Proje Sunumları: Proje Sunumu Nasıl Hazırlanır ve Sunulur

Bir proje yöneticisinin kalbini, kendisine yönetim kuruluna bir proje sunumu yapması gerektiğinin söylenmesinden daha hızlı sıkıştıran bir şey olabilir mi? Basınç. Sorumluluk. Elbette, şirket yöneticilerinin projeye katkılarınızı isteyecek kadar size güvenmesinden mutlusunuz, ancak bu güçlü oyuncuların önünde sunum yapmak zorunda olmak stres seviyenizi yükseltiyor.

Üst düzey yöneticilerden gelen bu sunum talepleriyle henüz karşılaşmadıysanız, karşılaşacaksınız! Bu senaryolar, projelerde, özellikle yeni bir ürün getiren veya organizasyonel değişiklik içeren projelerde yaygındır. Ama bunalmış hissetme. Proje sunumları yapmak korkutucu gelebilir, ancak diğer toplantılar gibi onlar için de plan yapabilir ve hazırlanabilirsiniz.

Proje Sunumu Nedir?

Bir proje sunumu, proje süreçlerinizi ve çıktılarınızı kilit paydaşlara açıklamanız için bir fırsattır. Bunlar, birkaç kişiyle yapılan raporlar aracılığıyla hızlı bir güncelleme gibi gayri resmi veya resmi olabilir. Resmi proje sunumları genellikle uygun toplantı süreleri, üzerinde düşünülmüş slayt desteleri, hedeflerin gözden geçirilmesi ve daha fazlasını gerektirir. Zamanımızın çoğunu resmi bir proje sunumunun nasıl hazırlanıp sunulacağını tartışarak geçireceğiz.

Resmi bir proje sunumu iyi veri gerektirir. Proje yönetimi yazılımı, puanlarınızı ve ilerleme güncellemelerinizi tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz panoları ve raporları size sağlayabilir. ProjectManager, paydaşlarla paylaşabileceğiniz gerçek zamanlı panolara ve yalnızca birkaç tıklamayla oluşturabileceğiniz sekiz farklı derinlemesine proje raporuna sahiptir. Bugün ücretsiz başlayın!

Bir Proje Sunumu Neden Bu Kadar Önemlidir?

Bir proje sunumu, sizin ve ekibinizin yapmakta olduğu işin önemini aktarma fırsatınızdır. İlerlemenizi ve başarılarınızı ifade edemiyorsanız, kilit paydaşlar projeniz için neden para, zaman ve kaynak harcandığını anlamayacaktır.

Böyle düşündüğünüzde, insanların proje sunumlarına hazırlanmak için neden bu kadar çok zaman harcadıklarına şaşmamalı. Bir sonraki sunumunuzu parkın dışına nasıl çıkarabileceğinizi görmek için okumaya devam edin.

Proje Sunumuna Nasıl Hazırlanırsınız?

Bir proje sunumu için hazırlanmak, fiili tesliminizden daha önemli olabilir. Bunun nedeni, iyi bir hazırlığın sizi büyük gündeki başarıya hazırlayabilmesidir. Proje sunumunuz için yapabileceğiniz bazı hazırlık tekniklerini inceleyelim.

1. Proje Sunumunuz İçin Bir Takvim Davetiyesi Oluşturun

İnsanların gelmelerini bekleyemezsiniz - katılmalarını gerektiren önemli bir etkinlik olduğunu bilmeleri gerekir, bu yüzden bunu günlüklerine alın. İnsanlar toplantılarını ve takvim randevularını bazen oldukça önceden planlar ve bolca uyarı verir. Sunumu mümkün olan en kısa sürede planlayın ve uygunlukları hakkında bir yanıt alamazsanız kişilerle (veya asistanlarıyla) görüşün.

Projeniz hakkında konuşmak için başka birinin toplantısına davet edildiyseniz, planlayıcınızda olduğundan emin olun ve önceden planlamak için biraz zaman ayırın. Bunu yapmazsanız, materyalinizi hazırlamak için zamanınızın tükenmesi riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

2. Sunumunuz İçin Bir Format Seçin

Mesajınızı nasıl ileteceksiniz? Bir toplantı planladıysanız, muhtemelen resmi bir sunum yapmayı bekliyorsunuzdur. Bu iyi, ama nasıl? Slaytlar mı yoksa yazı tahtaları mı kullanacaksınız yoksa iPad'inizi bir monitöre mi yansıtacaksınız? Seyircinin sunumun herhangi bir bölümüne katılmasını bekliyor musunuz? Not almadan konuşabilir misin yoksa o gün seninle ilgili bazı işaretçilerin olması daha mı iyi olur?

