Maliyet Yönetimi Temelleri

Maliyet Yönetimi Nedir?

Maliyet yönetimi, bir işletmenin veya projenin bütçesini planlama ve yönetme sürecidir. Bir proje olması durumunda, proje yöneticisinin projenin ne kadara mal olacağını tahmin etmesine ve projenin bütçeyi aşma şansını azaltmak için kontrolleri ayarlamasına yardımcı olur.

Maliyet yönetimi, bir proje yöneticisinin en önemli sorumluluklarından biridir; projeler her zaman malzeme, işçilik ve ekipman gibi maliyet yaratan kaynaklara ihtiyaç duyar. Projeyi tamamlamak için bu maliyetler proje yaşam döngüsü boyunca tahmin edilmeli ve kontrol edilmelidir.

Etkili maliyet yönetimi, doğru yazılımı gerektirir. ProjectManager, proje maliyetlerini, kaynaklarını ve iş yükünü izlemek için mükemmel bir araçtır. Gantt çizelgelerimiz, proje takvimlerimiz ve zaman çizelgelerimiz, maliyetleri, zamanı ve görevleri tek bir yerden yönetmenize olanak tanır. Ücretsiz başlayın.

4 Adımda Proje Maliyetleri Nasıl Yönetilir?

Aşağıdaki dört adım, proje yönetiminde maliyet yönetimi sürecinin nasıl çalıştığını özetlemektedir.

1. Kaynak Planlaması

Kaynak planlaması, bir iş, proje veya iş kapsamı için gelecekteki kaynak gereksinimlerini tahmin etme sürecidir. Bir kaynak planı oluşturmak için, yapılacak proje faaliyetlerini detaylandıran bir belge olan proje kapsamını tanımlayarak başlamanız gerekir.

Proje faaliyetleri tanımlandıktan sonra, proje yöneticileri ihtiyaç duyulacak kaynakları tahmin etmek için genellikle geçmiş verilere, uzman görüşlerine ve kaynak döküm yapısı (RBS) gibi kaynak planlama araçlarına güvenirler.

2. Maliyet Tahmini

Maliyet tahmini, işçilik, malzeme ve ekipman gibi projelerinizi yürütmek için ihtiyaç duyduğunuz kaynaklara maliyet atamaktan oluşur. Maliyet tahmini, proje bütçenizin temelini oluşturduğu için maliyet yönetimi sürecindeki en önemli adımlardan biridir. Projenizin özelliklerine bağlı olarak kullanabileceğiniz birkaç maliyet tahmin tekniği vardır.

3. Maliyet Bütçelemesi

Maliyet tahminlerinize dayanarak, artık tüm proje maliyetlerinizin toplamı olan bir proje bütçesi oluşturabilirsiniz. Doğrudan, dolaylı, sabit ve değişken maliyetler dahil olmak üzere tüm proje maliyetlerini dahil ettiğinizden emin olun. Bir proje bütçesi, yeniden yapılması gereken işler olması veya projeye bir riskin gelmesi ve risk azaltma stratejilerinin alınması gerekmesi durumunda beklenmedik durum yedeklerini de içermelidir.

Proje başladığında, proje bütçesi, fiili maliyetlerle tahmini maliyetleri karşılaştırmak için kullanılan bir temeldir. Bu nedenle proje bütçeleri, proje yöneticilerinin maliyetlerinin çok yüksek olup olmadığını ve maliyet aşımı riski olup olmadığını hızlı bir şekilde anlamalarına olanak tanır.

4. Maliyet Kontrolü

Maliyet kontrolü, proje maliyetlerini en aza indirmek ve izlemek için alınan tüm faaliyetleri, yönergeleri ve prosedürleri ifade eder. Kötü maliyet kontrolü, bir projenin karlılığını etkileyebilir, ancak neyse ki proje yönetimi yazılımı, zaman çizelgeleri, iş yükü planlayıcıları ve proje panoları gibi araçlarla maliyetleri kolayca takip etmenize yardımcı olabilir.

Bu 4 adımın çıktıları, proje planının kritik bir bileşeni olan bir maliyet yönetimi planında belgelenebilir.

Maliyet Yönetim Planı Nedir?

Bir maliyet yönetimi planı kulağa basit geliyor. Bu, proje için maliyet tahmininin bir taslağıdır - ancak bu, tüm tahsisi ve proje yöneticisinin projeyi bütçeli hale getirmek için bu maliyetleri nasıl kontrol edeceğini içerir.

