Projelerde Maliyet Aşımını Önlemek İçin 7 İpucu

Maliyet aşımlarından kaçınmak, başarılı bir projeyi kapatmanın anahtarıdır. Proje bütçenin üzerinde teslim edilirse, çıktıların kalitesi ve zamanında yürütme pencereden dışarı çıkabilir.

Elbette, sıkı bir bütçe tutacağınızı söylemek kolay. Ancak maliyet aşımları o kadar çok yerde olabilir ki, maliyetleri düşük tutmak bazen bir köstebek vurma oyunu gibi gelebilir.

Maliyet Aşımı Nedir?

Maliyet aşımı terimi, bir proje bütçesini aşan beklenmedik maliyetleri ifade eder. Herhangi bir projede maliyet aşımı meydana gelebilir ve özellikle inşaat, imalat ve yazılım geliştirme projelerinde yaygındır. Maliyet aşımı, maliyet artışı veya bütçe aşımı olarak da bilinir ve çeşitli nedenlerden kaynaklanabilir.

Projelerin bütçeyi aşmasının nedenlerini incelemeden önce, maliyet aşımını önlemenize yardımcı olabilecek proje yönetimi yazılımına bakalım. ProjectManager, harcamalarınızı daha iyi izlemenize yardımcı olmak için gerçek zamanlı veriler toplayan bir yazılımdır. Canlı gösterge tablomuz, maliyet de dahil olmak üzere altı proje metriğini otomatik olarak toplar ve hesaplar ve bunları renkli, okunması kolay grafiklerde görüntüler. Hafif araçların aksine, kurulum gerekmez. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Maliyet Aşımının Ana Nedenleri

Maliyet yönetimi yorucu bir görev olabilir. Bir proje yöneticisi olarak, işlerin her zaman iyi gittiğinden emin olmak için proje maliyetlerinizi sürekli kontrol etmeniz gerekir. Buna ek olarak, zaman, kapsam, risk ve kalite gibi diğer proje kısıtlamalarını da izlemeniz gerekecektir.

Bu sorunu önleyebilmeniz ve projelerinizi zamanında ve bütçenin altında teslim edebilmeniz için maliyet aşımlarının ana nedenlerini aşağıda listeledik.

• Kötü Proje Tahminleri: Maliyet tahmini, proje yönetiminde başarı için kritik öneme sahiptir çünkü her proje yöneticisi bir proje bütçesi oluşturmadan önce tüm proje maliyetlerini tahmin etmelidir. Proje maliyetlerini tanımlamanıza yardımcı olması için geçmiş veriler veya bir uzmanlar paneli gibi emrinizde olan tüm araçları kullandığınızdan emin olun. Proje bütçeniz yetersizse, maliyet aşımıyla karşılaşmanız çok olasıdır.
• Kapsam Kayması: Proje kapsamınız iyi tanımlanmadığında kapsam kayması meydana gelir. Basit bir ifadeyle, bu, yürütme aşamasında beklenmedik görevlerinizin ortaya çıkacağı anlamına gelir. Öngörülemeyen görevleri yürütmek, maliyetlerinizi artırarak proje bütçenizi aşmanızı ve maliyet aşımına neden olma olasılığını artırır.
• Kötü Risk Yönetimi: Herhangi bir proje birçok potansiyel riskle karşı karşıyadır. Tüm potansiyel riskleri ve gerekirse uygulanacak hafifletme stratejilerini tanımlayan bir risk yönetim planı oluşturmak proje yöneticisinin ve proje yönetimi ekibinin sorumluluğundadır. Bir risk yönetim planı oluşturulmadığında, projenizi etkileyen beklenmedik riskler olabilir, bu da maliyetlerin artmasına ve dolayısıyla maliyet aşımına neden olur.
• İletişim Eksikliği: Bir proje, ekip çalışması ve iletişim gerektiren bir çabadır. Bir proje yöneticisi olarak proje sponsorunuzu, proje ekibinizi ve proje paydaşlarınızı bir arada tutan yapıştırıcı olmalısınız. İletişim eksikliği, proje planında beklenmedik değişikliklere neden olabilir veya maliyet aşımına neden olabilecek diğer sorunları tetikleyebilir.

Maliyet Aşımını Nasıl Önlersiniz?

