8 Temel Proje Raporu

Raporlama—bir proje yöneticisinin yaptığı şeydir. İster kalfa, ister sahada çırak olun, ister elle ister raporlama araçları ile proje raporu hazırladınız. Ancak, birkaç farklı rapor türü olduğunu veya bu raporların belirli kitlelere özel olarak nasıl hitap edileceğini bilmiyor olabilirsiniz.

Proje Raporu Nedir?

Proje raporu, projenin genel durumu veya projenin ilerleme veya performansının belirli yönleri hakkında ayrıntılı bilgi sağlayan bir belgedir. Raporun türü ne olursa olsun, ekonomik, teknik, finansal, yönetimsel veya üretim yönlerine dayalı proje verilerinden oluşur.

Proje Raporunun Faydaları

Bunlar, proje ve ilerleme hakkında onları güncel tutmak için paydaşlara önemli iletişim araçlarıdır. Ancak aynı zamanda proje yöneticilerine de yardımcı olurlar ve projeyi başarılı bir sonuca ulaştırmak için kaynakları ve diğer araçları tahsis ederken onlara yardımcı olurlar. Çoğu proje raporu, projeyi mali yolda tutmak ve takvimine uygun hale getirmek için fiili çabayı planlanan çalışmayla karşılaştıracaktır.

Proje raporları yalnızca yöneticilerin ve paydaşların ilerlemeyi izlemesine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda tehditleri tahmin edebilir ve bunu yaparken onlardan kaçınmak için bir yanıt geliştirmeye çalışır. Maliyeti kontrol etmenize ve bütçenizi korumanıza, ekip performansını izlemenize ve onları yönetmede daha fazla içgörü için projeye ilişkin görünürlüğü artırmanıza yardımcı olurlar.

Ayrıntı seviyeleri nedeniyle bir proje raporu oluşturmak zaman alır. ProjectManager gibi proje yönetimi yazılımı, raporlama sürecinizi hızlandırabilir. Sadece birkaç tıklamayla durum raporları, kaynak raporları, sapma raporları ve daha fazlasını oluşturun. Veya mevcut projenizin durumunun bir anlık görüntüsü için gerçek zamanlı panomuza bakın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Ortak Proje Rapor Türleri

Burada, daha yaygın sekiz proje raporu türünün ana hatları verilmiştir, ancak yine de bir projenin başarılı bir şekilde yürütülmesi için çok önemlidir.

1. Durum Raporları

"Bu durum raporunu bir saat içinde alabilir miyim?" Bu, proje yöneticilerinin çokça duyduğu türden bir soru. Belki proje sponsorundan, Proje Ofisi yöneticinizden veya bir meslektaşınızdan olabilir. Bu, en yaygın proje raporu türüdür ve muhtemelen kendinizi en düzenli olarak çalışırken bulursunuz.

Haftalık veya aylık durum raporları üretebilirsiniz – ve son zamanlarda bir projede uygulama aşamasında günlük durum raporları ürettim. Sıklık, projede nerede olduğunuza ve söylenecek ne kadar çok şey olduğuna bağlıdır. Görevlerinizin tümü bir haftadan uzun sürüyorsa, günden güne rapor edecek herhangi bir ilerlemeniz olmayacağından, günlük raporlamanın pek bir anlamı yoktur.

Durum raporları üretmek için oldukça fazla zaman harcayacağınız için, bunları yazmayı daha hızlı hale getirmenin yollarını düşünmeye değer. Daha da iyisi, mümkün olduğunca çok proje raporlamasını otomatikleştirin.

Standart bir durum raporu şablonu oluşturun veya proje yönetimi yazılımınızla birlikte gelen şablonu kullanın ve proje ilerlemesini doldurmak için zamanlama aracınızdaki verileri kullanın. Daha sonra değiştirmek zorunda kalsanız bile, bazı alanların sizin için doldurulması yine de size çok zaman kazandıracaktır.

