตอนในขอบเขตของโครงการ นั่นคือที่มาของ แพ็คเกจงาน

แพ็คเกจงานคืออะไร?

แพ็คเกจงานคือลำดับของกิจกรรมที่นำไปสู่การส่งมอบเมื่อใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เพื่อทำแผนที่ขอบเขตโครงการของคุณ เรียกได้ว่าเป็นโปรเจ็กต์ย่อยของโปรเจ็กต์ที่ใหญ่กว่า

อย่างไรก็ตาม แพ็กเกจงานและกิจกรรมในโครงการมีความแตกต่างกัน แพ็คเกจงานอยู่ที่ระดับที่สูงกว่าในลำดับชั้น WBS มากกว่ากิจกรรม

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการ แต่ไม่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ ไม่ว่าคุณจะใช้ภาษาใดเพื่อกำหนดองค์ประกอบพื้นฐานเหล่านี้เมื่อคุณกรอก WBS ของคุณ พวกเขาทั้งหมดนำไปสู่ปลายทางเดียวกัน—ความสมบูรณ์ของโครงการของคุณ

แพ็คเกจงานถูกใช้ในโครงการการจัดการมูลค่าที่ได้รับเพื่อรวมข้อมูลการจัดการกำหนดการ ต้นทุน และขอบเขตเพื่อวัดประสิทธิภาพของโครงการ

ประโยชน์ของแพ็คเกจงาน

ประโยชน์หลักของแพ็คเกจงานคือ เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างการแบ่งงาน แบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นงานที่จัดการได้มากขึ้น โครงการมักล้มเหลวเนื่องจากไม่ได้คำนึงถึงงานทั้งหมดที่จำเป็นในการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ ซึ่งเป็นข้อผิดพลาดทั่วไปในการจัดการขอบเขตโครงการซึ่งจะส่งผลต่อกำหนดการและงบประมาณของโครงการในภายหลัง

การแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ เหล่านี้ซึ่งเรียกว่าแพ็คเกจงาน ช่วยให้คุณมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมได้หลายคน งานนี้สามารถทำได้พร้อมกันหรือตามลำดับ การทำตามขั้นตอนและทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาจะช่วยให้ทีมทำงานในส่วนต่างๆ ของโครงการได้

เพื่อให้ละเอียดยิ่งขึ้น แพ็คเกจงานช่วยในการพัฒนา WBS ผู้จัดการโครงการสามารถรักษาความสม่ำเสมอของโครงการและทำให้การมอบหมายงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขาแสดงให้เห็นว่างานนำไปสู่เหตุการณ์สำคัญหรือไม่ ระบุความเสี่ยงและวิธีบรรเทาปัญหา ช่วยในการประมาณค่าใช้จ่าย และอื่นๆ อีกมากมาย

เมื่อคุณคิดออกแล้ว คุณจะต้องมอบหมายและตรวจสอบงาน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ทำสิ่งนี้แบบเรียลไทม์ แดชบอร์ดสดให้รายงานสถานะทันทีสำหรับมุมมองระดับสูงของความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการของคุณ ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี

สิ่งที่รวมอยู่ในแพ็คเกจงาน

แพ็คเกจงานแต่ละชุดจะมีข้อมูลการจัดการโครงการขนาดใหญ่ที่เกี่ยวข้องกัน:

• งบประมาณ: งบประมาณเป็นสิ่งจำเป็นในการแสดงจำนวนเงินที่จัดสรรให้กับแพ็คเกจนี้โดยเฉพาะ การติดตามราคาเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะไม่ใช้งบประมาณเกินงบประมาณ
• กำหนดเวลา: สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีกำหนดการพื้นฐานในการวัดความคืบหน้าของงาน
• ความเสี่ยง: คุณต้องระบุความเสี่ยงและสร้างแผนบรรเทาผลกระทบ คุณต้องติดตามความคืบหน้าด้วย เพื่อให้สามารถระบุปัญหาและจัดการได้อย่างรวดเร็ว
• ลำดับความสำคัญของงาน: โครงสร้างการแบ่งงานของคุณจะช่วยให้คุณกำหนดระดับความสำคัญของงานแต่ละงานในแพ็คเกจงานของคุณได้ ลำดับชั้นของ WBS นี้ช่วยให้ทีมรู้ว่าต้องทำอะไรและต้องโฟกัสที่ใด ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่จำเป็นต้องรู้รายละเอียด แต่จะต้องได้รับการปรับปรุงในภาพรวมด้วย

ลักษณะของแพ็คเกจงานคืออะไร?

