Projeler için Fayda Yönetimi: Fayda Yönetim Planı Nasıl Yapılır

Proje, paydaşlarına fayda sağlayan bir araçtır. Bu faydalar arasında kalitenin artması, üretim maliyetinin düşmesi, daha iyi müşteri hizmeti, artan müşteri tutma vb. sayılabilir.

Bu faydaların belirlenmesi, tanımlanması ve ölçülmesine fayda yönetimi denir. Bir fayda yönetimi planına sahip olmak, proje yöneticilerinin kuruluş ve paydaşlar için bu sonuçları en üst düzeye çıkarmasına olanak tanır ve bu, herhangi bir başarılı proje yönetimi planının parçasıdır.

Menfaat Yönetimi Nedir?

Fayda yönetimi, bir projede olumlu değişim sağlamak için zaman ve kaynaklara yatırım yapma yöntemidir. Bu, tüm faydaların elde edildiği projenin başlangıcından sonuna kadar faydaları belirleyerek, planlayarak, ölçerek ve takip ederek yapılır.

Fayda yönetimi, spesifik, ölçülebilir, üzerinde anlaşmaya varılmış, gerçekçi ve zamana bağlı faydaları içerir. Bu faydalar organizasyonel değişim, süreç, proje faydaları veya strateji planlaması için geçerli olabilir. Bu tanımların tümü, proje sonuçlarının ve iş stratejilerinin uyumlaştırılması ihtiyacına yanıt verir.

Fayda yönetimi, bireysel bir projeden daha büyük sonuçlarla konuşabilirken, her zaman herhangi bir projenin başarısını artırmayı amaçlar. Proje Yönetim Enstitüsü'ne (PMI) göre, birçok kuruluş faydaları ölçmez (ve dolayısıyla yönetmez), bu da yalnızca az sayıda kuruluşun hedeflenen faydaları elde ettiği anlamına gelir. Bir projeyle ilgili beklentilerin karşılanması asgari düzeyde olmalı ve fayda yönetimine daha fazla dikkat edilmelidir.

Menfaat Yönetiminin Amacı Nedir?

Fayda yönetimini, başarılı bir projenin teslimini değişiklik yönetimine bağlayan bağlantı olarak düşünün. Yani, fayda yönetiminin amacı, değişiklik yönetiminin faydalar tarafından yönlendirilmesini sağlamaktır. Projeye yaptığınız yatırımdan en yüksek değeri bu şekilde elde edebilirsiniz.

Faydaları Aklınızda Bulundurun

Fayda yönetimi, bir kuruluşun yatırımlarını yönetmek için kullanılır ve iş süreçleri yürütülürken herkesin faydalara odaklanmasını sağlar. Fayda yönetimi, projelerin sunmak üzere tasarlandıkları iş sonuçlarını üretip üretemeyeceklerini belirler. Daha sonra, bu faydaların elde edilmesiyle ilgili riskleri en aza indirir ve daha fazla fayda elde etme fırsatını en üst düzeye çıkarır. Diğer bir deyişle, fayda yönetimi, projenin değer yaratmaya devam etmesini sağlar.

Faydalara odaklanmak, projeleri yönetirken ve bu projelerle ilgili kaynakların tahsisinde daha iyi karar alınmasına yol açar. Fayda yönetimi, yalnızca zaman içinde yatırım getirilerini dahil etmede ne kadar verimli olduklarına göre projeleri ölçmenin ötesine geçer.

Bir Program Ne Zaman Faydalara Odaklanmalı?

Faydalar, bir projenin başlangıcında hesaba katılmalı ve sonuna kadar takip edilmelidir. Herhangi bir plan gibi, fayda yönetimi planı da rotayı erken belirler ve proje boyunca değişiklikler meydana geldikçe bu rotayı ayarlamaya devam eder.

Bununla birlikte, faydalar genellikle projenin teslim aşamasında gerçekleştirilir. Bundan önce, fayda yönetimi projeye maliyet ekleyebilir. Proje kapanmaya yaklaştıkça bu maliyetler düşecek ve proje tamamlandıktan sonra devam eden faydalar artacaktır. Ancak bu noktada genellikle başka bir kuruluş tarafından yönetilirler.

Fayda Yönetim Planı Nedir?

Bir fayda yönetim planı, proje alanının faydalarının ne olduğunu ve bunların nasıl ve ne zaman sağlanacağını açıklar. Plan bunu aşağıdakileri dahil ederek yapar.

• Faydanın ne olduğunu açıklamak
• Faydanın ne zaman teslim edileceğine dair bir program oluşturma
• Faydaların kime ait olduğunu belirleme
• Faydayı ölçmek için kullanılan metriği ve temelin ne olacağını tanımlama
• Fayda elde etmekle ilgili varsayımların ve risklerin listelenmesi

Farklı Fayda Türleri

Fayda yönetimi planı iki tür fayda ile ilgilenecektir: maddi ve maddi olmayan. Maddi faydalar, maliyet düşüşleri gibi ölçülebilirken, maddi olmayan faydalar, marka bilinirliği gibi herhangi bir doğrulukla olamaz.