Bir maliyet yönetimi planı, ister malzeme ister insan olsun, proje bütçesini etkileyen kaynakları hesaba katmalıdır. Sabit, değişken ve genel giderler de vardır. Tüm bunlar, projeye olan mali taahhüdünüzün ne olacağını bilmek için hesaplanmalıdır.

Son fakat en az değil, maliyetleri düşük tutmakta çıkarı olan paydaştır. Maliyet aşımı, birçok projenin yaşadığı bir sorundur, ancak paydaşların iyi tolere edeceği bir sorun değildir. Maliyet yönetimi planınızı formüle ederken paydaşı aklınızda bulundurun. Döngüde kalmaları ve proje boyunca raporlar almaları gerekir.

Maliyet Yönetim Planı Anahattı

Bir maliyet yönetimi planına dahil edilmesi gereken bazı temel unsurlar şunlardır:

• Tahmin Yöntemleri: Parametrik, aşağıdan yukarıya, üç nokta vb. gibi hangi maliyet tahmin yönteminin kullanıldığını açıklayın.
• Ölçü Birimleri: Maliyetleri doğru bir şekilde ölçmek için emeğiniz, malzemeleriniz ve ekipmanınız için ölçü birimleri oluşturmak önemlidir. Bazı ölçüm birimleri örnekleri, personel saati, fit kare, ton, kilogram vb. olabilir.
• Maliyet Temel Çizgisi: Maliyet tahminlerinize dayanarak, projeniz için harcama limitini belirleyen bir maliyet temel çizgisi tanımlamanız gerekir.
• Maliyet Kontrol Eşikleri: Maliyet performansını izlemek için eşiklerin belirlenmesi önemlidir. Bu basitçe, maliyet değişimi belirli bir yüzdeye ulaştığında, proje ekibinin maliyet yönetimi eylemlerini alacağı anlamına gelir.
• Performans Ölçüm Yöntemleri: Projenin amaçlarını ve beklentilerini karşılayıp karşılamadığınızı görmek için maliyet performansının nasıl ölçüleceğini belirleyin. Bunu yapmak için bir maliyet takip sistemine ve kazanılan değer yönetimi (EVM) tekniklerine ihtiyacınız olacak.
• Raporlama Yönergeleri: Projenin ilerlemesini izlerken ve bu verileri paydaşlarınıza sunarken bulgularınızı raporlamak için bir formata ve iletişim kanallarına sahip olmanız gerekir.

Maliyet Yönetimi Neden Önemlidir?

Proje yönetiminde maliyet yönetiminin bu kadar önemli olmasının ana nedeni, maliyet yönetimi planınızın bütçede kalmak için gereken yönergeleri ve prosedürleri içermesidir. Bu çok önemlidir çünkü aksi takdirde maliyetler karı aştığından kuruluş para kaybedebilir.

Maliyet yönetimi süreci, maliyetlerin tahmin edildiği ve ardından bir proje bütçesinin tanımlandığı projenin planlama aşamasında başlar. Ardından, proje yürütüldüğünde, harcamalar dikkatle izlenir ve bütçeyle uyumlu olduklarından emin olmak için kayıt altına alınır.

Bir proje bütçeniz olduğunda, proje maliyetleri için bir temel oluşturur. Bu, projenizdeki maliyetleri yönetirken aldığınız kararları ve yönergeleri yönettiği anlamına gelir. Bu, fazla harcama yapmadan projeyi yolunda tutmanıza yardımcı olur.

Maliyet Yönetimi İpuçları

Aşağıdakiler, proje maliyetlerinizi yönetmeye çalışırken aklınızda bulundurmanız gereken bazı ipuçlarıdır.

