Denetim İzi Nedir ve Nasıl Yürütülür

Ne yaptığınızı takip etmek, doğru yürütme için çok önemlidir. Nerede olduğunuzun net bir resmi olmadan, olmanız gereken yere giden net bir yola asla sahip olamazsınız. Proje yönetimiyle ilgili olarak, denetim izi, projeleri zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmenin bir yoludur.

Denetim izi yalnızca proje yönetiminde kullanılmaz ve birçok sektöre hizmet eder. İşlemleri, iş süreçleri, muhasebesi ve ticareti olan herhangi bir işletme, denetim yolunun ne olduğunu, farklı denetim izlerinin türlerini ve nasıl yapılacağını bilmekten yararlanabilir.

Denetim İzi Nedir?

Denetim izi, bir finansal işlemin, iş etkinliğinin, ürün geliştirme aşamasının veya finansal defter girişinin ayrıntılarını yakalar. Bu bilgiler, bağlam içinde daha iyi değerlendirmek için toplandığı tarih ve saat ile damgalanmıştır.

Farklı sektörlerde kullanılmasına rağmen, tüm denetim günlükleri aynı amacı paylaşır: bir dizi olayı veya eylemi kronolojik sırayla izlemek. Bu, finansta aracılık işlemleri, sağlık hizmetlerinde tıbbi kayıtlar ve proje yönetiminde süreç dokümantasyonu olabilir.

Proje yönetiminde bir denetim izi kullanmak, benzer projeler planlanırken araştırma olarak erişilebilen projenin tarihsel bir kaydını sağlar. Bir denetim izi manuel olarak toplanabilse de, sürecin elektronik kayıtlarla otomatik olarak yapılması daha yaygın hale geldi.

Tarihsel bir kayıttan daha fazlası olan denetim izleri, uyumluluğun ve operasyonel bütünlüğün kanıtını gösterebilir. Aslında, bir denetim için bilgi sağlamak, aynı zamanda mali kayıtları tutmak, iletişim işlemleri ve daha pek çok amaca hizmet ederler. Adından da anlaşılacağı gibi, denetim izleri, bilgilerle ilişkili tarih, saat ve kullanıcı bilgilerini içeren bir veri izi sağlar.

Proje yönetimi yazılımı, denetim izini oluşturmanıza, izlemenize ve arşivlemenize yardımcı olabilir. ProjectManager, denetim izlerini gerçek zamanlı olarak yakalayan ve bunları kolayca erişilebilir bir merkezde arşivlemek için sınırsız dosya deposuna sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Zamanında, görevlerde, iş yükünde ve çok daha fazlasında denetimler oluşturmak için tek tıkla raporlama özelliğimizi kullanın. Tüm raporlar belirli verilere odaklanmak için filtrelenebilir, kolayca paylaşılabilir ve ileride başvurmak üzere saklanabilir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Denetim İzlerinin Faydaları

Kayıtları takip etme ve yönetme ve bu kayıtları kökenlerine kadar takip etmek için bir denetim izi kullanma yeteneği birkaç nedenden dolayı faydalıdır. Birincisi, daha fazla kullanıcı sorumluluğu yaratır. Kullanıcının eylemleri otomatik olarak kaydedilir ve bunlara kadar izlenebilir, bu da doğru kullanımı teşvik eder ve virüslerin bulaşmasını önleyebilir.

Bir şey hakkında bir soruşturma olursa, denetim izi, olayın ne zaman, kim ve ne olduğunu görmenin bir yolunu sağlar. Denetim izleri size sürece ilişkin görünürlük sağlar ve gelecekteki saldırılar, sistem arızaları ve diğer veri bozulmalarını önlemek için kullanılabilir.

Aynı zamanda, herhangi bir şüpheli davranışı veya yetkisiz erişimi hızlı bir şekilde yakalayabilirsiniz. Bu, fikri mülkiyetinizi, personel bilgilerinizi, mali kayıtlarınızı ve daha fazlasını korur. Ayrıca, gerçek zamanlı izleme, diğer sorunların yakalanmasına ve sorunların sistem arızasına, işletimsel hatalara yol açmadan veya başvurulmadan şüpheli etkinliklerin gerçekleşmesine izin vermeden hızlı bir şekilde ele alınmasına yardımcı olabilir.

