İlk 6 Proje Kısıtlama Örnekleri

Hızlı, ucuz veya iyi - iki tane seçin. Bunu duymaktan bıktınız mı? Her proje yöneticisinin karşılaştığı en büyük zorluklardan biri proje kısıtlamalarıdır. Proje kısıtlamaları sadece bir projeyi sınırlamakla kalmaz, aynı zamanda başarısını hızla tehlikeye atabilir. Bu nedenle tüm olası kısıtlamaları, bunların birbirleri üzerindeki etkilerini ve bu kısıtlamaları ele alan proje yönetim araçlarını bilmek önemlidir.

Proje Kısıtlamaları Nelerdir?

Proje yönetiminde proje kısıtlaması, bir projenin kapsamını kısıtlayan herhangi bir şeydir. Bir projenin hızını ve kalitesini tehdit eder ve bütçeyi aşmasına neden olabilir. Birçok olası kısıtlama olmasına rağmen, en yaygın olanı üçlü kısıtlama olarak adlandırılır.

Üçlü Kısıtlama Modeli

Her proje yöneticisi, proje yönetimindeki klasik proje kısıtlamalarını bilir (ve çoğu zaman korkar):

• Zaman: Çıktıyı teslim etmek için son tarih nedir?
• Kapsam: Beklenen sonuç tam olarak nedir?
• Maliyet: Bu sonuca ulaşmak için ne kadar para var?

Bu üçgenin bir tarafını değiştirirseniz, diğer ikisini de etkiler. Üçlü kısıtlamayı karşılayabiliyorsanız, başarılı bir proje sunma olasılığınız daha yüksektir.

Üçlü kısıtlamanın nasıl kapatılacağı zor, ancak doğru proje yönetimi yazılımı yardımcı olabilir. ProjectManager, daha anlayışlı kararlar için gerçek zamanlı verileri yakalayan bir iş ve proje yönetimi aracıdır. Proje yöneticileri, verilere derinlemesine dalmak ve neyin yolunda olup neyin olmadığını anlamak için durum, portföy, görevler, maliyetler ve daha fazlasına ilişkin raporları filtrelemek için raporlama araçlarımızı kullanabilir. Bu raporların hızlı bir güncelleme sağlamak için paydaşlarla paylaşılması kolaydır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

6 Proje Kısıtlaması

Bir proje genellikle, projenin hedeflerine son teslim tarihine kadar ulaşılırsa ve bütçe dahilinde tamamlanırsa başarılı olarak tanımlanır. Zaman, kapsam ve maliyetin dışında, projenin hedeflerine uygun şekilde ulaşma sürecini sınırlayan altı ek kısıtlama vardır.

1. Maliyet

Projenizin emek, malzeme ve ekipman gibi tamamı paraya mal olan kaynaklara ihtiyacı var. Bir proje yöneticisi olarak, planlama aşamasında ve uygulamadan önce proje maliyetlerinizi doğru bir şekilde tahmin ettiğinizden emin olmak sizin sorumluluğunuzdadır. İşte o zaman tüm giderlerinizi karşılayan bir proje bütçesi oluşturacaksınız. Yeterli bir proje bütçesi tanımlayamazsanız, projeniz başarısız olabilir.

2 kez

Bir projeyi yürütmek için mevcut olan zamanı düzgün bir şekilde yönetmek için proje görevlerinizin yürütülmesi için bir zaman çizelgesi tanımlayan bir zamanlama oluşturmalısınız. Bir proje çizelgesi ayrıca her bir belirli proje faaliyeti için ihtiyaç duyulan kaynakları tanımlar. Zaman kritik bir proje kısıtlamasıdır çünkü düzgün yönetilmezse kapsam ve kalite gibi diğer kısıtlamaları etkileyebilir. Zamanı takip etmemek, kaçırılan teslim tarihlerine ve proje kapsamının azalmasına neden olabilir. Daha da kötüsü, çıktılarınızın kalitesini düşürebilir.

İlgili: Excel için Ücretsiz Zaman Çizelgesi Şablonu

3. Kapsam

Proje kapsamı, bir projede gerçekleştirilecek tüm işleri ifade eder. Paydaşlarla net beklentiler belirlemek için yapılmayacaklara ek olarak faaliyetleri, çıktıları ve kilometre taşlarını tanımlamak önemlidir. Proje yöneticileri, proje kapsamını daha küçük, daha yönetilebilir parçalara bölmek için bir iş kırılım yapısı kullanır.

4. Kalite

Bu kısıtlama, kapsama oldukça benzer olsa da, kapsam belirli istenen sonucu tanımladığı için biraz farklıdır. Örneğin, projenizin kapsamı 10 web sayfası oluşturmayı içerebilir. Kalite, bu web sayfalarının her birinin özelliklerine odaklanır. Proje kalitesini düşünürken kendinize şunu sorun: “Sonuç beklentilerle ne kadar örtüşüyor?”

Örneğimizde, kalite web sayfalarının sayısını tanımlamaz, ancak kelime sayısı ile ilgili bir kalite toleransı olabilir. Belki de +/- 100 kelimelik kalite toleransıyla 1.000 kelime istediniz. Bir web sayfası 900 kelime içeriyorsa onu onaylarsınız, ancak başka bir web sayfası yalnızca 850 kelime içeriyorsa reddedersiniz.