İş gerekçesi, proje faydalarını detaylandıran fayda yönetim planınızı bilgilendirecektir. Plan, proje yürütülürken faydaların ölçülebilmesi için bir temel içerecektir.

Bir fayda yönetimi planı yapıldığında, projenin yaşam döngüsü boyunca gözden geçirilecektir. Bu, planla doğru yolda olduklarından emin olmaya yardımcı olur. Bazı faydalar, projenin tamamlanmasından sonra teslim edilmeyecektir. Bu durumda, bunların takibinden hak sahibi sorumludur.

Fayda Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur

Fayda yönetimi planı, projenin yaşam döngüsü boyunca ve genellikle proje tamamlandıktan sonra faydaları belirleyecek, izleyecek ve izleyecektir. Bu, kuruluşun ve fayda sahiplerinin (ana yararlanıcılar) bu süreç boyunca faydalara odaklanmasını sağlamak için kullanılır.

Aşağıdaki adımlar, çoğu fayda yönetimi planının oluşturulmasında ortaktır:

• Faydaları tanımlayın. Proje paydaşları ve daha büyük organizasyon için faydalı sonuçlar nelerdir? Bu, projeye başlamadan önce yapılmalıdır.
• Faydaları gerçekleştirecek bir plan oluşturun; tüm varsayımları, riskleri ve bu potansiyel faydalara ulaşmak için gereken görevleri içerir.
• Her bir faydanın, takip etmek ve proje yürütülürken planla uyumlu olduğundan emin olmak için sonucu ölçmek için bir metriğe sahip olması gerekecektir.
• Faydaları yönetecek kişilerin rollerini ve sorumluluklarını tanımlayın.
• Projenin kapanışından sonra devam edecek olan faydaların icabına bakmak için bir plan ekleyin.
• Düzenli raporlar, toplantılar veya yüz yüze konferanslar yoluyla projenin durumunu paydaşlara iletmek için bir raporlama planı geliştirin.
• Planı uygula.
• Projenin uygulanmasından sonra faydaları sürdürmek için kapandıktan sonra projenin performansını değerlendirin.

Avantaj Bağımlılık Haritası Oluşturun

Faydaları organizasyonun stratejik iş hedeflerine bağlayacak bir fayda bağımlılık haritası oluşturmak faydalıdır. Bu beş bölüme ayrılmıştır:

1. Kuruluşun vizyonuyla uyumlu ölçülebilir bir hedef
2. Paydaşları projeye yatırım yapmaya motive eden nihai fayda
3. Ara faydalar nihai faydaya eklenir
4. İş hedeflerine ulaşmak için gereken değişiklikler
5. Yukarıdaki değişiklikleri destekleyen herhangi bir süreç veya sistem

Ayrıca yatırım hedeflerini, faydaları, iş değişikliklerini, değişiklikleri etkinleştirmeyi ve hangi teknolojinin gerekli olacağını tanımlayan bir fayda bağımlılığı ağı da vardır.

ProjectManager Avantaj Planınıza Nasıl Yardımcı Olur?

Fayda yönetimi planları, herhangi bir proje planıyla aynı zamanlamayı, atamayı ve raporlamayı gerektirir, bu nedenle planları daha verimli yönetmek için ProjectManager'a ihtiyacınız vardır. Bulut tabanlı yazılımımız, projeleriniz hakkında daha iyi kararlar almanız için size gerçek zamanlı veriler sağlar.

Bir görev listeniz olduğunda, onu aracımıza girin ve Gantt şeması proje görünümünü açın. Bu görevleri bir zaman çizelgesinde doldurmak için her göreve bir başlangıç ​​ve bitiş tarihi ekleyin. Artık tüm projeye genel bir bakışınız var. Bir proje aşamasının başlangıcı ve diğerinin sonu gibi önemli tarihler olan kilometre taşları ayarlayarak bu daha büyük görünümü bölebilirsiniz.

Projeyi izlemenin ve herkesi ilerleme konusunda bilgilendirmenin daha fazla yolu var. Üst düzey bir görünüm için, canlı verileri otomatik olarak alıp okunması kolay grafikler ve çizelgeler halinde hesaplayarak zamanı, maliyetleri ve daha fazlasını takip eden gerçek zamanlı panolar vardır.

Paydaşlarla buluştuğunuzda, kolayca PDF olarak paylaşılabilen veya çıktısı alınabilen tek tıkla raporların parmaklarınızın ucunda olması gerekir. Güncel bilgiler, birden fazla proje yönetiyorsanız, görevlerde kalan zamandan portföy durum raporlarına kadar projenin performansının ve ilerlemesinin en doğru resmidir.

ProjectManager projeleri, ekipleri ve görevleri yöneten ödüllü bir yazılımdır. Projenizi yolunda tutmak için planlayın, programlayın, izleyin ve raporlayın. ABD Posta Servisi, NASA ve Ralph Lauren gibi çeşitli kuruluşlar tarafından faydalarını yönetmek için kullanılır. Bu 30 günlük ücretsiz deneme sürümünü bugün alarak daha verimli çalışan on binlerce ekibe katılın.