Her işletmenin kaçınması gereken 10 Muhasebe Hatası

Muhasebe Nedir?

Muhasebe, bir işletmeyle ilgili finansal işlemlerin sistematik ve kapsamlı kaydı olarak tanımlanır. Ayrıca bu işlemlerin özetlenmesi, analiz edilmesi ve raporlanması sürecini ifade eder.

Hesaplar, işle ilgili uygun kararlar almanız için gereken tüm bilgileri size sağlar. Şirketin tüm finansal sağlığı, benimsenen muhasebe yöntemlerine bağlıdır. Hataların bazıları küçük olabilir ve etkilemeyebilir, ancak çeşitli hatalar yapılırsa uzun vadede çok pahalıya mal olabilir.

Risk, herhangi bir işin doğal bir parçasıdır. Raporlamada ne kadar dikkatli olunursa olunsun, her zaman hatalara açıktır. Bazen küçük görünen bazı muhasebe hataları, bir işletmenin sağlığı, büyümesi ve uzun ömürlülüğü üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Dolayısıyla karlı bir iş yapabilmek için muhasebe yöntemlerinin doğru olması gerekir.

Günlük bazda yapılan temel muhasebede kaçınılması gereken bazı hatalar aşağıda detaylandırılmıştır. Beklenen karı elde etmek için bunları yapılmayacaklar listesinde tutmak gerekir.

Hata 1: Vergiler ve diğer muhasebe işlemleri için doğru uzmanı işe almamak
Çoğu zaman, tüm muhasebenin kendi başına yapılmasının daha iyi olduğu konusunda yanlış bir zihniyet işletme sahipleri vardır. Bu, bir maliyet tasarrufu önlemi olarak yapılır. Ancak bu bazen bir bireye büyük bir paraya mal olabilir. Vergi cephesinde, kişinin hak kazandığı tüm kesintiler için talepte bulunamayacağı hatalar olabilir.

Öte yandan, bir profesyonelin yerinde olması, değişen vergi kanunları ile güncel kalmaya ve gelecekteki planlamalar için tüm verilerin yerinde olmasına yardımcı olabilir. Profesyoneller olarak, farklı finansal durumlarla mücadele etmek için gerekli tüm adımları atarlardı. Bu nedenle, küçük işletmelerin başarısı, şirketin finansmanını korumanın doğruluğuna ve verimliliğine bağlı olduğundan, bir profesyonele sahip olmak, finansman üzerinde ek bir kontrol açısından avantajlıdır.

Hata 2: Nakit giderleri kaydetmemek ve gider makbuzlarını saklamamak
Bankalar aracılığı ile sağlanan kolaylıklar ile banka/kredi kartları ve çeklerin takibi oldukça kolaydır. Böylece, tüm bunlar yıl sonundaki karları hesaplamak için kaydedilir.
Ancak nakit olarak yapılan harcamalar genellikle doğru olarak kaydedilmemektedir. Bu nedenle, girişimci için bir kayıp olan gelir genellikle abartılır. Bu nedenle yıl sonunda yapılan tüm nakit harcamaların hesaplamalar için kayıt altına alınması esastır.

Çoğu zaman, kitaplarda bir harcama yapma sorunuyla karşı karşıya kalırsınız, ancak harcamanın ne için olduğu hakkında hiçbir fikriniz yoktur. Bu, tüm işletme gider makbuzlarının bir sekmesini tutmadığınızda olur ve bu da yanlış raporlanmış vergi giderlerine yol açar. Fiziksel fatura makbuzlarını gerçekten saklamazsanız, ileri teknoloji yöntemleri, yılın tüm masrafları için hesaplanabilen dijital kopyaları muhafaza etmek için çeşitli tekniklere sahiptir.

Hata 3: Veri girişi hataları

Muhasebe sayılarla ilgilidir. Geçmişte, tüm veri girişi manuel olarak yapılıyordu ve bu da hatalara daha açık hale gelmesine neden oluyordu. Ancak günümüzde manuel kısmı yapmak için çeşitli yazılımlar olmasına rağmen risk aynı kalmaktadır. Tüm sistem, insan müdahalesi yoluyla yapılan belirli bir seviyeye sayı girişine sahiptir. Bu nedenle, sayı delme veya ondalık sayılardaki herhangi bir hata, hata farklı finansal tablolarda iletildiğinden etkili olabilir.