Birkaç Tıklamayla Durum Raporu Oluşturun

Proje raporlama araçları ve size ve günlük iş yükünüze nasıl fayda sağlayabilecekleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki kısa videoyu izleyin. ProjectManager.com'u kullanarak sadece birkaç tıklamayla durum raporlarını nasıl yapacağınızı gösterir. Kullanımı kolay raporlama yazılımı ile projeleri güvenle takip edebilir, daha etkili sunumlar sunabilir ve daha iyi sonuçlar elde edebilirsiniz.

2. İlerleme Raporu

Bir projeyi yürütürken oluşturacağınız en önemli proje raporlarından biri ilerleme raporudur. Özellikle zamanlama ve bütçe tarafından belirlenen temel çizgiyi karşılıyorsa, projenizle ilgili bilgileri güncelleyen bir rapordur. Paydaşlarınızı projenin o sırada nerede olduğu konusunda bilgilendirmenin başka bir yolu.

Bir ilerleme raporu hazırlarken spesifik olmak istersiniz. Verileri not edin ve ardından projenin başlığını, iletişim bilgilerini, projenin durumunun bir özetini ve zamanlama, maliyet ve projenin beklenen tamamlanması hakkında genel bilgileri içeren kısa bir giriş yazın.

Proje yönetimi yazılımı ile ilerleme raporları oluşturulabilir, ancak yardımcı olabilecek şablonlar vardır. ProjectManager, proje durumuna, zamanlamaya, maliyete ve riske bakan bir özet bölümü de dahil olmak üzere kapsamlı bir ilerleme raporu hazırlamak için ihtiyacınız olan her şeye sahip Word için ücretsiz bir ilerleme raporu şablonuna sahiptir. Bir bakışta zamanında mı yoksa gecikmeli mi olduğunuzu ve nedenini görebilirsiniz. Ayrıca her görevin durumunu inceleyen bir bölüm de var.

3. Risk Raporları

Pek çok PM, en az ayda bir riskler hakkında rapor verir ve rapor normalde bir risk inceleme toplantısından sonra gelen çıktıdır. Elbette, risk listenizi istediğiniz zaman güncelleyebilirsiniz ve tüm proje ekibi üyelerinizi, bir şeyin kaydedilmesi gerektiğini düşündüklerinde, günlüğe risklere katkıda bulunmaya teşvik etmelisiniz.

Risk raporu, projenin risk profilinin bir özetini içermelidir, ancak bunu nasıl sunacağınız size kalmış. İyi bir yaklaşım, yalnızca projeniz için en fazla sorun yaratma potansiyeline sahip risklerin ayrıntılarını eklemek olacaktır. Ardından, belki tüm bunları nasıl yönettiğinizi özetleyen, alt düzey riskler hakkında bir açıklama ekleyin.

İlgili: Ücretsiz Proje Rapor Şablonları

Ayrıca, ne kadar önemli olduklarına bakılmaksızın tüm riskleriniz hakkında bir rapor hazırlama olanağını da isteyeceksiniz. Bunu proje yönetimi yazılımınızdan otomatik olarak indirerek yapmak veya risk günlüğünüzü elektronik tablo gibi başka bir biçimde tutuyorsanız, o belgenin tam bir kopyasını yayınlayarak yapmak muhtemelen en kolay yoldur.

4. Yönetim Kurulu/Yönetici Raporları

Proje raporlarının onları okuyacak kişilere göre uyarlanması gerekir. Dolayısıyla proje panosu için hazırladığınız rapor, proje ekibinize ve önemli iş paydaşlarına gönderilen haftalık durum güncellemesine kıyasla farklı bir ayrıntı düzeyine sahip olacaktır.

Proje kurulu raporları için üst düzey düşünün. Çözmeye yardımcı olabilecekleri sorunlar, bütçe pozisyonunun bir özeti ve önemli kilometre taşlarına ulaşma yolunda olup olmadığınız gibi kendileri için önemli olan şeyleri okumak isteyeceklerdir.

