Onay İş Akışlarını Tanımlama ve Uygulama

Kaliteyi asla gözden kaçırmayın. Çıktılarınızı zamanında tamamlarsanız ancak paydaşlarınızın beklentilerini karşılamazsanız, başınız belada demektir. Onay iş akışı, kalitenin sağlanmasına yardımcı olabilir ve hatta daha büyük bir otomatik iş akışının parçası olduğunda süreçleri düzene sokabilir.

Farklı türde onay iş akışları vardır ve hepsi otomatik değildir. Tanımı öğrendikten sonra süreçleriniz için en uygun olanı seçebilirsiniz. Onay iş akışının ne olduğuna ve onay iş akışlarının otomatikleştirilmesinin daha iyi ve verimli çalışmanıza nasıl yardımcı olabileceğine bir göz atalım.

Onay İş Akışı Nedir?

Onay iş akışı, bir şeyi üretimdeki bir sonraki aşamaya taşıma yetkisine sahip bir bireye yönlendirmenin bir yoludur. Manuel veya otomatik olarak yapılabilen bir iş akışının parçasıdır. Bu, boru hattı boyunca kalitenin sağlanmasına yardımcı olur, ancak aynı zamanda gerekli onaylarda birikmelerin oluşmasını da önler.

Görevlerin mantıksal sırası, bir onay iş akışı tarafından kesintiye uğrar, çünkü bu görev, atanan kişi tarafından onaylanana kadar iş durur. İş akışlarını otomatikleştirmek, darboğazları azaltır ve verimliliği artırır, bu da işyeri üretkenliğini artırır.

İşi onaylama yetkisine sahip kişi genellikle o işi yapan ekibin doğrudan yöneticisidir, ancak sürece bağlı olarak kalite güvence sorumlusu veya departmanlar arası yönetici de olabilir. Ürün ve organizasyonun kapsamına bağlı olarak iş akışında çok veya az sayıda onay olabilir.

İşletmeler, görevleri otomatikleştirerek ve onay iş akışları ekleyerek ekiplerin daha verimli çalışmasına yardımcı olurken, işin kalitesinin yüksek standartta kalmasını sağlayabilir. ProjectManager, iş akışlarını otomatikleştiren ve işi kolaylaştırmak için görev onay ayarlarına sahip çevrimiçi bir yazılımdır. Durumlar güncellenmeden önce bir onaylayıcı ayarlamak için özel iş akışınıza veya otomasyonun yanı sıra görev onayları ekleyin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Onay İş Akışı Türleri

Pek çok farklı iş akışı yapısı türü vardır, ancak bir görev gönderme portalıyla başlayacağız. Bu, bir paydaşın, yöneticinin veya onaylayıcının imza atabilmesi için bir belgenin, satın alma siparişinin veya bir tür görevin gönderildiği yerdir.

Bu, iş akışında bu onaylayanların kim olduğunu tanımlamaya yol açar. Örneğin, otomasyona sahip birçok yazılım aracı, belirli bir kişiye gönderiyi düzenleme, görüntüleme veya yönetme hakkını vermenin bir yolunu sunar.

Onay iş akışının genellikle birikmelerden, darboğazlardan ve gecikmelerden kaçınmak için bir son tarihi vardır. Görev genellikle onay için gönderildiğinde, onaylayana çalışmanın gözden geçirilmeye hazır olduğunu bildiren bir bildirimi tetikler.

Her biri kuruluşların süreçlerinde daha fazla verimlilik sağlamak için kullanılan çeşitli onay iş akışları vardır. Onay iş akışından geçen işin kalitesini ihmal etmeden işin gecikmeden ilerlemeye devam etmesine izin verirler. Üç ana onay iş akışı türü vardır.

1. Proses Onayı İş Akışı

Bu onay süreci, öngörülebilir ve tekrarlanabilir görevlerle çalışırken kullanılır. Bu iş akışı en iyi, ekip üyelerinin ulaşmak istedikleri sonucu bildikleri ve bu hedefe ulaşmak için net bir yola sahip oldukları süreçlerde kullanılır. Örneğin, belge onayında, süreç onayı iş akışı yaygın olarak kullanılır.