Denetim İzleri Türleri

Denetim izlerinin farklı sektörlerde bulunabileceği doğru olsa da, denetim izlerinin türleri daha az çeşitlidir. Her biri farklı endüstriler için kullanılan ve farklı amaçlara hizmet eden üç ana denetim yolu türü vardır. Ancak, bir denetim izinin kapsamını anlamak için harici, dahili ve Dahili Gelir Hizmeti (IRS) denetimleri arasındaki farkı anlamak önemlidir.

Dış Denetimler

Bir dış denetim, bir kuruluş tarafından firmanın mali durumunun tarafsız ve net bir resmini elde etmek için işe alınan, genellikle sertifikalı bir mali müşavir (CPA) olan bağımsız bir kuruluş tarafından yürütülür. Bu, işletmenizin mali durumu hakkında dışarıdan bir görüş sunar ve kendi iç bulgularınızı doğrulamanıza yardımcı olur.

İç denetimler

İşletme içinde iç denetimler yapılır. Uyum, operasyonel, finansal ve bilgi teknolojisi denetimleri dahil olmak üzere birkaç farklı iç denetim türü vardır. Farklı departmanları denetlemek ve süreçlerin, protokollerin ve yönetimsel görevlerin doğru bir şekilde yapıldığından emin olmak için çalışanlara eğitim verilmesi gerekmektedir.

IRS Denetimi

Bu, hem kurumlara hem de bireylere yapılabileceği için çoğu kişinin aşina olduğu (ve korktuğu) denetimdir. IRS, vergilerdeki adil paylarını ödemediklerinden şüpheleniyorlarsa, genellikle denetime sahip bir işletmeyi veya bireyi hedef alacaktır. IRS, mali belgeler ile vergi belgelerinde kaydedilen tutarlar arasında gerçekten bir tutarsızlık olup olmadığını denetlemektedir.

Denetim İzi Nasıl Yapılır: Neler Eklenmeli?

Proje yönetiminde, projede, iş planında ve görevlerde yapılan tüm değişikliklerin kaydını tutmak esastır. Denetim türü ne olursa olsun ve denetimi hangi tür işletme yapıyor olursa olsun, dahil edilmesi gereken belirli öğeler vardır.

İlgili: Excel için Ücretsiz Değişiklik Günlüğü Şablonu

Hangi olayların meydana geldiğini, kişinin kim olduğunu veya bunlara hangi sistemin neden olduğunu göstermek için gereken her şeyi eklemek önemlidir. Bu kayıtlar, kendisiyle ilişkili kullanıcı kimliğiyle, olayı oluşturan program veya komutla ve sonucun ne olduğunu gösterir.

Bu öğelerin her biri, meydana geldiği tarih ve saat ile damgalanmalıdır. Temel olarak, her kullanıcı tarafından gerçekleştirilen eylemler ve yapılan komutlar, bu eylemlerin tarih ve saati ile erişilen dosya ve kaynaklardan oluşan bir denetim izi oluşur.

Denetim İzlerine Örnekler

Denetim izleri çok basit veya karmaşık olabilir. Bir denetim izi, bir öğenin satın alınması için makbuz kadar basit olabilir. Makbuzda işlemin tarihi, fiyatı, satın alındığı yer ve işleme kimin dahil olduğu yer alacaktı.

Başka bir örnek, bir şirketin ofis ekipmanı satın almasıdır. Bu satın alma işlemini yetkilendirmek için önce bir satınalma siparişi oluşturmaları gerekir. Ekipmanın satıldığı her yerde, satın alınan ürünün satış tarihi, miktarı ve açıklamasının ayrıntılarını içeren bir fatura verilecektir. Bu denetim izi.

Denetim İzini Nasıl Sürdürürsünüz?

Bir denetim izini sürdürmek için, devam eden girdiler ve veri yönetimi çalışmaları dahil olmak üzere verileri toplamanız gerekir. Bu, ister yeni bir ilke, bir iş akışı oluşturuyor, ister mevcut iş akışlarını uyarlıyor olun, aynıdır.

Tüm girdiler ve eylemler yönetilir ve kaydedilir, böylece ileride başvurmak üzere kolayca erişilebilirler. Bu iş akışları için bir denetim izi oluşturulması, formları izlemek için bir dokümantasyon merkezinin bakımını içerir. Denetim dosyaları, kayıtların ömrü boyunca muhafaza edilmelidir.