Maliyet aşımı veya bir projeyi üzerinde anlaşmaya varılan bütçenin ötesine iten herhangi bir harcama, bir proje yöneticisinin sürekli uyanık olması gereken bir şeydir. Maliyet aşımını önlemenin birkaç yolu vardır.

İşte bütçenizi kontrol altında tutmanıza yardımcı olacak yedi ipucu.

1. Kapsamlı Proje Planlaması

Maliyet aşımını durdurmanın en iyi yolu, bir projeyi yürütmeden önce buna karşı plan yapmaktır. Tahminleriniz ne kadar kapsamlı ve doğru olursa, bütçe dahilinde kalma olasılığınız o kadar artar. Proje riskleri, kapsamlı bir risk yönetim planı ile hesaplanabilir. Herhangi bir projeyi planlarken olası tüm senaryoları göz önünde bulundurmalı ve geçmiş verileri, röportajları ve deneyimleri kullanmalısınız. Bu plan detaylandırıldıktan sonra, herkesin beklentiler açısından aynı sayfada olması için projenin paydaşları tarafından imzalanmasını sağlayın.

2. Satıcılarınızı Tanıyın

Pek çok proje, ister belirli görevlerde yardım ister malzeme ve ekipman tedariki olsun, dış satıcılardan yardım almayı gerektirir. Herhangi bir dış satıcıyla ilişki, projenizi genellikle kontrolünüz dışında olan maliyet aşımlarına açar. Bu, ilişkiler sağlamlaştırılmadan önce durum tespiti yapmayı kritik hale getirir.

İlk olarak, satıcının kapasitesini ve ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamayacağını anlayın. Satıcı bir maliyet teklif ettiğinde, bunun doğru olduğundan emin olun. Ardından, sözleşmeyi imzalamadan önce, satıcının son teslim tarihlerini karşılayıp karşılamadığını görmek için biraz arka plan kontrolü yapın ve onlarla çalışmak hakkında başkalarının ne söylediğini görün.

3. Planlanan Kapsamda Kalın

Kapsam kayması, bir projeyi maliyet aşımına göndermeye yönelik en büyük tehditlerden biridir. Değişiklik talepleri her zaman proje yöneticilerinin masalarını tıkar. Bunlar paydaşlardan veya müşterilerden değil, aynı zamanda ekip üyelerinden de gelir. Hepsinin istekleri ve ihtiyaçları var. Birçoğu proje için uygun ve hatta faydalı olabilir. Ancak, çok fazla değişiklik projeyi büyük ölçüde etkileyerek maliyet aşımlarını kaçınılmaz hale getirebilir. Proje kapsamını genişletmeden önce düşünceyi büyük resme koyun.

4. Bir Proje Planlama Aracı Kullanın

Güçlü bir aracın proje yöneticisinin işini kolaylaştıracağı, projenin üretkenliğini artıracağı ve verimliliği artıracağı kesindir. Ayrıca maliyet aşımlarını minimumda tutmaya yardımcı olur. Gantt şeması gibi bir zamanlama aracı, projeyi yolunda tutmaya ve maliyet aşımlarını önlemeye yardımcı olabilir.

5. Paydaşları Güncel Tutun

Paydaşlar ve proje yöneticileri arasında net bir iletişim hattı yoksa gecikmeler kaçınılmazdır. Gecikmeler maliyet aşımlarına yol açar ve işin yanlış zamanda yanlış görevde başlama riski çok büyüktür. Bu boşa harcanan zaman, tüm projeyi yoldan çıkarmakla tehdit ediyor.

Paydaşların yanı sıra ekipler de uygun iletişime ihtiyaç duyar, ancak her biri doğru bilgiyi almalıdır. Ekipler ayrıntılar isterken, paydaşlar projenin planlandığı gibi ilerlediğinden emin olmak için geniş vuruşlar ister.

6. İlerlemeyi İzleme

ProjectManager'ın gerçek zamanlı panosu, bir projenin ilerlemesini olduğu gibi izlemek için de idealdir. Sorunlar, projenin takvimini ve bütçesini tehdit eden sorunlara dönüşmeden önce çözülebilir. Gerçek zamanlı gösterge panosu yalnızca projenin ilerlemesini değil, ekibin iş yükünü ve proje kayması ve daha fazlası dahil olmak üzere planlanan ve fiili tamamlama için zaman çizelgelerini de ölçer.

