การประชุมกำหนดการโครงการ: วิธีการเขียนวาระการประชุมแจ้งกำหนดการ

ผู้จัดการโครงการทุ่มเทเวลาและความพยายามอย่างมากในการค้นคว้าความเป็นไปได้ของโครงการ แต่งานทั้งหมดนั้นก็ไร้ประโยชน์หากพวกเขาไม่สื่อสารวัตถุประสงค์ของโครงการกับทีมและลูกค้าของพวกเขา นั่นเป็นเหตุผลที่การประชุมเปิดตัวมีความสำคัญมาก

การประชุมกำหนดการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ทีมงานและลูกค้าทราบพันธกิจ วิสัยทัศน์ และแผนโครงการ ทั้งหมดนี้เป็นส่วนหนึ่งของวาระการประชุมและทำให้แน่ใจว่าทีมโครงการเริ่มต้นอย่างถูกต้อง

การประชุมแจ้งกำหนดการโครงการคืออะไร?

การประชุมเปิดตัวโครงการจะสื่อสารเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าทีมโครงการและลูกค้ามีความชัดเจนในสิ่งที่พวกเขาควรทำในโครงการ

กิจกรรมนี้เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ การประชุมเริ่มดำเนินการมักจะนำโดยผู้จัดการโครงการ บ่อยครั้ง มีการประชุมแจ้งกำหนดการภายในกับเฉพาะทีมโครงการ โดยมีการประชุมกำหนดการภายนอกในภายหลัง ซึ่งรวมถึงลูกค้าโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ในการประชุม ผู้จัดการโครงการจะอธิบายขอบเขตของโครงการ ข้อมูลพื้นฐาน และไทม์ไลน์ของโครงการให้ทีมทราบ การประชุมเพื่อเริ่มการประชุมควรกำหนดโทนเสียงที่เหมาะสมสำหรับโครงการเมื่อเข้าสู่ขั้นตอนการดำเนินการ การตรวจสอบ และการควบคุม การประชุมเปิดตัวที่ดีอาจนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ

วัตถุประสงค์ของการประชุมกำหนดการคืออะไร?

การประชุมแจ้งกำหนดการใช้เป็นหลักเพื่อให้ทีมโครงการอยู่ในหน้าเดียวกัน ในการประชุม ผู้จัดการโครงการจะอธิบายเป้าหมายทั่วไปที่ควรคำนึงถึงในขณะที่ทีมดำเนินการงานของตน มันตั้งค่าความสำเร็จของโครงการ

การประชุมเปิดตัวยังช่วยให้ผู้จัดการโครงการแนะนำทีมโครงการได้อีกด้วย เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนต้องรู้ว่าพวกเขากำลังทำงานกับใครและมีบทบาทและความรับผิดชอบอย่างไร ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อขัดแย้งในโปรเจ็กต์ที่อาจทำให้งานล่าช้าและส่งผลเสียต่อไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์

ทีมงานสามารถถามคำถามผู้จัดการโครงการได้จนกว่าพวกเขาจะเข้าใจโครงการและมีส่วนร่วมในโครงการ เนื่องจากการประชุมนี้เกิดขึ้นด้วยตนเอง ไม่ใช่ผ่านอีเมลหรือเอกสารที่แชร์ คุณจึงลดโอกาสในการสื่อสารผิด วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงขอบเขตที่คืบคลานลงมา

มีการแชร์ข้อมูลมากมายระหว่างการประชุมกำหนดการ รวมถึงซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทีมจะใช้ ProjectManager เป็นเครื่องมือจัดการโครงการบนคลาวด์ที่มีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด เพื่อเก็บเอกสารไว้ในฮับแบบรวมศูนย์ที่ทีมเข้าถึงได้ง่าย พวกเขาสามารถใช้มุมมองโครงการหลายแบบเพื่อแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานของตนเพื่อให้เป็นไปตามแผน ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!

