E-posta Ekipleri için 5 Verimlilik Katili: Web Semineri Kaydı + Soru-Cevap

Verimlilik yüksek olduğunda, ekibiniz senkronize olduğunda ve son teslim tarihlerini kolaylıkla karşıladığınızda, kampanyaları kapıdan çıkarmak - söylemeye cesaret edebilir miyim? - eğlenceli olabilir. Ancak böyle iyi yağlanmış bir makine nadir görülen bir durumdur.

Neden çoğu e-posta ekibi olmak istediklerinden daha az üretken? Ekip üretkenliğini öldüren en büyük hataları incelemek ve ekibinizin daha iyi e-postaları daha hızlı oluşturmasına yardımcı olmak için neler yapabileceğinizi paylaşmak için Trello'nun üretkenlik uzmanlarıyla birlikte çalıştık.

Web seminerini canlı izleme şansınız olmadı mı? Merak etme. İstediğiniz zaman kaydın tamamına erişebilir ve slaytları indirebilir ve aşağıdaki Soru-Cevap bölümünü okuyabilirsiniz.

Soru-Cevap

Web semineri sırasında soru soran herkese çok teşekkür ederiz! En popüler sorulara verdiğimiz yanıtların bir özetini ve canlı web semineri sırasında alamadığımız bazı soruları ele alıyoruz. Başka sorularınız mı var? Lütfen onları yorumlarda bırakın.

Litmus ve Trello onayları nasıl işler?

Jason Rodriguez : Onay toplamak için giderek daha fazla merkezi araçlara güveniyoruz. Bizim için, göndermeden önce kampanya geri bildirimi ve imzalama için Litmus Kanıtı ve ekip üyelerinin proje sahibi tarafından projede erken atanan görevler olarak onayları kontrol ettiği proje yönetimi için Asana kullanıyoruz.

Buradaki anahtar, geçici yöntemler yerine onay toplamak için üzerinde anlaşmaya varılan yöntemleri kullanmaktır. Farklı kişilerden ve departmanlardan onay almak için e-posta ileti dizilerini, sözlü geri bildirimleri ve diğer güvenilmez kanalları kullanan çok fazla ekiple konuştuk ve bu neredeyse her zaman büyük bir üretkenlik katili. Benzer acılarımız vardı, bu yüzden ilk etapta Litmus Kanıtı yaptık.

Chris Kaundart : Trello'da , incelememizi ve onayımızı Trello kartlarında ele alıyoruz. (Genellikle) bizi doğru yolda tutan, tutarlı teslim tarihlerine sahip iyi tanımlanmış bir sürecimiz var. Ayrıca hepimiz sürecimizi birlikte tasarladık ve oluşturduk, böylece her paydaş aynı sayfada.

Zaten onaylandıktan sonra bir e-postada son dakika değişikliklerinden nasıl kaçınabilirsiniz?

Chris : Bu çözülmesi zor bir problem. O kadar zor ki, asla son dakika düzenlemelerinden gerçekten kaçamayacaksınız. Bununla birlikte, biraz daha pürüzsüz hale getirmek için alabileceğiniz bazı basit yaklaşımlar olduğunu düşünüyorum.

İlk olarak, e-posta süreci hakkında bir zihniyet değişikliği sağlamaya çalışmanızı tavsiye ederim. Sadece talepleri alıp yerine getirmek (bir şirket içi ajans gibi) yerine sürecimizi işbirlikçi bir deneyim olarak yapılandırmaya çalışırken başarılı oldum. Bir paydaşı sürece daha fazla dahil ettiğimde, her şey önemli ölçüde daha sorunsuz ilerliyor. İşbirliği için en büyük fırsat, bir kampanyayı tanımlarken ve kapsamını belirlerken ön plandadır.

İkincisi, zaman çizelgelerinize biraz dolgu eklemek uzun bir yol kat edebilir. Nihai onay ve dağıtım arasında biraz nefes alma alanı sağlamak için süreci zorlamak ve yapılandırmak yardımcı olabilir. Örneğin, saat 16:00'ya kadar kesinlikle onaya ihtiyacınız varsa, son tarihi 14:00 olarak ayarlamayı deneyin ve bunun yardımcı olup olmadığına bakın.

Ekibinizin peşine düşmek yerine baştan eksiksiz ve doğru gereksinimleri aldığınızdan nasıl emin olabilirsiniz?

Jason : Gereksinimlerinizi ve toplama sürecinizi resmileştirmek, daha sonra onları avlamaktan kaçınmanın harika bir yoludur. Bilgi toplamak için Google Formlar gibi bir form oluşturmak, bir e-posta özeti kullanmak veya Trello'da varsayılan kart şablonları oluşturmak, bu süreci resmileştirmenin iyi yollarıdır. Anahtar, her kampanya için aynı aracı kullanmak ve hedeflerden hedef kitleye, varlıkları, KPI'ları, paydaşları ve daha fazlasını tasarlama ve kopyalamaya kadar ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri topladığından emin olmaktır.

