Daha İyi Maliyet Kontrolü ve Gider Kontrolü İçin 7 İpucu

Maliyet kontrolünü anlamak için önce neden kullanıldığını anlamalısınız: karı artırmak için giderleri izlemek ve riskleri belirlemek. Maliyet yönetimi ile karıştırılmaması için, maliyet kontrolünün işletmelere para kazandırabilecek kendi hedefleri vardır.

Maliyet Kontrolü Nedir?

Maliyet kontrolü, bir bütçeyi planlamak ve ayarlamak için maliyetleri tahmin etme sürecidir. Doğru maliyet tahminleri yapmak için, herhangi bir değişikliğe uyum sağlamak için tüm harcamalar izlenmeli ve harcamalar kontrol edilmelidir.

Riskleri tahmin etmek, maliyet kontrolünde bir diğer önemli faktördür. Riskleri gerçekleşmeden önce doğru bir şekilde analiz ettiğinizde, herhangi bir değişiklik meydana gelmeden önce proje bütçesini değiştirebilirsiniz. Bu, bütçeyi aşma olasılığını azaltır. İnşaat projeleri özellikle bütçeyi aşmaya meyillidir, ancak uygun maliyet kontrolü bunun olmasını engeller ve geleceğe yönelik tahminler yapmak için bilgi sağlar.

Proje maliyet kontrolü, giderlerdeki değişikliklerin izlenmesi ve izlenmesi ile başlar. Bu değişikliklere varyasyon denir ve "olumlu" veya "olumsuz" olabilirler. Bu varyasyonlar gelecekte daha doğru tahminler yapmak için kullanılabilir.

Gider Kontrolü Nedir?

Gider kontrolü, harcamalarda doğrudan değişiklik yapma sürecidir. İdeal olarak, bu değişiklikler maliyet kontrol verileriyle bildirilir. Maliyet kontrolünün hem büyük resme hem de daha küçük ayrıntılara odaklandığı durumlarda, gider kontrolü, projeleri yolunda tutmak için harcama alışkanlıklarında anında değişiklikler yapar.

Giderleri izlemek ve kontrol etmek için, bunlar tanımlanmalı ve iki kategoriden birine ayrılmalıdır: doğrudan giderler ve dolaylı giderler.

Doğrudan Giderler

Doğrudan harcamalar, doğrudan bir projenin somut ihtiyaçlarına yöneliktir. Doğrudan harcamanın en yaygın örneklerinden üçü malzeme, işçilik ve ekipmandır. Bu harcamalar projeye özel olacak ve somut bir şey “yaratacak”. Ücretsiz tahmin şablonumuz, doğrudan giderlerinizi tahmin etmenize ve yönetmenize yardımcı olabilir.

Dolaylı Giderler

Dolaylı giderler, arka planda sürekli olarak biriken maliyetlerdir. Dolaylı harcamaların birkaç yaygın örneği, çalışan maaşları, çalışanlara sağlanan faydalar ve ofis/tesis kiralamadır. Dolaylı giderleri kontrol etmek, proje başarısı ile proje başarısızlığı arasındaki fark olabilir.

Daha İyi Maliyet Kontrolü İçin Yedi İpucu

Tüm projelerin riskleri vardır ve büyük olasılıkla değişiklikler yaşarlar. Bu, bütçeyi aşmaları gerektiği anlamına gelmez. Maliyet kontrolüne yönelik bu en iyi uygulamalar, sürecinizi başarıya hazırlar:

1. Önemli KPI'ları Tanımlayın

Her görev veya süreç için bir proje yöneticisi, temel performans göstergelerine karar vermelidir. Bu KPI'lar, bir ekibin bir projeye başlamadan önce oluşturduğu önceden belirlenmiş metriklerdir ve ilerlemeyi kontrol etmek için proje boyunca başvurulur.

2. Enflasyonu Öngörün

Mal ve hizmetlerin maliyeti piyasa faktörlerine bağlı olarak dalgalanır. Bu, masrafların artmasına neden olabilir. Bu fiyat değişiklikleri, bütçelerde ve harcamalarda ayarlamalar yapılmasını gerektirir. Maliyet kontrolü açısından, risklere ve sapmalara hazırlanırken bu değişiklikleri dikkate almalısınız.

3. Acil Durum Planları Oluşturun

Bir proje ne kadar iyi planlanırsa planlansın, yine de bir şeylerin ters gitme olasılığı vardır. Bu finansal riskleri öngörmeniz ve olumsuz değişikliklere maruz kalmadan bunlara uyum sağlamak için stratejiler oluşturmanız gerekir. Bu beklenmedik durumları yedek planlar olarak düşünün. Beklenmeyeni ne kadar çok hayal edebiliyorsanız, en kötü senaryoya o kadar hazırlıklı olursunuz.

4. Giderleri Gerçek Zamanlı Takip Edin

Maliyet kontrolünün önemli bir yönü, giderlerin izlenmesi ve belgelenmesidir. Varyansları tespit etmenin ve onları ileriye doğru düzeltmenin tek yolu budur. Harcamaları gerçek zamanlı olarak takip ettiğinizde, sapmaları tespit edebilir ve uygun değişiklikleri yapabilirsiniz. Bu şekilde, olumsuz farklılıklar bile projenin geri kalanı için maliyetleri nasıl kontrol ettiğiniz konusunda bilgi verebilir.

5. Düzenli Olarak Veri Toplayın

Tutarlılık oyunun adıdır. Proje sorunsuz çalışıyor gibi göründüğünde, veri toplamak düşük öncelikli görünebilir. Ancak bunun olmasına izin verdiğimizde, veriler çarpık hale gelir ve ileriye dönük olarak daha az kullanışlı hale gelir. Ne de olsa maliyet kontrolü, olumsuz olanlar kadar olumlu farklılıkları da tespit etmekle ilgili olmalıdır.

