เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร? คู่มือฉบับย่อ

การเป็น “คนใกล้ตัว” นั้นมีค่ามหาศาล การถูกนำออกจากโซนของคุณเพื่อทำงานที่ยุ่งเป็นกิจวัตรนั้นเป็นเรื่องที่น่ารำคาญ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถแก้ปัญหานั้นได้ และช่วยให้คุณและทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ทีมอยู่เหนือสิ่งที่ยิ่งใหญ่ ในขณะที่รายการประจำจะได้รับการจัดการในเบื้องหลัง การใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติทำให้กระบวนการทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร?

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติทำให้กระบวนการทางธุรกิจคล่องตัวผ่านทริกเกอร์ที่กำหนดการดำเนินการ ทำงานเบื้องหลังในแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์เพื่อย้ายงานไปข้างหน้าหรือเปลี่ยนสถานะ ลำดับความสำคัญ แท็ก ฯลฯ

คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติกับแอปพลิเคชันต่างๆ ได้มากมาย ในการจัดการโครงการ คุณสามารถทำให้งานเป็นอัตโนมัติได้โดยใช้ทริกเกอร์ที่จะเริ่มทำงานเมื่อตรงตามพารามิเตอร์ที่กำหนด เวิร์กโฟลว์คือชุดของขั้นตอน ซึ่งมักจะทำซ้ำได้ เพื่อให้กระบวนการทางธุรกิจเสร็จสมบูรณ์

หากต้องการใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ คุณต้องมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการบนคลาวด์ที่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมต่อทีมไฮบริด มีมุมมองโครงการหลายแบบ และคุณสามารถทำให้แต่ละคุณลักษณะเป็นแบบอัตโนมัติได้ คุณสามารถเพิ่มทริกเกอร์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ มีแม้กระทั่งการอนุมัติงานเพื่อควบคุมกระบวนการและรับรองว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนสถานะของงานได้ เริ่มต้นใช้งานเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติวันนี้ฟรี

ทำไมต้องเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ?

การใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีประโยชน์มากมาย เหตุผลหลักคือช่วยประหยัดเวลาด้วยการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ ช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่แง่มุมที่สร้างสรรค์มากขึ้นของงาน ในขณะที่ซอฟต์แวร์ทำงานอัตโนมัติที่จำเป็นแต่มีขนาดเล็กกว่าที่น่าเบื่อ

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ไม่เพียงช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดที่คุณทำอีกด้วย เมื่องานเป็นไปโดยอัตโนมัติ โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์จะหายไป มาเผชิญหน้ากัน บ่อยครั้ง เราต้องย้อนกลับและแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดจากการพิมพ์ผิดหรือปัญหาเล็กน้อยอื่นๆ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัตินำข้อผิดพลาดเหล่านั้นออกจากสมการ

หากคุณกำลังประหยัดเวลาด้วยอุบัติเหตุที่น้อยลง นั่นหมายความว่าคุณสามารถปรับขนาดธุรกิจของคุณได้ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นข้อดีอีกอย่างของการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ การมีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะทำให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถแข่งขันได้มากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องแข่งขันกับธุรกิจขนาดใหญ่ ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้เร็วขึ้น ปิดโอกาสในการขายได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และเพิ่มเวลาที่ใช้ไปกับงานยุ่ง เพื่อให้สามารถให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์หากคุณต้องปฏิบัติตามนโยบาย คุณจะพบว่ารอบการอนุมัติสั้นลงและผู้จัดการได้ปรับปรุงการมองเห็นและการควบคุม นอกจากนี้คุณยังจะพบว่ามันช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจของทีม เนื่องจากพวกเขาสามารถจดจ่ออยู่กับพรสวรรค์ที่คุณจ้างพวกเขามา การจัดการปริมาณงาน การปรับปรุงกระบวนการ: เหตุผลในการใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถดำเนินต่อไปได้

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร?

วัตถุประสงค์ของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์คือการทำให้การดำเนินธุรกิจง่ายขึ้นในการจัดการ สิ่งนี้นำไปสู่ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น ตัวอย่างเช่น แผนภูมิแกนต์ของ ProjectManager และมุมมองโครงการอื่นๆ มีคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติในตัว ซึ่งช่วยให้คุณจัดการงานได้ดีขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติทำงานโดยกำหนดมาตรฐานและทำให้ฟอร์มและกระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติ รวมถึงวิธีการส่งข้อมูลระหว่างระบบ กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ การเคลื่อนย้ายข้อมูลระหว่างระบบอย่างมีโครงสร้าง แต่สิ่งที่คุณต้องรู้ก็คือมันใช้งานได้โดยพูดว่า: "ถ้าเป็นอย่างนั้น"

ผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมต่างๆ สามารถใช้ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติได้ เช่น ในด้านการตลาด ที่นั่นสามารถปรับปรุงการรวบรวมลูกค้าเป้าหมาย จัดการแคมเปญแบบชำระเงิน ตัวชี้วัดรายงาน และอื่นๆ ผู้จัดการโซเชียลมีเดียสามารถใช้เพื่อแชร์เนื้อหาข้ามแพลตฟอร์ม ฝ่ายขายสามารถติดตามผลกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า กำหนดเวลาการสาธิต และติดตามไปป์ไลน์การขาย นอกจากนี้ยังสามารถให้บริการธุรกิจบัญชี อีคอมเมิร์ซ และแน่นอน การจัดการโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์อัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ที่ฝังอยู่ในซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการ ซึ่งหมายความว่ามีคุณสมบัติที่คุณต้องการในการวางแผน ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับโครงการของคุณ แต่คุณยังสามารถทำให้กระบวนการทางธุรกิจจำนวนมากเป็นไปโดยอัตโนมัติได้อีกด้วย

วิธีทำให้กระบวนการเวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ

เมื่อทำให้กระบวนการเวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ คุณต้องตั้งกฎสำหรับพาธที่งานจะใช้ขณะที่มันเคลื่อนผ่านเวิร์กโฟลว์ของคุณ บ่อยครั้ง คุณยังสามารถระบุผู้ที่มีอำนาจในการขับเคลื่อนงานไปข้างหน้าและเปลี่ยนสถานะได้

1. สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือตั้งกฎเกณฑ์สำหรับซอฟต์แวร์เพื่อให้รู้ว่าควรทำอะไร ค่าดีฟอลต์มักจะอยู่ที่ใครก็ตามที่ทำงานเกี่ยวกับงานจะมีอำนาจในการเปลี่ยนแปลงสถานะได้ สถานะพื้นฐานจะไหลจากสิ่งที่ต้องทำ การทำ ไปที่ เสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม สถานะสามารถแก้ไขได้หรือคุณสามารถเพิ่มสถานะใหม่ลงในเวิร์กโฟลว์ได้
2. ตอนนี้ คุณต้องการสร้างกฎสำหรับแต่ละสถานะ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถเพิ่มกฎได้หลายข้อสำหรับแต่ละสถานะ เลือกการอนุญาตที่เหมาะสมกับกระบวนการ นั่นคือบางทีใครก็ตามในทีมสามารถย้ายงานจากสถานะที่ต้องทำไปยังสถานะการทำ แต่คุณต้องการให้ผู้จัดการเปลี่ยนสถานะที่ทำเสร็จแล้วเท่านั้น การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่จะอนุญาตให้คุณจำกัดผู้ที่สามารถเปลี่ยนสถานะได้
3. การตั้งค่าการอนุมัตินี้สามารถตั้งค่าสำหรับขั้นตอนใดก็ได้ของกระบวนการ ดังนั้น คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าใครสามารถเปลี่ยนสถานะได้ และใครไม่สามารถเปลี่ยนสถานะได้เมื่อคุณตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งช่วยให้สามารถควบคุมคุณภาพและทำให้ผู้จัดการรู้สึกปลอดภัยว่างานกำลังดำเนินการตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ในแผนโครงการ
4. เมื่อคุณตั้งค่าทริกเกอร์ การดำเนินการ และการอนุมัติทั้งหมดแล้ว คุณจะต้องบันทึกเวิร์กโฟลว์ ด้วยเครื่องมือซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจำนวนมาก คุณยังสามารถคัดลอกเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองจากโครงการหนึ่งไปยังอีกโครงการหนึ่งได้

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติส่วนใหญ่ที่มีการอนุมัติงานจะมีทริกเกอร์ที่แจ้งบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนสถานะโดยอัตโนมัติเพื่อให้กระบวนการดำเนินการต่อไป หลายครั้งที่ผู้ใช้ที่ถูกจำกัดจะสามารถขออนุมัติเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดได้

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติใน ProjectManager

ProjectManager มีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่เป็นไปตามตรรกะ "ถ้าแล้ว" อย่างง่าย คุณสามารถใช้ทริกเกอร์ได้มากเท่าที่จำเป็นเพื่อตั้งค่าการดำเนินการภายในเวิร์กโฟลว์

เรามีทริกเกอร์สำหรับสถานะ ลำดับความสำคัญ ความคืบหน้า การลบหรือเพิ่มแท็ก การอนุมัติ การเพิ่มหรือลบผู้รับมอบหมาย ชั่วโมงที่วางแผนไว้ ชั่วโมงจริง ชั่วโมงที่เหลือ ต้นทุนจริง ต้นทุนตามแผน ระยะเวลาที่วางแผนไว้ และระยะเวลาจริง