7. Kaynakları Yeniden Atayın

Bütçelenenden daha fazla harcama yapan bir proje keşfederseniz, kaynakları yeniden tahsis ederek yanıt vereceksiniz. Ancak kaynakları önceden değerlendirerek ve en etkili olacakları yerlere yerleştirerek bu senaryoya da hazırlanabilirsiniz. Bu, özellikle en değerli kaynağınız olan ekibiniz için geçerlidir.

En deneyimli ve yetenekli ekip üyelerini bir araya getirerek daha verimli ve verimli bir projeye sahip olabilirsiniz. Bu kaynaklar daha pahalıya mal olabilir, ancak planlamanızı yaptıysanız ve fon ayırdıysanız, ele alınması gereken daha az sorun olduğunda arka uçta paradan tasarruf edersiniz.

Maliyet Aşımını Önlemek İçin İlgili İçerik

ProjectManager, projelerinizi yönetmenize, süreçleri kolaylaştırmanıza ve ekibinizle çevrimiçi işbirliği yapmanıza yardımcı olabilecek bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Ayrıca yüzlerce proje yönetimi blogu, şablonu ve kılavuzu sunuyoruz. Maliyet yönetimi becerilerinizi geliştirmek için bazı hızlı kılavuzlar.

Maliyet fayda analizi

Herhangi bir projeye başlamadan önce, proje yönetim ekibi, paydaşları faydaların maliyetleri aşacağına ve yatırımlarının güvenli olduğuna ikna etmek için projeden beklenen maliyetleri ve potansiyel faydaları değerlendirmelidir.

Proje Yönetiminde Maliyet Tahmini

Maliyet tahmini, bir proje yöneticisinin en önemli sorumluluklarından biridir çünkü yetersiz maliyet tahmini, maliyet aşımına ve proje başarısızlığına yol açar.

Maliyet Yönetim Planı Nasıl Yapılır?

Maliyet yönetimi planı, maliyetleri izlemek ve projeleri bütçenin altında tutmak için proje yönetim ekibi tarafından izlenecek tüm maliyet yönetimi stratejilerini, prosedürlerini ve yönergelerini içeren bir belgedir.

ProjectManager, Maliyetlerinizi Doğru Tutmak için Mükemmel Bir Araçtır

ProjectManager, güçlü ancak kullanımı kolay bir çevrimiçi Gantt şemasına sahiptir. İşbirliğini teşvik eder ve durumları anında günceller, böylece proje yöneticisi ve ekibi proje ilerlemesinden haberdar olur. Doğru zamanlama, tahminlerin doğru tutulmasına yardımcı olur ve maliyet aşımı riskine yol açan boş zamanları önler.

Görev bağımlılıkları, ProjectManager'ın Gantt şeması içinde bağlanabilir. Diğer ekip üyeleri işlerini tamamlarken, bu bağımlılıklar diğerlerinin engellenmesini veya yapacak bir şey olmadan beklemesini engeller. Ekip üyeleri, daha işbirliğine dayalı ve verimli bir yürütme için görev düzeyinde yorum yapabilir. Her görev, ister belgeler ister resimler olsun, eklenmiş dosyalara sahip olabilir.

ProjectManager'dan Gerçek Zamanlı Panolar Anında Güncellenir

ProjectManager, paydaşlara raporlamayı hızlı ve kolay hale getiren gerçek zamanlı panolara sahiptir. Gerçek zamanlı gösterge panosu, birçok proje ölçümünü yansıtan bir dizi grafik ve çizelge aracılığıyla durum güncellemelerini anında gösterir. Proje yöneticileri daha sonra ihtiyaç duydukları verileri göstermek için bu grafikleri ve çizelgeleri filtreleyebilir. Yakında basılı bir kopya istiyorsanız, bu grafikleri ve çizelgeleri yazdırmak bir seçenektir. Paydaşlara sunum yaparken, birkaç tıklamayla daha fazla ayrıntı bularak soruları yanıtlayabilirsiniz.

ProjectManager, proje yöneticilerine planlamak, takip etmek ve raporlamak için ihtiyaç duydukları araçları sağlayan proje yönetimi yazılımıdır. Görsel iş akışı Kanban panoları ve etkileşimli Gantt çizelgeleri dahil olmak üzere dinamik ve işbirliğine dayalı yazılımımız sayesinde maliyet aşımı daha kontrollüdür ve bir projeyi gizlice yakalama ve batırma olasılığı daha düşüktür. 30 günlük ücretsiz denememizle bugün deneyin.