Verimli Bir İçerik İş Akışı Geliştirmek için 6 İpucu [+Şablon]

İçerik yazma hem yaratıcı hem de iş odaklı bir süreçtir ve bu nedenle verimli ve üretken olması için açıkça tanımlanmış kurallara uyması gerekir. Bunu başarmanın en iyi yolu, bir içerik iş akışı oluşturmak ve boru hattının her aşaması hakkında ayrıntılı bilgi vermektir.

Organizasyon ve yaratıcılık çoğu zaman uyumsuz olarak görülse de, güçlü yönleri birleştiğinde işletmeler içerik üretimini optimize edebilir ve geliştirebilir. Bu, sürece dahil olan herkesin süreci ve bu süreçteki rolünü anlamak için zaman ve enerji harcamak yerine işlerine odaklanmasını sağlar. Ayrıca, iş akışı belgelendiğinde ve net olduğunda, hata ve gecikme riski en aza indirilir.

Bu makalede, verimli bir içerik ve editoryal iş akışı geliştirmek için uygulanabilir ipuçları ve püf noktaları listesi sunacağız. Teknikler hem içerik pazarlamasına hem de gazeteciliğe uygulanabilir ve her türlü içeriğe uyarlanabilir.

Çabalarınızı hızlandırmak ve sonuçlarınızı artırmak için okumaya devam edin!

1. Yedek Olarak Sağlam Bir Stok Deposu Tutun

Kim ne derse desin, verimli ve başarılı bir içerik iş akışının bir numaralı kuralı, sağlam bir içerik stoğu tutmaktır.

Son derece sağlam bir kurşun geçirmez süreciniz olsa ve ekibinizde tek bir tembel olmasa bile, potansiyel üretim aksaklıklarıyla yüzleşmeye hazır olmalısınız. Bunlara izin günleri, üretkenlik tuzakları, beklenmedik dış faktörler, çalışan devri ve benzeri nedenler neden olabilir. Bu gecikmeleri önlemenin en iyi yolu, bekleyen ve yayınlanmaya hazır bir makale stoğuna sahip olmaktır.

Bu şekilde, editoryal takviminizin bütünlüğünü bozmadan öncelikleri değiştirme, yeni fikirler keşfetme ve acil durumları yönetme esnekliğine sahip olacaksınız. Düzenli ve zamanında yayın yapmak, stratejiniz için hayati önem taşır ve hedef kitlenizi elde tutmak ve etkileşimi sürdürmek için her koşulda tutarlılık gösterebilmeniz gerekir.

Ayrıca, bir yedeğe veya stok yığınına sahip olmak, yaratıcı sürecin herhangi bir aşamasını aceleye getirmenize gerek olmadığı ve ürettiğiniz her parçayı cilalamak için yeterli zamana sahip olduğunuz için içeriğin kalitesini korumanıza olanak tanır.

Bununla birlikte, içerik çalışmalarınızla yeni başlıyorsanız ve personeliniz azsa, programınıza ayak uydurmanız zor olabileceğinden, bunu başarmak zor olabilir. Bu durumda en güvenli eylem, tamamen yayınlamaya başlamadan önce bir stok oluşturmaktır. Bu, son teslim tarihleriyle ilgili stresi en aza indirecek ve zamanınız kısıtlı olduğunda stratejinizden ödün verilmemesini sağlayacaktır.

2. İçerik Oluşturma Sürecinin Haritasını Çıkarın

İçerik oluşturma sürecinin haritasını çıkarmak, içerik iş akışının adımlarını ardışık sırayla listelemek ve her biri hakkında kısa bir özet eklemek anlamına gelir. Bu bilgileri siyah beyaz (veya tam renkli grafiklerde olmasın) sağlamak, işletmelerin içerik oluşturmayı kolaylaştırmasına yardımcı olur ve hiç kimsenin içindeki yerini yanlış anlamamasını sağlar.

