Günlük Görevlerinizi Yapacak 10 Ajans İş Akışı Otomasyonu

Bir ajansı yönetmek çok zor olabilir.

Birden fazla ekibi ve projeyi yönetmeniz gerekiyor. Birçok farklı müşteriyle çalışıyorsunuz. Her şeyi düzenli tutmalısınız - ve yine de kapıdan yeni işler getiriyorsunuz.

Günlük görevler çok fazla zaman alabilir. Ama ya sana zorunda olmadıklarını söylersem?

Bu gönderide, size o zamanın bir kısmını geri vermek için tasarlanmış, anında kullanılabilen 10 ajans iş akışı otomasyonu var. Bu otomasyonlarla şunları yapabilirsiniz:

• Yerleşik ve gemi dışı iş atamaları (güçlük eksi)
• Memnuniyeti sağlamak için proje yönetimini ve takibini sürdürmek
• Kişileri huninize getirin ve onları buna göre besleyin

İşte 10 ajans iş akışı otomasyonu:

1. Kurşun mıknatıs teslimatı ve anlaşma oluşturma
2. Ön atama akışı
3. Ödev sonu incelemesi – İletişim
4. Atama sonu incelemesi – Şirket
5. Kişi kullanılabilirliğini otomatikleştirin
6. Proje güncelleme hatırlatma akışı
7. Proje tamamlama check-in
8. Anlaşma sahiplerini eşit olarak atayın
9. Danışma çağrısı kurulumu – entegrasyon
10. Puanlamaya dayalı Facebook Kitle akışı

1. Kurşun mıknatıs teslimatı ve anlaşma oluşturma

Bir e-kitap veya teknik inceleme gibi ilgili taraflara değerli bir şey sunuyorsunuz ve ilgili müşteri adayını hemen izlemeye başlamak istiyorsunuz.
İşte bu otomasyonun adımları:

1. Bir kişi formunuzu gönderdiğinde, söz verdiğiniz kurşun mıknatısı olurlar.
2. Arka uçta, bunları CRM'nizde saklamak için bir anlaşma oluşturursunuz.
3. Yeni anlaşmanın sahibi bir bildirim alır ve ilk dokunma görevi oluşturulur.

İnsanlar sitenize bir kurşun mıknatısı gönderdiğinde, size neyle ilgilendikleri hakkında biraz bilgi verirler. Ekip üyeniz takip ettiğinde, çalışacakları ve gitmeniz gerekmediğinde zaten bazı bilgileri vardır. soğukta, daha fazla anlaşma yapabilirsiniz.

2. Ön atama akışı

İşin zamanında yapıldığından nasıl emin olabilirsiniz? Buna göre hazırlanarak.

Bu otomasyon iş akışı, bağımsız bir yükleniciye bir dizi e-posta göndermek ve onlara yaklaşan bir görevi tamamlamak için ihtiyaç duydukları tüm ayrıntıları vermek için tasarlanmıştır.

(Not: Otomasyonu şirket içi ekip üyeleri için de kullanmak üzere kolayca ayarlayabilirsiniz)

Bu otomasyon şu şekilde çalışır:

1. Ekip üyenizin yeni bir ödevi kabul etmekte özgür olup olmadığını belirten "Ödev Uygunluğu" için özel bir alan oluşturdunuz
2. Bu alan, ekip üyenizin bir şey üzerinde çalıştığını gösteren (ve bu otomasyonu tetikleyen) "Bir Atamada" olarak değiştirilebilir.
3. İkinci bir özel alan, atamanın başlangıç ​​tarihini içerir
   Otomasyon, ödevden iki hafta önce, bir hafta önce ve bir gün önce hatırlatma e-postaları gönderir.
4. Görevlendirmenin başladığı gün otomasyon, şirketin çalışma yönergelerini ve atama bilgilerini içeren bir e-posta gönderir.

Temel bir şablon ve kişiselleştirme etiketleri kullanmak, kişiye belirli bilgileri çekerken profesyonel görünümlü bir e-posta oluşturmanın harika bir yolu olabilir.

3. Atama Sonu İncelemesi – İletişim

Bu otomasyon, projeleri tamamlamak ve ekip üyelerinden ve yüklenicilerden geri bildirim toplamak için tasarlanmıştır.

