15 Proje Yönetimi Zorluğu ve Bunların Üstesinden Gelme Yolları

Proje yönetimi, sorunları gerçekleşmeden önce çözmekle ilgilidir. Bu nedenle bir plan yapar, görevleri planlar ve doğru yolda kaldığınızdan emin olmak için işi izlersiniz. Ancak en iyi planlama bile proje boyunca zorluklardan kaçınmayacaktır. 15 proje yönetimi sorununa ve bunlarla nasıl başa çıkılacağına bakalım.

Hazırlanmanız Gereken 15 Proje Yönetimi Zorluğu

İşte proje yöneticilerinin günlük yaşamlarında karşılaştıkları en yaygın zorluklar. Her zorluk, engelleri nasıl aşacağınız ve proje yönetimi kariyerinizi bir sonraki seviyeye nasıl taşıyacağınız konusunda tavsiyelerle birlikte gelir.

1. Proje Kısıtlamalarını Dengeleme

Proje yönetimi üçgenini oluşturan üç kısıtlama vardır: kapsam, zaman ve maliyet. Bu üç kısıtlamayı dengeleyebilirseniz, kaliteli bir proje sunacaksınız. Bunu yapmak için, ilerlemenizi ve performansınızı izleyebilen proje yönetim yazılımı gerekir.

ProjectManager, zaman, maliyet ve daha fazlası gibi proje metriklerini izleyen kolay okunan grafikler ve çizelgelerle yöneticilere projelerinin üst düzey bir görünümünü sağlayan gerçek zamanlı panolara sahip, ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Hafif proje yönetimi yazılımının aksine, kullanıcıların canlı kontrol panelimizi kurması gerekmez. Sadece geçiş yap. Siz hazır olduğunuzda hazırdır.

2. Kapsam Sürünmesinden Kaçınma

Kapsam kayması, bir projenin yaşam döngüsü boyunca gereksinimlerin veya özelliklerin artmasıdır. Bir projenin kapsamının orijinal anlaşmanın ötesine geçen bu şekilde kademeli olarak genişletilmesi, bütçeyi ve programı olumsuz yönde etkileyeceğinden, her zaman farkında olunması ve değişiklikler olması durumunda, mümkün olduğu kadar çok olumsuz etkiden kaçınmak için bunları yönetmesi gerekir.

3. Paydaş Beklentilerini Yönetme

Paydaşların projede kazanılmış bir menfaati vardır ve bu nedenle kendilerini projeye dahil edeceklerdir. Paydaş katılımı işi yavaşlatabileceğinden, bu, üstesinden gelinmesi en zor proje yönetimi zorluklarından biri olabilir. Paydaşların beklentilerini yönetmek, paydaşlarınızın kim olduğunu, neyi bilmeleri gerektiğini ve bunu ne zaman bilmeleri gerektiğini belirleyerek yapılabilir. Bu şekilde, işi kesintiye uğratmalarını önlemek ve ayrıca projeyi etkileyebilecek gecikmeler veya diğer şeyler için onları hazırlamak için onlara bu bilgileri sağlayabilirsiniz.

4. Proje Bütçesi Oluşturmak İçin Maliyetleri Doğru Tahmin Etmek

Projeler paraya mal olur. Bu maliyetlerin doğru tahminleri genellikle kar marjını etkileyebilir. Proje için doğru bir bütçe oluşturmak için malzeme ve işçilik maliyetlerinize, genel giderlere ve projeyle ilgili diğer maliyetlere bakmak isteyeceksiniz. Aynı zamanda, benzer projeler için geçmiş verilere bakmak ve projenin maliyetlerinin gerçekçi olarak ne olacağı konusunda fikirlerini almak için uzmanlarla konuşmak da yardımcı olur.

5. Doğru Ekibi Kurmak

Proje ekibi projenin yürütülmesinden sorumludur. Eldeki işi yapmak için beceri ve deneyime sahip bir ekip kurmanız gerekir. Her üye, ekibin organizasyon yapısını anlamak kadar önemlidir. Orada, proje yöneticisinin kurallar ve prosedürler oluşturması, beklentileri tanımlaması, iletişim kurması ve daha fazlasını yapması gerekir.

6. Doğru Proje Yönetimi Yazılımını Seçmek

Proje yönetimi yazılımımızla bir proje yürütebilirsiniz, ancak bu önerilmez. Proje yönetimi yazılımı, projeyi daha verimli bir şekilde yürütmenize ve doğru yolda kalmanıza yardımcı olmak için işinizi etkili bir şekilde izlemenize yardımcı olacaktır. Birçok seçenek vardır, bu nedenle ihtiyacınız olan özellikleri bilmek doğru uyumu seçmek için önemlidir.