Haritanın sağladığı şeffaflık, insanların sürecin önemli adımlarını kaçırmadan görevlerini tamamlamalarına izin verdiği için hem yönetime hem de çalışanlara büyük fayda sağlayabilir. Sonuç olarak, üretim sorunsuz çalışır ve olası darboğazlar açıkça görülebilir ve yönetilmesi daha kolaydır.

Hangi adımların dahil edileceği, ne tür içerik oluşturduğunuza ve hangi ekip üyelerinin sürecin parçası olduğuna bağlıdır. Ayrıca, takviminizdeki her içerik türü için ayrı bir iş akışı ayarlamanız gerekir.

Bu makalenin sonunda, makaleler ve blog gönderileri oluşturmak için bir içerik iş akışı şablonu sunuyoruz. Buna atıfta bulunmak, sizinkilere neleri dahil edeceğinize dair bir fikir edinmenize yardımcı olabilir.

3. Kapsamlı Belgeler Hazırlayın

İçerik iş akışının her adımının neleri içerdiğini özetlemenin yanı sıra, bunun nasıl uygulanacağına dair kapsamlı belgeler sağlamalısınız. İçinde, görevin atandığı kişiden ne beklendiğini, ek kaynakları nerede bulabileceklerini ve başka soruları olması durumunda kime başvuracaklarını açıklamanız gerekir.

Kısacası, her kişinin görevlerini aksilik ve belirsizlik olmadan tamamlamasını sağlayan net talimatlar sağlamalıdır.

Belgeler, marka yönergelerinize ve bilgi tabanınıza başvurabilir veya bağımsız bir pdf biçiminde sunulabilir.

Ek olarak, süreçte kullanılabilecek veya kullanılması gereken araçların bir listesini ve bunların nasıl çalıştırılacağına ilişkin talimatları sağladığınızdan emin olun. Gerekirse, eğitim sağlayın ve becerilerinden emin değillerse çalışanları yardım talep etmeye teşvik edin.

4. Sorumlulukları Düzgün Bir Şekilde Dağıtın

Herkes sorumlu olduğu adımlardan ve geri kalanından kimin sorumlu olduğunun farkında olmalıdır. Bu sayede kendilerine düşen görevi tamamladıklarında görevi kime devredeceklerini ve aksiliklerde kime başvuracaklarını bileceklerdir.

Ayrıca, tüm süreçten sorumlu bir kişi olmalıdır, bu bir proje yöneticisi, bir içerik pazarlama stratejisti, bir içerik yöneticisi veya özel bir proje sahibi olabilir. Bu kişi, oluşturulan içeriğin şirketin içerik stratejisine uymasını sağlar, sorunları azaltır ve yayınlandıktan sonra içeriğin performansını izler.

Ancak, farklı şirketlerde içerik iş akışı rollerinin bir pazarlama uzmanı tarafından uygulanmak üzere birleştirilebileceğini veya işte birden fazla kişinin olabileceğini unutmayın.

Ayrıca, içerik iş akışının sorunsuz çalışması için, her ekip üyesi, eksik olmaları durumunda sorumluluklarını kime devredebileceğini bilmelidir. Bu şekilde, tatil günlerinin engelleyiciler veya üretim sorunları oluşturma olasılığı daha düşüktür.

5. Görev Zaman Çerçevelerini Tanımlayın

İçerik iş akışının bu kısmı genellikle gözden kaçar, ancak kolayca başarmanızın veya bozmanızın nedeni olabilir.

Belgelerde, her bir görevin ne kadar zaman alacağına dair net talimatlar sağlamalısınız. Aksi takdirde, insanların önceliklerini yanlış anlama ve darboğazlar yaratma olasılığını riske atmış olursunuz.

Ayrıca, herkesin görevlerini günlük, haftalık ve aylık olarak düzgün bir şekilde planlayabilmeleri için yalnızca kendi zaman çerçevelerinin değil, tüm sürecin zaman çizelgesinin de farkında olması gerekir.