Kalite, diğer kısıtlamalarla karşılıklı ilişki içindedir. Diyelim ki zamanınız tükeniyor ve belirli bir teslim tarihine yetişmeniz gerekiyor. Kalite toleransını genişleterek ve kelime sayısını 800'e düşürerek son teslim tarihini karşılayabilirsiniz.

5. Risk

Riskleri yönetmek proje yöneticileri için önemli bir görevdir, ancak bu terim aslında ne anlama geliyor? Bir riskin projeniz üzerinde bir etkisi olma olasılığını tahmin edebilirsiniz. Belki de web siteniz için bir tel kafes oluşturuyorsunuz ve geç kaldığınız için müşteri incelemesini atlamaya karar veriyorsunuz. Bu durumda, müşterinin son web sayfalarınızı reddetmesi riski vardır.

Tabii ki, riski bir dereceye kadar kontrol edebilirsiniz. Örneğin, riskten kaçınmaya karar verebilir ve gözden geçirme adımında ısrar edebilirsiniz. Ancak bu karar, zaman çizelgenizi ve ilgili maliyetlerinizi etkiler, çünkü müşteri tasarımlarınızın her birini gözden geçirir ve bir proje yöneticisinin bu süreci denetlemesi gerekir.

6. Kaynaklar

Kaynaklar, proje maliyetine güçlü bir şekilde bağlıdır. İstenilen sonuca ulaşmak için mevcut olan para miktarı, kaynakların kullanımını ve elde edilmesini kısıtlayabilir ve bu da ayrı bir kısıtlama yaratır.

Bazen sonsuz miktarda para bile ihtiyacınız olan belirli kaynakları edinmenize izin vermez. Örneğin, projede fiziksel bir kaynağın (çip gibi) alınması beklediğinizden daha uzun sürebilir ve bu da son teslim tarihini kaçırmanıza neden olabilir. Bu kaynak proje için gerekliyse, teslim süresini azaltabilecek makul miktarda para olmadığı için son teslim tarihine ulaşmaktan fedakarlık etmeniz gerekir.

İlgili: Excel için Ücretsiz Kaynak Planlama Şablonu

Proje Kısıtlamaları Nasıl Yönetilir

Proje kısıtlamalarını yönetmek, temelde projeyi nasıl yönettiğinizdir. Projenin yaşam döngüsü boyunca proje kısıtlamalarını izlemeniz ve izlemeniz ve bunları hızlı bir şekilde çözmek için anormallikleri yakalamanız gerekir. Kısıtlamaları yönetmek, projenizi yolunda ve bütçe dahilinde tutar. İşte proje kısıtlamalarınızı yönetmenin altı yolu.

• Maliyet: Maliyet yönetimi planı, proje bütçeniz için stratejik bir plandır. Kaynak planlama, maliyet tahmini, bütçeleme ve maliyet kontrolünü hesaba katan dört uçlu bir yaklaşımdır. Evet, bu bir plan, ancak giderleri belgelemek ve maliyet kısıtlamalarınızı kontrol altında tutmak için proje boyunca uygulanır.
• Zaman: Zaman yönetimi planı, bir göreve harcanan zamanı ve projenizde kaydedilen ilerlemeyi izleme yöntemidir. Doğru bir program planlamayı ve ardından gerçek zamanınızın zaman yönetimi planınızla uyumlu olduğundan emin olmak için programı izlemeyi ve kontrol etmeyi içerir. Zaman, ana proje kısıtlamalarından biridir ve proje başarısının anahtarıdır.
• Kapsam: Kapsam yönetimi planı, bir projenin yürütülmesine dahil edilen tüm süreçleri içerir. Kapsam, proje için bir yol haritası görevi görür ve sınırlarını çizer. Değişiklikler her zaman kapsamı etkilediğinden, kapsam projesi kısıtlamasını yönetmek önemlidir. Yerinde bir plan olmadan, projeler hızla raydan çıkabilir.
• Kalite: Proje yöneticisinin ve proje ekibinin paydaşların beklentilerini karşılamasına yardımcı olacak bir kalite yönetim planı mevcuttur. Bir projeyi zamanında ve hatta bütçenin altında teslim edebilirsiniz, ancak kalite beklentileri karşılamıyorsa, bu bir başarısızlık olarak kabul edilir. Bir paydaş veya müşteri, proje kısıtlamasının doğru olduğundan emin olmak için planı gözden geçirecektir.
• Riskler: Bir risk yönetim planı, projede ortaya çıkabilecek olası sorunları belirlemeye ve bunlara yanıt vermeye yardımcı olur. Bu riskler proje kısıtlamalarını etkileyebilir, bu nedenle neler olabileceğini belirlemek, proje üzerindeki etkisini değerlendirmek, risk azaltma veya acil durum planı oluşturmak ve bunlarla düzgün bir şekilde başa çıkabilmeniz için bu veya diğer riskleri her zaman izlemek önemlidir.
• Kaynaklar: Ekipler, ekipman ve malzemeler gibi proje kaynaklarının nasıl kategorize edildiğini, tahsis edildiğini, yönetildiğini ve serbest bırakıldığını yönlendirmek için bir kaynak yönetimi planı kullanılır. Ekibinizi ve onların gerekli kaynaklarını yönetmeden proje zarar görür.