Sunumu nerede yapacağınızı da düşünmelisiniz. Örneğin, birkaç slayt içeren gevşek yapılandırılmış bir proje güncellemesi gibi küçük bir salon ve sınırlı bir izleyici kitlesi için uygun olan bir format, bir konferans salonu gibi düzenlenmiş, paydaşlarla dolu bir oda için uygun olmayacaktır. öndeki bir kürsüde seninle.

3. Proje Yönetimi Sunumunuzu Pratik Yapın

Sunum yapmak bir beceridir. Pratik, pratik, pratik. Büyük proje sunumunuzdan önce, personel brifingleri veya ekip toplantılarında daha kısa güncellemeler gibi daha küçük sunumlar yapmak için gönüllü olun. Hem odanın önünde dururken hem de malzeme ile kendinizi rahat hissetmek istiyorsunuz. Slayt geçişlerinin nerede olduğunu hatırlamak için sunumunuzu evde veya boş bir toplantı odasında yapın. Slaytları ileri taşımak için projektörü ve bir tıklayıcıyı kullanma alıştırması yapın. Alışılmışın dışında olması için yazı tahtalarınızı birkaç kez yazın.

Alıştırma ve eğitim, sunumunuzu çok daha gösterişli ve profesyonel hale getirecek ve izleyicilerinize çok daha iyi bir deneyim sunacaktır.

4. Sunumunuzun Okunabilir Olabilmesi İçin Büyük Yazın

Slayt veya yazı tahtası kullanıyor olun, büyük yazın veya büyük yazı tipleri kullanın. Küçük bir odada bile ekranda ne olduğunu görmek genellikle zordur ve bu, mesajınızın anlaşılamadığı anlamına gelir. Ve seyircilerin sizi dinlemek yerine telefonlarına bakmaları için bir bahane.

İyi bir ipucu, slaytlarınızın çıktısını alıp yere koymaktır. Bunları ayakta durma konumundan hala net bir şekilde okuyabiliyorsanız, metin yeterince büyüktür. Eğer kelimeleri okuyamıyorsanız veya okumak için eğilmeniz gerekiyorsa yazı boyutunu büyütün!

5. Sunumunuz İçin Bir Yedekleme Planınız Olsun

Projektörler bozulur, toplantı odalarında konferans telefonları olmaz, kalemler tam kritik anda biter. Her şeyin ters gitmesini planlayın. Sunum izleyicileriniz meşgul insanlardan oluşuyor ve orada oturup sizi teknolojiyle uğraşırken izlemek istemiyorlar. Onlar gelmeden önce hepsini çalıştırın ve yola çıktığınızda çalışmazsa, yine de devam edebilmek için bir yedek planınız olduğundan emin olun (slaytlarınızın çıktısı gibi).

Proje Sunumu Nasıl Yapılır?

Kader günü geldiğinde, proje sunumunuzu yaparken akılda tutmanız gereken bazı önemli şeyler vardır. Bu en iyi uygulamaları takip ettiğinizde projenizi ve ekibinizi mümkün olan en iyi şekilde tasvir edeceksiniz.

1. Açıkça Konuşun ve Jargona Güvenmeyin

Sunumlar netliğe ve iyi iletişime bağlıdır. Sunumunuzu jargon ve sarsıcı mantıkla boğarsanız, dinleyicilerinizi kaybedersiniz. Hedef kitlenizin anlayacağı bir dil kullandığınızdan emin olun, böylece belirtmeniz gereken tüm önemli noktaları takip edebilirler.

Unutmayın, o toplantıdaki herkes projenizin tüm inceliklerini anlamayacak, hatta muhtemelen hiçbiri anlamayacak. Bu yüzden yavaş, net konuşun ve iletişim kurduğunuzdan emin olun.