Ancak, sağlanan zaman çerçevelerinin ve son tarihlerin gerçekçi ve ulaşılabilir olduğundan emin olun. Herkesin gecikmiş düzinelerce göreve sahip olmasına gerek yok. Bu insanları demotive eder. Personelin düzenli olarak geride kaldığını fark ederseniz, bunun nedenini araştırmalı ve gerekirse stratejinizi gözden geçirmelisiniz.

6. Bir BPM Aracı Uygulayın

İş süreci yönetimi (BPM) araçları, süreçleri takip etmeyi ve izlemeyi, sorunları tanımlamayı ve herkesin işini takip etmesini kolaylaştırır. Yalnızca şeffaflığı teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda hem yönetim hem de çalışanlar için içerik iş akışını basitleştirebilirler.

Hem küçük hem orta ölçekli kuruluşlar hem de büyük işletmeler tarafından erişilebilen birçok SaaS BPM çözümü mevcuttur. Birini şirketinizde uygulamak, size yalnızca içerik iş akışına değil, tüm işlemlere ilişkin daha iyi bir genel bakış sağlayabilir. Ayrıca, iletişimi iyileştirebilir, yönetimin çalışan performansına yönelik daha bireysel bir yaklaşıma sahip olmasına izin verebilir ve daha iyi üretkenliğe katkıda bulunabilir.

Ayrıca, son teslim tarihlerini belirlemeyi ve bunlara uymayı kolaylaştırır. İş akışı şablonlar halinde düzenlenebilir ve yaklaşan son tarihler için bildirimler gösterebilir. Ayrıca, gerektiğinde otomatikleştirilebilir ve ayarlanabilir.

Bonus: İçerik İş Akışı Şablonu

Sizin için makaleler ve blog gönderileri yayınlarken kullanılabilecek bir içerik iş akışı şablonu oluşturduk. Bunu, boru hattınızdaki adımlara ve emrinizde olan kaynaklara göre iş ihtiyaçlarınıza uyarlayabilirsiniz.

İçerik Oluşturma Haritası:

1. Beyin Fırtınası ve Başlık Önerisi. Şirketin stratejisine katkıda bulunan içerik başlıkları veya sütun gönderilerinin bir listesini oluşturmak. Başlıkların editör takvimine eklenmesi ve yazarlara atanması. Sorumlu kişi: Stratejist ve/veya yazar Zaman Çerçevesi: Boru hattına beslemek için yeterli konu olduğundan emin olmak için ayda en az bir kez yapılmalıdır.
2. Anahtar Kelime Araştırması. Kullanıcının amacını şirketin hedefleriyle eşleştirmek için her başlık için en iyi arama terimlerini bulmak. Konunun derinlemesine ele alınmasını sağlamak için belirtilmesi gereken alt konuların bir listesini sağlamak. Sorumlu kişi: Stratejist ve/veya yazar Süre: Başlık önerisi sırasında ana anahtar kelime sağlanmalıdır. Ek arama terimleri ve konular daha sonra teslim edilebilir.
3. Özet ve Tite Atama . Konuya nasıl yaklaşılacağı konusunda bilgi verilmesi ve bir yazara atanması. Sorumlu kişi: Stratejist, içerik yöneticisi ve/veya yazar Zaman Çerçevesi: Yayın takvimine ve süreç zaman çerçevelerine göre. Ekibin görevi zamanında uygulayabilmesini sağlamak için yeterli avans ile teslim edilmelidir.

4. Araştırma ve Anahat. Konuyu araştırmak ve makaleyi özetlemek. Yazarın konuyla ilgili becerilerine, deneyimine ve bilgisine bağlı olarak, taslağı onay için gönderebilir veya doğrudan makaleyi yazmaya devam edebilir ve hazır olduğunda taslağı gönderebilirler. Sorumlu Kişi: Yazar Süre: 1 gün