Pano raporunuzun kolayca okuyabilecekleri bir formatta olduğundan emin olun. Örneğin, yöneticileriniz her zaman yoldaysa ve e-postaları kontrol etmek için akıllı telefonlarını kullanıyorsa, raporunuzu doğru şekilde görüntülenmeyecek karmaşık bir elektronik tablo şeklinde oluşturmayın veya uzun zaman alacak bir sürü büyük grafik içermeyin. indirmek. Statik bir raporu e-postayla gönderiyorsanız, cihazlar arasında bir pdf oluşturulur. Veya hareket halindeyken gerçek zamanlı gösterge tablosu raporlarını görebilmeleri için yönetim kurulu üyelerine veya üst düzey yöneticilere lisans verebilirsiniz. ProjectManager, her zaman güncel bilgilere sahip canlı panolara sahiptir.

5. Maliyet Fayda Analizi Raporu

Bir projenin uygulanabilir olup olmadığına karar verirken, çalıştırmak isteyeceğiniz raporlardan biri maliyet fayda analizi raporudur. Yatırıma kıyasla projenin kuruluşunuza ne kadar fayda veya fırsat sunduğunu karşılaştırmanın bir yoludur. Projenin iş açısından anlamlı olup olmadığına karar vermede önemli bir adımdır.

Bu, araştırdığınız girişimin değeri olup olmadığını belirlemek için önemli bir süreçtir. Şirketinizin proje ile ilerlemesi durumunda kaynaklarını daha iyi kullanmasını sağlayacak ve proje ile ilerlemeyi destekleyen belgeler sunacaktır. Fonların uygun şekilde tahsis edildiğinden emin olmak için harcamalarınızı ve harcamalarınızı izlemek için bir maliyet analizi kullanabilirsiniz.

Maliyet fayda analizi, bir proje için ne ödemeyi beklediğinizi gösterir ve bunu projeyi tamamladıktan sonra elde edeceğiniz faydalar veya fırsatlarla karşılaştırır. ProjectManager'dan Excel için ücretsiz fayda maliyet analizi şablonunu kullanmak, nicel maliyetlerinizi, maliyet türlerinizi toplar ve bunları nicel faydalar ve fayda türleriyle karşılaştırır. Bu maliyet fayda analizi, bir projeye devam edip etmemeye karar verirken karar vermenize yardımcı olacaktır.

6. Kaynak Raporları

Kimin ne zaman ne yaptığını nereden biliyorsun? Tüm proje planını gözden geçirebilir ve kaynak tahsislerini elle hesaplayabilirsiniz. Bu çok zaman alacak ve aynı zamanda akıl almaz derecede sıkıcı olacaktı. Veya sizin için her şeyi halletmek için proje yönetimi planlama yazılımınızı kullanabilirsiniz. Çoğu yazılım aracı, ister bağımsız bir Gantt şeması yazılımı, isterse entegre zaman çizelgelerine sahip tam özellikli proje araçları olsun, bir kaynak raporu oluşturma seçeneğine sahip olacaktır.

Kaynak raporu, hangi proje ekibi üyesinin hangi günde hangi göreve atandığının dökümünü size gösterecektir. Ayrıca, bir ekip üyesinin birden fazla göreve atandığı aşırı tahsis sorunlarını saptamak için de kullanılabilirler. Açıkçası, aynı anda iki şey üzerinde çalışamazlar, bu yüzden bu sorunları almazsanız proje planınızın programın gerisinde kaldığını göreceksiniz. Kişiler için çakışma olmadığından emin olmak için kaynak raporunu kullanın ve bu görevleri gerektiği gibi yeniden planlayın.

Genel olarak, kaynak raporları, ilk başta yorumlanması biraz zor olsa da, proje yöneticisi olarak sahip olunabilecek en faydalı proje raporlarından biridir. Proje takviminizde uygun şekilde değişiklikler yapabilmeniz için raporları nasıl okuyacağınızı öğrenmek için gerçekten zaman ayırmaya değer.