Bu otomasyon şu şekilde çalışır:

1. Özel bir alan, atamanın bitiş tarihini tutar
2. Ödev sona ermeden bir hafta önce otomasyon, bir ödevden ayrılmak için tüm bilgileri içeren bir e-posta gönderir.
3. Ödev sona erdikten bir gün sonra ilgili kişi, geri bildirim formunun bağlantısını içeren bir e-posta alır.

Geri bildirim formunuzu, ilgili kişinin görevde geçirdiği zamanla ilgili en değerli bulduğunuz geri bildirimleri toplamak için tasarlamak isteyeceksiniz.

Bu bilgileri toplamak, proje sırasında temas kurduğunuz herhangi bir sorunu veya endişeyi bilmenizi sağlar.

Form gönderildikten sonra, IF/ELSE eylemi, ilgili kişinin formu gönderip göndermediğini kontrol eder. Yapmazlarsa, form gönderilene kadar birkaç günde bir hatırlatıcı alırlar. Formu gönderdikten sonra otomasyondan çıkarlar.

4. Atama Sonu İncelemesi – Şirket

Hem müşterilerinizi hem de yüklenicilerinizi takip ettiğinizden emin olun. Bu otomasyon, yukarıdakine benzer, ancak kişi yerine şirkete e-posta göndermek için bildirim adımlarını kullanır.

1. Özel bir alan, atamanın bitiş tarihini tutar
2. Başka bir özel alan, ilgili kişinin çalıştığı şirketin e-postasını tutar
3. Görev sona ermeden bir hafta önce, otomasyon, şirket için çalışan ilgili kişiyi işten çıkarmak için tüm bilgileri içeren bir e-posta gönderir.
4. Görev sona erdikten bir gün sonra şirket, geri bildirim formunun bağlantısını içeren bir e-posta alır.

İlgili kişinin şirket için çalıştığı süre hakkında şirketin bakış açısından en değerli bulduğunuz geri bildirimleri toplamak için formu tasarlamak isteyeceksiniz. Bu, şirketin sahip olabileceği endişeleri gidermenizi sağlar.

Bir IF/ELSE eylemi, şirketin formu birkaç gün sonra gönderip göndermediğini kontrol eder. Olmadıysa, form gönderilene kadar birkaç günde bir hatırlatıcının gönderildiği bir döngüye girerler. Formu gönderdikten sonra otomasyondan çıkarlar.

Şirket noktası-kişisinin e-posta adresini özel bir alanda saklamak, bildirim adımında otomatik olarak bir kişiselleştirme etiketi ile doldurmanıza olanak tanır.

5. Kişi Kullanılabilirliğini Otomatikleştirin

Bir müteahhit veya çalışanın görevi bittiğinde, onları (parmağınızı bile kıpırdatmadan) yeni iş için uygun hale getirin.

1. "Atama Kullanılabilirliği" için özel alanı kullanın (önceki otomasyonlardan)
2. Bu alan, ekip üyenizin bir şey üzerinde çalıştığını gösteren (ve bu otomasyonu tetikleyen) "Bir Atamada" olarak değiştirilebilir.
3. Kişi daha sonra, özel bir alanda saklayacağınız bir tarih olan Atama Bitiş Tarihi ile aynı gün olana kadar bir Bekle adımında yakalanır.
4. İlgili kişi daha sonra Kişiyi Güncelle adımına geçer ve "Atama Uygunluğu" alanı tekrar Uygun olarak ayarlanır

Bu, bir proje için kimin uygun olduğunu (ve kimin zaten bir projenin ortasında olduğunu) her zaman bilmenizi sağlar.

6. Proje Güncelleme Hatırlatma Akışı

Bir ekip bir projeye odaklandığında, şirketiniz veya müşterinizle iletişim kurmayı unutmaları kolaydır. Bu otomasyon, proje durumunu paylaşmaları için otomatik hatırlatıcılar gönderir (aynı zamanda birbirleriyle check-in yapmalarını da hatırlatır).

1. Bir proje atanır ve onu ardışık düzeninizde taşımak için anlaşma oluşturulur
2. Anlaşma sahibine, güncellemeler için düzenli hatırlatıcıların gönderileceğini ve yanıtta ne beklendiğini bildiren bir mesaj gönderilir.
3. İki hafta sonra, anlaşma sahibi hatırlatma e-postasını alır ve anlaşma tamamlandı (kazanıldı veya kaybedildi) olarak işaretlenene kadar her iki haftada bir hatırlatıcıyı almaya devam eder.