2. Proje Onay İş Akışı

Daha esnek bir iş akışına ihtiyacınız varsa, büyük olasılıkla bir proje onay iş akışı kullanacaksınız. Bu iş akışı, hedefleri tanımlanmış görevler için de uygundur, ancak bir süreç onayı iş akışının aksine, bu hedeflere ulaşmanın yolu net değildir. Bu onay iş akışı genellikle yaratıcı projelerde kullanılır, çünkü sonu bilinse de oraya nasıl ulaşılacağı daha çok kolektif doğaçlamadır. Örneğin, belirli hedefleri olan ve temel performans göstergelerine (KPI'ler) ulaşması gereken ancak bu KPI'lara nasıl ulaşıldığı net olmayan ve birden fazla deneme gerektirebilecek pazarlama kampanyalarını ele alalım.

3. Vaka Onayı İş Akışı

Bazı iş akışlarının net bir yolu yoktur. Böyle bir iş akışında, bir vaka onayı iş akışı uygularsınız. Bu, ekip çalışmaya başladığında hedef tanımlanmadığında, ancak çalışma sürecinde ek bilgiler üzerinde çalışırken net bir şekilde odaklandığında ideal bir iş akışıdır. Bir servis talebi onay iş akışını daha iyi anlamak için bir sigorta talebi düşünün. Bir sigorta talebinin sonucu, süreç boyunca ilerlerken daha fazla bilgi toplanana kadar net değildir.

Onay İş Akışlarını Otomatikleştirme

Belirtildiği gibi, onay iş akışları manuel olarak yapılabilir veya süreç otomatikleştirilebilir. İkinci durumda, onay iş akışlarının otomatikleştirilmesi, belirli bir eylem tamamlandıktan sonra bir yanıtı tetikleyerek öğeleri iş akışı boyunca hareket ettirir.

Manuel onay süreçleri sorunlu. Bu, çelişkili geri bildirimlere, birden fazla gözden geçiren olduğunda kimin yetki sahibi olduğu konusunda netlik olmamasına, hedeflerin yanlış iletilmesine, çok fazla revizyona, kaçırılan teslim tarihlerine ve daha fazlasına neden olabilir. Otomatik onay iş akışları, bu hız çarpmalarını önleyebilir ve iş akışlarının sorunsuz ilerlemesini sağlayabilir.

Onay iş akışlarının otomatikleştirilmesi, sürecin hesap verebilir olmasını ve üretken kalmasını sağlar. Bu, her büyüklükteki kuruluşun yararlanabileceği bir şeydir. Ancak önce, bir iş akışının adımları açıkça tanımlanmalıdır. Gönderimlerin nasıl talep edildiğini, görevin onay alması için karşılanması gereken kriterleri, iş akışı boyunca bu onaylayanların kimler olduğunu, onay veya ret sonrasında gönderimlerin rotasını vb. düşünün.

Onay İş Akışının Faydaları

Onay iş akışı kullanmanın temel faydası, süreçlerinizi kolaylaştırmasıdır. Öğeleri boru hattında daha hızlı hareket ettirerek verimliliği artırır ve bu iş akışının adımlarını tanımlayarak, onay vererek ve ekipteki herkesin işine odaklanmasını sağlayarak daha az hatayla sonuçlanır.

Ayrıca, öğenin uygun şekilde onaylandığından ve onayın derhal teslim edildiğinden emin olur. Bu, görevin bir veya daha fazla onaylayıcısı olup olmadığına bakılmaksızın ekiplerin son tarihlerine uymasına yardımcı olur.

Bir onay iş akışıyla çalışırken de daha az hata olur. Otomasyon, onayların yalnızca onay kriterleri karşılandığında gerçekleşmesini sağlar. Bu, daha sonra onarılması gereken ve gecikmelere neden olan daha az hatanın geçmesi anlamına gelir. Bu, zamandan tasarruf sağlar ve maliyetli ve sinir bozucu düzeltmeleri önler.

Otomasyon ayrıca, görev durumunu izleme ve ekibin güncellemelerden veya bekleyen onaylardan haberdar olmasını sağlama açısından iletişimi geliştirmenin bir yoludur. Süreçteki bu tür şeffaflık, süreci daha da geciktiren yanlış anlamaların önlenmesine yardımcı olur.

İlgili: Word için Ücretsiz İletişim Planı Şablonu

Darboğazlar, iş akışlarında sık görülen sorunlardır ve gecikmelere ve hayal kırıklığına neden olur. Onay iş akışları, otomasyon yoluyla bu maliyetli blokları azaltır. Örneğin, bir görevde çok sayıda onaylayan varsa, tüm onaylayanlara görevi daha hızlı ilerletmek için bir istek göndermek için otomatik onay iş akışı ayarlanabilir.

