Her seferinde doğru yazılımı seçmek için 5 basit adım

Dijital zamanın başlangıcından beri doğru yazılım paketini seçmenin zor olduğunu varsaydık. Olması gerekmiyor. Ama son derece önemli. Pazarlamacıysanız, eksiksiz bir CRM sistemi veya daha odaklı bir çevrimiçi dinleme aracı seçiyor olabilirsiniz. Neye ihtiyacınız olursa olsun, kuruluşunuzun geleceği, seçim sürecinin ne kadar başarılı olduğuna bağlı olabilir.

Onu kanatlanmış olma ihtimalin var. Daha önce hiç yapmadıysanız, yeni yazılım ararken ne zaman başlayacağınızı gerçekten bilemeyebilirsiniz. Yani bir plan yapmadan biraz araştırma yapmak için internete girdiniz.

Daha önce bir araç seçiminde yer almış olanlarınız için, en son seçtiğiniz yazılımı düşünün. Ne kadar basitti? Ne kadar zaman aldı? Kullanıcılar memnun kaldı mı? Tüm ihtiyaçlarınızı çözüyor mu? Günün sonunda, uygulama iyi gitti mi – ve siz her şeyi kurduktan çok sonra da işi yapmaya devam etti mi?

İlk kurduğunuzdan bu yana yıllar geçtiyse, yeni bir hantal seçim süreciyle uğraşmaktan korktuğunuz için yenilemeyi veya değiştirmeyi erteliyor musunuz?

Zaman geçtikçe ve yazılımı yenilemediğinizde, iş hedeflerine daha verimli bir şekilde ulaşma yeteneğinize zarar veriyor olabilirsiniz.

Bazıları için bu seçim yolculuğu, olması gerekenden daha uzun sürüyor ve seçimler, verilere güvenmek veya işin etkisine bakmak yerine içgüdüsel bir histen veya kişisel bir önyargıdan geliyor.

Diğerleri için, bir satıcı bir köpek ve midilli şovu düzenleyebilir, bir demo aracılığıyla satış yapabilir ve alıcıyı, durumları ne olursa olsun, dikkate almaya değer tek seçenek olduğuna ikna edebilir. Her iki senaryo da aynı sonuca varıyor – paydaşlar mutlu değil, dağıtımın doğru gitme olasılığı düşük, benimseme oranı düşük, memnuniyet oranı da düşük.

Kaynak: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Ama bu şekilde oynamak zorunda değil. Bunun yerine, yazılımı seçme yönteminizi kolaylaştırmanıza yardımcı olacak basit, 5 aşamalı ve tekrarlanabilir bir süreci tanıtmama izin verin. Bunu takip ederek, dahil olan insan sayısını azaltacak, 30 günden daha kısa sürede bitirecek, memnuniyeti artıracak ve daha yüksek bir benimseme oranı elde edeceksiniz.

Aşama 1: Farkındalık

Kendi araştırmanız, kişisel önyargınız veya size söylemeye gelen biri aracılığıyla olsun, bir şekilde yazılıma ihtiyacınız olduğunu anladınız.

Buraya nasıl geldiysen, bu adım "İşin gerçekte neye ihtiyacı var ve neden "i anlayarak başlamalıdır.

Bunu, özellikle aşağıdakiler olmak üzere bir iş etki değerlendirmesini tamamlayarak yapabilirsiniz:

Kaynak: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Bir iş etki değerlendirmesi, gerçek sorunlu noktaları bulmanıza, yetenek boşluklarını belirlemenize ve ihtiyaçların ve iş üzerindeki potansiyel etkilerin farkına varmanıza yardımcı olur. Araçla başlamayın, ihtiyaçlar, boşluklar ve fırsatlarla başlayın. Aksi takdirde, hiçbir yatırım getirisi umudu olmadan gerçekten gereksiz bir aracı uygulama riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Ardından, en fazla beş nihai kilit paydaş belirleyin – iş sponsoru, BT lideri, BT teknik uzmanı, süreç uzmanı ve iş kullanıcısı. Ne kadar çok insan ve sese dahil olursanız, süreç o kadar uzun sürer ve son üründen daha az memnun kullanıcılar olur.