• Enflasyon Planı: Fiyatlandırma kesin olarak belirlenmemiştir ve herhangi bir iyi bütçe, bir dizi maliyete izin vererek bunu hesaba katacaktır.
• Doğal Afetleri veya Olası Olayları Hesaplayın: Beklenmeyenlerin aptalca gelebileceğini bekleyin, ancak bütçenizde bir hava olayı, kişisel sorun veya projeyi geciktirecek başka bir bilinmeyen için yer olmalıdır.
• Diğer Beklenmeyen Maliyetler: Beklenmeyen maliyetlerin tümü rastgele değildir. Hukuki sorunlar, projeyle ilgili cezalar veya beklenmeyen işçilik maliyetleri olabilir, bunların hepsini bütçenize ayıramazsınız, ancak bütçenizi bilgilendirebilir.
• Gerçek Zamanlı Takip: Projeyi yürütürken bütçeyi izleyen bir yazılıma sahip olmak, maliyetleri yönetmenin anahtarıdır. Ancak, güncel olmayan verilere bakıyorsanız, sorunları çözmek için yeterince hızlı hareket edemezsiniz. Bu nedenle gerçek zamanlı veri takibine sahip bir yazılıma sahip olmak istiyorsunuz.
• Derhal Yanıt Verin: Proje maliyetinizde nasıl bir tutarsızlık fark ederseniz edin, hemen harekete geçmelisiniz. Ne kadar uzun süre beklerseniz, o kadar çok para boşa gider.
• Boyut Buna göre: Bazı insanlar daha küçük projelerin proje maliyet yönetimine ihtiyaç duymadığını düşünüyor. Ancak küçük veya büyük, maliyetleri yönetmek isteyeceksiniz.

Proje maliyetlerini en iyi şekilde yönetmek için projenizin içini ve dışını bilmeniz gerekir. Bunu yapmanın en iyi yolu, kapsamlı bir proje başlatma belgesi oluşturmaktır.

ProjectManager Maliyet Yönetimi Yazılımınızdır

ProjectManager, projenizin tüm aşamalarında maliyet yönetimi planlaması için ihtiyaç duyduğunuz araçlara sahip çevrimiçi bir yazılımdır. Yazılımımız bulut tabanlı olduğundan, proje verileri gerçek zamanlı olarak teslim edilir, böylece maliyet tahminlerinizin gerçek harcamaya karşı doğruluğunu anında ölçebilirsiniz.

Kaynak yönetimi özelliğimiz, maliyetlerde hüküm süren iş yükünüzü dengeli tutmanıza yardımcı olur. Ayrıca, ekip üyelerinin tek tıklamayla gönderebileceği ve proje yöneticilerinin tek tıklamayla onaylayabileceği, kullanımı kolay zaman çizelgelerimiz de var. Ancak, maliyet yönetimi için en güçlü özelliğimiz, bütçenizi yakından takip edebilmeniz için proje maliyetlerini gerçek zamanlı olarak takip eden proje panomuzdur.

Ücretsiz Maliyet Yönetimi Şablonları

Projelerinizi yönetmenize yardımcı olacak düzinelerce proje yönetimi şablonu sunuyoruz. Maliyet yönetimi sürecinden geçerken size yardımcı olacak bazı şablonlar.

Proje Bütçe Şablonu

Proje bütçe şablonumuz, tüm maliyetlerinizi belgelemek ve projeleriniz için bir temel oluşturmak için idealdir. Kuruluşunuzun ihtiyaçlarını karşılamak için kolayca özelleştirilebilir.

Kaynak Planı Şablonu

Sağlam kaynak planlaması olmadan maliyetleri yönetemezsiniz. Kaynak planı şablonumuz, projelerinizi yürütmek için ihtiyaç duyacağınız tüm farklı kaynakları takip etmek için mükemmel bir araçtır.

Maliyet Fayda Analizi Şablonu

Projeler karlı olmalıdır, aksi takdirde onları yürütmek iyi bir fikir değildir. Bir projeye başlamadan önce, önceden bir maliyet-fayda analizi yaptığınızdan emin olun. Maliyet-fayda analizi şablonumuz, başlamak için harika bir yerdir.

İlgili İçerik

• Maliyet fayda analizi
• Proje Giderleri Nasıl Takip Edilir
• Maliyet Varyansı Nasıl Hesaplanır
• Daha İyi Maliyet Kontrolü İçin İpuçları

Proje Maliyetini Yönetme Hakkında Daha Fazla Bilgi Edinin

Maliyet yönetimi üzerinde çalışırken proje maliyetlerinizi yönetmek ve kontrol etmek için politikalar ve prosedürler oluşturuyorsunuz. PMP'den Jennifer Bridges, bu kısa eğitim videosunda herhangi bir projede maliyet yönetimini anlamak için bilmeniz gereken temel bilgileri anlatıyor.

İşte referansınız için bir küçük resim.