Diğer bir artı, otomasyonun süreçleri kolaylaştırmanın bir yolu olan daha fazla tutarlılığa yol açmasıdır. Otomatik olarak onaylanan her şeyin kuruluşun kriterlerini ve politikasını karşılamasını sağlar. Bu işlemin otomatikleştirilmesi, artık manuel incelemeler gerekmediğinden iş akışını hızlandırır.

Onay İş Akışı için En İyi Uygulamalar

Herhangi bir onay iş akışının ilk ve muhtemelen en önemli yönü, kimin onay verme yetkisine sahip olduğunu seçtiğinizden emin olmaktır. Tüm süreç bu karara bağlıdır. Otomatik onay iş akışlarında bile onaylayan, onay kriterlerinizi karşılamayan her şeye karşı korumadır.

Otomasyon, özellikle birden fazla onaylayanla uğraşırken önerilir. Belirtildiği gibi, tüm onaylayıcılara bir kerede onay bildirimleri gönderebilir. Ayrıca, süreci daha da kolaylaştırmak için silinebilecek iş akışınızdaki fazlalıkları belirlemenize de yardımcı olur.

Teslim tarihlerinin ayarlanması, yalnızca görevin tamamlanması için değil, aynı zamanda onay ve geri bildirim için de gecikmelerin önlenmesine yardımcı olur. Bu son tarihlerin karışıklıkta kaybolmadığından emin olmak için uygulamada e-posta veya uyarı gönderen otomatik bildirimleri olan bir araç arayın.

ProjectManager ve Onay İş Akışları

ProjectManager, iş akışı otomasyonu ve görev onaylarına sahip çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Özel iş akışları oluşturun ve daha iyi görev yönetimi için bir onay belirleyin. Onaylar, belirli bir eylemi otomatikleştirmek ve daha fazla üretkenlik için iş akışlarını kolaylaştırmak için ayarlanabilir.

İş Akışı Otomasyonu ile Tekrarlayan Görevleri Kolaylaştırın

İş akışlarını onaylamanın ilk adımı, çalışmanızın aşamalarını net bir şekilde tanımlamaktır. Özel iş akışları, görevlerin izlemesi gereken yolu yönlendiren kurallar belirlemenize yardımcı olur. Ayrıca durumu değiştirebilecek veya görevleri ileriye taşıyabilecek kullanıcıları tanımlayacaklar. Özel iş akışları ve görev onayları, belirli eylemleri belirleyen tetikleyiciler tanımlanarak otomatikleştirilebilir. Durum, öncelik, ilerleme ve bir kullanıcı atayabilen, bir kullanıcıyı kaldırabilen, öncelik ayarlayabilen, işlem yüzdesini ve daha fazlasını ayarlayabilen diğerleri için tetikleyiciler ayarlayın.

Onaylardan haberdar olmak için Gerçek Zamanlı Bildirimler Alın

İş akışlarını kolaylaştırmak için onaylayanlar, onay için kendilerine bir görevin ne zaman gönderildiğini bilmelidir. Bildirimlerimiz, kullanıcıların bu uyarıları gerçek zamanlı olarak görmelerini sağlar. Anında gelen kutunuza gönderilirler, ancak aynı zamanda yazılımda bir uyarı oluştururlar, böylece araçtan ayrılmanız ve iş akışınızı kesmeniz gerekmez. Bildirimleri, yalnızca onay gerektiğinde sizi uyarmaktan fazlasını yapacak şekilde özelleştirebilirsiniz, aynı zamanda bir göreve atandığında, ilerleme güncellemeleri, bitiş tarihlerindeki değişiklikler ve daha fazlasını da yapabilirsiniz.

İş akışında size yardımcı olan bir diğer özellik, daha iyi karar vermeyi sağlayan gerçek zamanlı verilerdir. Canlı panomuzla projenin üst düzey bir görünümünü elde edin. Herhangi bir yapılandırma gerekmez, yalnızca maliyet, zaman, iş yükü ve daha fazlası açısından ilerlemenizi görmek için geçiş yapın. Daha fazla bilgi için özelleştirilebilir raporlar, görmek istediklerinize odaklanır. Bunları güncel tutmak için paydaşlarla kolayca paylaşılabilirler.

ProjectManager, ekipleri manuel ve tekrarlayan görevlerden kurtararak üretken tutmak için iş akışlarını otomatikleştiren ve onay ayarlarını belirleyen ödüllü bir yazılımdır. Diğer özellikler, sizi daha fazla takip etmek için riski ve kaynakları yönetir. Başarı sağlamak için yazılımımızı kullanan NASA, Siemens ve Nestle ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.