5. Yazı. Metni oluşturma, anahtar kelimelerle optimize etme ve başlık ve alt başlıklarla düzgün biçimlendirme. Yazar ayrıca dahili bağlantılar ekleyebilir ve ilgili makalelerin bir listesini sağlayabilir ve ayrıca ilgili araştırma, istatistik ve bilgilere harici bağlantılar önerebilir. Yazar ayrıca görüntüler ve grafikler için fikirler sağlamalıdır. Sorumlu Kişi: Yazar Süre: 2 gün
6. Gözden geçirmek. Özetle eşleştiğinden ve şirketin gereksinimleriyle uyumlu olduğundan emin olmak için metni gözden geçirmek. Sorumlu kişi, içeriğin orijinal olduğunu ve herhangi bir kopya sorunu oluşturmadığını doğrulamak için intihal kontrolü de yapabilir. Ardından, düzenlemeleri uygulamak ve varsa ayarlamaları yapmak için görevi tekrar yazara atarlar. Sorumlu kişi: İçerik yöneticisi veya kıdemli yazar Süre: 1 gün
7. Konu Uzman Onayı. Konuya bağlı olarak, metin, olgusal hataları ve diğer sorunları kontrol edebilecek ve iyileştirmeler önerebilecek bir uzman tarafından gözden geçirilmek üzere atanabilir. Sorumlu kişi: Konu uzmanı Süre: 1 gün
8. düzenleme. Dilbilgisi ve yazım hatalarını ve okunabilirlik sorunlarını ortadan kaldırmak için metni gözden geçirmek. Sorumlu Kişi: Editör Süre: 1 gün
9. Grafik Tasarım. Sağlanan tüm görsellerin ve ekran görüntülerinin formatlanması, öne çıkan görselin oluşturulması ve istenilen grafik, görsel, infografik, gif vb.'nin oluşturulması. Görsel onaylandıktan sonra içerik yayına hazır hale gelir.
   
   Sorumlu Kişi: Grafik tasarımcı Süre: 2-3 gün
10. Yükleme ve Yayınlama. İçeriğin resimlerle birlikte CMS'ye yüklenmesi. Sorumlu kişi, şema işaretleme, meta açıklama, resim alt etiketleri, URL optimizasyonu vb. gibi ek SEO optimizasyonlarıyla ilgilenir. Bu yapıldıktan sonra, içerik çevrimiçi olarak yayınlanır. Sorumlu kişi: İçerik yöneticisi Süre: İçerik planına bağlı olarak 1 gün
11. Dağıtım. İçeriği, sosyal medya paylaşımı, e-posta haber bültenleri, podcast'ler, videolar vb. dahil olmak üzere şirketin çok kanallı pazarlama stratejisi için yeniden amaçlandırmak. Bu adım, farklı bir içerik iş akışına tabi olabilecek ek reklam öğeleri ve metin içerebilir. Sorumlu kişi: Sosyal medya yöneticisi, e-posta pazarlama yöneticisi Süre: İlgili programa bağlı olarak 1 gün

Gerekli belgeler:

• İçerik uzunluğu (kelime veya karakter olarak)
• Ses tonu
• kelime hazinesi ve stil
• biçimlendirme
• şablonlar
• Yapı
• Başlık durumu stili
• Oxford virgül kullanımı
• Yazma ve SEO araçları

Ek kaynakların listesi:

• Grafik tasarım ve görsel yönergeler
• Sosyal medya yönergeleri
• E-posta pazarlama yönergeleri

Sonuç olarak

Bir iş akışı olmadan içerik oluşturmayı başarılı bir şekilde yürütmek mümkün olsa da, süreci belgelemeyi ve ilgili herkese açık talimatlar sağlamayı ihmal etmek kuşkusuz verimlilikten ödün verir.

Yönergeler ve zaman çerçeveleri sağlayarak ve sorumlulukları buna göre dağıtarak, insanların işlerini dikkatleri dağılmadan yapmalarını mümkün kılarsınız. İş akışı, hem insanların süreçte güvenle gezinmelerini sağlayan bir yol haritası hem de şüphe durumunda nasıl hareket edileceğine dair güvenlik sağlayan bir güvenlik ağı olabilir.

Bununla birlikte, iş akışlarının en büyük yararı, üretkenlik için harikalar yaratmaları ve bir ekibi iyi yağlanmış bir makineye dönüştürebilmeleridir.