Proje Kısıtlamalarını Dengeleme

Proje yöneticileri, proje kısıtlamalarını yönetmek için prosedürleri, yönergeleri ve faaliyetleri tanımlamanın yanı sıra bunları dengeleyebilir. Başarılı bir proje sunmak için proje kısıtlamalarının önemi göz önüne alındığında, proje yöneticisinin bunları yönetmek için bu adımları anlaması çok önemlidir.

İlk olarak, planlamanız gerekir. Yukarıdaki planlar bir projenin planlama aşamasında geliştirilir, ancak projenin yaşam döngüsündeki her bir proje aşamasını da planlamanız gerekir. Bu genellikle projedeki her bir görevi ve teslim edilebilirliği belirlemek için bir iş dökümü yapısı (WBS) ile başlar.

Ardından, proje kısıtlamalarının her birine bakmanız ve bunların projenizi nasıl etkileyebileceğini belirlemeniz gerekecek. İşte burada risk yönetimi ve kaynak seviyelendirme devreye girecek. Kaynak seviyelendirme, bu kaynaklara olan talebi dengelemek için kaynak kısıtlamalarının başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ayarlamaktır. Ayrıca, yukarıda tartışıldığı gibi kalite yönetim planınızı da uygulamaya koymanız gerekecektir.

Ekibinizin iş yükünü dengeli tutmak da çok önemlidir. Onlara görevler yüklerseniz, yanarlar. Bu, genel proje başarısı için kritik olan bir faktör olan ekip üyelerinden üretkenliği kaybedeceğiniz anlamına gelir. Kaynaklarınızı düzgün bir şekilde yönetmek, proje kısıtlamalarının en önemli yönlerinden biridir.

Proje kısıtlamalarınızı yönetmek için gereken yönetim planlarının dışında, dikkate alınması gereken iletişim de vardır. Proje ekibi arasında açık, şeffaf ve düzenli bir iletişim olması, sorunsuz bir proje yürütmenize yardımcı olabilir. Bir projenin farklı kısıtlamalarını bilmek çok önemlidir, çünkü onları kontrol etmenin tek yolu onları anlamaktır. Önemli kararlar alırken yalnızca zaman, kapsam ve bütçeyi değil, aynı zamanda kalite, risk, kaynaklar, sürdürülebilirlik, organizasyon, metodoloji ve müşteri memnuniyeti faktörlerini de göz önünde bulundurun.

ProjectManager Kısıtlamaları Yönetmenize Yardımcı Olur

Kısıtlamalar herhangi bir projede yönetilmelidir. Bunu yapmak için, projeniz geliştikçe size planlama, izleme ve kısıtlamalara uyum sağlama yeteneği veren proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız var. ProjectManager, kısıtlamaları da dahil olmak üzere bir projenin her yönünü yönetmenize yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır.

Daha Doğru Planlar Yapın

Bütçenize dikkat etmezseniz, para bir projeyi kurutur. ProjectManager, görevleri bir zaman çizelgesi üzerinde zamanlayan ve bu görevlerin her biriyle ilişkili maliyeti izleyen çevrimiçi Gantt çizelgeleriyle projenizi planlamanıza yardımcı olur. Bu sayede asla hazırlıksız yakalanmazsınız. Sizi yoldan çıkarabilecek darboğazlardan kaçınmak için bağımlılıkları da bağlayabilirsiniz.

Kaynak Yönetimi Araçları

Maliyetlerin kontrolden çıkmasının ve programınızı aksatmanın bir başka yolu da kaynakların düzgün yönetilmemesidir. ProjectManager, kaynaklarınız üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlar. Tedarikçiler ve satıcılar veya proje ekibiniz ve görev dağılımı ile ilgili maliyetler olsun, tüm verileri gerçek zamanlı olarak göreceksiniz.

Takımlardan bahsetmişken, zamanlarının yönetilmesi gerekiyor. ProjectManager, kendilerinin göndermesini ve yöneticilerin onaylamasını kolaylaştıran zaman çizelgelerine sahiptir. Ayrıca, derinlemesine proje raporlaması, proje kısıtlamalarınızın üstesinden gelmenizi sağlar. ProjectManager.com'da kısıtlamaları görüntülemenin ve kontrol etmenin birçok yolu vardır.

Proje yönetimindeki tüm kısıtlamaları dengelemek, izleme ve raporlama için sağlam araçlar gerektirir. ProjectManager, projelerinizin başarılı sonuçlara ulaşmasını sağlamak için proje ilerlemesini, bütçeleri ve daha fazlasını izlemek için gerçek zamanlı gösterge tabloları ve raporlama araçlarına sahip çevrimiçi bir proje yönetimi yazılımıdır. Kendiniz görün ve 30 günlük ücretsiz denemeye katılın.