Chris : Yapı burada senin arkadaşın! Gereksinimleri başlangıçta toplamaya yardımcı olmak için tutarlı ve tekrarlanabilir bir istek süreci oluşturun. Trello'da, Zapier aracılığıyla bir Trello panosuna bağlanan bir Google Formu kullanıyoruz. Talepte bulunanların, talepte bulunabilmeleri için formdaki her soruyu doldurmaları gerekmektedir. Bu, bilgi aramak için daha az zaman ve nakliye kampanyaları için daha fazla zaman sağlar.

Yönetim ekibinizi bir e-posta sürecini taahhüt etmeye nasıl dahil edebilirsiniz?

Chris : Her yönetici ve yönetim ekibi farklı olsa da, genellikle liderliğin veriye dayalı iyi bir anlatıya çok açık olduğunu düşünüyorum. Bir e-posta sürecinin eksikliğinin gerçek maliyetlerini ve olumsuz taraflarını göstermeye başlayabilirseniz, onların düşüncelerini değiştirebilirsiniz.

Bu web seminerinin slaytları (Litmus'un E-posta Durumu Raporuna ek olarak ), bir sürecin eksikliğinin şirketinize maliyet getirdiğini göstermenize yardımcı olacaktır.

İncelediğimiz e-posta önizlemeleri listesini ayrıştırmanın en iyi yolu nedir? Abonelerimiz arasında hangi e-posta istemcilerinin en popüler olduğunu nasıl bilebiliriz?

Jason : Abonelerinizin gerçekte hangi e-posta istemcilerini ve işleme motorlarını kullandığını görmek için Litmus Email Analytics (veya ESP'niz tarafından sağlanan bir şey) gibi bir araç kullanmak en iyi yoldur . Gönderme bile yapmadığınız e-posta istemcilerinde test yapmak için zaman kaybetmediğinizden emin olmak için hangi gerçek istemcileri kullandıkları da dahil olmak üzere web, masaüstü ve mobil cihazlarda kaç abonenin açık olduğunu görmenize izin veriyoruz. Bir Litmus müşterisi değilseniz, emailclientmarketshare.com adresini ziyaret ederek en popüler e-posta istemcileri hakkında iyi bir fikir edinebilirsiniz . Her ay, analitik platformumuzdan anonim verileri topluyoruz ve dünya çapında ilk on e-posta istemcisini sıralıyoruz.

Chris : Jason'ın söylediklerini temel alarak, burası Pareto İlkesini uygulamak için harika bir yer . Fikir, çabanızın %20'sinin sonuçlarınızın %80'ini oluşturacağıdır. Abonelerinizin e-postanızı nasıl açtığını anlamak için size sunulan analitik araçları kullanın. E-postalarınızın bu en iyi istemcilerde harika göründüğünden emin olun. Aboneleriniz tarafından yoğun olarak kullanılmayan bir e-posta istemcisinde piksel açısından mükemmel değilse sorun değil.

E-postayla ilgili toplantılara nasıl yaklaşmalıyız ki üretkenlik zamanını boşa harcamasınlar?

Jason : Tüm toplantılarda olduğu gibi, birkaç yönergeyi izlemelisiniz:

• İnsanların zamanını boşa harcamamak için toplantıyı yalnızca gerekli taraflarla sınırlayın.
• Kaynaklara (e-posta özetleri gibi) ve toplantının hedeflerine bağlantılar içeren net bir ajandanız olsun.
• Toplantıdan beklediğiniz sonuç konusunda açık olun. Teğetlere gitmeden bu sonuca doğru çalışın. Gerekirse işleri her zaman Slack'e veya başka bir toplantıya götürebilirsiniz.
• İnsanların takvimlerine uygun, net bir başlangıç ​​ve bitiş zamanına sahip olun. Maliyetli çoklu görevlerden kaçınmak için insanların uzun çalışma sürelerini kesmemeye çalışın .

E-posta kampanyaları için merkezi bir doğruluk kaynağı ile birleştirilmiş net bir süreç ve sorumluluklar sayesinde birçok toplantıdan kaçınılabilir; bu nedenle, önce orada bir şeyler toplamaya çalışın.

Chris : Trello'da, e-posta çalışmamızın büyük çoğunluğunu Trello üzerinden eşzamansız olarak yapmayı başarırız. Bir e-postayı tartışmak için bir araya gelmemiz gerektiğinde, tartışmamız gereken şeyler hakkında her zaman net bir gündemle gireriz.

İyi bir süreç tasarlamak, toplantı ihtiyacını azaltmada çok uzun bir yol kat edebilir. Örneğin, e-posta gereksinimlerini toplamak için toplantılar düzenlediğinizi fark ederseniz, esas olarak bir e-posta özetini dolduran resmi bir talep süreci uygulayın. Bu tek başına muhtemelen bu tür toplantılara olan ihtiyacı azaltabilir veya ortadan kaldırabilir.