7. Varyans Raporları

Projenin gerçekten planlandığı gibi ilerleyip ilerlemediğini nasıl anlarsınız? Varyans raporunun güzelliği buradadır: Planlananla gerçek sonucu karşılaştırır, size doğru yolda olup olmadığınızı, programın ilerisinde mi yoksa geride mi kaldığını ölçmek için bir metrik verir. Fark raporu, ölçtüğünüz proje değişkeninin bütçesi, programı veya kapsamı olsun, karşılaştırdığınız şeyle ilgili verileri toplayacak ve düzenleyecektir. Varyans raporu, size birçok varyans analizi veya taban çizgisinden ölçülebilir bir değişiklik için araç sağlar.

Maliyet farkı, tamamlama farkı (bütçe fazlası veya açığı), programlanmış fark ve diğerleri gibi çeşitli fark raporları vardır. Çoğunlukla, varyans raporlaması bütçe analizi, trend raporlaması ve harcama analizinde kullanılır.

Varyans raporu, kaynakların tahsisi konusunda istihbarat kararları vermek için projenin ilerleyişine bir bakış açısına ihtiyaç duyan proje yöneticisi için harika bir araçtır. Ancak raporlamadan yalnızca proje yöneticileri faydalanmaz. Paydaşlar üst düzey raporlamayla ilgilenirler ve varyans raporları, onlara projenin ilerleyişi ve programa ve bütçeye uyup uymadığı konusunda bir başparmak yukarı veya aşağı işaret verir.

8. Boşluk Analizi Raporu

İster bir projeyi yönetiyor olun, ister işinizi bir sonraki seviyeye taşıma sürecinde olun, A Noktasından B Noktasına nasıl gidileceğini gösterebilecek bir rapora ihtiyacınız var. Buna boşluk analizi raporu denir. Beklentileri karşılayıp karşılamadığınızı ve kaynakları verimli kullanıp kullanmadığınızı görmenizi sağlar.

Boşluk analizi raporu, projenin veya işin mevcut durumunu zaman, para ve işçilik açısından ölçecek ve ardından bunu ulaşmayı planladığı hedef durumla karşılaştıracaktır. Ardından, bu iki nokta arasındaki boşluğu tanımlayıp analiz ederek, oraya ulaşmak için gerekli olan görevi organize etmek için bir eylem planı geliştirilebilir.

ProjectManager, Excel için ücretsiz bir boşluk analizi şablonuna sahiptir. Mevcut eşya durumunuz ve gelecekteki eşya durumunuz için alanı vardır. Ardından, hedefinize ulaşmak için kapatmanız gereken boşluk yüzdesini not edebilir ve bunu başarmak için gerekli eylemleri listeleyebilirsiniz. Bu girişimi kimin yöneteceğini belirleyin ve hatta eylem durumunu yakalayın.

ProjectManager ile Otomatikleştirilmiş Proje Raporları

ProjectManager, tek bir tıklamayla birkaç tür proje raporu oluşturabilir. Ödüllü proje yönetimi yazılımımız, yöneticilerin durum raporları, görev raporları, kullanılabilirlik raporları, fark raporları ve daha fazlasını oluşturmasına olanak tanır. Bunları çevrimiçi paylaşmak veya bir sonraki paydaş toplantınız için PDF olarak yazdırmak kolaydır. Proje yöneticilerine, projelerini tek bir bulut tabanlı yazılımda izlemeleri ve raporlamaları için ihtiyaç duydukları her şeyi veriyoruz.

Doğru yazılım, proje yöneticisi olarak size yardımcı olacaktır. Proje yöneticilerinin bu temel görevi basitleştirmesine yardımcı olmak için ProjectManager'ın proje raporlama ve gösterge tablosu özelliklerini geliştirdik. Yazılımımızın şablon raporları, projelerinizi izlemek için gerekli bir başlangıç ​​sağlayacaktır. Bunları görmek için kaynaklara ihtiyacınız varsa sorun değil; ekip üyelerine doğrudan erişim verebilir, bunları düzenli olarak doğru kişilere vererek zamandan tasarruf edebilirsiniz. 30 günlük ücretsiz denemenizi şimdi başlatın ve daha akıllı raporlamaya başlayın.