PMIS için Eksiksiz Bir Kılavuz

Proje yönetimi yaşam döngüsü boyunca çok sayıda bilgi oluşturulur, aktarılır ve saklanır. Üretilen belgeleri organize etmenin bir yolu olmadan projeniz başarısız olmaya mahkum olabilir. İşte o zaman proje yönetimi bilgi sistemlerinin kısaltması olan PMIS devreye girer. Bir PMIS, organize ve kontrollü bir bilgi akışı sağlar, böylece hiçbir şey sifonla alınmaz veya yanlış yerleştirilmez.

ProjectManager gibi işbirlikçi ve sınırsız dosya depolama sunan proje yönetimi yazılımı verilir. Aracımız, belgelerinizi düzenleyebilir ve çoklu proje görünümlerimizden herhangi birinde proje ekibinin erişebilmesini sağlayabilir. Örneğin, liste görünümü, daha iyi iletişimi teşvik etmek için ekiplerin gerçek zamanlı olarak dosya paylaşmasına ve görevler hakkında yorum yapmasına olanak tanır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

PMİS Nedir?

Bir proje yönetimi bilgi sistemi (PMIS), bir proje bilgilerinin nasıl düzenlendiğidir. Bir veya daha fazla yazılım uygulaması aracılığıyla proje bilgilerini toplar ve kullanır. Bu programlar, proje yöneticilerinin projelerini planlamalarına, yürütmelerine ve kapatmalarına yardımcı olur ve veri içinde boğulmamaları için bilgi akışını organize etmelerine olanak tanır.

Farklı PMIS yazılımı türleri vardır, ancak çoğu zamanlama, iş yetkilendirme, bilgi toplama ve dağıtım vb. için araçlar içeren özellik setlerini paylaşır. Bazıları ayrıca temel performans göstergeleri (KPI'ler) hakkında otomatik toplama ve raporlamaya sahiptir, diğerleri ise yalnızca bir dosya koleksiyonudur. .

PMIS Ne İçin Kullanılır?

İzlemek veya toplamak için gerekli bilgiler de dahil olmak üzere proje yönetiminin tüm yönlerini desteklemek için bir PMIS yapılır. Buna entegrasyon yönetimi, proje kapsam yönetimi, proje maliyet yönetimi, proje zaman yönetimi, proje kalite yönetimi, proje iletişim yönetimi, proje risk yönetimi, proje tedarik yönetimi ve proje paydaş yönetimi dahildir.

Bir PMIS'in Temel Özellikleri

Bu, takip edilmesi gereken çok fazla bilgidir ve bir projeyi yönetirken, tüm bu verilerden gerekli bilgileri hemen alabilmek çok önemlidir. PMIS, gürültüdeki sinyale anında erişmenizi sağlayan önemli bir araçtır. Bilgiler ayrıca gelecekteki projeler için riski azaltmaya, verimliliği artırmaya ve maliyetleri düşürmeye yardımcı olmak için kritik öneme sahiptir.

Bir PMIS tüm proje verilerini yakalar ve düzenli bir şekilde saklarsa, geri alınabilir, aranabilir, kategorize edilebilir, paylaşılabilir ve analiz edilebilir olmalıdır. Bunu başarmak için tipik bir PMIS bir dizi araca sahiptir.

• Çizelge ve Planlama: Erken ve geç çizelgeyi, boş zamanları ve kritik yolu hesaplar
• Kaynak Yönetimi: Kaynak yükleme, seviyelendirme, tahsisat vb. içerir.
• Bütçe: Daha doğru bütçe tahmini ve üretimi için bireysel görevlerle ilişkili maliyetler.
• Kontrol ve Performans: Maliyet ve performansı analiz edin ve kontrol edin, mevcut planları planlanan veri değişikliklerine göre fiili olarak güncelleyin ve proje yöneticisi için durum senaryoları sağlayın.
• Raporlama ve İletişim: Paydaşlar ve ekip üyeleri ile paylaşılabilecek, toplanan ve analiz edilen verilerin grafiklerinin, raporlarının ve çizelgelerinin oluşturulması.
• Entegrasyon ve Kullanım Kolaylığı: Bazı PMIS, çoklu proje analizi için farklı projelerden verilere, bordro, envanter vb. gibi diğer sistemlerle entegre olarak erişecektir. Bir PMIS'in kullanımı ne kadar kolaysa, eğitmek için o kadar az zaman ve para gerekir.

