Bir özür e-postası nasıl yazılır ve bir başarısızlık bir fırsata dönüştürülür

Okuyuculardan 10 ipucuna ve bazı pratik ve etkili özürlere göz atın. Bir fırsatı fırsata çevirin: kullanıcılarınızla olan ilişkinizi güçlendirin ve güvenlerini artırın.

Belki yanlış promosyon kodu gönderdiniz, yanlış bilgi verdiniz, kullanıcılara uygunsuz bir kampanyayla hitap ettiniz veya en kötü ihtimalle rahatsız edici içerik ve tonlar kullandınız.

Her durumda, alıcılardan özür dilemek, bir yanlış ateşlemeyi düzeltmenin ve itibarınızı korumanın her zaman harika bir yoludur.

Etkili bir özür e-postası oluşturmak için 10 ipucumuzu takip edin ve bu somut örneklerden bir ipucu alın. Aynı zamanda, rahatsızlığı, bağlılığı, katılımı ve dönüşümleri artırmak için bir fırsata dönüştürün.

Etkili bir özür e-postası yazmak: 10 ipucu

1. Özrünüzü doğrudan konu satırına koyun

Konu satırı, kullanıcının gördüğü ilk e-posta öğesidir. Özrünüzü oradan başlatın, böylece mesajınızın amacını hemen netleştirebilir ve kullanıcının mesajı okumaması riskini en aza indirebilirsiniz. Bu şekilde, hatanızı kabul etmek daha hızlı, açık ve etkili olacaktır .

İşte bazı fikirler:

• “Ayy! Bir şeyler yanlış gitti."
• “Son e-postamız kafanı mı karıştırdı? Bazı açıklamalar yapalım.”
• "Hata için özür dilerim. Çok üzgünüz."
• "Yanlış bir hamle yaptık! İşte olanlar."
• “Yanlışlık için üzgünüm.”
• "Lütfen en içten ve içten özürlerimizi kabul edin."
• “Ayy! İşte doğru e-posta. Rahatsızlıktan dolayı özür dileriz."
• "İşte yanlış giden şey. Sorun için üzgünüm."

Bir hatayı tekrarlama riskini almayın! E-posta konu satırının 7 altın kuralına uyun.

2. Gönderici tanınabilir olmalıdır. Kendinizi kişisel bir şekilde tanıtın.

Kullanıcının e-posta adresinizi tanıdığından emin olun. Kendinizi kişisel ve doğrudan bir şekilde tanıtın. Kim olduğunu ve ne yaptığını söyle. Bu tür bir yaklaşım, daha fazla şeffaflık ve özgünlük ileterek, hatalarınız için sorumluluk almaya ve onlar için “kendinizi ortaya koymaya” istekli olduğunuz fikrini verir.

Adınızı ve kurumsal rolünüzü göstermek, kullanıcıya daha "insan" bir his de sunar. Aslında, kullanıcının hatanın veya yanlış e-postanın arkasında et ve kemik olduğunu anlamasını sağlar. Herkes gibi onlar da hata yapabilir.

Kaynak: Emma

3. Açıkça ve hemen özür dileyin.

Hatalarınızı kabul etmek için e-postanın sonuna kadar beklemeyin. Pişmanlığı en başından açıklayın. Hemen ve açıkça yapın. Özrünüz kısa, öz ve anlaşılır olmalıdır . Kullanıcının amacınızı anlamak için aşağı kaydırmasına gerek kalmaması için , onu katlama çizgisinin yukarısındaki ilk e-posta öğesi olarak yerleştirin .

4. Hatanın arkasındaki nedeni açıklayın.

Bunun neden olduğunu detaylandırmak için elinizden gelenin en iyisini yapın. Kitlenizin soruna yol açan dinamikleri anlamasını sağlayın .

Belirsiz kalmak veya daha da kötüsü, hatanın nedenlerini gizlemek şeffaflığınızı ve dolayısıyla hedef kitlenizin güvenini tehlikeye atabilir. Bu, çabalarınızı boşa çıkaracaktır.

Dikkat edin: Yanlış adımı açıklamak her zaman mesajı açan özürden sonra gelmelidir. Ayrıntıların özür dileme niyetinizi gölgelemesine izin vermeyin. Motiflerinizde spesifik olun, ancak abartmayın.

5. Mesajınız, doğrudan kullanıcıya hitap edebilmeniz için kişisel ve empatik olmalıdır.

Alıcılara sabırları için teşekkür ederiz. Empatik bir ton kullanarak onların tarafında olduğunuzu açıkça belirtin ama aşırıya kaçmayın. Mesaj, dürüst, spontane ve her şeyden önce gerçek bir hesap verebilirliği iletmelidir .

Mesajınızı özelleştirmek için bir kullanıcı adı gibi dinamik alanlar kullanarak özür e-postanızı güçlendirin.