2. Aşama: Eğitim ve keşif

Muhtemelen boğulmuş durumdasınız ve akşamları ve hafta sonlarını yakalama şansınız var.

Piyasa değerlendirmeleri yapmak için zamanı nasıl sıkıştırabilirsiniz? Piyasa karmaşıklığının, kafa karıştırıcı web sitelerinin ve net satıcı önyargılarının ve mesajlarının gürültüsünü nasıl elersiniz? En iyi oyuncu kim, özellikleri ve yetenekleri neler ve onlarla uzun vadeli bir sözleşmeye bağlı kalmak gerçekten nasıl bir şey?

Verebileceğiniz en iyi karar, satıcı bilgileri, uygulama kategorisi bilgileri ve son olarak yazılım ortamı eğilimleri için üçüncü taraf kaynaklarından yararlanarak çok çeşitli güvenilir kaynaklardan satıcı bilgilerini ortaya çıkarmaktır.

Önemli verileri toplamak ve bu araçların neler yapabileceğini, müşterilerin bu satıcılar hakkında ne düşündüklerini ve genel deneyimlerinin nasıl olduğunu anlamanıza yardımcı olacak güvenilir bir ortak bulun. Bu aynı zamanda uygulama ve endüstri trendleri hakkındaki bilginizi de artıracaktır.

Güvenilir bir ortak ararken, ödemeli bir inceleme sistemi üzerinde çalışan veya pazarda bulunmayı hızlandıran faktörlerden yararlananlardan kaçının. Kitle kaynaklı ve satıcıdan bağımsız incelemeleri sergileyen bir ortak arayın, çünkü bu size gerçek müşterilerin her bir satıcı hakkında ne düşündüğüne dair saf ve katkısız bir pencere sağlayacaktır.

Ancak bununla kalmayın – endüstri uzmanları veya bu yazılımı veya satıcıyı kullanmış olan meslektaşlar gibi diğer insanları bulmaya çalışın ve onların düşüncelerini ve deneyimlerini toplayın.

Kaynak: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Aşama 3 - Gereksinimleri ve kısa listeyi önceliklendirin

Çok fazla gereksiniminiz varsa kısa liste oluşturamazsınız. En kritik ihtiyaçlarınızı karşılayan ve yalnızca masadaki özelliklerle değil, satıcı farklılaşmasıyla açık bir bağlantısı olan en önemli beş farklılaştırma özelliğini belirleyin.

Günün sonunda, her gereksinimi karşılayamazsınız. Bu nedenle, hangilerine kesinlikle ihtiyacınız olduğuna ve hangileri olmadan yaşayabileceğinize objektif olarak karar vermelisiniz. Çok sayıda gereksiniminiz varsa, bunu daraltmak için MoSCoW Önceliklendirme modelini kullanmayı düşünün.

Kaynak: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Son olarak, satıcı özellikleri ve yeteneklerinin veriye dayalı bir karşılaştırmasını yapmak için bu gereksinimleri kullanın. Buradaki amacınız, alanı en iyi rakiplerinize daraltmaktır.

Sadece arkadaşınızın size bahsettiği bir satıcının kısa listesine sahip olmayın - bir kısa liste kötüdür ve aynı şekilde 15'lik bir kısa liste de öyledir. Dört potansiyel satıcıdan oluşan bir kısa listeyi daraltabilmeniz için gereksinimlerinize acımasızca öncelik verin veya çözümler.

4. Aşama – Açık bir karar çerçevesine uyum sağlayın

Öncelikle, seçim kriterleriniz konusunda net olun. Değerlendirmeniz bilimden ziyade biraz “sanat” içerecek olsa da, puanlama modeliniz kısa listenizi nesnel olarak karşılaştırmanıza yardımcı olacaktır.

İşlevsel yetenekler, satın alınabilirlik, genişletilebilirlik, ölçeklenebilirlik, satıcının uygulanabilirliği vb. gibi aracın karmaşıklığına ve türüne göre anlamlı olan ölçütleri dahil edin. İlişki ölçütlerini de dahil etmeyi unutmayın.