Proje Yaşam Döngüsü Boyunca PMIS Nasıl Çalışır?

Bir PMIS, projenin aşamasına bağlı olarak farklı işlevlere sahiptir. Temel düzeyde, bir PMIS proje kapsamınızı, zamanınızı ve maliyetlerinizi takip etme imkanı sunmalıdır. Sağlam bir PMIS, proje yaşam döngünüz boyunca kullanabileceğiniz çok çeşitli proje yönetimi yazılımı özelliklerini içermelidir.

ProjectManager, bir PMIS'den ihtiyaç duyduğunuz gelişmiş kaynak yönetimi, zaman takibi, iş yönetimi ve proje yönetimi özelliklerinin yanı sıra gerçek zamanlı işbirliği özellikleri, gösterge panoları, raporlama ve daha fazlasını içerir. Proje yaşam döngünüzü yönetmek için gelişmiş bir PMIS'i nasıl kullanabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Proje başlangıcı

Başlangıç ​​aşamasında, bir proje yöneticisi, maliyet tahminleri ve kaynakları içeren bir ön bütçe oluşturmak için bir PMIS kullanır. Diğer araçlarla birlikte kullanılan bir PMIS, projeyi planlamaya yardımcı olabilir. Onay açısından, bir PMIS, işin kapsamını tanımlamaya yardımcı olur, teklifin hazırlanmasına yardımcı olur ve karar vericilere veri sunarken kullanılabilir.

Proje planlaması

Bir proje planlarken, PMIS, görev ve kritik yol analizi dahil olmak üzere zamanlama ayrıntılarına yardımcı olur. WBS analizi ve kontrol süreçlerinin entegrasyonu dahil olmak üzere maliyet yönetimi planlamasını destekler. PMIS, kullanılabilirlik ve seviye açısından kaynak planlaması yaparken proje yöneticisine de fayda sağlar. Ayrıca proje kapsamı, zaman çizelgesi ve maliyet için bir temel oluşturmaya yardımcı olabilir.

Proje Yürütme

Proje yürütüldükten sonra, PMIS proje ekibinden gelen verileri toplar, düzenler ve saklar. Bu veriler daha sonra temel projeksiyonlarla karşılaştırılabilir. PMIS, proje ortasında değişiklik gerekip gerekmediğini belirlemek için maliyet ve zamanlama tahminleri konusunda yardımcı olur. Malzeme yönetimi, maliyet toplama, performans ölçümü ve tabii ki raporlamanın tümü PMIS tarafından desteklenmektedir.

Proje İzleme ve Kontrol

Bir PMIS, proje uygulamasının planlandığı gibi gittiğinden ve hiçbir şeyin proje takviminizi veya bütçenizi etkilemediğinden emin olmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm maliyet yönetimi, kaynak yönetimi, görev yönetimi ve zaman izleme özelliklerine sahip olmalıdır. Bir sorunun proje planınızı etkilemesi durumunda, bu riski azaltmak ve proje planınızı ayarlamak için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri bulmak için bir PMIS kullanabilirsiniz.

Proje Kapanışı

Özellikle bir projeyi kapatırken bir PMIS çok yardımcı olur. Projenin tüm amaç ve hedeflerini karşıladığından emin olmak için gereksinimlerin gözden geçirilmesine yardımcı olur. Ayrıca, performans incelemesi, verimlilik analizi, nihai raporlar için proje boyunca toplanan bilgileri düzenler ve gelecekteki projeler için geçmiş verilerin bir arşivini tutar.