7. Proje Tamamlama Check-in

Bir proje tamamlandı olarak işaretlendikten sonra, iyi bir deneyime sahip olduklarından emin olmak için müşteriyi takip edin.

1. Anlaşma kazanıldı olarak işaretlendiğinde, müşteri 3 gün sonra bir e-posta alır (memnun olup olmadıklarını kontrol etmek için)
2. Kampanyada iki bağlantı oluşturulmalıdır (biri “memnun” ve diğeri “memnun değil” için).
3. "Memnun" bağlantısını tıklarlarsa, müşteri otomasyondan ayrılır.
4. "Memnuniyetsiz" bağlantısını tıklarlarsa, müşteri memnuniyetsizliği hakkında daha fazla geri bildirim toplamak için bir e-posta alır. Anlaşma yeniden açılır ve anlaşma sahibi, projenin hala üzerinde çalışılması gerektiğini bildiren bir e-posta alır.
5. İstemci bir hafta boyunca hiçbir bağlantıya tıklamazsa, otomasyondan çıkar

8. Anlaşma Sahiplerini Eşit Şekilde Atayın

Potansiyel müşterilerinizin ekibinize eşit şekilde dağıldığından emin olun. Bu otomasyon, bir anlaşma sahibi ayrılsa veya eklense bile olası satışları eşit olarak yayar.

1. Bir anlaşma bir boru hattına girdiğinde, müşteri adayları onları 8 yola eşit olarak gönderen bir dizi bölünmüş eylemden aşağı iner.
2. Beş yolun sonunda, anlaşmanın sahibini değiştiren Anlaşma Sahibini Güncelle adımı bulunur.
3. Üç yolun sonunda, onları bölünmüş yolların en üstüne geri gönderen bir Gitme eylemi vardır - böylece bunlar gönderilebilir ve bir anlaşma sahibine atanabilir

Bu, şirketin kaç anlaşma sahibine sahip olursa olsun, potansiyel müşterileri anlaşma sahiplerinize eşit şekilde dağıtmanıza olanak tanır.

Kaç anlaşma sahibiniz olduğuna bağlı olarak "anlaşma sahibini güncelle" veya harekete geçme adımları ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz. Sekizden fazla anlaşma sahibiniz varsa, daha fazla bölme işlemi bile ekleyebilirsiniz!

9. Danışma Çağrı Kurulumu – Entegrasyon

Calendly veya Acuity gibi bir hizmet kullanıyorsanız bu otomasyon tam size göre.

1. Kişiler, daha fazla bilgi veya danışma talebinde bulunan bir form gönderir
2. Kişiler, aramalarını planlayabilmeleri için zamanlama entegrasyonunuzun bağlantısını içeren bir kampanya alır.
3. EĞER/HİÇBİR ŞEY eylemi, aramayı kurup kurmadıklarını kontrol eder.
4. İlgili kişi entegrasyonu ayarlamadıysa, zamanlama yazılımı sağlayıcınızın bağlantısını içeren bir hatırlatma e-postası alır.

Zapier gibi bir hizmet kullanmak, ActiveCampaign ve zamanlama yazılımınız arasında iki yönlü iletişime izin verir.

10. Puanlamaya Dayalı Facebook Kitle Akışı

Kişilerinizin eylemlerinin Facebook pazarlamanızın neresinde olduklarını belirlemesine izin verin. Bunu yapmanıza yardımcı olması için katılımı veya istenen eylemleri ölçen bir puan kullanın.

1. Bir anlaşma oluşturulur ve kişi başlangıç ​​Facebook Özel Hedef Kitlenize eklenir
2. Kişinin puanı arttıkça, onları daha odaklı Özel Hedef Kitlelerinize ekleyin ve öncekinden kaldırın

Puanları ayarlamaktan ve gerektiğinde daha fazla izleyici eklemekten çekinmeyin.

"Beyaz etiket seçeneği olarak ActiveCampaign size daha fazla özgürlük de veriyor. Özel alan adları ve logoların yanı sıra, arayüzün stilini markanıza uyacak şekilde değiştirebilirsiniz.”

Aaron Brooks (Girişim Limanı), ajanslar için en iyi beyaz etiketli e-posta pazarlama aracı olarak ActiveCampaign'in neden tercihleri ​​olduğunu açıklıyor.