Hata 4: Alacak ve borçların takip edilmemesi
Uygun muhasebenin birincil yönü, işletmeye sağlanan fonların düzenli olarak izlenmesini sağlamak için alacakları kaydetmektir. Alındığında bir fatura düzenlemek ve alacağı kaydetmek esastır. Mutabık kılınmayan alacaklar kafa karışıklığı yaratır ve kişi sonunda vergilerin fazla ödenmesine neden olabilir. Aynı durum, defter kapanışlarında sıkıntı yaşamamak için borçlar için de geçerlidir.

Hata 5: Muhasebede Tutarsızlık
Muhasebe işini kolaylaştırmak için günlük olarak kullanılan çeşitli karmaşık muhasebe yazılımları vardır. Ancak, tüm kuruluşun aynı muhasebe kurallarını kullandığı veya birden fazla muhasebe yönteminin kuruluşun farklı seviyelerinde raporlama yöntemlerinde farklılıklara yol açabileceği akılda tutulmalıdır.

Hata 6: Kayıtları düzenli olarak yedeklememek
Muhasebe verimliliği, bir işletmenin sorunsuz çalışması için en önemli koşullardan biridir. Ancak, en iyi doğruluğu sağlamanıza rağmen tüm verileri yok edebilecek teknik kusurları, sistemlerin çökmesini tahmin etmek her zaman mümkün değildir. Bu nedenle, kayıtların tutulmasının yanı sıra düzenli olarak yedek alınması da önemlidir. Bu beklenmedik olaylar, tüm kayıtları ve onları korumaya yönelik çabaları saniyeler içinde boşa çıkarabilir.

Hata 7: Farklı defter tutma hataları

Hesaplarda kümülatif olarak gaflara yol açan çeşitli defter tutma hataları vardır. Tüm gider makbuzlarının saklanması ve kaydedilmesi esastır. Ayrıca geri ödenebilir giderlerin takip edilmesi gerekmektedir. Defter ve banka mutabakatlarının belirli tarihlerde yapılması önemlidir. Küçük kasa, son hesaplamalar için düzenli olarak bakılması gereken başka bir segmenttir. Çalışan sınıflandırması, fonların ödenmesi ve vergi etkileri açısından farklı hesaplamalar için iyi tanımlanmalıdır.

Son olarak, hesapların temelinin doğru olması ve gelecekteki işlemlerde hiçbir hatanın tekrarlanmaması için düzenli olarak defter tutulması yapılmalıdır. Etkili ve verimli muhasebenin anahtarının her şeyi kaydetmek olduğu unutulmamalıdır.

Hata 8: Uygun bütçeleme yapmamak
Herhangi bir iş için neyle başladığınızı ve neyi amaçladığınızı bilmek zorunludur. Bütçeleme, yatırım yapmak için elimizde ne olduğunu ve başabaş noktasında hangi seviyelerde olduğumuzu bilmek için çok önemlidir. Satmak için elimizde tuttuğumuz şeye göre satış görevi alınabilir.
Bir işletme için etkin bir bütçe yapamamak, şirkete farklı maliyetleri ölçmeyi zorlaştırır. Bu, eşdeğer yatırım getirisi üretebilecek veya üretemeyecek projelere gereğinden fazla harcama yapılmasına neden olabilir.

Hata 9: Kar ve nakit akışı arasındaki farkı anlamamak

Nakit akışının bir şirketteki paranın giriş ve çıkışını tanımladığı konusunda netlik olmalıdır. Öte yandan, şirketin satışlarını sağlamak için yapılan tüm giderlerin düşülmesinden sonra kar elde edilir. Nakit akışları, şirketin kârı için düşünüldüğünde, gerçekte herhangi bir şey yapılmadan muhasebe hataları meydana gelebilir. Ayrıca, daha önceki satışların kaydedilmesi satış tahminini yanlış yönlendirebileceğinden, ürün teslim edilene kadar satışları dikkate almamak da unutulmamalıdır.

Hata 10: Muhasebe Yazılımı hakkında bilgi sahibi olmamak
Doğru muhasebe yazılımını seçmek ve kullanımı hakkında %100 bilgi sahibi olmak çok önemlidir. Biri yazılımın işlevselliğini bilmiyorsa, hata yapmaya eğilimlidir.

Çözüm

Küçük veya büyük ölçekte herhangi bir işletme, girişimci için gelir üreticisidir. Bunun içinde muhasebe, işletmenin bugünü ve geleceğinin dayandığı belkemiğidir. Bu nedenle, işin sorunsuz bir şekilde yürütülmesi ve bundan beklenen karların elde edilmesi için tüm muhasebe sistemlerinin yerinde olması ve uygun şekilde yönetilmesi kesinlikle gereklidir.