ตัวอย่างวาระการประชุมเบื้องต้น

การประชุมกำหนดการจะแตกต่างกันไปตามประเภทของโครงการ บางส่วนมีโครงสร้างและเป็นทางการมากขึ้น โดยที่ผู้จัดการโครงการต้องเตรียมการอย่างมากก่อนที่จะมีการประชุมกำหนดการ โครงการขนาดเล็กอาจมีการประชุมกำหนดการโดยไม่มีการสาธิตหรือสำรับ

มีสิ่งหนึ่งที่เกิดขึ้นได้ทั่วไป ไม่ว่าการประชุมในกำหนดการจะเป็นแบบใด วาระการประชุม บ่อยกว่านั้น กำหนดการเริ่มการประชุมประกอบด้วยรายการต่อไปนี้ ซึ่งทั้งหมดมีความสำคัญต่อการประชุมเพื่อเปิดตัวที่ดี

1. ประวัติโครงการ

ส่วนหนึ่งของข้อเสนอโครงการ ภูมิหลังของโครงการคือประวัติของโครงการและที่มาของโครงการ มันแสดงให้เห็นการวิจัยที่นำไปสู่การไฟเขียว และเหตุใดโครงการจึงมีความจำเป็น

ซึ่งรวมถึงสาเหตุ ที่ไหน และอย่างไรในการดำเนินโครงการของคุณ คุณได้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน ปัญหาคืออะไร และโครงการจะแก้ไขอย่างไร ทั้งหมดนี้ได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลที่เชื่อถือได้ พื้นหลังของโครงการใช้ในข้อเสนอโครงการเพื่อขออนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นอกจากนี้ยังช่วยให้โครงการอยู่ในบริบทระหว่างการเริ่มโครงการ

2. ภาพรวมขอบเขตโครงการ

ภาพรวมขอบเขตโครงการเป็นคำอธิบายโดยละเอียดของงานโครงการที่ทีมของคุณต้องทำเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ เงื่อนไขของงานนี้กำหนดโดยไทม์ไลน์ของโครงการและงบประมาณของโครงการ

ด้วยการทำความเข้าใจวัตถุประสงค์และข้อกำหนดที่จำเป็นในการทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดการโครงการสามารถคาดการณ์ต้นทุนและเวลาได้แม่นยำยิ่งขึ้น โดยการอธิบายขอบเขตโครงการให้ทีมโครงการทราบ พวกเขามีแนวคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับข้อจำกัดในงานที่พวกเขาจะได้รับมอบหมายให้ดำเนินการ

3. ภาพรวมระยะเวลาโครงการ

ผลงานของโครงการถูกจัดวางบนไทม์ไลน์ตามลำดับเวลา ซึ่งทำหน้าที่เป็นแผนงานสำหรับโครงการ นี่คือกระดูกสันหลังของกำหนดการโครงการใดๆ และควรรวมถึงเหตุการณ์สำคัญ งาน การขึ้นต่อกัน และวันที่ครบกำหนดเป็นอย่างน้อย

ภาพรวมไทม์ไลน์ของโครงการมีความสำคัญสำหรับทีม เนื่องจากพวกเขาจะได้รับมอบหมายให้ดำเนินการตามกำหนดเวลาเหล่านั้นและดำเนินการให้สำเร็จลุล่วง จึงต้องสื่อสารข้อมูลนี้ให้ชัดเจน ไม่ควรมีความสับสนจากทุกคนในทีมโครงการเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ

สร้างไทม์ไลน์ของโครงการในไม่กี่นาทีด้วยแผนภูมิแกนต์ของ ProjectManager เริ่มต้นฟรีวันนี้!

4. ภาพรวมการบริหารความเสี่ยง

ในการวางแผนโครงการ ผู้จัดการโครงการจะต้องพัฒนาแผนการบริหารความเสี่ยงด้วย เป็นกระบวนการวิเคราะห์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นระหว่างโครงการ จากนั้น คุณตัดสินใจว่าขั้นตอนใดที่จำเป็นในการตอบสนองต่อปัญหาเหล่านี้เมื่อเกิดขึ้น

คุณจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงโดยพิจารณาจากผลกระทบที่มีต่อโครงการ นั่นคือวิธีที่คุณพัฒนากลยุทธ์การลดความเสี่ยง ซึ่งรวมถึงผู้ที่จะรับผิดชอบในความเสี่ยงหากเกิดขึ้น ทีมงานโครงการจะต้องตระหนักถึงผู้ที่เป็นเจ้าของความเสี่ยงและจับประเด็นเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว

5. บทบาทและความรับผิดชอบ

ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของทีมโครงการ นั่นคือตำแหน่งของสมาชิกในทีมในทีม งานที่ได้รับมอบหมาย และหน้าที่ของบทบาทเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับทีมที่ใหญ่กว่าและโครงการ

นี้เป็นพื้นรายละเอียดงาน จะต้องเผยแพร่ให้ทีมงานโครงการทราบในระหว่างการประชุมกำหนดการ ให้ภาพรวมของงาน รายการความรับผิดชอบ และสิ่งที่บุคคลนั้นได้รับอนุญาตให้ทำ รวมถึงผู้ที่รายงานด้วย ดังนั้นจึงมีสายการบังคับบัญชาที่ชัดเจน