ทริกเกอร์เหล่านั้นสามารถสร้างการดำเนินการเหล่านี้ได้: ตั้งค่าสถานะเป็น กำหนดผู้ใช้ให้ กำหนดลำดับความสำคัญ กำหนดความคืบหน้า เพิ่มแท็ก และลบแท็ก การกระทำเหล่านี้จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้ตั้งค่าทริกเกอร์ เว้นแต่ผู้ใช้จะไม่ได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนสถานะของงาน หากเป็นกรณีนี้ ใครก็ตามที่ได้รับอนุญาตจะได้รับแจ้งโดยอัตโนมัติหรือผู้ใช้สามารถขออนุมัติได้

คุณสามารถเพิ่มกฎการทำงานอัตโนมัติให้กับเวิร์กโฟลว์ใดก็ได้ แม้ว่าเวิร์กโฟลว์นั้นจะไม่ได้รับการปรับแต่ง กฎอาจเรียบง่ายไปจนถึงซับซ้อน ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ ด้านล่างนี้คือตัวอย่างการทำงานของระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ในซอฟต์แวร์ของเรา

ProjectManager ให้คุณทำงานอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์และอีกมากมาย

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการบนคลาวด์ที่มีมุมมองโครงการหลายแบบและทำงานร่วมกันเป็นแกนหลักเพื่อให้ทีมไฮบริดทำงานเมื่อใด ที่ไหน และอย่างไรที่พวกเขาต้องการ ระบบอัตโนมัติเป็นเพียงเปลือกน้ำrostาลบนเค้กเท่านั้น

วางแผนบนแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง และการอนุมัติงาน ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการของคุณ แต่ก่อนอื่น คุณต้องมีแผนโครงการ ผู้จัดการสามารถวางแผนด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ที่ทำให้ง่ายต่อการเชื่อมโยงการขึ้นต่อกันเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า กำหนดเหตุการณ์สำคัญเพื่อติดตามความคืบหน้า และแชร์กับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณสามารถกรองหาเส้นทางวิกฤต จากนั้นตั้งค่าพื้นฐานของคุณเพื่อติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามจริงของคุณในแบบเรียลไทม์

ดูความคืบหน้าและประสิทธิภาพด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

ทีมของคุณได้รับมอบหมายงานและสามารถทำงานร่วมกันได้ในมุมมองโครงการต่างๆ เช่น รายการงาน กระดานคัมบัง และมุมมองปฏิทิน ซึ่งทั้งหมดได้รับการอัปเดตร่วมกัน จึงมีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว แต่คุณจะติดตามกิจกรรมของพวกเขาได้อย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่ได้ทำงานในสำนักงาน แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราจะรวบรวมข้อมูลสดโดยอัตโนมัติและแปลเป็นกราฟที่มีสีสันซึ่งติดตามเมตริกโครงการทั้งหก เหนือสิ่งอื่นใด ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ

เจาะลึกข้อมูลด้วยรายงานเพียงคลิกเดียว

เมื่อคุณต้องการมากกว่ามุมมองระดับสูงของโปรเจ็กต์ของคุณ คุณสามารถสร้างรายงานของเราได้ด้วยการกดแป้นเพื่อให้ข้อมูลตรงเวลา ค่าใช้จ่าย ปริมาณงาน และอื่นๆ อีกมากมาย รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการดูเท่านั้น จากนั้นสามารถแชร์เป็นไฟล์แนบ PDF หรือแม้แต่พิมพ์ออกมาได้หากต้องการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอัปเดตอยู่เสมอ

เราไม่เพียงมีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเท่านั้น แต่ยังมีการแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติและการแจ้งเตือนในแอปเพื่อให้คุณอัปเดตเมื่อมีผู้แสดงความคิดเห็นหรืออัปเดตงานที่คุณกำลังทำงานอยู่ ผู้จัดการสามารถติดตามความคืบหน้าของงานเหล่านั้นด้วยไทม์ชีทที่ปลอดภัย และตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของทีมมีความสมดุลด้วยเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่ทำให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานเต็มความสามารถ เราครอบคลุมพื้นฐานทั้งหมดในการจัดการโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัลสำหรับทีมไฮบริด ด้วยระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ มุมมองโครงการที่หลากหลาย และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน ทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และผู้จัดการมีเครื่องมือในการควบคุมคุณภาพในโครงการ เข้าร่วมทีมในองค์กรต่างๆ เช่น NASA, Siemens และ Nestle ที่ใช้เครื่องมือของเราในการสร้างความสำเร็จ เริ่มต้นใช้งานฟรีวันนี้