Varlıkları, kopyaları ve kodları gerçekte nerede saklıyorsunuz? Dropbox gibi bir şey kullanıyor musunuz?

Jason : E-posta varlıkları için iki ana araç kullanıyoruz: Google Dokümanlar ve Litmus Builder . Metin yazmak, Litmus'ta bir takım sporudur ve bizim uygulama yaptığımız yer Google Dokümanlar'dır. Kopya bir kez özetlendikten sonra, harika e-posta ekibimiz, işleri ESP'mizle senkronize etmeden önce (elbette Kanıt ve Kontrol Listesi üzerinde çalıştıktan sonra!) Litmus Builder'da kampanyalar tasarlar ve geliştirir.

Yine de birçok ekip Dropbox, Google Drive ve OneDrive gibi bulut depolama sağlayıcıları kullanıyor, bu nedenle müşterilerin entegrasyonlarımızla e-postaları Litmus ile senkronize etmesini kolaylaştırdık .

Chris : Varlıkları depolamak için kesinlikle merkezi bir yer kullanmanızı öneririm. Dropbox ve Google Drive gibi araçlar harika çalışıyor. Trello'da paylaşmak ve ortak çalışmak için çok sayıda Confluence, Litmus Builder ve Google Dokümanlar kullanıyoruz.

E-postalar için onay almanın daha otomatik bir yolu var mı?

Jason : Evet! Biz bu düşünceyle Turnusol Belgesi inşa ettiler. Litmus Kanıtı, geri bildirim ve onayları tek bir merkezi yerde, doğrudan o e-postanın üzerinde toplamanıza olanak tanır. Bu süreci otomatikleştirmenin en kolay yolu, hesabınıza Litmus İnceleyicileri olarak müşteriler veya paydaşlar eklemektir. Eklendikten sonra, Litmus Proof'ta onlardan @bahsedebilirsiniz; incelemelerini ve onaylamalarını isteyen bir e-posta tetikleyeceğiz. Kanıtın güzelliği, düzeltilmesi gereken sorunlar varsa, düzeltmek için Builder'daki koda geri dönebilmeniz ve bu değişiklikleri ikinci bir inceleme turu için hemen Kanıt'a geri gönderebilmenizdir.

Chris : Trello'ya özel bir otomasyon ipucu için, yol boyunca bazı adımların kaldırılmasına yardımcı olması için Butler komutlarını kullanabilirsiniz . Örneğin, bir kontrol listesi tamamlandığında başka bir işlemi tetikleyebilirsiniz (son onaylayandan bakmasını istemek için bir yorum gibi).

Tekrar tekrar yaptığınız her tür göreve dikkatlice bakın ve harika otomasyon fırsatları bulacaksınız!

Paydaşların bir kampanyayı hazır olmadan kapıdan dışarı atmayı üstlenmelerini önlemenin bir yolu var mı?

Jason : Yine, açıkça tanımlanmış rollere ve bir iş akışına sahip olmanın devreye girdiği yer burasıdır. Herkesin kampanya göndermek için doğru adımları bildiğinden emin olun. Paydaş, gerçek göndermeden önce son bir QA turu olduğunun farkındaysa, atlamak ve cehalet iddia etmek yerine bu adıma saygı duyma olasılığı daha yüksektir. Ayrıca, en azından yeterince büyük ekiplerle, kampanya gönderme de dahil olmak üzere e-posta üretim sürecinin her bölümü için özel rollere sahip olmaya yardımcı olur. Ekipte, gönder tuşuna basmadan önce abone listelerini, segmentasyonu, spam kontrollerini vb. gözden geçiren birinin olması, acele etme sonucunda ortaya çıkan sorunların çoğunu durduracaktır. Bir paydaş rutin olarak hileye gidiyorsa ve kampanyaları hazır olmadan önce kapıdan dışarı atıyorsa, gönder düğmesine basma yeteneklerini sınırlamak muhtemelen gereklidir.

İş akışımda e-posta özetlerini uygulamaya nasıl başlayabilirim?

Jason : En iyi yol, e-posta kısa şablonumuzu indirmek ve onu bir sonraki kampanyanızda kullanmaktır! Kişisel bir alıştırma olsa bile, e-posta özet şablonumuzu kullanmak, kendi özetinizde ihtiyaç duyduğunuz bilgileri belirlemenize yardımcı olabilir.

Özetinizde hangi bilgilere ihtiyacınız olduğuna dair bir fikir edindikten sonra, formatı tanıtmak için e-posta talep eden herkesle bir başlangıç ​​toplantısı yapmak, onlara nasıl çalıştığını göstermek, yardımcı olan ve olmayan bilgilerden örnekler vermek ve onlara bir brifingi nasıl doğru bir şekilde göndereceklerini gösterin. E-postadaki çoğu şeyde olduğu gibi, meslektaşlarınızı ve paydaşlarınızı ne kadar çok eğitirseniz o kadar iyi.