2. Önemli Olana Bağlı Kalın ve Verileri Kullanın

Proje sunumunuzu yaparken, projenin orijinal hedeflerini ve gerekliliklerini gözden kaçırmayın. Paydaşlarınız başlangıçta belirli hedefler üzerinde anlaştılar, bu hedeflere ulaşma yönünde nasıl bir gidişat gösteriyorsunuz? Bazen aksiliklere, zorluklara ya da büyüleyici bulabileceğiniz şeylere odaklanmak kolaydır. Ancak, kritik iş hedefleri üzerinde yeniden gözden geçirmek en iyisidir.

Temel hedefleri ve girişimleri ele alırken proje sunumunuzu tamamlamak için verileri kullanmak önemlidir. Ancak çok fazla veri kullanmayın! İnsanlar sayıların arasında kaybolacak ve söyleyeceklerinizi dinlemeyi bırakacak. Bu hassas bir denge.

3. Bir Hikaye Anlatın

Zamanında muhtemelen epeyce sunum yaptın ve sanırım bazılarında kendini uyutmaktan alıkoymaya çalıştın. Proje durumu güncellemeleri sıkıcı olabilir. Konu sıkıcı değilse, genellikle konuşmacı sıkıcıdır. Bunun sen olmasına izin verme.

İzleyicilerin dikkatini çekmenin bir yolu, sunumunuzu en ilgi çekici şekilde yapılandırmaktır. Neyi ilginç bulacaklarını düşünün (ve sizin ilginç bulduğunuzla aynı olmayacak). Projenizin hikayesini anlatmak iyi bir fikirdir. Sunumunuzun başlangıcını, ortasını ve sonunu düşünün. Belki de yaşam döngüsünü bir müşterinin bakış açısından takip edin.

Proje yönetimi süreçlerine değil, faydalara odaklanın. Sunum materyalinizin mantıklı olup olmadığını bilmiyorsanız, projeniz hakkında hiçbir şey bilmeyen bir arkadaşınızın veya aile üyenizin yanından geçin. Uyumazlarsa, sorun değil!

4. Sunumunuzla İlgili Geri Bildirim İsteyin

Sunumunuz bittiğinde geri bildirim isteyin. Bunu doğrudan seansın sonunda, insanlar odadan ayrılmadan önce veya birkaç gün sonra yapabilirsiniz. Bir dahaki sefere neyi iyileştireceğiniz konusunda çalışmanıza yardımcı olacağından, biraz geri bildirim almak iyidir.

İnsanlardan hem sunum becerileriniz hem de sunum içeriği hakkında size izlenimlerini vermelerini isteyin. İçeriğin gerçekten iyi olduğunu ancak onu sunma konusunda kendinize güveninizin olmadığını veya tam tersine ilgi çekici bir sunucu olduğunuzu ancak materyalin onlar için alakalı olmadığını görebilirsiniz. Bütün bunlar bilinmesi gereken faydalı şeyler ve bir dahaki sefere sunum becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacak.

Proje Yönetimi Sunumlarında Ustalaşmak Zaman Alır

Sunum yapmak, projelerde her gün yapılan bir olay değildir, ancak proje yaşam döngüsü boyunca bir veya iki sunum yapmanız gerekebilir – projeniz çok sayıda atölye çalışması veya kullanıcı oturumu içeriyorsa daha fazla.

Panik yapmayın - sunum becerileri öğrenebileceğiniz bir şeydir ve pratik yaparak daha iyi hale gelirsiniz! Bunu çözdükten sonra, sunum yaparken kendinize güvenecek ve gelecekte onlar için hazırlanmanın daha kolay hale geldiğini göreceksiniz.

Yazılımımızın zamanlama özellikleri, sunumlarınızı proje panosunda kolayca görülebilen ekip takviminde rezerve etmek için kullanılabilir. Bununla birlikte, çevrimiçi belge kitaplığı ile sunumdan sonra ajandaları ve slaytları paylaşma olanağına sahipsiniz. Ardından, harika sohbet aracını kullanarak toplantıdan sonra tartışmaya devam edebilirsiniz. ProjectManager'ın yazılımını 30 gün boyunca ücretsiz deneyin ve gerçekten ne kadar yararlı olduğunu görün.