7. Proje Risklerinin Belirlenmesi

Projeler riskli girişimlerdir. Risk, projenizi iyi ya da kötü yönde etkileyebilecek beklenmeyen bir olaydır. Proje yöneticileri, projeye başlamadan önce riskleri belirlemeye çalışırlar, böylece bunları hafifletmek için hazır planlara sahip olabilirler. Çözüldüklerinden emin olmak için projedeki sorunları önceliklendirmek ve izlemek de önemlidir.

8. Projelerin Sürelerinin Tahmin Edilmesi

Tanımı gereği bir proje, bir teslimatla sonuçlanan bir başlangıcı ve sonu olan bir şeydir. Projenin tamamlanmasının ne kadar süreceğini tahmin edebilmek, bir proje programı oluşturmanın ilk adımıdır. Her görevin bir başlangıç ​​tarihi ve süreyi oluşturan bir bitiş tarihi olacaktır. Projelerinizin süresini tahmin etmek, bir proje yöneticisi olarak sizin için en kritik proje yönetimi zorluklarından biridir. Ancak şans eseri, kritik yol yöntemi, program değerlendirme gözden geçirme tekniği (PERT), iş kırılım yapıları ve daha fazlası gibi kullanabileceğiniz çeşitli zaman tahmini teknikleri vardır.

9. Ekibinizin Çalışmasını Planlama

Bir proje takvimi sadece başlangıçtır. Şimdi, ekip üyeleriniz olan insan kaynakları da dahil olmak üzere kaynaklarınızı bu programla koordine etmeniz gerekiyor. Tamamlamaktan sorumlu oldukları belirli görevlere atanmaları gerekir.

10. Proje İlerlemesini İzleme

Programınıza uyduğunuzdan emin olmak için ilerlemenin izlenmesi gerekir. Proje yönetimi yazılımı, çeşitli temel performans göstergelerini (KPI'lar) izleyen panolarla size ilerlemenizin üst düzey bir görünümünü sağlayabilir ve raporlama, gerçek ilerlemenizin planlanan ilerlemenizle uyumlu olup olmadığını daha iyi anlamanız için size daha fazla veri sağlayabilir.

11. Proje Yöneticisi Efsanelerini Dağıtmak

Proje yöneticilerinin genellikle yardım etmek yerine projeye müdahale ettiği görülür. Kağıt iticiler, yönetici zorbaları, bir projeye gereksiz fazladan iş ekleyen insanlar izlenimiyle mücadele etmek zordur.

12. Proje Değişikliklerine Ayak Uydurmak

Değişim, başka bir proje yönetimi zorluğudur. Değişiklikler, tedarik zincirinizle ilgili sorunlara yeni özellikler talep eden paydaşlardan gelebilir. Değişiklik nereden gelirse gelsin, proje yöneticilerinin bu değişiklikleri yönetmek için bir plana sahip olması gerekir, böylece proje üzerindeki etki en aza indirilir. Buna değişim yönetimi planı denir.

13. Proje Yönetimi Trendleriyle İlgili Kalmak

Bu, elbette her sektör için geçerlidir, ancak proje yöneticileri günlük işlerinde çok fazla alana dokundukları için, yalnızca ilgili proje yönetimi trendleri konusunda değil, aynı zamanda haberler, politikalar ve sektörle ilgili endişeler konusunda da güncel olmak önemlidir. satıcılar ve paydaşlar için sonuç.

14. Proje Kaynaklarını Kaybetmek

Proje planları değişecek ve buna ekip üyeleri de dahil. Proje kaynaklarınızın kullanılamaması durumunda bir acil durum planınız olduğundan emin olun.

15. Daimi Firma

Ne de olsa proje savunucususunuz ve aynı zamanda ekibinizin savunucususunuz. Kuruluşunuzdaki kilit liderlerle proje kapsamı üzerindeki etkilere karşı geri adım atmaya ve ayrıca kendi ekibinizden gelen geri tepmeyi azaltmaya hazır olmalısınız. Proje yönetimi, büyük liderlik değilse hiçbir şey değildir.

Video: Proje Yöneticisi Zorlukları

Bu videoda, PMP'den Jennifer Bridges, proje yöneticilerinin işte karşılaştıkları en büyük güçlüklerden birkaçına dikkat çekiyor.

PM zorluklarınızda size yardımcı olabilecek bir araç arıyorsanız, ProjectManager'da yazılımımıza kaydolun.