Denetim İzlerine İhtiyaç Duyan Sektörler

Daha önce de belirtildiği gibi, birçok endüstride denetim izlerine ihtiyaç vardır. Elbette, uyumlu ve güvenli kalması gereken herhangi bir kuruluş denetim izlerine ihtiyaç duyacaktır. Elektronik kayıtlar, özellikle güvenlik ihlallerine karşı savunmak ve uyumluluk raporlamasını sürdürmek için denetim izlerine ihtiyaç duyar. Bu hem iç hem de dış denetimler içindir.

Devlet kurumları ve üniversiteler gibi kuruluşlar gizli verilerle uğraşır ve bu tür bilgileri işleyen diğer tüm endüstriler denetim izlerine ihtiyaç duyacaktır. Finans, muhasebe ve fatura departmanlarının yanı sıra üretim tasarımı kontrolleri ve sağlık hizmetlerindeki kayıtları veya işlemleri izlemek gerekir.

Ayrıca klinik araştırma verileri, içerik yönetimi, öğrenci kayıtları, e-ticaret, yasal ve araştırma soruşturmaları, tıbbi kayıtlar ve hatta oylama ve oy pusulası kayıtlarında denetim izlerine ihtiyaç duyacaksınız. Denetim izleri, devletten eğitime veya güvenli kayıtları yöneten herhangi bir kuruluşa kadar her sektörde bulunabilir.

ProjectManager Denetim İzlerinde Yardımcı Olur

ProjectManager, sorunları yakalamanıza ve sorun haline gelmeden önce çözmenize yardımcı olmak için gerçek zamanlı raporlar oluşturabilen ve işinizi olduğu gibi takip edebilen bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Projeleri yönetmek için değil, aynı zamanda tüm belgeleriniz ve kayıtlarınız için merkezi bir merkez olarak yazılımımızı kullanın. Nerede veya ne zaman çalışıyor olursanız olun, her zaman kullanılabilirler.

Gerçek Zamanlı Gösterge Tablolarıyla Performansı ve İlerlemeyi Görün

Canlı gösterge tablomuz gerçek zamanlı verileri yakalar ve bilgileri otomatik olarak hesaplar. Ardından, okunması kolay grafikler ve çizelgelerde altı proje ölçümü için sonuçları görüntüler. Projenizin zaman, maliyet ve daha fazlası açısından nasıl gittiğini görebilirsiniz. Diğer kalitesiz araçlardan farklı olarak, kurulum gerekmez. İşinizi olduğu gibi denetleyin.

Otomatikleştirilmiş İş Akışları ile Kontrol Süreçleri

Ekibinize kaliteyi sağlarken ve sürecinizin her adımının kaydını tutarken daha önemli konularda çalışması için zaman tanımak için otomatik iş akışları kurun. Etiketleri veya atananları değiştirmek gibi eylemlerle sonuçlanması için kaç tane tetikleyici oluşturmak istediğinizi siz belirlersiniz. Görev onay ayarları, yetkili bir ekip üyesi onları onaylayana kadar hiçbir durumun değişmemesini sağlar. ProjectManager ile otomasyonla denetim izi oluşturma gücüne sahipsiniz.

Aracımız sınırsız dosya depolama alanına sahiptir, böylece tüm önemli belgelerinizi ve kayıtlarınızı her zaman ve her yerden erişebileceğiniz tek bir yerde tutabilirsiniz. Aradığınızı hızlı bir şekilde bulmayı kolaylaştırmak için küresel aramamızı kullanın. Artık eski e-postaları veya bilgisayarınızda gizli dosyaları taramaya gerek yok, her şey parmaklarınızın ucunda.

ProjectManager, kayıtları oluşturmanıza, düzenlemenize ve izlemenize yardımcı olan ödüllü bir çalışma ve proje yönetimi yazılımıdır. İşbirliği platformumuz, ekipleri her yerde ve her zaman birbirine bağlarken, daha işbirliği içinde çalışmalarına yardımcı olur. Yazılımımızı kullanan NASA, Siemens ve Nestle ekipleri gibi daha üretken olun. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.