Diğer son kullanıcılardan gelen duygusal tepkilerden yararlanmak, gelecekteki güçlü bir müşteri-satıcı ilişkisinin güçlü bir göstergesi olabilir.

Buradan, dört satıcıdan hangisinin demo aşamasına geçeceğine karar verin, ancak onların şartlarına göre değil, kendi şartlarınıza göre değerlendirin. Kendi kullanım durumlarınızı oluşturun ve kaç özelliğe sahip olabileceklerine değil, çözümlerinin gerçek sorunlarınızı çözmenize nasıl yardımcı olabileceğini değerlendirin.

Terminolojiyi bir satıcı demosundan araştırma görüşmesine çevirin ve referans isteyin. Olumlu geri bildirim sağlayacak referanslar sunmaları muhtemel olsa da, çözümle ilgili bazı sınırlamaları anlamak için görüşmelere girmekten korkmayın.

Bu aşamayı tamamladıktan sonra, bu kısa listeyi iki veya üç satıcıya indirebilmelisiniz.

Aşama 5 - Kazanmak için pazarlık yapın

Bu noktaya ulaştığınızda, seçeneklerinizi açık tutmanız gerekir. Yalnızca bir satıcıyla veya üçten fazla satıcıyla pazarlık yapmamalısınız. Önde giden biri olması gayet iyi, ancak yalnızca bir satıcıyla çalışıyorsanız, büyük olasılıkla indirim veya diğer teşvikleri kaybediyorsunuzdur.

Konu açılmışken, müzakerelerle nasıl başa çıkıyorsunuz? Resmi bir satıcı yönetimi veya satın alma ofisiniz var mı? Sözleşmedeki tüm ince yazıları anlıyor musunuz? En iyi fiyatı aldığınızı nasıl anlarsınız? Bu sorulara cevap veremiyorsanız, olumsuz bir sözleşme imzalama riskiniz olabilir.

Satış ekibinizin kaç kez bir anlaşma yaptığını veya bir satışı kapatmak için indirim yaptığını düşünün. Bu olağan bir durumdur, bu nedenle birden fazla tekliften yararlanmayın ve kendi yararınıza bunlardan yararlanmayın.

Dili veya ne yaptığınızı anlamıyorsanız sözleşme imzalamayın. Satıcılar genellikle uzun vadede kendilerini lehinde tutan bir dili sözleşmeye yerleştirir - bir isim değişikliği kadar basit bir şey sözleşmenin yeniden müzakeresine izin verebilir. Evinizdeki arızalı bir sistemi onarmak için bir elektrikçi çağırırsınız. Aynı şeyi sözleşmeleriniz için de yapın ve bir profesyonel çağırın.

Günün sonunda, plansız girmek, plansız girmektir. Araştırmamız, yazılım seçimi için güçlü bir sürece sahip kişilerin nihai üründen daha yüksek memnuniyetle sonuçlandığını gösteriyor. Ayrıca uygulama, eğitim ve işe alıştırma için bir plana ihtiyacınız olacak, ancak bu kritik alanları gelecekteki bir makalede ele alacağız.

Yeni bir araç veya yazılım seçmek zor değildir, ancak yanlış kararın pazarlama ekibi ve/veya işletme üzerinde uzun vadeli etkileri olabilir. İçgüdüsel kararları ve sezgileri kullanarak körü körüne atlamak yerine, yazılım seçimini hızlandırmak ve iyileştirmek için bir çerçeve ile başlayın.

Unutma, bir plan plansızlıktan iyidir. Sıkışmayın.

Alan Neal, B2B teknolojisi inceleme alanında lider bir oyuncu olan SoftwareReviews'ta Büyümeden Sorumlu Başkandır. Alan, satış ve pazarlama ekiplerinin teknoloji işlerini büyütmelerini sağlarken, son kullanıcıların doğru teknoloji kararları almalarına yardımcı olmaya odaklanır.