6. วิธีและเครื่องมือในการบริหารโครงการ

มีหลายวิธีในการจัดการโครงการ ซึ่งรวมถึงวิธีการแบบดั้งเดิม เช่น น้ำตก วิธีการแบบวนซ้ำแบบว่องไว หรือแบบผสมที่เชื่อมโยงรูปแบบการจัดการงานต่างๆ เข้าด้วยกันอย่างราบรื่น คุณต้องเลือกเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสมกับวิธีการที่ใช้

ทีมงานโครงการต้องรู้ว่าโครงการได้รับการจัดการอย่างไรและส่วนใดของโครงการ ซึ่งรวมถึงเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่พวกเขาจะใช้งาน ในบางกรณี ต้องใช้เวลาในการฝึกอบรมเพื่อให้ทีมเข้าใจวิธีการและวิธีการใช้เครื่องมือของโครงการ ทั้งหมดนี้จะมีการหารือในที่ประชุมกำหนดการ

วิธีดำเนินการประชุมกำหนดการโครงการ

นั่นเป็นข้อมูลจำนวนมากที่จะส่งต่อไปยังทีมงานโครงการ คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าทุกคนออกจากการประชุมกำหนดการโดยมีความรู้นั้นครบถ้วน? ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณดำเนินการประชุมกำหนดการโครงการได้สำเร็จ:

• การ เตรียมการ: คุณได้ค้นคว้าและจัดทำเอกสารโครงการอย่างละเอียดในช่วงเริ่มต้นเพื่อที่จะขายให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ตอนนี้คุณต้องทำเช่นเดียวกันกับทีมโครงการ ซึ่งรวมถึงการทำให้ทุกคนเข้าร่วม มีคนจดบันทึกเพื่อแชร์ในภายหลัง และมีกำหนดการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมสิ่งที่สำคัญ
• แนะนำตัวเองและทีม: นี่เป็นครั้งแรกที่ทีมงานโครงการทั้งหมดรวมตัวกัน ดังนั้นให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อให้ทุกคนแนะนำตัวเอง ไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะกำหนดเวลาสักเล็กน้อยสำหรับคำถามเกี่ยวกับเรือตัดน้ำแข็งเพื่ออำนวยความสะดวกในความสนิทสนมที่จำเป็นสำหรับการทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น
• กำหนดโครงการ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมมีความชัดเจนว่าวัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไรและคำแถลงภารกิจโครงการเกี่ยวข้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริษัทที่ใหญ่ขึ้นอย่างไร เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจ โปรดใช้เวลาตอบคำถามที่ทีมอาจมี
• แจก แผนโครงการ: แผนโครงการควรเป็นเอกสารแจกในการประชุมกำหนดการ รวมถึงไทม์ไลน์ของงบประมาณ แต่ตอนนี้คุณสามารถดูรายละเอียดและทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจข้อมูลสำคัญ เช่น ไทม์ไลน์ของโครงการ เหตุการณ์สำคัญ และ สิ่งที่ส่งมอบ
• กำหนดขอบเขตโครงการ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมทราบขอบเขตโครงการและข้อมูลโครงการที่สำคัญ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงขอบเขตที่คืบคลานด้วยการจัดการความคาดหวังของทีม
• แบ่งปันบทบาทและความรับผิดชอบ: หากทีมมีประวัติร่วมกัน ขั้นตอนนี้อาจไม่สำคัญเท่า แต่สิ่งสำคัญสำหรับทีมใหม่ในการทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างกัน
• อธิบาย Central Source of Truth มีแหล่งความจริงกลางให้ทีมงานทราบสถานะโครงการ กล่าวคือ ทีมงานต้องการพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีข้อมูลตามเวลาจริง เพื่อให้ทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับสถานะของโครงการและตำแหน่งของพวกเขาในนั้น
• ถามคำถาม ขั้นตอนถัดไป และรายการสิ่งที่ต้องทำ: ก่อนสรุป ให้เปิดประเด็นสำหรับคำถามใดๆ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่แชร์ในการประชุมเปิดตัว ใช้เวลาสักครู่เพื่ออธิบายว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป รวมถึงรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับการประชุมหลังเริ่มการแข่งขันสำหรับทีม เทมเพลตรายการการดำเนินการฟรีของเราสามารถช่วยได้