Ne sıklıkta veri toplayacağınız, projenin boyutuna ve kapsamına bağlı olarak değişecektir, ancak toplama yapmak için bir program belirlenmelidir - haftalık, iki haftada bir, aylık vb.

6. Tüm Varyasyonları Belgeleyin

En küçük varyasyonlar bile belgelenmelidir. O zaman önemsiz görünebilirler, ancak daha sonra işe yarama ihtimalleri var. Saatlik çalışanların bir görevi tamamlamak için birkaç saatlik fazla mesaiye ihtiyacı varsa, bu beklenmedik bir dolaylı masraftır. Bunun gibi küçük varyasyonlar tesadüf gibi görünebilir, ancak gelecekte daha doğru bütçeler yapmak için kullanılabilirler.

7. Ekiple İletişim Kurun

Maliyet kontrolü tek kişilik bir gösteri değildir. Daha akıllı bütçeler oluşturmak için varyasyonları ve nedenlerini tüm ekibe iletmelisiniz. Bu, herkesi aynı sayfada tutar ve aksiliklerden ve başarılardan haberdar olur. Asla verilerin ekip üyeleriyle alakalı olmadığını düşünme hatasına düşmeyin. Maliyet kontrolü büyük ölçüde veri toplamakla ilgilidir, ancak kimse kullanmıyorsa veriler işe yaramaz hale gelir.

Maliyetler ve Giderler Kontrol Edilirken Kaçınılması Gerekenler

Maliyet kontrolü nüanslı bir süreçtir, ancak bunu biraz daha az karmaşık hale getirmenin yolları vardır. İşte en iyi proje yöneticilerinin bile yaptığı üç yaygın maliyet yönetimi hatası. Neyse ki, nelere dikkat etmeniz gerektiğini bildiğinizde bunlar önlenebilir:

Dolaylı Giderleri Düşünmeyi İhmal Etmek

Dolaylı harcamalar genellikle göz ardı edilir. Bu masraflar, herhangi bir projenin arka planında gizlenir, ancak maliyetler artar. Ek olarak, dolaylı giderleri tutarlı bir şekilde takip etmediğinizde, kira artışı, çalışanlara sağlanan faydalar ve diğer enflasyon biçimleri gibi maliyetleri fark etmeyeceksiniz. Mükemmel bir dünyada, bu harcamalar statik olurdu, ancak sürekli değişimlerini hesaba katmamak sizi kolayca bütçenizi aşabilir.

Yüklenici ve Tedarikçi İlişkilerini Değersizleştirmek

Bir müteahhit veya tedarikçi ile iyi bir ilişki, doğrudan giderlerin kontrol edilmesini çok daha basit hale getirebilir. Bir tedarikçiyle güçlü bir ilişkiniz olduğunda, fiyat artışlarını önceden size bildirme olasılıkları daha yüksek olabilir. Bu ilişkileri sağlıklı tutmak, gerekirse sözleşmeleri yeniden müzakere etmeyi kolaylaştırabilir.

Olumlu farklılıklar, daha fazla malzeme satın alabileceğiniz veya daha fazla yardım alabileceğiniz anlamına gelebilir. Olumsuz farklılıklar, kısmanız gerektiği anlamına gelebilir. Her iki durumda da, iyi bir ilişki süreci ağrısız hale getirir.

Otomatik Araçları Kullanmamak

Etkili maliyet kontrolünün sırrı, bütçeyi etkileyen giderlerin, risklerin ve diğer faktörlerin üstünde kalmaktır. Bunu yapmak için, verileri yönetmek, harcamaları ve kaynakları takip etmek, raporlar oluşturmak ve bütçede gerçek zamanlı ayarlamalar yapmak için araçlar kullanmalısınız.

Bu görevlerin yürütülmesi uzun bir süreç olduğunda, veriler zaten değişmiş olabilir ve her varyasyonu belgeleyemezsiniz. Bunun yerine, ihtiyacınız olan tüm bilgileri tek seferde görmenizi ve gerekli düzenlemeleri ve raporları yapmanızı sağlayan otomatik çözümler kullanın.

ProjectManager Maliyet Kontrolüne Nasıl Yardımcı Oluyor?

ProjectManager, işinizi yaptığınız her yerden projenizin her yönünü yönetmenizi sağlayan bulut tabanlı bir proje yönetimi çözümüdür. Maliyet kontrolü, en doğru tahminleri yapabilmek için güncel veriler ve hızlı raporlama gerektirir. Hareket halindeyken bu bilgilere erişemez ve güncelleyemezseniz, maliyet kontrol süreci durur.

Kaynak yönetimi

Kaynak yönetimi yazılımımız, kaynakların nasıl kullanıldığını tam olarak izlemenize, ardından raporlar oluşturmanıza ve masrafları azaltmak için bu kaynakların tam olarak nerede daha verimli kullanılabileceğini belirlemenize olanak tanır.

Gerçek Zamanlı Maliyet Takibi

ProjectManager size, ihtiyacınız olan tüm bilgileri, herhangi bir proje değişikliğini yansıtan gerçek zamanlı tek bir gösterge panosunda görüntüleme gücü verir. Bu, varyasyonları bütçenizi olumsuz etkilemeden önce tespit etmek anlamına gelir.

Maliyet ve gider kontrolü, bilgileri sindirmek ve dağıtmak için sağlam proje yönetimi yazılımı gerektiren, veriye dayalı bir süreçtir. ProjectManager, sonuçlarınızı taranabilir grafikler ve çizelgelerde toplayan, filtreleyen ve paylaşabilen gerçek zamanlı gösterge panosu gibi araçlara sahip bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu ücretsiz 30 günlük deneme ile bugün deneyin.