6. Proaktif olun ve düzeltici eylemleri açıklayın.

Benzer bir durumun gelecekte tekrar olmasını önlemek için yaptığınız veya yapabileceğiniz eylemleri listeleyin. Bu, kullanıcı güvenini yeniden kazanmanın ve beklentileri karşılamayı ve somut eylemlerle anında tepki vermeyi ne kadar önemsediğinizi vurgulamanın harika bir yoludur .

Aşağıdaki United Airlines özür e-postası mükemmel bir örnektir. Pişmanlığını dile getirdikten sonra, şirketin CEO'su sorunu telafi etmek için her düzeltici eylemin kesin ayrıntılarını sağlar:

7. Sorunu etkisiz hale getirin. Herhangi bir yangını söndürebilmeniz için kullanıcının gülümsemesini sağlayın.

Elbette, biraz mizah her duruma ve iş türüne uymaz. Bununla birlikte, kendi kendine ironi yapmak ve bir gülümsemeyle veritabanınızı neşelendirmek bazen kazanan kart olabilir.

Ancak bu yaklaşımı kullanmadan önce kitlenizi dinleyin ve duygularını analiz edin. Aslında, böyle bir stratejinin duruma uygun olup olmadığını görmeniz gerekir.

Onu küçümsemek ve izleyicilerinizden bir gülümseme kapmak, enerjileri sakinleştirmeye yardımcı olabilir. Bu, başarısızlığı bağlılığı artırmak ve ilişkilerinizin kalitesini korumak için bir fırsata dönüştürebilir.

8. Daha fazla ayrıntı ve destek için hazır olun.

Özür diledikten ve hatanın nedenlerini ve durumu yönetmek için alınan düzeltici eylemleri açıkladıktan sonra, daha fazla açıklama için desteğinizi ve tam kullanılabilirliğinizi sunmanın zamanı geldi . Bir adres veya alternatif iletişim yöntemi sağlayın . Alıcıların konuşmaya başka bir kanaldan devam etmesine izin verin.

9. Hatayı telafi edin ve hatayı avantaja çevirin.

Halkın güvenini yeniden kazanın ve duruma özel tasarlanmış indirim kodları veya promosyonlarla hatayı düzeltin . Bu strateji, işiniz için zor bir zamanı karlı bir fırsata dönüştürmenizi sağlar . Bu, yalnızca veritabanı güveninizi değil, aynı zamanda dönüşümlerinizi de kolaylaştırır.

Böyle bir yaklaşım, en iyi segmentasyon uygulamalarının ihmal edilmesi ve yanlış kampanya hedeflemesi durumunda da işe yarar. Bir promosyon teklif ederek e-postanızı yanlışlıkla alan kişilerden tekrar özür dileriz. Bir dönüşümü kolaylaştırma ve spam raporları riskinden kaçınma şansını yakalayın.

İşte size ilham verebilecek somut bir örnek:

10. Kişilerinizden geri bildirim isteyin.

Alıcılara fikirlerinin işletmeniz için ne kadar önemli olduğunu bildirin. Onları olay yönetiminiz hakkında geri bildirim sunmaya davet edin. Bu şekilde, özürlerinizin etkili olup olmadığını öğrenebilecek ve mümkünse kriz yönetimi stratejinizi geliştirebileceksiniz. Kullanıcı gerçekten görüldüğünü hissedecek ve bu, markanıza karşı bir topluluk ve sadakat duygusunu güçlendirecektir.

Hatayı düzeltebildiniz mi? Doğrulamak için e-postanızın etkilerini analiz edin.

Özrünüzün başarılı olduğundan ve hedef kitlenizin hatayı gerçekten mazur gördüğünden emin olun. Bunun için, herhangi bir e-posta kampanyasında olduğu gibi, mesaj performansınızı gözden geçirmeniz ve temel metrikleri analiz etmeniz gerekir .

MailUp İstatistikleri alanının sayısız işlevi size doğru bir raporlama sistemi ve özrünüzün etkinliğinin tam bir resmini sağlayacaktır.

Düzeltme promosyonlarıyla ilişkili tıklama ve dönüşüm oranı analizi, özür stratejinizin bir başarısızlığı bir fırsata ve bir avantaja dönüştürmedeki erişimini gösterecektir.

Platformun İstatistik alanıyla neler yapabileceğinizi öğrenin!

Özetle

Bir özür e-postası yazmaya gelince, hatalarınızı şeffaf, özgün ve anlık bir şekilde kabul etmek, itibarınızı korurken hedef kitlenizle olan ilişkinizi korumanın anahtarıdır.

Aksilik ne olursa olsun, mesajınızı göndermeden önce herhangi bir özür planının bu vazgeçilmez unsurlarına odaklanın:

• Samimi, açık ve doğrudan olun;
• Aksilik için tüm sorumluluğu üstlenin;
• Alıcıyla doğrudan iletişime geçin;
• Üzgün ​​ve sempatik olun;
• Rahatsızlığın nedenini açıklayın;
• Düzeltici eylem planınızı tanımlayın;
• İzleyicileri ödüllendirin ve memnun edin ve
• Geri bildirim isteyin.