Çevrimiçi PMIS Kullanmanın Avantajları

Manuel proje yönetimi bilgi sistemleri olsa da, çevrimiçi veya bulut tabanlı bir sistem kullanmanın faydaları çoktur. Çevrimiçi bir bilgi sistemi ile hız, kapasite, verimlilik, ekonomi, doğruluk ve karmaşık projelerin üstesinden gelme yeteneği desteklenir. Tüm bu avantajlardan en pratik olanı hızdır.

İlgili: Excel için 20 Ücretsiz Proje Yönetimi Şablonu

Veriler toplandıktan sonra, proje yöneticisinin ihtiyaç duyduğu sonuçları büyük bir hız ve doğrulukla yansıtacak şekilde ayarlanabilir. Manuel bir program asla bununla eşleşmeyecek ve planları, programları veya bütçeleri bu kadar hızlı oluşturup revize edemez. Bir zamanlar günler veya daha uzun süren işler artık saniyeler içinde tamamlanıyor.

Proje yöneticileri ve kuruluşları, bir PMIS ile büyük miktarda veri depolayabilir. Bu verilere ayrıca kolayca erişilir, öncelik verilir ve gerektiğinde özetlenir. Büyük ve çok sayıda destek personeli gerektiren manuel bir sistemin aksine, çevrimiçi bir PMIS çok daha az destek ve alan gerektirir.

Bu faktörlerle birlikte bir maliyet-fayda da vardır. Dijitalin manuel bir PMIS'e göre maliyet avantajı, özellikle depolama ve işleme düşünüldüğünde, genellikle önemlidir. Girişler doğruysa, bulut tabanlı bir PMIS ile hata olasılığı büyük ölçüde azalır.

ProjectManager'ı PMIS'iniz olarak deneyin

ProjectManager, harika bir PMIS oluşturacak özelliklere sahip bir proje yönetimi yazılımıdır.

Gerçek zamanlı gösterge panosu, proje metriklerinin güncel bir görünümünü, sizin için önemli sayıları ve sunumlar için yazdırılabilen veya dijital olarak paylaşılabilen canlı ve okunması kolay çizelgeler ve grafikler oluşturur. Ayrıca, yalnızca ekibinize veya paydaşınıza göstermeniz gereken verileri yansıtacak şekilde filtrelenebilirler.

Sınırsız Proje Dosyası Depolama

Yazılım bulut tabanlı olduğu için belgelerinizi, resimlerinizi ve diğer dosyalarınızı arşivlemek için çok sayıda dosya deposu vardır. Artık hepsi tek bir yerde, bu da onları güvenli, düzenli ve istediğiniz zaman erişilebilir durumda tutuyor.

Verimli Görev Yönetimi

Ekip üyeleri arasındaki iletişimler de kaydedilir, ancak e-postada veya uzun bir metin anlatısında kaybolmazlar; her ikisi de doğru bilgiyi aramak için değerli zaman kaybına neden olabilir. Bunun yerine, ProjectManager ile bu konuşmalar, ilgili belgelerin eklenmesi de dahil olmak üzere görev yönetimi araçlarımız kullanılarak görev düzeyinde düzenlenir, böylece herkes bunları nerede bulacağını bilir.

PMIS, her projenin çevresinde dolaşan devasa miktarda veriyi yönetmek için gereklidir. ProjectManager, bir proje yöneticisinin tüm bu bilgileri toplaması, organize etmesi, analiz etmesi ve arşivlemesi için ihtiyaç duyduğu özelliklere sahip, bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Kullanımı kolaydır ve tüm ekip işbirliği yapabilir. Ne için bekliyorsun? Bu 30 günlük deneme sürümüyle ProjectManager'ı ücretsiz deneyin.