แพ็คเกจงานโดยทั่วไปมีลักษณะบางอย่างร่วมกัน ซึ่งรวมถึงประเภทของงานที่คุณทำ ไม่ว่าจะเป็นการตลาด การเขียนโปรแกรม หรือสาขาอื่นๆ

โดยปกติ คุณต้องการกำหนดผลลัพธ์ของงานที่เกี่ยวข้องกับแพ็คเกจงาน ซึ่งงานเหล่านั้นใช้เวลาและระยะเวลาในการทำให้เสร็จ นอกจากนี้ยังมีทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินงานซึ่งอาจเป็นเทคโนโลยีหรือตามวัสดุ

ชุดงานแต่ละชุดควรมีหัวหน้าทีมที่ได้รับมอบหมาย นอกจากนี้ยังมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีส่วนได้เสียในการดำเนินการตามแพ็คเกจงานนั้น ๆ คุณต้องระบุตัวตนและอัปเดตความคืบหน้าของงาน

5 เคล็ดลับสำคัญสำหรับแพ็คเกจงานในการบริหารโครงการ

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับการจัดการโครงการจำนวนหนึ่งเพื่อช่วยในแพ็คเกจงาน:

1. เมื่อกำหนดโครงสร้างการแบ่งงาน อย่าละเลยที่จะนำสมาชิกในทีมเข้าสู่กระบวนการ ทีมของคุณอยู่ในแนวหน้าของงาน เป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณเมื่อทำแผนที่ขอบเขตโครงการของคุณและระบุความเสี่ยง
2. แพ็คเกจงานเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำความเข้าใจต้นทุนโดยรวมของคุณและเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการโครงการ การเพิ่มแพ็คเกจทั้งหมดในโครงสร้างการแบ่งงานของคุณจะช่วยให้คุณประเมินได้แม่นยำยิ่งขึ้น
3. เป็นการดีที่สุดที่จะมีคนรับผิดชอบหนึ่งคนสำหรับชุดงานแต่ละชุด พวกเขาจะเป็นเจ้าของการจัดการชุดงานและรับผิดชอบในการรายงานต่อผู้จัดการโครงการ
4. แพ็คเกจงานควรเป็นแบบใดแบบหนึ่ง พวกเขานำไปสู่การส่งมอบ ดังนั้นจึงไม่ควรทำซ้ำในที่อื่นใน WBS
5. ทำให้แพ็คเกจงานของคุณทำได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด ควรจะแล้วเสร็จภายในเวลาไม่น้อยกว่าหนึ่งสัปดาห์ครึ่ง คุณต้องการดำเนินการภายในกรอบเวลาของกำหนดการการรายงานของคุณ

ProjectManager ช่วยด้วยแพ็คเกจการทำงานอย่างไร

แพ็คเกจงานคือโปรเจ็กต์ขนาดเล็ก คุณจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์เพื่อจัดการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณเพื่อการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นเมื่อคุณจัดการขอบเขตโครงการของคุณ

สร้างแพ็คเกจงานของคุณบนแผนภูมิแกนต์

ผู้จัดการโครงการจะต้องชอบมุมมองแผนภูมิแกนต์ ซึ่งจัดระเบียบแพ็กเกจทั้งหมดบนไทม์ไลน์ เชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน และกำหนดหลักชัย คุณสามารถมอบหมาย แนบไฟล์ และแม้กระทั่งตั้งกำหนดการพื้นฐาน ตอนนี้คุณสามารถเปรียบเทียบความพยายามจริงกับการวางแผนเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลาและให้อยู่ในงบประมาณของคุณ

ติดตามความคืบหน้าของแพ็คเกจงาน

การติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของคุณคือวิธีที่คุณติดตาม ใช้แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราเพื่อรับมุมมองระดับสูงว่าทีมของคุณทำอะไรอยู่ ไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดค่าต่างจากซอฟต์แวร์อื่นๆ แดชบอร์ดของ ProjectManager จะคำนวณข้อมูลสถานะโครงการโดยอัตโนมัติและแสดงข้อมูลนั้น

ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอยู่ในวงจร

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำเป็นต้องติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นด้วย คุณสมบัติการรายงานด้วยคลิกเดียวทำให้การแบ่งปันข้อมูลกับพวกเขาเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าพวกเขาต้องการพิมพ์ออกมาหรือแนบเป็น PDF รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อเน้นเฉพาะสิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสนใจเท่านั้น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดระเบียบงานเพื่อประสิทธิภาพที่มากขึ้น ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อรับข้อมูลแบบเรียลไทม์ ให้ทีมของคุณเชื่อมต่อ และรู้ความพยายามตามแผนจริงของคุณอยู่เสมอ เข้าร่วมกับทีมนับพันที่ใช้ ProjectManager อยู่แล้ว ทดลองใช้ฟรีวันนี้!