ขั้นตอนต่อไปหลังจากการประชุมเริ่มโครงการของคุณ

เมื่อพูดถึงขั้นตอนต่อไป พวกเขาเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญหลังจากการประชุมเพื่อส่งทีมลงมือปฏิบัติ นี่คือเมื่อขั้นตอนการดำเนินการของโครงการเริ่มต้นขึ้น เป็นเหตุการณ์สำคัญที่อาจได้รับการบันทึกไว้ในแผนโครงการ

แม้ว่าจะมีการประชุมบ่อยครั้งตลอดทั้งโครงการ แต่การประชุมเปิดตัวก็มีความพิเศษตรงที่มันเกี่ยวข้องกับทีมงานโครงการทั้งหมด ไม่น่าเป็นไปได้ที่ทุกคนจะถูกรวบรวมในเวลาเดียวกันและอีกครั้ง นี่คือเหตุผลที่การมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมมีความสำคัญมาก

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น แหล่งความจริงกลางเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ทุกคนในทีมโครงการเชื่อมต่อกัน ควรอัปเดตตามเวลาจริงและให้ความโปร่งใสในกระบวนการ ซึ่งหมายความว่าทุกคนรู้ว่าคนอื่นกำลังทำอะไรและเข้ากับภาพนั้นได้อย่างไร เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด บล็อกสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ และทำให้โครงการดำเนินต่อไป

ProjectManager สามารถช่วยเหลือได้อย่างไรหลังจากการประชุมแจ้งกำหนดการของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานบนคลาวด์ที่วางแผน ตรวจสอบ และรายงานแบบเรียลไทม์เพื่อให้ทีมไฮบริดทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของโครงการ ProjectManager ได้รับการออกแบบด้วยมุมมองโครงการที่หลากหลาย ซึ่งช่วยให้ทีมทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ โดยไม่คำนึงถึงระดับความเชี่ยวชาญ ตำแหน่ง หรือวิธีการ

วางแผนล่วงหน้าเกี่ยวกับแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบ

ผู้จัดการมีคุณสมบัติที่จำเป็นในการวางแผนล่วงหน้ากับภารกิจโครงการบนแผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบที่จัดระเบียบงาน เชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน และเพิ่มหลักเป้าหมาย แต่ยังสามารถกรองหาเส้นทางวิกฤติและตั้งค่าพื้นฐานเพื่อติดตามความแปรปรวนของโครงการในแบบเรียลไทม์ แผนโครงการสามารถแชร์กับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้ทุกคนรู้อยู่เสมอว่ากำลังทำอะไรและเหมาะสมกับภาพรวมอย่างไร

จัดการงานบนบอร์ด Kanban

สมาชิกในทีมสามารถใช้รายการงาน มุมมองโครงการ ปฏิทิน หรือกระดานคัมบังเพื่อจัดการงานของตนเองและทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล กระดาน Kanban แสดงภาพเวิร์กโฟลว์สำหรับทีมที่คล่องตัวที่ต้องการจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่ง ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการจะมองเห็นกระบวนการของทีมและสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้ตามต้องการ เพื่อป้องกันปัญหาคอขวดและความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง

ติดตามประสิทธิภาพในแบบเรียลไทม์

ความคืบหน้าและประสิทธิภาพจะแสดงบนหน้าจอด้วยแดชบอร์ดสดเสมอ ไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดค่าที่ใช้เวลานาน ข้อมูลจะถูกเก็บรวบรวมและตัวเลขจะถูกกระทืบโดยอัตโนมัติ จากนั้นจะแสดงเป็นกราฟที่อ่านง่าย และแผนภูมิแสดงค่าใช้จ่าย เวลา และตัวชี้วัดโครงการอื่นๆ

ทุกสิ่งที่คุณต้องติดตามในการประชุมเพื่อเริ่มต้นสู่ความสำเร็จของโครงการอยู่ใน ProjectManager จากรายงานแบบคลิกเดียวที่สามารถกรองและแชร์ไปยังอีเมลและการแจ้งเตือนในแอปเพื่อให้ทุกคนอัปเดตอยู่เสมอ คุณลักษณะการจัดการทรัพยากร และอื่นๆ ProjectManager เป็นเครื่องมือจัดการงานแบบไฮบริดเพียงเครื่องมือเดียวที่คุณต้องการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดระเบียบงานเพื่อให้คุณมีประสิทธิผลตั้งแต่การประชุมเปิดตัวไปจนถึงการปิดโครงการ เข้าร่วมกับทีมนับหมื่นที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราในองค์กรต่างๆ เช่น NASA, Siemens และ Nestle ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!